Managementassistent parttime

Als managementassistent zet jij jouw organisatie- en administratieve talent in ter ondersteuning van het maatschappelijk domein. Op dit moment bestaat de ondersteuning uit twee personen. Samen ondersteunen jullie het managementteam en zijn jullie het kloppend hart voor verschillende informatiestromen.

Je weet wat er speelt, agenda's en administratie zijn in jouw handen op orde.

Je verzorgt de "digitale" agenda's van de teammanagers en onderhoudt de mail en stemt dit af met de teammanagers. Aan een half woord heb je genoeg om de juiste informatie aan te leveren.

Je verstuurt agenda's/vergaderstukken en zorgt indien nodig voor de verslaglegging van overleggen.

Je bewaakt de voortgang van verschillende bestuurlijke en financiële procedures.

Je registreert nieuwe externe inhuur en zorgt voor bezoekerspassen en de benodigde autorisaties.

Je bent het aanspreekpunt voor het hele domein waaronder het ondersteunen van de beleidsmedewerkers bij facilitaire zaken, het maken van afspraken, bestuurlijke voorstellen, memo's en brieven en het regelen van vergaderruimtes.

Je ondersteunt de doorontwikkeling van het domein en denkt hier graag over mee.

Je vindt het leuk om bij te dragen aan het domein met oog voor lief en leed.

Een prettige afdeling met een goede sfeer.

Een arbeidsovereenkomst voor 28-32 uur per week.

Tijdelijke functie met uitzicht op een vast dienstverband.

Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt minimaal € 2.666,- en maximaal € 3.784,- bruto per maand (schaal 7) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week.

Als een energieke en proactieve persoonlijkheid gedij jij goed in een dynamische omgeving waarin jij vanuit een netwerk opereert. Je omarmt uitdagingen en bent voortdurend nieuwsgierig naar nieuwe kennis en vaardigheden, vooral als het gaat om het eigen maken van vakdeskundigheid in een maatschappelijk relevante context.

Jouw natuurlijke antenne stelt je in staat om snel te begrijpen wat er speelt op de afdeling en waar ondersteuning nodig is. Stressbestendigheid, effectieve communicatie, een vleugje humor en een flexibele instelling zijn jouw sterke punten die je gaan helpen in deze rol.

Het behouden van overzicht, het tijdig inspelen op behoeften en het leggen van verbanden zijn essentiële vaardigheden die je bezit. Je bent goed op de hoogte van wat er inhoudelijk speelt en werkt graag in teamverband samen. Je bent zelfs bereid om jouw collega's te vervangen bij afwezigheid, omdat je gelooft in het belang van een soepel draaiende afdeling.

Jij hebt:

Een MBO+ diploma in administratieve processen, bijvoorbeeld Schoevers Officemanagement of Supportmanagement.

Bij voorkeur heb je 3-5 jaar werkervaring in ondersteunende en/of secretariële functies, en beschik je over de juiste achtergrond voor deze rol.

Uiteraard ben je bekend met sociale media, handig met Office applicaties zoals Word, Excel en Powerpoint en je bent bereid om je verder te ontwikkelingen in de wereld van digitale systemen.

De gemeente Purmerend is volop in beweging. De laatste jaren zijn we succesvol veranderd naar een energieke organisatie met volop mogelijkheden. Wij werken volgens de "Purmerendse manier", onze inwoners staan centraal. Dat betekent dat we bij alles wat we doen onszelf de vraag stellen; wat is hiervan de bijdrage aan de inwoners of bedrijven van Purmerend? Het betekent ook dat we denken in kansen en mogelijkheden. Creativiteit, een informele aanpak en in verbinding staan met de omgeving vinden we belangrijk.

Het maatschappelijk domein staat voor, achter en naast de inwoners van Purmerend en Beemster en houdt zich bezig met zaken die de inwoner direct raakt. Onze opgave is de zaken zo te organiseren dat inwoners zich geholpen en gehoord voelen. Als domein zijn wij voortdurend in ontwikkeling en binnen de organisatie wordt er continu gekeken of we op de juiste weg zitten.