Events Coordinator

3 dagen geleden

Utrecht, Nederland Undutchables Voltijd € 3.000 - € 3.800
Job description The Executive Assistant provides essential administrative and operational support to the International Leadership Team. This role involves managing office functions, coordinating internal and external meetings, and supporting various events and marketing activities.
Key Responsibilities:
Office Management: Handle reception duties, including answering phones, greeting guests, and managing mail. Maintain office supplies, oversee deliveries, and coordinate with facility services as needed. Prepare and distribute the weekly movement sheet.
Administrative Support: Assist with scheduling and organizing meetings, complex travel arrangements, and document preparation. Manage the yearly calendar for the International Leadership Team and provide support for special projects and employee travel needs.
Event and Marketing Support: Organize and support logistics for regional and international congresses, trade shows, and marketing events. Manage customer invitations, sponsor agreements, and post-event follow-ups. Ensure compliance with legal and internal standards. Requirements We are seeking an experienced candidate who embodies a mature and proactive attitude, combining strong team spirit with the ability to work independently. On top of that, here are the qualifications we're looking for:
  • MBO+ level education or equivalent experience, preferably in a secretarial or personal assistant role.
  • Experience in event coordination and working within an international (Bio) pharmaceutical environment is a plus.
  • Proficiency in MS Office and strong organizational skills.
  • Excellent communication skills in English (at least C1 level); additional languages are advantageous.
  • Ability to work flexibly, handle stress, and maintain confidentiality.
Working conditions We are offering a competitive salary in line with market standards. You will start working at our client through an Undutchables contract and this could change into a direct contract. It is an office based position and the working hours are from 9h00 - 17h30 Company description Our client is an American company that is successful and very active in the Pharmaceutical sector. They are a highly regulated company with a collaborative and professional way of working. They have a great office in Amersfoort, and are looking for an Executive Assistant with Event Coordinating experience to help support their team, both in the Netherlands and in the US.

  • Event Coordinator

    3 maanden geleden

    Utrecht, Nederland Kadans Science Partner Voltijd

    **Een goede voorbereiding, en dan... vanmiddag was het zover: een Meet & Eat sessie in Wageningen, alweer je tweede event in deze week! Wat een succes! Onze locatie is prachtig en vandaag verwelkomden we twee nieuwe huurders, interessante bedrijven die perfect passen bij onze community. Dankzij jouw strakke organisatie liep alles op rolletjes en hing er een...

  • People en Events Coördinator

    3 weken geleden

    Utrecht, Nederland Status Pro Voltijd

    Wat ga je doen: Als People en Events Coördinator kom je te werken bij een specialist in het ontwerpen, produceren en verkopen van hoogwaardige slaapoplossingen, zoals matrassen, bedden en beddengoed. Onze opdrachtgever staat bekend om zijn innovatieve benadering van slaapcomfort en ergonomie. Zij maken gebruik van wetenschappelijk onderzoek en geavanceerde...

  • People en Events Coördinator

    2 weken geleden

    Utrecht, Nederland Status Pro Voltijd

    Wat ga je doen: Als People en Events Coördinator kom je te werken bij een specialist in het ontwerpen, produceren en verkopen van hoogwaardige slaapoplossingen, zoals matrassen, bedden en beddengoed. Onze opdrachtgever staat bekend om zijn innovatieve benadering van slaapcomfort en ergonomie. Zij maken gebruik van wetenschappelijk onderzoek en geavanceerde...

  • Meeting & Events Coördinator - Conferentie Hotel

    3 maanden geleden

    Utrecht, Nederland Independent Recruiters Voltijd

    **Meeting & Events Coördinator - Conferentie Hotel**: Ben jij net afgestudeerd en toe aan jouw eerste carrière stap in de hospitality? Heb je affiniteit met gastvrijheid en heb je de ambitie alles te leren op het gebied van event management? Lees dan vooral verder! Met een ruim aanbod aan kamers, een heerlijk restaurant en met maar liefst 30 verschillende...

  • Coördinator Events

    1 week geleden

    Utrecht, Nederland Ubuntu Sport Professionals BV Voltijd

    **Vacature: Coördinator Events & Sportdocent in één!** Locatie: Utrecht Wil jij werken als Coördinator Events in een sportief bedrijf? Vind je het leuk om met jouw teamleden sportieve evenementen te organiseren voor kinderen tot 12 jaar? En vind je het leuk dit te combineren met het aanbieden van bewegingsonderwijs op Basisscholen? Lees dan...

  • People en Events Coördinator

    2 weken geleden

    Amersfoort, Provincie Utrecht, Provincie Utrecht, Nederland Status Pro Voltijd

    Wat ga je doen:Als People en Events Coördinator kom je te werken bij een specialist in het ontwerpen, produceren en verkopen van hoogwaardige slaapoplossingen, zoals matrassen, bedden en beddengoed. Onze opdrachtgever staat bekend om zijn innovatieve benadering van slaapcomfort en ergonomie. Zij mak

  • Event Coordinator

    6 dagen geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Enjins Voltijd

    About EnjinsEnjins is a dynamic company at the forefront of Data & AI technology. We're committed to building AI solutions for meaningful change in industries where a positive impact can be made. Our portfolio includes partnerships with renowned names like Crisp, Groendus, SnappCar, Tier Mobility, Independer, and PlanBlue.We have shown impressive growth...

  • Executive Assistant

    3 dagen geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Undutchables Voltijd € 3.000 - € 3.800

    Job SummaryThe Executive Assistant - Event Coordinator provides essential administrative and operational support to the International Leadership Team at Undutchables. This role involves managing office functions, coordinating internal and external meetings, and supporting various events and marketing activities.Key Responsibilities:Office Management: Handle...

  • Office Co-Ordinator in Events Office Co-Ordinator in Events

    3 dagen geleden

    Utrecht, Nederland Undutchables Voltijd € 3.000 - € 3.800

    The Administrative Coordinator provides essential administrative and operational support to the International Leadership Team. This role involves managing office functions, coordinating internal and external meetings, and supporting various events and marketing activities. Maintain office supplies, oversee deliveries, and coordinate with facility services...

  • Office Co-Ordinator in Events Office Co-Ordinator in Events

    3 dagen geleden

    Utrecht, Nederland Undutchables Voltijd € 3.000 - € 3.800

    The Administrative Coordinator provides essential administrative and operational support to the International Leadership Team. This role involves managing office functions, coordinating internal and external meetings, and supporting various events and marketing activities. Maintain office supplies, oversee deliveries, and coordinate with facility services...

  • Event Operations Coördinator

    1 maand geleden

    Utrecht, Nederland Go Office Voltijd

    BedrijfsomschrijvingBij Jaarbeurs draait alles om mooie ontmoetingen,geslaagde evenementen en blije mensen. Hier sta je in het centrumwaar de meest innovatieve bedrijven elkaar ontmoeten. Waarvakbeurzen, evenementen en online platforms de interactie tussenmensen, kennis en techniek mogelijk maken.De afdeling Exhibitor Service is verantwoordelijk voor...

  • Event Organizer and Coordinator

    6 dagen geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Inter Company Association (ICA) Voltijd

    About the RoleAs an Inter Company Association (ICA) committee member, you will play a crucial role in organizing and executing events that bring together our member companies and external partners. Your responsibilities will include collaborating with our member companies and external parties to plan and execute events, as well as participating in the ICA...

  • Administrative Coordinator

    4 weken geleden

    Utrecht, Nederland Undutchables Voltijd

    The Administrative Coordinator provides essential administrative and operational support to the International Leadership Team. This role involves managing office functions, coordinating internal and The Administrative Coordinator provides essential administrative and operational support to the International Leadership Team. This role involves managing office...

  • Meeting & Events Professional (Ft)

    3 weken geleden

    Utrecht, Nederland Carlton Hotel Collection Voltijd

    Meeting & Events Professional Fulltime - Ben jij de ervaren Meeting & Events Professional die wij zoeken? In deze commerciële functie ben je verantwoordelijk voor het aannemen van alle MICE aanvragen voor onze prachtige inspirerende zalen. Samen met de Reservations Coördinator zorg je voor de beste bezetting van deze zalen van groot (vanaf 300 personen)...

  • Administrative Coordinator for International Team

    3 dagen geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Undutchables Voltijd € 3.000 - € 3.800

    Job DescriptionJob Summary:We are seeking an experienced Administrative Coordinator to provide essential support to our International Leadership Team. This role involves managing office functions, coordinating internal and external meetings, and supporting various events and marketing activities.Key Responsibilities:Manage office supplies, oversee...

  • Logistiek Coördinator

    2 dagen geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland ISS NEDERLAND Voltijd

    Logistiek CoördinatorWe zijn op zoek naar een logistiek coördinator die zich kan inzetten voor de in- en uitgaande goederen, kantoorartikelen en het omwisselen van containers op ons terrein.VerantwoordelijkhedenJe ontvangt inkomende en uitgaande goederen en zorgt dat alles bij de juiste persoon en plek terecht komt op het terrein.Je bent verantwoordelijk...

  • Facilities Coordinator

    19 uur geleden

    Utrecht, Nederland Adepto Technical Recruitment Voltijd

    The role: Facilities Coordinator   Salary: EUR 30 per hour    Start: ASAP Location: Utrecht – onsite full time Language skills: Fluent Dutch & English required Background:A global manufacturing business needs support for its Facilities team and is looking for a Facilities Coordinator to be based in Utrecht to ensure that everything in our office...

  • Evenementen Coördinator

    4 weken geleden

    Utrecht, Nederland Go Office Voltijd

    BedrijfsomschrijvingBij Jaarbeurs draait alles om mooie ontmoetingen,geslaagde evenementen en blije mensen. Hier sta je in het centrumwaar de meest innovatieve bedrijven elkaar ontmoeten. Waarvakbeurzen, evenementen en online platforms de interactie tussenmensen, kennis en techniek mogelijk maken.De afdeling Exhibitor Service is verantwoordelijk voor...

  • Senior Marketing Coordinator

    5 dagen geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland HKU Voltijd

    Job Summary:The Senior Marketing Coordinator/Marketing Coordinator, EMBA Marketing and Admissions will assist in various marketing and admission areas of the Faculty's EMBA programme, including admission process, database management, website update, marketing content generation, invoices and purchase orders processing, events support, and other duties as...

  • Facilities Operations Coordinator

    22 uur geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Adepto Technical Recruitment Voltijd

    About the RoleAdepto Technical Recruitment is seeking a highly organized and detail-oriented Facilities Coordinator to join our team. As a key member of our facilities team, you will be responsible for ensuring the smooth operation of our office building and R&D facilities.Key ResponsibilitiesManage daily facility services, including maintenance, repairs,...