Directiesecretaresse
2 weken geleden
**:Functieomschrijving
Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?
Word Directiesecretaresse
Is het planmatig bijhouden van agenda’s jouw tweede natuur en ben jij niet bang om ongevraagd de telefoon te pakken en de laatste puntjes op de spreekwoordelijke ’i’ te zetten? Word dan de nieuwe directiesecretaresse voor de Directeur Projecten bij het Commando Materieel en IT (COMMIT) en draag jouw steentje bij aan de vrede en veiligheid in binnen
- en buitenland.
Wat ga je doen?
Met een goede kop koffie in de hand spreek je bij aanvang de werkdag door met je collega’s. Je opent je mail en kijkt welke afspraken er gepland staan, welke aandacht vereisen en waar je nog wat voor moet doen.
Tussendoor vang je bezoekers op voor de directeur en last but-not-least check je alvast voor de komende periode tijdige beschikbaarheid van de relevante stukken en voorbereidingen m.b.t. VIP-vervoer, tenue, aanmeldingen en faciliteiten. Voordat je het weet is de werkdag al weer voorbij en heb je bergen aan werk verzet.
Als directiesecretaresse ben je verantwoordelijk voor secretariële ondersteuning aan de Directeur Projecten van Commando Materieel en IT (COMMIT) en de plaatsvervanger. Ook draag je zorg voor de afstemming en ben je verantwoordelijk voor aanvragen m.b.t. producten en diensten op facilitair gebied; zo ook qua evenementondersteuning voor de directie Projecten (bijv. een bijeenkomst organiseren).
Tot je taken behoren:
- Het beheren, bewaken en doorlopend actualiseren van de agenda’s;
- Het organiseren en afstemmen van VIP-vervoer voor de directeur Projecten
- Het coördineren van de informatiestroom binnen de directie (in XPostWeb) als het verwerken en signaleren van urgente stukken;
- Het bijhouden van contactgegevens zoals adressen
- en telefoonbestanden;
- Het attenderen op het nakomen van gemaakte afspraken;
- Het zelfstandig afhandelen van inkomende telefoongesprekken;
- Het ontvangen en begeleiden van bezoekers en delegaties.
- Het prioriteren van inkomende documenten voor het stafberaad en/of de overige directie Projecten gerelateerde beraden;
- Het (on)gevraagd verstrekken van informatie omtrent dienstvoorschriften / regelingen en attenderen op bijzondere omstandigheden die aandacht vragen;
- Het organiseren van lunches, diners, MT dagen, dienstreizen, bijeenkomsten, evenementen etc.
**Functie-eisen
Wat vragen we?
Om deze functie goed uit te kunnen voeren, vragen wij mínimaal een afgeronde secretariële MBO-opleiding en/of aantoonbare werkervaring als secretarieel medewerker, evenementen medewerker of soortgelijk. Ook werk je ordelijk, gestructureerd, stressbestendig, kritisch, zorgvuldig en integer.
Verder heb jij
- Het vermogen om goed te communiceren, te plannen en organiseren;
- Een zeer goede beheersing van het MS Office-pakket (Word, Excel en PowerPoint);
- Kennis van management ondersteunende processen in het algemeen en documentaire informatie voorziening in het bijzonder;
- Kennis van administratieve en procedurele regelgeving en de toepassing daarvan;
- Durf om bestaande processen eventueel te optimaliseren;
- Een zeer goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, in zowel woord als schrift.
**Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 7
- Salarisomschrijving Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.
- Maandsalaris Min €2.890 - Max. €4.005 (bruto)
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
- Contractduur Het betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vaste aanstelling
- Maximaal aantal uren per week 38
**Overige arbeidsvoorwaarden
Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%, de zogeheten dertiende maand. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.
**Meer over jouw toekomstige afdeling**:
Waar ga je werken?
Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.
De Directie Projecten is verantwoordelijk voor de projectvoering van (groot) materieelinvesteringsprojecten, instandhoudingsprogramma’s en het projectmatig afstoten (verkoop) van (wapen) systemen. Dit betreft projecten van grote financiële omvang (>100 miljoen euro). Denk bijvoorbeeld aan de vervanging van onze onderzee
-
Directiesecretaresse
4 weken geleden
Utrecht, Nederland YoungCapital VoltijdTijdelijk directiesecretaresse bij NS in UtrechtBen jij gestructureerd, communicatief en heb je ervaring als directiesecretaresse? Start als tijdelijk directiesecretaresse bij NS in Utrecht. Wat ga je doen?Als tijdelijk directiesecretaresse in Utrecht bij NS Procurement, ben jij de steunpilaar van de directie. Jouw doel is om verschillende taken van de...
-
Directiesecretaresse
1 maand geleden
Utrecht, Nederland YoungCapital VoltijdTijdelijk directiesecretaresse bij NS in UtrechtBen jij gestructureerd, communicatief en heb je ervaring als directiesecretaresse? Start als tijdelijk directiesecretaresse bij NS in Utrecht. Wat ga je doen?Als tijdelijk directiesecretaresse in Utrecht bij NS Procurement, ben jij de steunpilaar van de directie. Jouw doel is om verschillende taken van de...
-
Directiesecretaresse
2 weken geleden
Utrecht, Nederland Berenschot VoltijdBen je op zoek naar een uitdagende baan waarin je jouw organisatorische vaardigheden kunt inzetten om de directie te ondersteunen? Werk je graag in een energieke omgeving waar geen dag hetzelfde is? Voor een van onze directeuren zoeken we een directiesecretaresse voor mínimaal 32 uur per week die haar op diverse manieren ondersteunt. Voel jij je...
-
Directiesecretaresse
4 weken geleden
Utrecht, Provincie Utrecht, Provincie Utrecht, Nederland Yacht VoltijdTijdelijk directiesecretaresse (periode mei- juli 2024; onder voorbehoud)Instituut voor Onderwijs en Orthopedagogiek (0,5 FTE)Wil jij bijdragen aan het versterken van de kwaliteit van directie en management van IvOO?Als directiesecretaresse ben je de spin in het web voor de instituutsdirecteur en he
-
Directiesecretaresse
2 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Berenschot VoltijdBen je op zoek naar een uitdagende baan waarin je jouw organisatorische vaardigheden kunt inzetten om de directie te ondersteunen? Werk je graag in een energieke omgeving waar geen dag hetzelfde is?Voor een van onze directeuren zoeken we een directiesecretaresse voor mínimaal 32 uur per week die haar op diverse manieren ondersteunt. Voel jij je...
-
Directiesecretaresse
1 maand geleden
Utrecht, UT, Provincie Utrecht, Nederland Yacht VoltijdTijdelijk directiesecretaresse (periode mei- juli 2024; onder voorbehoud)Instituut voor Onderwijs en Orthopedagogiek (0,5 FTE)Wil jij bijdragen aan het versterken van de kwaliteit van directie en management van IvOO?Als directiesecretaresse ben je de spin in het web voor de instituutsdirecteur en he
-
Directiesecretaresse
2 weken geleden
Utrecht, Nederland GGD regio Utrecht VoltijdDirectiesecretaresse36 uur per week - Locatie Zeist/ Hybride “Als directiesecretaresse ben je de spil in het reilen en zeilen van de werkdagen van de directeur. Daarnaast draag je bij aan alle bestuurlijke processen rond directie en bestuur. Een onmisbare functie in onze organisatie.”_ **Directiesecretaresse** **36 uur per week |...
-
Directiesecretaresse
2 maanden geleden
Utrecht, Nederland Secretary Plus VoltijdWat je gaat doen Op zoek naar een nieuwe uitdaging waar jouw passie voor ontzorgen en organiseren volledig tot uiting komt? Dan is deze functie echt iets voor jou! Als Directiesecretaresse sta jij midden in deze mooie organisatie in Houten: je weet wat er speelt en door hier tijdig op te anticiperen, weet je anderen te verrassen. Je takenpakket bestaat o.a....
-
Freelance Directiesecretaresse
6 dagen geleden
Utrecht, Nederland Pure Assistants Voltijd**Vacature Freelance Directiesecretaresse**: Voor een gemeente zijn wij op zoek naar een tijdelijke/freelance directiesecretaresse tot het einde van dit jaar (31/12). Als secretaresse bij het bestuurs Wij zoeken een ervaren en proactieve secretaresse met mínimaal 2 jaar relevante werkervaring binnen een gemeente, en vaardigheid in Outlook, Word en Excel....
-
Directiesecretaresse
3 weken geleden
Utrecht, Nederland Van Wijnen VoltijdCategorie - Staff - Vakgebied - Secretarieel - Locatie - Utrecht - Opleiding - HBO - Datum geplaatst - 14-05-2024 **Denk jij van nature al een paar stappen vooruit? Een vind jij het leuk om de onmisbare hand te zijn van onze vestigingsdirectie in Utrecht? Lees dan snel verder en kijk of jij geknipt bent voor de functie van directiesecretaresse bij Van...
-
Directiesecretaresse
2 maanden geleden
Utrecht, Nederland Yacht VoltijdFunctieomschrijvingTijdelijk directiesecretaresse (periode mei- juli 2024; onder voorbehoud)Instituut voor Onderwijs en Orthopedagogiek (0,5 FTE)Wil jij bijdragen aan FunctieomschrijvingTijdelijk directiesecretaresse (periode mei- juli 2024; onder voorbehoud)Instituut voor Onderwijs en Orthopedagogiek (0,5 FTE)Wil jij bijdragen aan het versterken van de...
-
Directiesecretaresse
4 weken geleden
Utrecht, Nederland Yacht VoltijdFunctieomschrijvingTijdelijk directiesecretaresse (periode mei- juli 2024; onder voorbehoud)Instituut voor Onderwijs en Orthopedagogiek (0,5 FTE)Wil jij bijdragen aan FunctieomschrijvingTijdelijk directiesecretaresse (periode mei- juli 2024; onder voorbehoud)Instituut voor Onderwijs en Orthopedagogiek (0,5 FTE)Wil jij bijdragen aan het versterken van de...
-
Directiesecretaresse
1 maand geleden
Utrecht, Nederland Yacht VoltijdFunctieomschrijvingTijdelijk directiesecretaresse (periode mei- juli 2024; onder voorbehoud)Instituut voor Onderwijs en Orthopedagogiek (0,5 FTE)Wil jij bijdragen aan FunctieomschrijvingTijdelijk directiesecretaresse (periode mei- juli 2024; onder voorbehoud)Instituut voor Onderwijs en Orthopedagogiek (0,5 FTE)Wil jij bijdragen aan het versterken van de...
-
Directiesecretaresse
3 weken geleden
Utrecht, Nederland Yacht VoltijdFunctieomschrijvingTijdelijk directiesecretaresse (periode mei- juli 2024; onder voorbehoud)Instituut voor Onderwijs en Orthopedagogiek (0,5 FTE)Wil jij bijdragen aan FunctieomschrijvingTijdelijk directiesecretaresse (periode mei- juli 2024; onder voorbehoud)Instituut voor Onderwijs en Orthopedagogiek (0,5 FTE)Wil jij bijdragen aan het versterken van de...
-
Directiesecretaresse IT&Care
2 maanden geleden
Utrecht, Nederland IT&Care Directie VoltijdWij zijn op zoek naar een Directiesecretaresse IT&Care 32-40 uur IT&Care is, samen met ArboNed, HumanCapitalCare, Mensely en Focus, onderdeel van HumanTotalCare. De grootste dienstverlener binnen het domein werk en gezondheid. Als directiesecretaresse bij IT&Care heb je een...]]>
-
Directiesecretaresse IT&Care
4 weken geleden
Utrecht, Nederland IT&Care Directie VoltijdWij zijn op zoek naar een Directiesecretaresse IT&Care 32-40 uur IT&Care is, samen met ArboNed, HumanCapitalCare, Mensely en Focus, onderdeel van HumanTotalCare. De grootste dienstverlener binnen het domein werk en gezondheid. Als directiesecretaresse bij IT&Care heb je een...]]>
-
Directiesecretaresse IT&Care
2 dagen geleden
Utrecht, Nederland IT&Care Directie VoltijdWij zijn op zoek naar een Directiesecretaresse IT&Care 32-40 uur IT&Care is, samen met ArboNed, HumanCapitalCare, Mensely en Focus, onderdeel van HumanTotalCare. De grootste dienstverlener binnen het domein werk en gezondheid. Als directiesecretaresse bij IT&Care heb je een...]]>
-
Directiesecretaresse
2 maanden geleden
Utrecht, Nederland Yacht VoltijdFunctieomschrijving Tijdelijk directiesecretaresse (periode mei- juli 2024; onder voorbehoud) Instituut voor Onderwijs en Orthopedagogiek (0,5 FTE) Wil jij bijdragen aan het versterken van de kwaliteit van directie en management van IvOO? Als directiesecretaresse ben je de spin in het web voor de instituutsdirecteur en het managementteam. Je beheert de...
-
Directiesecretaresse
4 weken geleden
Utrecht, Nederland Yacht VoltijdFunctieomschrijving Tijdelijk directiesecretaresse (periode mei- juli 2024; onder voorbehoud) Instituut voor Onderwijs en Orthopedagogiek (0,5 FTE) Wil jij bijdragen aan het versterken van de kwaliteit van directie en management van IvOO? Als directiesecretaresse ben je de spin in het web voor de instituutsdirecteur en het managementteam. Je beheert de...
-
Directiesecretaresse
2 weken geleden
Utrecht, Nederland Ministerie van Defensie Voltijd**Wat ga je doen?**: Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair? Word Directiesecretaresse! Is het planmatig bijhouden van agenda’s jouw tweede natuur en ben jij niet bang om ongevraagd de telefoon te pakken en de laatste puntjes op de spreekwoordelijke ’i’ te zetten? Word dan de nieuwe directiesecretaresse voor de Directeur...
