Directiesecretaris

Uren per week

**32-36 uur**
- Plaatsingdatum

**16-12-2024**
- Vacaturenummer

**CA10047064**
- Werk
- en denkniveau

**WO**
- Salarisniveau

**€ 5.070;
- tot € 6.862,-**
- Sluitingsdatum

**12-01-2025**
- Aantal fte

**1**
- Ondersteunen van de stadsdeeldirecteur, welke de rol van algemeen directeur en strategisch adviseur van het Dagelijks Bestuur heeft.
- Aangeven wat de mogelijkheden én de grenzen zijn binnen de gemeente Amsterdam.
- Samenwerken met een divers aantal collega’s, zowel binnen als buiten de organisatie.

**De functie**:
In de functie van directiesecretaris ben jij een onmisbare partner van de stadsdeeldirecteur. Je ondersteunt en adviseert deze in de veelzijdige rol als algemeen directeur en strategisch adviseur van het Dagelijks Bestuur. Met jouw inzet help je dagelijkse verbindingen te versterken met managers, medewerkers binnen het stadsdeel, de Ondernemingsraad en collega’s van andere directies. Iedere twee weken lever je een scherpe, impactvolle annotatie die de directeur gebruikt in overleg met stadsdeeldirecteuren. Daarnaast bereid je elk kwartaal de prestatiedialoog voor met de clusterdirecteur.

Je speelt ook een cruciale rol in het wekelijkse MT-overleg, waarbij je het team adviseert over belangrijke stukken, zelf stukken schrijft en zorg draagt voor een overzichtelijke termijnagenda. Jouw terugkoppelingen en heldere communicatie houden iedereen op koers, en maken gezamenlijke afspraken toegankelijk voor managers en collega’s.

Naast het ondersteunen, neem jij vaak zelf initiatief. Of het nu gaat om het opzetten van projecten zoals evenementen, managementdagen of waarderingslunches: jij weet het tot een succes te maken. Met jouw energie en overtuigingskracht stimuleer je processen en bewaak je de voortgang, waarbij je altijd streeft naar samenwerking en integrale oplossingen die echt het verschil maken voor het stadsdeel.

Stap in deze rol en draag bij aan een inspirerende werkomgeving waarin jouw visie, advies en daadkracht het verschil maken voor de stad en haar mensen.
**Dit doe je op een gemiddelde dag
- Maandagochtend kijk je in jouw mailbox of je de input hebt ontvangen voor de annotatie voor de stadsdeeldirecteur. 's Middags is het stadsdeeldirecteurenteam en om 11:30 uur heb je een overleg met de directeur om de annotatie door te nemen. Je voegt de input, die je vorige week hebt uitgevraagd bij verschillende collega's, samen met jouw eigen inbreng en neemt de belangrijkste punten door met de directeur.
- Daarna leg je de laatste hand aan een overzichtelijk stuk dat je hebt gemaakt voor de managers over de regels rond ‘werken in het buitenland’. Zodra dit gereed is, zal je het agenderen voor het MT-overleg.
- Om 12:30 uur schuif je aan bij de weekstart van stadsdeel West. Je wilt graag op de hoogte blijven van wat er speelt in het stadsdeel en geniet ondertussen van het kopje soep.
- 's Middags ben je bezig met de voorbereiding van het agendaoverleg met de OC. Hebben we voldaan aan alle afspraken die de directeur heeft gemaakt en welke punten willen we zelf agenderen voor het overleg.
- Je ziet in de mailbox van de directeur dat er een nieuwsbrief voor de directeuren is binnenkomen. Deze voeg je nog toe aan het MT-overleg van komende woensdag.
- Je zet een afspraak in de agenda van een aantal collega's om de volgende brede managementbijeenkomst voor te bereiden. Ditmaal is het thema integriteit.
- Aan het einde van de dag check je nog even AFIS en je handelt een paar facturen af. Je kijkt in jouw agenda. Morgen aanschuiven bij de prestatiedialoog van de gebiedspool. Met een tevreden gevoel sluit je jouw computer af.
**Hier ga je aan de slag

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom

Je komt te werken bij de afdeling Bestuur & Organisatie van Stadsdeel West. De afdeling B&O is een afdeling waar alle opgaven van het stadsdeel samenkomen; een afdeling die het realiseren van zowel bestuurlijke als organisatiedoelstellingen mogelijk maakt en zich op het snijvlak bevindt van de driehoek ‘verlengd lokaal bestuur - gebiedsgericht werken - excellente uitvoering’. De afdeling is opgebouwd uit de onderdelen bestuursondersteuning, directieondersteuning, ‘IAV’ en veiligheid. De functie van directiesecretaris valt rechtstreeks onder de afdelingsmanager.
**Dit breng je mee

**Voor de functie van directiesecretaris beschik je over**:

- Een wo-werk en denkniveau;
- Minimaal 3 jaar werkervaring met strategische advisering;
- Minimaal 3 jaar werkervaring met het werken in een lokaal bestuurlijke en ambtelijke omgeving.

**Aan competenties breng je mee**:

- Resultaatgerichtheid: Je blijft je richten op het afgesproken resultaat of het gest