Office Manager Rotterdam

4 maanden geleden

Rotterdam, Nederland Valvoline Global Voltijd

**Why Valvoline Global Operations?**

Valvoline Global is a worldwide leader in automotive and industrial solutions, creating future-ready products and best-in-class services for partners around the globe. Established in 1866, we introduced the world’s first branded motor oil, claiming our position as The Original Motor Oil. As an affiliate of Aramco, one of the world's largest integrated energy and chemicals companies, we continue to invest strategically and expand globally, driving unparalleled product innovation and sustainable business solutions.

**Our corporate values of care, integrity, passion, unified, and excellence** shape everything we do. Living out our values is what makes our company, our employees, our partners, our customers, and the communities we serve great.

When you join Valvoline Global, you join a culture that is committed to: treating all people with care, operating with integrity, striving for excellence in everything we do, showing passion about delivering on our commitments, and being unified in all our enterprise endeavors.

The employee in this position is responsible for ensuring that the office space presents a professional and positive work environment that best represents a company like Valvoline. The office administrator has no direct reports but provides guidance to various external associates and service providers. They work within corporate guidelines and ensure compliance with local laws, as it relates to the office and its daily operations. In his/her daily tasks and projects, he/she closely cooperates with all stakeholders from the Rotterdam office to ensure that the office is representable and fully usable, efficient and productive by all employees, customers, and guests.

**Note: this is a parttime role - 32 hours per week**

In this role you will focus on...

**Administrative tasks**
- Participate in and organize Company events or conferences.
- Arrange couriers and deliveries ensuring time-sensitive material is received on time.
- Handling administrative requests and queries.
- Organize and schedule meetings, appointments, and events (Christmas, Easter, Sinterklaas, etc.)
- Maintain office records and filing systems in a neat and organized manner.
- Manage office supplies and equipment, including ordering and organizing inventory.
- Processing invoices in SAP
- Assisting with HR-related tasks such as onboarding new employees

**Office interior management**
- Maintain the office condition and arranging necessary repairs.
- Supervise the maintenance and alteration of office areas and equipment and meetings room. Takes care of housekeeping of office facilities (starting and emptying dishwasher, fruit and other groceries, etc.)
- Supervise the maintenance of office equipment, including copier, fax machine, etc.
- Ensuring the office is clean, professional, and safe.

**Office stakeholder management**
- Manage the reception area of the commercial office to ensure effective telephone and mail communications both internally and externally to maintain professional image.
- Deal with correspondence, complaints and queries.
- Ensuring smooth operations of the Rotterdam office and handling office policies effectively. Ensure that office policies and procedures are up to date and followed by staff and visitors.
- Communication with the landloard and different vendors and 3rd parties.

**Guest management**
- Provide general support to visitors.
- Handling parking spaces and access to the parking (vistors)
- Assist with traveling customer visitors who will stay overnight in Rotterdam (booking hotels, taxi, public transport, restaurant, etc.)
- Help customer visitors with booking flights when needed (f.e. first visit to NL/Rotterdam).
- Greeting and reporting guests' arrivals to building security if needed.

What you'll bring...
- High school degree, additional qualification as an Administrative assistant or Secretary will be a plus.
- A minimum of 5 years proven experience as an Office manager, Front office manager or Administrative assistant.
- A minimum of 5 years proven experience as an office administrator, front office front office administrator/manager or administrative assistant.
- Knowledge of office administrator responsibilities, systems and procedures.
- Proficiency in MS Office (MS Excel and MS Outlook, in particular).
- Strong organizational and planning skills in a fast-paced environment.
- Must be fluent in Dutch and English, both written and verbally.
- Attention to detail and problem solving skills.
- Basic knowledge of SAP.

Valvoline Global provides equal employment opportunities to all employees and applicants for employment and prohibits discrimination and harassment of any type without regard to race, color, religion, age, sex, national origin, disability status, genetics, protected veteran status, sexual orientation, gender identity or expression, or any other characteristic protected by federal, state or local laws. Are you good at what you do? Join u

  • Office manager

    1 maand geleden

    Rotterdam, Nederland Rotterdam-jobs Voltijd

    Word Office Manager en maak het verschil in Rotterdam!Ben jij een organisatorisch talent met een oog voor detail?Wil je werken in een omgeving waarin jij het aanspreekpunt bent en ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt? Bij Rotterdam-Jobs helpen we jou om de perfecte werkplek te vinden. Solliciteer nu en ontdek waar jouw talenten het beste tot hun recht...

  • Front Office Manager Rotterdam

    4 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Novotel Rotterdam Brainpark Voltijd

    Novotel Rotterdam Brainpark: de perfecte plek voor een Front Office ManagerBij Novotel Rotterdam Brainpark zijn we op zoek naar een Front Office Manager die onze gasten een uitstekende ervaring biedt. Als Front Office Manager ben je verantwoordelijk voor het ledigen van het front office, inclusief reception, balie en klantenservice.Je taken:Gastvrijheid...

  • Assistant Front Office Manager

    4 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Ibis Styles Rotterdam Ahoy Voltijd

    Heb jij een groot verantwoordelijkheidsgevoel? Haal jij je energie uit het werken in de operatie? Vind jij het fijn om enerzijds verantwoordelijk voor het team te zijn, maar ook als onderdeel van een team te werken? Zien de mensen om je heen jou als een goed voorbeeld? En ben je daarnaast ook organisatorisch goed onderlegd? Dan is deze baan jouw op het lijf...

  • Office Manager 32-40 uur

    7 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland sQout Voltijd

    Office Manager 32-40 uur Profiel Office Manager 32-40 uur Klaar voor een Uitdagende Rit? Word Onze Stralende Office Manager in Rotterdam! Heb je ooit gedroomd van een plek waar je niet alleen werkt, maar ook lacht met je collega's? Wil je een werk/privé-balans die je doet glimlachen als een zonnestraal? Dan is deze vacature jouw ticket naar de...

  • Front Office Manager

    6 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland Amrâth Hôtels Voltijd

    **Front Office Manager - Rotterdam**: Amrâth Airport Hotel Rotterdam Rotterdam - Fulltime - MBO/HBO - 2 - 5 jaar ervaring - Taal: NL / EN - Leidinggevend - Management / Receptie / Reserveringen Het natuurlijke 4-sterren hotel gelegen tussen Amrâth Airport Hotel Rotterdam en groen Overschie. Het hotel beschikt over 99 kamers en 9 vergaderzalen voor...

  • Office Manager

    4 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland TES Sustainable Battery Solutions BV Voltijd

    Office manager bij SK tes battery solutions Wil jij als een spin in het web aan de slag bij een bedrijf dat hard meewerkt aan de energie transitie? Ben jij een sociale aanpakker met een goed stel hersens? Vind jij het belangrijk om een steentje bij te dragen aan een circulaire economie waar we onze schaarse grondstoffen hergebruiken? Sta jij met een...

  • Office Manager

    4 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland Services HQ Voltijd

    _**Over de functie**_ Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor het soepel en efficiënt laten verlopen van de dagelijkse kantooractiviteiten en het ondersteunen van de HR-functie. Je takenpakket omvat onder andere: - Coördineren en beheren van kantoorbenodigdheden, faciliteiten, en onderhoud; organiseren van vergaderingen en evenementen; beheren...

  • Front Office Medewerker

    4 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland ZAPP office Voltijd

    Stel je voor: een stijlvol, modern business center in hartje Rotterdam, waar elke dag nieuwe gezichten en verhalen samenkomen. Bij ZAPP office draait alles om flexibiliteit, creativiteit en gastvrijheid. Als onze **Front Office Medewerker **ben jij het geheime wapen achter een vlekkeloze werkdag en zorg je ervoor dat onze huurders en elke bezoeker zich...

  • HR / Office Manager

    7 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland Fashiontiger Voltijd

    Zoek jij een baan op het gebied van Human Resources, vind je het leuk om administratief alles op orde te hebben en ben jij een uitblinker in het spelen van regeltante? Dan zijn wij op zoek naar jou! Over de rol Op ons mooie, nieuwe kantoor in Rotterdam zijn wij op zoek naar een HR / Office manager. In deze allround rol ben je het aanspreekpunt, de uitvoerder...

  • Office Manager

    3 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland Van Oord Voltijd

    Rotterdam Other From 36 Hours Per Week Ben je op zoek naar een veelzijdige functie met veel verantwoordelijkheden? Als Office Manager voor ons Ship Management Department (SMD) anticipeer je op de behoeften van de directie en het managementteam, vaak nog voordat deze zich voordoen. Bouw samen met ons aan de toekomst en solliciteer nu!Interesse in deze...

  • Office Manager

    2 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Erasmus Universiteit Rotterdam Voltijd

    **Introductie**: Het Leiden-Delft-Erasmus Centre for Big, Open and Linked Data (BOLD) Cities is een samenwerkingsverband tussen de Universiteit Leiden, Technische Universiteit Delft en de Erasmus Universiteit Rotterdam. Wij richten ons op de rol en mogelijkheden van Big, Open en Linked Data (BOLD) voor het leven in en het besturen van de stad. Ons doel is om...

  • Office Manager

    6 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland APCOA Parking Nederland Voltijd

    **Office Manager** APCOA Parking Nederland B.V. maakt deel uit van APCOA Parking Group, de nummer één parkeerexploitant in Europa. Met 50 jaar ervaring op parkeergebied en een jaarlijkse omzet van meer dan 1 miljard euro onderscheidt APCOA Parking zich van haar concurrenten. De groep beheert en exploiteert ruim 1,5 miljoen parkeerplaatsen op meer dan...

  • Fulltime Front Office Employee Rotterdam

    2 weken geleden

    Rotterdam, Nederland easyHotel Rotterdam City Centre Voltijd

    Hier bij easyHotel zijn we op zoek naar een fantastische fulltime Front Office Employee om het team in ons hotel in Rotterdam te vergezellen!.Over easyHotel easyHotel is een snelgroeiende, internationale, duurzame, budget hotelketen. Onze belofte aan gasten is om ‘the city theirs’ te maken. Dat doen we door een perfect toevluchtsoord te zijn tijdens hun...

  • Parttime Front Office Employee Rotterdam

    2 weken geleden

    Rotterdam, Nederland easyHotel Rotterdam City Centre Voltijd

    Hier bij easyHotel zijn we op zoek naar een fantastische parttime Front Office Employee om het team in ons hotel in Rotterdam te vergezellen!.Over easyHotelHotel easyHotel is een snelgroeiende, internationale, duurzame, budget hotelketen. Onze belofte aan gasten is om ‘the city theirs’ te maken. Dat doen we door een perfect toevluchtsoord te zijn tijdens...

  • Office Manager Rotterdam 36 of 40 Uur

    4 weken geleden

    Rotterdam, Nederland SuperStaff Agency Voltijd

    Cauberg Huygen, hét adviesbureau voor bouwfysica, duurzaamheid en veiligheid, is op zoek naar een proactieve office manager. Jij houdt onze projectadministratie op rolletjes en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt, zodat je collega’s zich volledig kunnen richten op hun werk. Samen bouwen we aan een toekomst vol duurzame en veilige oplossingen. Benieuwd...

  • Front Office Manager

    3 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland Urban Residences Rotterdam Voltijd

    Als Front Office Manager ben je verantwoordelijk voor de receptie. Je stuurt je receptie collega’s aan en coacht hen vol energie en passie voor het vak. Jij en je team zorgen ervoor dat de gast aan niets ontbreekt tijdens hun gehele verblijf. Jij voelt je niet alleen verantwoordelijk voor de gasten maar zorgt er ook voor dat alles goed loopt in je team....

  • Office Manager

    4 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland BlueCity (010) Voltijd

    **Wil je weten hoe je als Office Manager impact kunt maken op de circulaire doelstellingen van Nederland? Lees dan snel verder!** Wij zijn op zoek naar een Office Manager met een circulair hart. In deze veelzijdige rol krijg je veel vrijheid en eigen verantwoordelijkheid, gecombineerd met een dynamische omgeving en 20+ gezellige collega’s in hartje...

  • Front Office Manager: Leidinggevende Rol in het Horeca

    3 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Rotterdam Marriott Hotel Voltijd

    OverzichtBij het Rotterdam Marriott Hotel bieden wij een uitdagende leidinggevende rol aan voor de Front Office. Jij bent verantwoordelijk voor het leiden van een dynamisch team van 30 collega's en zorgt ervoor dat onze gasten een topervaring hebben vanaf het moment dat ze binnenkomen tot het moment van vertrek.SalarisWe bieden een marktconform salaris en...

  • Office Manager Marketingbureau

    4 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Studenten.nl Voltijd

    Voor een trendy growth marketing agency in hartje Rotterdam zoeken we een enthousiaste en proactieve Office Manager! Ben jij klaar om ons team 16-20 uur per week te versterken en onze dagelijkse werkzaamheden soepel te laten verlopen? Lees dan snel verder. **Jouw rol**: Als Office Manager ben jij de drijvende kracht achter een goed georganiseerd kantoor. Je...

  • Office Manager

    6 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland Vertigo Games Voltijd

    **Your mission**: We are Vertigo Games, the home of VR gaming! We develop and publish some of the best VR titles to date and we love doing it! We offer you the opportunity to work with a team of experienced professionals on the core of an exciting growing VR game development studio. As our office manager, you will become the heartbeat of our Rotterdam...