Managementassistent Stafafdelingen Fb&c

**Jouw rol**:
In jouw baan als managementassistent ondersteun en ontlast je 2 stafdirecteuren en het managementteam van de Stafafdeling Communicatie & HR (CHR) en de Stafafdeling Financiën, Business Control & Centrale Studenten Administratie (FBC). Doordat jij secretariële, administratieve en logistieke taken uit handen neemt, kunnen zij zich focussen op andere zaken. Je weet prio’s te herkennen in agenda’s en mail als essentiële schakel voor twee MT’s.

**Jouw taken en verantwoordelijkheden**:

- Agendabeheer: Je plant afspraken zoals in de agenda's van de MT leden, ook voor vergaderingen en evenementen. Het beheer van de agenda’s van de 2 stafhoofden en enkele MT leden is bij jou in goede handen. Dan let je goed op of collega’s efficiënt werken en denk je aan volle office dagen met fysiek overleg en ook thuiswerkdagen waarbij de vergaderingen via teams verlopen.
- Documentbeheer: Je beheert en organiseert documenten, rapporten, presentaties en andere zakelijke materialen. Met zorg regel je nauwkeurige opslag en gemakkelijke toegankelijkheid van informatie.
- Reizen en accommodatie: Je coördineert reisarrangementen, inclusief vluchten, accommodaties en transport voor het managementteam. Al komt dit beperkt voor, jij zorgt voor een soepel reisproces rekening houdende met de voorkeuren van het team.
- Vergaderbeheer: Je organiseert en faciliteert interne en externe vergaderingen, inclusief het opstellen van agenda's, het notuleren van besprekingen en het opvolgen van actiepunten binnen het team. Daarnaast bewaak je actiepunten van en voor de stafhoofden. Kortom met jou aan boord is er een efficiënte vergaderervaring en komen ‘jouw’ managers komen goed voorbereid aan tafel.

Verder vind je het leuk om bij projecten te assisteren door het verstrekken van administratieve ondersteuning, het bijhouden van projectvoortgang en het coördineren van communicatie tussen teamleden. Binnen onze afdelingen werken we veel samen met andere afdelingen en teamleden om informatie uit te wisselen, processen te stroomlijnen en samenwerking te bevorderen. Daarin pak jij de interne coördinatie en kun je ook goed schakelen tussen ad hoc klussen.

**Goed om te weten**

Als collega’s werken we voor en samen met alle locaties van Inholland. Overleggen doen we meestal op kantoor in Haarlem, en ook via Teams. Om je werk optimaal uit te voeren verwachten we duidelijke aanwezigheid op kantoor (mínimaal 2-3 dagen per week, afhankelijk van je werkweek).

**Wie ben jij**:

- Je beschikt over in ieder geval een afgeronde mbo-4 opleiding (in de richting officemanagement, secretarieel - administratief).
- Je hebt soortgelijke ervaring als (senior) managementassistent en kunt goed zelfstandig je rol pakken.
- Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je bent goed vaardig in digitaal werken en Microsoft Office (Outlook, Teams, Excel, Word) heeft geen geheimen voor je.

In gesprek met jou kom jij met voorbeelden waaruit duidelijk wordt dat jij:

- een praktische en proactieve denker bent die goed kan inspelen op de wensen en behoeften van een manager en een MT; Je komt zelf met ideeën als dingen beter kunnen.
- jouw werk systematisch, effectief en efficiënt organiseert, de voortgang van taken en activiteiten bewaakt en zo nodig actie onderneemt.
- snel kunt schakelen in verschillende situaties en ook onder grote (tijds)druk overzicht blijft houden en accuraat blijft.
- flexibel bent: je kunt je dagelijkse werkzaamheden makkelijk aanpassen aan wisselende prioriteiten.

**Wat bieden wij**:

- Het betreft een tijdelijk dienstverband van 12 maanden met uitzicht op een vast dienstverband.
- Een bruto maandsalaris binnen schaal 8 (€3.184,53- €4.208,14) bij een fulltime dienstverband. Jouw inschaling is afhankelijk van jouw werkpakket, ontwikkelde vaardigheden en opleiding.
- Een werkweek van 40 uur per week, maar weet dat alles vanaf 32 uur per week ook bespreekbaar is.
- Een goed te bereiken werkplek in Haarlem. Alle gemaakte reiskosten met openbaar vervoer worden 100% vergoed. Je ontvangt een NS Businesscard. Reis je af en toe met eigen vervoer, weet dan dat je hierin beperkt vergoed wordt.
- Een uitbetaling van een vakantietoeslag van 8% in mei.
- Een uitbetaling van een eindejaarsuitkering van 8,3% in december.
- Een thuiswerkvergoeding van €3,35 per thuisgewerkte dag van mínimaal 4 uur.
- Een goede pensioenregeling bij ABP (Pensioenfonds voor overheid en onderwijs).
- Een ruime verlofregeling waarin je je eigen keuzes kunt maken. Bijvoorbeeld: bij een fulltime dienstverband én een gekozen werkweekvariant van 40 uur per week heb je jaarlijks 428 verlofuren. Dit zijn 53,5 vakantiedagen, inclusief de verplichte vrije dagen en de nationale en erkende feestdagen.
- Je krijgt van ons genoeg ruimte (tijd) en ruime middelen (geld) voor professionele en persoonlijke ontwikkeling.
- Je bent bij ons verzekerd tegen gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid.

Onze hog