Office Manager Rotterdam

2 maanden geleden

Rotterdam, Nederland Valvoline Global Voltijd

**Why Valvoline Global Operations?**

Valvoline Global is a worldwide leader in automotive and industrial solutions, creating future-ready products and best-in-class services for partners around the globe. Established in 1866, we introduced the world’s first branded motor oil, claiming our position as The Original Motor Oil. As an affiliate of Aramco, one of the world's largest integrated energy and chemicals companies, we continue to invest strategically and expand globally, driving unparalleled product innovation and sustainable business solutions.

**Our corporate values of care, integrity, passion, unified, and excellence** shape everything we do. Living out our values is what makes our company, our employees, our partners, our customers, and the communities we serve great.

When you join Valvoline Global, you join a culture that is committed to: treating all people with care, operating with integrity, striving for excellence in everything we do, showing passion about delivering on our commitments, and being unified in all our enterprise endeavors.

The employee in this position is responsible for ensuring that the office space presents a professional and positive work environment that best represents a company like Valvoline. The office administrator has no direct reports but provides guidance to various external associates and service providers. They work within corporate guidelines and ensure compliance with local laws, as it relates to the office and its daily operations. In his/her daily tasks and projects, he/she closely cooperates with all stakeholders from the Rotterdam office to ensure that the office is representable and fully usable, efficient and productive by all employees, customers, and guests.

**Note: this is a parttime role - 32 hours per week**

In this role you will focus on...

**Administrative tasks**
- Participate in and organize Company events or conferences.
- Arrange couriers and deliveries ensuring time-sensitive material is received on time.
- Handling administrative requests and queries.
- Organize and schedule meetings, appointments, and events (Christmas, Easter, Sinterklaas, etc.)
- Maintain office records and filing systems in a neat and organized manner.
- Manage office supplies and equipment, including ordering and organizing inventory.
- Processing invoices in SAP
- Assisting with HR-related tasks such as onboarding new employees

**Office interior management**
- Maintain the office condition and arranging necessary repairs.
- Supervise the maintenance and alteration of office areas and equipment and meetings room. Takes care of housekeeping of office facilities (starting and emptying dishwasher, fruit and other groceries, etc.)
- Supervise the maintenance of office equipment, including copier, fax machine, etc.
- Ensuring the office is clean, professional, and safe.

**Office stakeholder management**
- Manage the reception area of the commercial office to ensure effective telephone and mail communications both internally and externally to maintain professional image.
- Deal with correspondence, complaints and queries.
- Ensuring smooth operations of the Rotterdam office and handling office policies effectively. Ensure that office policies and procedures are up to date and followed by staff and visitors.
- Communication with the landloard and different vendors and 3rd parties.

**Guest management**
- Provide general support to visitors.
- Handling parking spaces and access to the parking (vistors)
- Assist with traveling customer visitors who will stay overnight in Rotterdam (booking hotels, taxi, public transport, restaurant, etc.)
- Help customer visitors with booking flights when needed (f.e. first visit to NL/Rotterdam).
- Greeting and reporting guests' arrivals to building security if needed.

What you'll bring...
- High school degree, additional qualification as an Administrative assistant or Secretary will be a plus.
- A minimum of 5 years proven experience as an Office manager, Front office manager or Administrative assistant.
- A minimum of 5 years proven experience as an office administrator, front office front office administrator/manager or administrative assistant.
- Knowledge of office administrator responsibilities, systems and procedures.
- Proficiency in MS Office (MS Excel and MS Outlook, in particular).
- Strong organizational and planning skills in a fast-paced environment.
- Must be fluent in Dutch and English, both written and verbally.
- Attention to detail and problem solving skills.
- Basic knowledge of SAP.

Valvoline Global provides equal employment opportunities to all employees and applicants for employment and prohibits discrimination and harassment of any type without regard to race, color, religion, age, sex, national origin, disability status, genetics, protected veteran status, sexual orientation, gender identity or expression, or any other characteristic protected by federal, state or local laws. Are you good at what you do? Join u

  • Front Office Manager

    1 maand geleden

    Rotterdam, Zuid-Holland, Nederland Ibis Styles Rotterdam Ahoy. Voltijd

    Job Title: Front Office ManagerWe are seeking a highly motivated and experienced Front Office Manager to join our team at Ibis Styles Rotterdam Ahoy. As a Front Office Manager, you will be responsible for ensuring that our guests have an exceptional experience from arrival to departure.Key Responsibilities:Manage the front office team to ensure excellent...

  • Assistent Front Office Manager

    2 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Hotel The James Rotterdam Voltijd

    Je rolAls Assistent Front Office Manager bij Hotel The James Rotterdam ben je verantwoordelijk voor het leiden van het front office team en de beleving van onze gasten. Je bent de spil tussen de gasten en het hotel en zorgt ervoor dat onze gasten een onvergetelijke ervaring hebben.Je zult samenwerken met de Front Office Manager om het team te laten stralen...

  • Front Office Manager Assistant

    1 maand geleden

    Rotterdam, Zuid-Holland, Nederland Ibis Styles Rotterdam Ahoy Voltijd

    Job Title: Assistant Front Office ManagerWe are seeking a highly motivated and organized Assistant Front Office Manager to join our team at Ibis Styles Rotterdam Ahoy. As a key member of our Front Office team, you will be responsible for ensuring that our guests have an exceptional experience from arrival to departure.Key Responsibilities:Assist the Front...

  • Assistent Front Office Manager

    1 maand geleden

    Rotterdam, Nederland Hotel The James Rotterdam Voltijd

    Jouw rol bij Hotel The James RotterdamWe zijn op zoek naar een enthousiaste en gastvrije Assistent Front Office Manager om ons team te versterken. Als Assistent Front Office Manager ben je verantwoordelijk voor het welkom heten van onze gasten, het leiden van het team en de beleving van onze gasten.VerantwoordelijkhedenHet team aansturen waar nodig samen met...

  • Office Manager 32-40 uur

    5 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland sQout Voltijd

    Office Manager 32-40 uur Profiel Office Manager 32-40 uur Klaar voor een Uitdagende Rit? Word Onze Stralende Office Manager in Rotterdam! Heb je ooit gedroomd van een plek waar je niet alleen werkt, maar ook lacht met je collega's? Wil je een werk/privé-balans die je doet glimlachen als een zonnestraal? Dan is deze vacature jouw ticket naar de...

  • Rotterdam Office Manager Internship

    2 dagen geleden

    Rotterdam, Zuid-Holland, Nederland Bynder Voltijd

    About the RoleBynder is seeking an Office Manager Intern to join our team in Rotterdam. As an Office Manager Intern, you will be responsible for providing support to our office team, ensuring a smooth and efficient work environment.Key responsibilities include:Providing administrative support to the office teamMaintaining office supplies and...

  • Front Office Manager

    5 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland Amrâth Hôtels Voltijd

    **Front Office Manager - Rotterdam**: Amrâth Airport Hotel Rotterdam Rotterdam - Fulltime - MBO/HBO - 2 - 5 jaar ervaring - Taal: NL / EN - Leidinggevend - Management / Receptie / Reserveringen Het natuurlijke 4-sterren hotel gelegen tussen Amrâth Airport Hotel Rotterdam en groen Overschie. Het hotel beschikt over 99 kamers en 9 vergaderzalen voor...

  • Office Manager

    2 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland TES Sustainable Battery Solutions BV Voltijd

    Office manager bij SK tes battery solutions Wil jij als een spin in het web aan de slag bij een bedrijf dat hard meewerkt aan de energie transitie? Ben jij een sociale aanpakker met een goed stel hersens? Vind jij het belangrijk om een steentje bij te dragen aan een circulaire economie waar we onze schaarse grondstoffen hergebruiken? Sta jij met een...

  • Office Manager

    2 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland Services HQ Voltijd

    _**Over de functie**_ Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor het soepel en efficiënt laten verlopen van de dagelijkse kantooractiviteiten en het ondersteunen van de HR-functie. Je takenpakket omvat onder andere: - Coördineren en beheren van kantoorbenodigdheden, faciliteiten, en onderhoud; organiseren van vergaderingen en evenementen; beheren...

  • Office manager

    3 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Randstad Voltijd

    Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van een afwisselende functie? Heb je ervaring in kantoorbeheer, communicatie en het ondersteunen van leidinggevenden? Dan zijn wij op zoek naar jou In deze rol van office manager combineer je verschillende verantwoordelijkheden en draag je bij aan het succes van ons team in Rotterdam. Lees snel verder en...

  • Office Manager

    3 weken geleden

    Rotterdam, Zuid-Holland, Nederland Randstad Voltijd

    Job Title: Office ManagerWe are seeking a highly organized and detail-oriented Office Manager to join our team in Rotterdam. As an Office Manager, you will be responsible for ensuring the smooth operation of our office, providing administrative support to our team, and maintaining a high level of customer service.Key Responsibilities:Manage and maintain...

  • Front Office Medewerker

    2 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland ZAPP office Voltijd

    Stel je voor: een stijlvol, modern business center in hartje Rotterdam, waar elke dag nieuwe gezichten en verhalen samenkomen. Bij ZAPP office draait alles om flexibiliteit, creativiteit en gastvrijheid. Als onze **Front Office Medewerker **ben jij het geheime wapen achter een vlekkeloze werkdag en zorg je ervoor dat onze huurders en elke bezoeker zich...

  • HR / Office Manager

    5 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland Fashiontiger Voltijd

    Zoek jij een baan op het gebied van Human Resources, vind je het leuk om administratief alles op orde te hebben en ben jij een uitblinker in het spelen van regeltante? Dan zijn wij op zoek naar jou! Over de rol Op ons mooie, nieuwe kantoor in Rotterdam zijn wij op zoek naar een HR / Office manager. In deze allround rol ben je het aanspreekpunt, de uitvoerder...

  • Office Manager

    2 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland Van Oord Voltijd

    Rotterdam Other From 36 Hours Per Week Ben je op zoek naar een veelzijdige functie met veel verantwoordelijkheden? Als Office Manager voor ons Ship Management Department (SMD) anticipeer je op de behoeften van de directie en het managementteam, vaak nog voordat deze zich voordoen. Bouw samen met ons aan de toekomst en solliciteer nu!Interesse in deze...

  • Front Office Medewerker

    1 maand geleden

    Rotterdam, Nederland Hotel The James Rotterdam Voltijd

    Over jouw rolJij bent verantwoordelijk voor het aansturen van het Front Office team en het zorgen voor een warm welkom voor onze gasten. Je bent actief bezig met de beleving van de gasten en werkt samen met de Front Office Manager om het team te laten stralen, groeien en omarmen.Je takenHet team aansturen waar nodig samen met de Front Office...

  • Office manager

    3 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Randstad Voltijd

    Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van een afwisselende functie? Heb je ervaring in kantoorbeheer, communicatie en het ondersteunen van leidinggevenden? Dan zijn wij op zoek naar jou! In deze rol van office manager combineer je verschillende verantwoordelijkheden en draag je bij aan het succes van ons team in Rotterdam. Lees snel verder en...

  • Office manager

    3 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Randstad Voltijd

    Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van een afwisselende functie? Heb je ervaring in kantoorbeheer, communicatie en het ondersteunen van leidinggevenden? Dan zijn wij op zoek naar jou! In deze rol van office manager combineer je verschillende verantwoordelijkheden en draag je bij aan het succes van ons team in Rotterdam. Lees snel verder en...

  • Office Manager

    5 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland APCOA Parking Nederland Voltijd

    **Office Manager** APCOA Parking Nederland B.V. maakt deel uit van APCOA Parking Group, de nummer één parkeerexploitant in Europa. Met 50 jaar ervaring op parkeergebied en een jaarlijkse omzet van meer dan 1 miljard euro onderscheidt APCOA Parking zich van haar concurrenten. De groep beheert en exploiteert ruim 1,5 miljoen parkeerplaatsen op meer dan...

  • Front Office Manager

    2 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Urban Residences Rotterdam Voltijd

    FunctiebeschrijvingAls Front Office Manager ben je verantwoordelijk voor de receptie. Je stuurt je receptie collega's aan en coacht hen vol energie en passie voor het vak. Jij en je team zorgen ervoor dat de gast aan niets ontbreekt tijdens hun gehele verblijf. Jij voelt je niet alleen verantwoordelijk voor de gasten maar zorgt er ook voor dat alles goed...

  • Office Manager

    2 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland BlueCity (010) Voltijd

    **Wil je weten hoe je als Office Manager impact kunt maken op de circulaire doelstellingen van Nederland? Lees dan snel verder!** Wij zijn op zoek naar een Office Manager met een circulair hart. In deze veelzijdige rol krijg je veel vrijheid en eigen verantwoordelijkheid, gecombineerd met een dynamische omgeving en 20+ gezellige collega’s in hartje...