Executive Assistant

1 week geleden

Amsterdam, Nederland IPG Mediabrands Voltijd

Location: Amsterdam, North Holland, Netherlands

|

Agency: Mediabrands - Netherlands

Ref#: 7112

|

Job Function: Administration

|

Type of Contract: Regular

**Executive Assistant**

Onze organisatie is continu in beweging, en dat geldt ook voor onze medewerkers. Onze afdeling Facility & Support is daar een goed voorbeeld van; sinds vorig jaar is deze afdeling uitgebreid en geheel vernieuwd, wat veel nieuwe kansen en mogelijkheden biedt. Wellicht ook voor jou? Wij zijn namelijk op zoek naar een Executive Assistant

Als Executive Assistant ben jij een essentiële schakel binnen onze organisatie. Je beheert de complexe agenda’s van het senior management, organiseert zakelijke reizen, en ondersteunt bij belangrijke evenementen. Met uitstekende organisatorische vaardigheden en een scherp oog voor detail, ben jij de steunpilaar die onze leidinggevenden nodig hebben om efficiënt en succesvol te opereren. Je hebt ervaring in het werken op senior management niveau en weet hoe je prioriteiten stelt en zelfstandig beslissingen neemt in een dynamische omgeving.

Heb jij een mbo-diploma, 1-2 jaar ervaring in een ondersteunende of vergelijkbare rol, en ben je klaar voor de volgende stap? Zoek je een dynamische en professionele omgeving waar je jezelf verder kunt ontwikkelen? Dan nodigen we je graag uit om deel te worden van ons team bij **IPG Mediabrands**

**Taken en verantwoordelijkheden**
- **Agenda en Prioriteitenbeheer**: Beheer van complexe agenda’s voor het senior management, waarbij je snel prioriteiten stelt en zorgt dat afspraken naadloos op elkaar aansluiten.
- **Reisorganisatie**: Verantwoordelijk voor het boeken van reizen voor het managementteam, inclusief vluchten, hotels, transfers, en het regelen van visa. Je stelt gedetailleerde reisplannen op en zorgt voor een soepel verloop.
- **Declaraties en Verlofbeheer**: Verwerken en beheren van declaraties en verlofaanvragen voor het senior management.
- **Gastenontvangst en Evenementenondersteuning**: Ontvangst van belangrijke gasten en klanten, en het ondersteunen van bedrijfsevenementen in samenwerking met de Social Club.
- **Vergaderingen en Voorbereidingen**: Organiseren van klantafspraken en pitches, voorbereiden van vergaderruimtes en zorgen voor de benodigde materialen en technische ondersteuning in overleg met de Office Manager.
- **Event Planning en Coördinatie**: Beheer van uitnodigingen en aanmeldingen voor zowel interne als externe evenementen. Je houdt het overzicht over het uitnodigingstraject en zorgt voor tijdige herinneringen en bevestigingen.
- **Budgettering en Prognoses**: Maken van financiële vooruitzichten en prognoses ter ondersteuning van planning en nauwkeurig budgetbeheer.
- **Contractvoorbereiding en -verzending**: Voorbereiden en versturen van contracten naar de juiste partijen, om tijdige en precieze verwerking te waarborgen.
- **Verwerking van Uitgavenverschillen**: Monitoren en verwerken van verschillen in uitgaven om de consistentie van budgetten te behouden.
- **Systeemupdates bij Teamwijzigingen**: Bijwerken van interne urenregistratiesystemen bij teamwijzigingen en nieuwe collega's.

**Vereisten**
- Positieve, lekkere energie met de wil om aan te pakken en probleemoplossend vermogen
- Mbo-diploma of gelijkwaardige werkervaring
- Minimaal 1-2 jaar ervaring in een administratieve rol, bij voorkeur op senior management niveau
- Uitstekende organisatorische en multitaskingvaardigheden, met een sterk gevoel voor prioriteiten
- Sterke communicatie
- en interpersoonlijke vaardigheden; representatief en discreet
- Vermogen om zowel zelfstandig als in een team te werken, met een probleemoplossende en proactieve houding
- Flexibiliteit en aanpassingsvermogen in een dynamische, veeleisende omgeving
- Ervaring met projectmanagement tools zoals Asana is een pré
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk
- Fulltime beschikbaarheid (40 uur per week)
- Goede kennis van MS Office (pré)

  • Executive Assistant

    2 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doen Als executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden

  • Executive Assistant

    3 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenAls executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden...

  • Executive Assistant

    3 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenAls executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden...

  • Executive Assistant

    3 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenAls executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden...

  • Executive Assistant

    3 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenAls executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden...

  • Executive Assistant

    3 weken geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Noord-Holland, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenAls executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden

  • Executive Assistant

    2 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doen Als executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden van de Executive Board, de Board of Trustees en de Delegated...

  • Executive Assistant

    3 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenAls executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden van de Executive Board, de Board of Trustees en de Delegated Board...

  • Executive Assistant

    2 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doen Als executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden van de Executive Board, de Board of Trustees en de Delegated...

  • Executive Assistant

    3 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doen Als executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden van de Executive Board, de Board of Trustees en de Delegated...

  • Executive Assistant

    3 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenAls executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden van de Executive Board, de Board of Trustees en de Delegated Board...

  • Executive Assistant

    1 week geleden

    Amsterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doen Als executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden van de Executive Board, de Board of Trustees en de Delegated...

  • Executive Assistant

    3 weken geleden

    amsterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenAls executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden van de Executive Board, de Board of Trustees en de Delegated Board...

  • Executive Assistant

    3 weken geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenAls executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden van de Executive Board, de Board of Trustees en de Delegated Board...

  • Executive Assistant, Amsterdam

    1 maand geleden

    Amsterdam, Nederland Adecco Voltijd

    Ben jij de Executive Assistant die het directieteam naar een hoger niveau tilt?We zoeken een proactieve en gedreven Executive Assistant die ondersteuning biedt aan het directieteam van een snelgroeiend techbedrijf.Taken:Agenda beheren en diensten plannenOndersteuning bieden aan CEO en managementteamProjecten coördineren en implementerenResultaten analyseren...

  • Executive Assistant

    5 maanden geleden

    Amsterdam, Nederland Metyis Voltijd

    We are looking for an Executive Assistant, to join our Metyis' team in Amsterdam. We need someone who is passionate about taking care of others, but also very well-organized and detail-oriented. **What we offer**: - A balanced work environment where you will have autonomy, responsibility and ownership while working with a vibrant and dynamic team. - Direct...

  • Executive Assistant

    2 maanden geleden

    Amsterdam, Nederland Sony Music Entertainment Netherlands Voltijd

    Als Executive Assistant ondersteun je de Managing Director Benelux op zowel operationeel als strategisch niveau. In deze veelzijdige rol combineer je de dagelijkse taken van een Executive Assistant met de strategische ondersteuning van een Chief of Staff. Je bent verantwoordelijk voor het efficiënt beheren van dagelijkse zaken zoals agendabeheer en...

  • Executive Assistant

    6 maanden geleden

    Amsterdam, Nederland Holland & Barrett Voltijd

    "Wil jij de spil zijn in een dynamische organisatie waar gezondheid en welzijn centraal staan? Holland & Barrett zoekt een getalenteerde Executive Assistant om ons team te versterken! Als jij gedreven bent om excellente ondersteuning te bieden aan onze directie, dan ben jij wellicht de perfecte aanvulling op ons team. Als Executive Assistant bij Holland &...

  • Executive Assistant

    4 weken geleden

    Amsterdam, Nederland DeepHealth Voltijd

    We are seeking a dynamic and experienced Executive Assistant here at Deephealth! You will serve as a vital support system for senior executives, ensuring the efficient operation of their offices and enabling them to focus on strategic initiatives. This role involves a dynamic blend of administrative tasks, project management, and communication, all tailored...

  • Executive Assistant

    2 maanden geleden

    Amsterdam, Nederland Pure Assistants Voltijd

    **Vacature Executive Assistant & Office Manager**: Ben jij een gedreven, proactieve professional die houdt van dynamiek en internationale samenwerking? Voor een snelgroeiende consultancyorganisatie in Amsterdam zoeken wij een ervaren Executive Assistant én Office Manager. Je komt terecht in een bovengemiddeld open, dynamische en internationale cultuur, waar...