Managementondersteuner Voor Minister

4 weken geleden

Den Haag, Nederland Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Voltijd

**:Functieomschrijving

Ben jij een ervaren en gedreven managementondersteuner of (directie)secretaresse? Heb jij ervaring in een complexe, grote organisatie of met de ambtelijke/politieke top? Houd jij je hoofd koel in de meest hectische situaties en weet jij alles in goede banen te leiden? Solliciteer dan naar de functie van managementondersteuner bij de directie Bestuurlijke en Politieke Zaken van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS).

Jij helpt de demissionair minister Pia Dijkstra en als nodig bij vervanging de andere bewindspersonen of leden in de bestuursraad om hun werk goed uit te kunnen voeren. Jij zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is. De minister rekent op jou. Bij VWS werken er per bewindspersoon twee managementondersteuners. Er is plek voor een 2de ondersteuner die samen met de andere collega het secretariaat voert.

Wat ga je doen als managementondersteuner?
“Op het secretariaat van de minister is geen dag hetzelfde. Creativiteit en flexibiliteit met betrekking tot de agenda is onmisbaar. Met een goede dosis humor proberen we met de minister en zijn team de gezette doelen (en meer) te bereiken.“

Verder zorg je ervoor dat de vergaderstukken dagelijks beschikbaar komen in het systeem IBabs en dat de minister de stukken op tijd krijgt. Hiertoe heb je regelmatig contact met de andere secretariaten binnen de directie Bestuurlijke en Politieke Zaken (BPZ) en het ministerie. Je zorgt dat alle andere stukken (Kamerbrieven, nota's ter tekening, nota's ter informatie, nota's ter beslissing) in de juiste mappen terecht komen en vult de (digitale) tas van de minister met alle documenten.

Als managementondersteuner breng je ondanks de alledaagse hectiek, rust en overzicht in het werk. Je ontvangt ook in
- en externe bezoekers voor de minister. Als het nodig is haal je bezoekers op bij de receptie. Je bent representatief en hebt gevoel voor protocol en bestuurlijke verhoudingen. Jouw werkplek is veelal op kantoor in Den Haag.

Samen met collega managementondersteuners zoals van andere bewindspersonen, de (plaatsvervangend) Secretaris-Generaal, de Directoraat-Generaals en Directie BPZ, zorg je voor een soepele gang van zaken. Ook werk je nauw samen met de verschillende (politieke en ambtelijke) adviseurs van de minister en andere ondersteuners, zoals de kamerbewaarders en de chauffeurs. Je hebt regelmatig contact met de managementondersteuners van de bewindspersonen van andere ministeries voor interdepartementale overleggen, voor afspraken in de Eerste
- en Tweede Kamer en met branche
- en overkoepelende organisaties in het land. Al die verschillende partijen en belangen vergen van jou dat je snel kan schakelen, communicatief vaardig en standvastig bent.

Je bent onderdeel van het team Managementondersteuning waar alle managementondersteuners onder vallen. We werken aan een uniforme werkwijze binnen de verschillende secretariaten van BPZ. Het kan voorkomen dat je bij een ander secretariaat binnen BPZ moet invallen, dus vragen wij om een flexibele opstelling.
**Functie-eisen
- Je beschikt over meerdere jaren secretariële ervaring in een complexe, grote organisatie of met het ondersteunen van de ambtelijke of politieke top;
- Je beschikt over goede sociale en communicatieve vaardigheden, klantgerichtheid en organisatiesensitiviteit;
- Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift buitengewoon goed. Goede beheersing van de Engelse taal is een pre;
- Je hebt ervaring met complex agendabeheer;
- Bij voorkeur ken je het ministerie van VWS goed.

Herken jij jezelf hierin?
We zoeken een proactieve collega die zeer zelfstandig in staat is de werkzaamheden op te pakken. Je beschikt over professionele integriteit en blijft flexibel in een zeer veranderende werkomgeving. Je verliest nooit de voortgang uit het oog met jouw vaardigheden in plannen en organiseren. Je kunt goed samenwerken, met de andere ondersteuners zowel binnen als buiten de directie. Je legt makkelijk contact en zoekt de verbinding. Je leert snel de juiste mensen kennen en hebt overzicht over wie wat doet en wat nodig is. Je bewaakt de voortgang van acties en komt met oplossingen als zaken procesmatig stagneren. Je bent je bewust van de omgeving waarin je werkt, je overziet de structuur van een ministerie en je bent bewust van de zorgvuldigheid die hier wordt gevraagd.

Als collega ben je sociaal en prettig om mee samen te werken. Mensen om jou heen omschrijven jou als integer en betrokken. Je vult op een klantgerichte wijze je rol in, waarbij je in staat bent om adequaat met verschillende functieniveaus om te gaan. Onder hoge werkdruk, presteer jij optimaal en weet je feilloos te prioriteren. Je weet namelijk nooit hoe je dag verloopt. Met jouw geordendheid, breng jij orde en rust in de meest hectische stressvolle situaties. Je handelt altijd professioneel, bent flexibel en kun je goed omgaan met veranderingen.
**Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 10
- Maandsalaris Min €3.091 - Max. €4.921

  • Managementondersteuner Voor Minister

    4 dagen geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Voltijd

    **:FunctieomschrijvingBen jij een ervaren en gedreven managementondersteuner of (directie)secretaresse? Heb jij ervaring in een complexe, grote organisatie of met de ambtelijke/politieke top? Houd jij je hoofd koel in de meest hectische situaties en weet jij alles in goede banen te leiden? Solliciteer dan naar de functie van managementondersteuner bij de...

  • Managementondersteuner

    5 dagen geleden

    Den Haag, Nederland Ministerie van Financiën Voltijd

    Je hebt een opleiding tot secretaresse of managementondersteuner afgerond op mínimaal mbo-niveau. - Het is een pre als je al relevante werkervaring hebt, maar ook starters zijn welkom. - Je bent digitaal vaardig, weet goed je weg in standaardpakketten zoals Word, Excel en Outlook te vinden en je weet nieuwe software (zoals vergadersysteem Webex en het...

  • Managementondersteuner

    4 dagen geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Ministerie van Financiën Voltijd

    Je hebt een opleiding tot secretaresse of managementondersteuner afgerond op mínimaal mbo-niveau.- Het is een pre als je al relevante werkervaring hebt, maar ook starters zijn welkom.- Je bent digitaal vaardig, weet goed je weg in standaardpakketten zoals Word, Excel en Outlook te vinden en je weet nieuwe software (zoals vergadersysteem Webex en het...

  • Bestuursadviseur Minister of Staatssecretaris Van

    3 weken geleden

    Den Haag, Nederland Ministerie van Defensie Voltijd

    **Wat ga je doen?**: Als bestuursadviseur van de minister of staatssecretaris ben je een belangrijke schakel tussen de politieke en ambtelijke leiding van Defensie en de rest van de organisatie. Je primaire taak is om te zorgen dat besluitvorming tijdig en met hoge kwaliteit aan de bewindspersoon wordt voorgelegd. Daarvoor ben je inhoudelijk goed op de...

  • Managementondersteuner

    6 dagen geleden

    Den Haag, Nederland Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) Voltijd

    **:Functieomschrijving Als managementondersteuner ben jij dé rechterhand van de team - of afdelingsmanager en ligt je focus op het ontzorgen van de manager. Door jouw inzet heeft de manager de handen vrij om zich te richten op zijn verantwoordelijkheden. Afspraken inplannen en naadloos op elkaar aan laten sluiten? Jij regelt het. Vergaderingen plannen en...

  • Managementondersteuner

    4 dagen geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) Voltijd

    **:FunctieomschrijvingAls managementondersteuner ben jij dé rechterhand van de team- of afdelingsmanager en ligt je focus op het ontzorgen van de manager. Door jouw inzet heeft de manager de handen vrij om zich te richten op zijn verantwoordelijkheden. Afspraken inplannen en naadloos op elkaar aan laten sluiten? Jij regelt het. Vergaderingen plannen en het...

  • Bestuursadviseur Minister of Staatssecretaris Van

    4 dagen geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Ministerie van Defensie Voltijd

    **Wat ga je doen?**:Als bestuursadviseur van de minister of staatssecretaris ben je een belangrijke schakel tussen de politieke en ambtelijke leiding van Defensie en de rest van de organisatie. Je primaire taak is om te zorgen dat besluitvorming tijdig en met hoge kwaliteit aan de bewindspersoon wordt voorgelegd. Daarvoor ben je inhoudelijk goed op de hoogte...

  • Bestuursadviseur Minister of Staatssecretaris Van

    3 weken geleden

    Den Haag, Nederland Werken voor Nederland Voltijd

    Werk/denkniveau Wo-werk - en -denkniveau - Kennis en vaardigheden- Je hebt al enige jaren werkervaring met het adviseren over beleidsvraagstukken op het terrein van de portefeuilles van de betreffende bewindspersoon. - Je beschikt over de vaardigheden om actief samen te werken en verbinding te leggen binnen en buiten de directie. - Je hebt oog voor...

  • Bestuursadviseur Minister of Staatssecretaris Van

    4 dagen geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Werken voor Nederland Voltijd

    Werk/denkniveauWo-werk- en -denkniveau- Kennis en vaardigheden- Je hebt al enige jaren werkervaring met het adviseren over beleidsvraagstukken op het terrein van de portefeuilles van de betreffende bewindspersoon.- Je beschikt over de vaardigheden om actief samen te werken en verbinding te leggen binnen en buiten de directie.- Je hebt oog voor bestuurlijke...

  • Managementondersteuner

    5 dagen geleden

    Den Haag, Nederland Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) Voltijd

    Je bent sterk in plannen en organiseren en behoudt voortgangscontrole. Plannen en organiseren doe je bijvoorbeeld wanneer afspraken in de agenda’s van managers moeten worden vastgelegd. Voortgangscontrole behoud je door bijvoorbeeld te bewaken of alle genodigden bij de vergadering aanwezig zijn en of alle randzaken eromheen geregeld zijn, zoals een lunch....

  • Managementondersteuner

    4 dagen geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) Voltijd

    Je bent sterk in plannen en organiseren en behoudt voortgangscontrole. Plannen en organiseren doe je bijvoorbeeld wanneer afspraken in de agenda's van managers moeten worden vastgelegd. Voortgangscontrole behoud je door bijvoorbeeld te bewaken of alle genodigden bij de vergadering aanwezig zijn en of alle randzaken eromheen geregeld zijn, zoals een lunch....

  • Managementondersteuner

    3 weken geleden

    Den Haag, Nederland Werken voor Nederland Voltijd

    Wie ben jij? Een goede managementondersteuner is een echte regelaar en is digitaal zeer vaardig, maar dat is niet alles. Jij houdt altijd overzicht, bent geordend en krijgt energie van snel schakelen. Zo kan er onverwachts iets tussendoor komen, waar je die ochtend nog een oplossing voor moet bedenken. Gelukkig laat jij je niet gek maken. Taken afstrepen van...

  • Managementondersteuner

    4 dagen geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Werken voor Nederland Voltijd

    Wie ben jij?Een goede managementondersteuner is een echte regelaar en is digitaal zeer vaardig, maar dat is niet alles. Jij houdt altijd overzicht, bent geordend en krijgt energie van snel schakelen. Zo kan er onverwachts iets tussendoor komen, waar je die ochtend nog een oplossing voor moet bedenken. Gelukkig laat jij je niet gek maken. Taken afstrepen van...

  • Managementondersteuner Directeur-generaal Vastgoed

    2 weken geleden

    Den Haag, Nederland Rijksvastgoedbedrijf (Ministerie van BZK) Voltijd

    **:Functieomschrijving Wil je werken voor de top in Den Haag? Dat kan als managementondersteuner van directeur-generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk. Je ontzorgt de directeur-generaal in haar vele verantwoordelijkheden. Vanuit Den Haag beheer je onder anderen haar uitdagende agenda. Jouw werk is van groot belang en onmisbaar voor het...

  • Managementondersteuner Directeur-generaal Vastgoed

    4 dagen geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Rijksvastgoedbedrijf (Ministerie van BZK) Voltijd

    **:FunctieomschrijvingWil je werken voor de top in Den Haag? Dat kan als managementondersteuner van directeur-generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk. Je ontzorgt de directeur-generaal in haar vele verantwoordelijkheden. Vanuit Den Haag beheer je onder anderen haar uitdagende agenda. Jouw werk is van groot belang en onmisbaar voor het Rijksvastgoedbedrijf...

  • Managementondersteuner Directie Ruimtelijk Beleid

    2 maanden geleden

    Den Haag, Nederland Werken voor Nederland Voltijd

    Je hebt mbo werk - en denkniveau en werkervaring als managementondersteuner, bij voorkeur bij een ministerie of (semi) overheid. - Je hebt ervaring met agenda en mailbox beheer. - Je weet hoe de windows-gestuurde programma’s van MicrosoftOffice werken. - Je spreekt en schrijft goed Nederlands. - Je kunt goed plannen en organiseren. - Je werkt...

  • Managementondersteuner Directie Ruimtelijk Beleid

    3 weken geleden

    Den Haag, Nederland Werken voor Nederland Voltijd

    Je hebt mbo werk - en denkniveau en werkervaring als managementondersteuner, bij voorkeur bij een ministerie of (semi) overheid. - Je hebt ervaring met agenda en mailbox beheer. - Je weet hoe de windows-gestuurde programma’s van MicrosoftOffice werken. - Je spreekt en schrijft goed Nederlands. - Je kunt goed plannen en organiseren. - Je werkt...

  • Managementondersteuner Directie Ruimtelijk Beleid

    4 dagen geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Werken voor Nederland Voltijd

    Je hebt mbo werk- en denkniveau en werkervaring als managementondersteuner, bij voorkeur bij een ministerie of (semi) overheid.- Je hebt ervaring met agenda en mailbox beheer.- Je weet hoe de windows-gestuurde programma's van MicrosoftOffice werken.- Je spreekt en schrijft goed Nederlands.- Je kunt goed plannen en organiseren.- Je werkt gestructureerd en...

  • Managementondersteuner

    3 weken geleden

    Den Haag, Nederland Werken voor Nederland Voltijd

    Een afgeronde mbo 4-opleiding, bij voorkeur in de richting van managementondersteuning of personal assistent. - Minimaal vijf jaar relevante werkervaring. - Beheersing van applicaties zoals Microsoft Office, iBabs en ervaring met archiefbeheersystemen. - Bekendheid met digitale tools voor thuiswerken (DJI gebruikt Skype for Business en Webex). - Uitstekende...

  • Managementondersteuner Bij de Directie Protocol en

    3 weken geleden

    Den Haag, Nederland Werken voor Nederland Voltijd

    Je hebt MBO werk-/denkniveau, bij voorkeur heb je een opleiding gevolgd in secretariële of administratieve richting. - Je hebt mínimaal 2 jaar relevante werkervaring met bovengenoemde taken. - Je beschikt over zeer goede Nederlandse en Engelse taalvaardigheid, zowel in woord als geschrift. - Jouw plan - en organisatietalent komt tot uiting door...