Office Manager Rotterdam

1 week geleden

Rotterdam, Nederland Valvoline Global Voltijd

**Why Valvoline Global Operations?**

Valvoline Global is a worldwide leader in automotive and industrial solutions, creating future-ready products and best-in-class services for partners around the globe. Established in 1866, we introduced the world’s first branded motor oil, claiming our position as The Original Motor Oil. As an affiliate of Aramco, one of the world's largest integrated energy and chemicals companies, we continue to invest strategically and expand globally, driving unparalleled product innovation and sustainable business solutions.

**Our corporate values of care, integrity, passion, unified, and excellence** shape everything we do. Living out our values is what makes our company, our employees, our partners, our customers, and the communities we serve great.

When you join Valvoline Global, you join a culture that is committed to: treating all people with care, operating with integrity, striving for excellence in everything we do, showing passion about delivering on our commitments, and being unified in all our enterprise endeavors.

The employee in this position is responsible for ensuring that the office space presents a professional and positive work environment that best represents a company like Valvoline. The office administrator has no direct reports but provides guidance to various external associates and service providers. They work within corporate guidelines and ensure compliance with local laws, as it relates to the office and its daily operations. In his/her daily tasks and projects, he/she closely cooperates with all stakeholders from the Rotterdam office to ensure that the office is representable and fully usable, efficient and productive by all employees, customers, and guests.

**Note: this is a parttime role - 32 hours per week**

In this role you will focus on...

**Administrative tasks**
- Participate in and organize Company events or conferences.
- Arrange couriers and deliveries ensuring time-sensitive material is received on time.
- Handling administrative requests and queries.
- Organize and schedule meetings, appointments, and events (Christmas, Easter, Sinterklaas, etc.)
- Maintain office records and filing systems in a neat and organized manner.
- Manage office supplies and equipment, including ordering and organizing inventory.
- Processing invoices in SAP
- Assisting with HR-related tasks such as onboarding new employees

**Office interior management**
- Maintain the office condition and arranging necessary repairs.
- Supervise the maintenance and alteration of office areas and equipment and meetings room. Takes care of housekeeping of office facilities (starting and emptying dishwasher, fruit and other groceries, etc.)
- Supervise the maintenance of office equipment, including copier, fax machine, etc.
- Ensuring the office is clean, professional, and safe.

**Office stakeholder management**
- Manage the reception area of the commercial office to ensure effective telephone and mail communications both internally and externally to maintain professional image.
- Deal with correspondence, complaints and queries.
- Ensuring smooth operations of the Rotterdam office and handling office policies effectively. Ensure that office policies and procedures are up to date and followed by staff and visitors.
- Communication with the landloard and different vendors and 3rd parties.

**Guest management**
- Provide general support to visitors.
- Handling parking spaces and access to the parking (vistors)
- Assist with traveling customer visitors who will stay overnight in Rotterdam (booking hotels, taxi, public transport, restaurant, etc.)
- Help customer visitors with booking flights when needed (f.e. first visit to NL/Rotterdam).
- Greeting and reporting guests' arrivals to building security if needed.

What you'll bring...
- High school degree, additional qualification as an Administrative assistant or Secretary will be a plus.
- A minimum of 5 years proven experience as an Office manager, Front office manager or Administrative assistant.
- A minimum of 5 years proven experience as an office administrator, front office front office administrator/manager or administrative assistant.
- Knowledge of office administrator responsibilities, systems and procedures.
- Proficiency in MS Office (MS Excel and MS Outlook, in particular).
- Strong organizational and planning skills in a fast-paced environment.
- Must be fluent in Dutch and English, both written and verbally.
- Attention to detail and problem solving skills.
- Basic knowledge of SAP.

Valvoline Global provides equal employment opportunities to all employees and applicants for employment and prohibits discrimination and harassment of any type without regard to race, color, religion, age, sex, national origin, disability status, genetics, protected veteran status, sexual orientation, gender identity or expression, or any other characteristic protected by federal, state or local laws. Are you good at what you do? Join u

  • Office Manager

    3 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Rotterdam Rail Feeding B.V. Voltijd

    Ben jij de persoon die zich volledig verantwoordelijk wil voelen voor ons kantoor in Rotterdam in de breedste zin van het woord, alsmede verantwoordelijk voor de gehele lease-administratie, dan gaan we graag met jou in gesprek. **Waar ga jij je zoal mee bezig houden?** Het takenpakket omvat o.a. de volgende taken en verantwoordelijkheden: - Het volledige...

  • Front Office Manager

    3 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Rotterdam Marriott Hotel Voltijd

    Wat ga je doen?Als Front Office Manager bij het Rotterdam Marriott Hotel ben jij de drijvende kracht achter onze Front of House teams. Deze bestaan uit de Front Office, Guest Relations, Millennium Tower en Guest Services/Security. Jij leidt een dynamisch team van 30 collega’s en zorgt ervoor dat onze gasten een uitstekende ervaring hebben van het moment...

  • Front Office Manager

    2 dagen geleden

    Rotterdam, Nederland Rotterdam Marriott Hotel Voltijd

    Wat ga je doen?Als Front Office Manager bij het Rotterdam Marriott Hotel ben jij de drijvende kracht achter onze Front of House teams. Deze bestaan uit de Front Office, Guest Relations, Millennium Tower en Guest Services/Security. Jij leidt een dynamisch team van 30 collega’s en zorgt ervoor dat onze gasten een uitstekende ervaring hebben van het moment...

  • Office manager

    2 weken geleden

    Rotterdam, Nederland YoungCapital Voltijd

    Ben jij een organisator? 36-40 uur per week beschikbaar? Salaris tussen de € en € ! Start als fulltime Office Manager in hartje Rotterdam! Wat ga je doen?Onze opdrachtgever is een internationaal recruitmentbureau dat zich richt op de bemiddeling van professionals in verschillende sectoren, zoals fin...

  • Front Office Medewerker

    4 weken geleden

    Rotterdam, Nederland ZAPP office Voltijd

    Stel je voor: een stijlvol, modern business center in hartje Rotterdam, waar elke dag nieuwe gezichten en verhalen samenkomen. Bij ZAPP office draait alles om flexibiliteit, creativiteit en gastvrijheid. Als onze **Front Office Medewerker **ben jij het geheime wapen achter een vlekkeloze werkdag en zorg je ervoor dat onze huurders en elke bezoeker zich...

  • Office Manager

    2 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Stichting Nederlands Arbitrage Instituut Voltijd

    Stichting Nederlands Arbitrage Instituut (NAI) is op zoek naar een **Office Manager.** Ben je graag de spin in het web en vind je het leuk het verschil te maken in een dynamisch team. Dan is dit een mooie kans! **Over het NAI** Het NAI faciliteert en bevordert geschillenbeslechting door middel van arbitrage, mediation en bindend advies. Arbitrage...

  • Front Office Manager

    4 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Amrâth Hôtels Voltijd

    **Front Office Manager - Rotterdam**: Amrâth Airport Hotel Rotterdam Rotterdam - Fulltime - MBO/HBO - 2 - 5 jaar ervaring - Taal: NL / EN - Leidinggevend - Management / Receptie / Reserveringen Het natuurlijke 4-sterren hotel gelegen tussen Amrâth Airport Hotel Rotterdam en groen Overschie. Het hotel beschikt over 99 kamers en 9 vergaderzalen voor...

  • Assistent Front Office Manager

    8 uur geleden

    Rotterdam, Nederland Hotel The James Rotterdam Voltijd

    Jij bent die persoon die Rotterdam op zijn duimpje kent en dan hebben we het niet over detoeristische plekken, maar de échte hidden gems. Met jouw gouden tips en gastvrijheid hebje een gigantische impact op de beleving en tevredenheid van de gasten. Die grote glimlachop hun gezicht is jouw doel, want dat zorgt bij jou ook voor een big smileFamilie &...

  • Office Manager

    2 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Erasmus Universiteit Rotterdam Voltijd

    **Introductie**: Het Leiden-Delft-Erasmus Centre for Big, Open and Linked Data (BOLD) Cities is een samenwerkingsverband tussen de Universiteit Leiden, Technische Universiteit Delft en de Erasmus Universiteit Rotterdam. Wij richten ons op de rol en mogelijkheden van Big, Open en Linked Data (BOLD) voor het leven in en het besturen van de stad. Ons doel is om...

  • HR / Office Manager

    1 week geleden

    Rotterdam, Nederland Fashiontiger Voltijd

    Zoek jij een baan op het gebied van Human Resources, vind je het leuk om administratief alles op orde te hebben en ben jij een uitblinker in het spelen van regeltante? Dan zijn wij op zoek naar jou! Over de rol Op ons mooie, nieuwe kantoor in Rotterdam zijn wij op zoek naar een HR / Office manager. In deze allround rol ben je het aanspreekpunt, de uitvoerder...

  • Office Manager

    2 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Van Oord Voltijd

    Rotterdam Other From 36 Hours Per Week Ben je op zoek naar een veelzijdige functie met veel verantwoordelijkheden? Als Office Manager voor ons Ship Management Department (SMD) anticipeer je op de behoeften van de directie en het managementteam, vaak nog voordat deze zich voordoen. Bouw samen met ons aan de toekomst en solliciteer nu!Interesse in deze...

  • Office Manager

    4 weken geleden

    Rotterdam, Nederland APCOA Parking Nederland Voltijd

    **Office Manager** APCOA Parking Nederland B.V. maakt deel uit van APCOA Parking Group, de nummer één parkeerexploitant in Europa. Met 50 jaar ervaring op parkeergebied en een jaarlijkse omzet van meer dan 1 miljard euro onderscheidt APCOA Parking zich van haar concurrenten. De groep beheert en exploiteert ruim 1,5 miljoen parkeerplaatsen op meer dan...

  • Front Office Manager

    3 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Urban Residences Rotterdam Voltijd

    Als Front Office Manager ben je verantwoordelijk voor de receptie. Je stuurt je receptie collega’s aan en coacht hen vol energie en passie voor het vak. Jij en je team zorgen ervoor dat de gast aan niets ontbreekt tijdens hun gehele verblijf. Jij voelt je niet alleen verantwoordelijk voor de gasten maar zorgt er ook voor dat alles goed loopt in je team....

  • Office Manager

    3 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Officemanager.nl B.V. Voltijd

    **Office Manager Rotterdam(24-32 uur per week)** Ben jij de spin in het web die wij zoeken? Voor een familiair internationaal technisch maakbedrijf met een geschiedenis van meer dan 75 jaar zoeken wij een enthousiaste en zelfstandige Office Manager. In deze rol ben jij de drijvende kracht achter een soepel draaiend kantoor, ondersteun je het managementteam...

  • Office Manager Rotterdam 36 of 40 Uur

    4 weken geleden

    Rotterdam, Nederland SuperStaff Agency Voltijd

    Cauberg Huygen, hét adviesbureau voor bouwfysica, duurzaamheid en veiligheid, is op zoek naar een proactieve office manager. Jij houdt onze projectadministratie op rolletjes en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt, zodat je collega’s zich volledig kunnen richten op hun werk. Samen bouwen we aan een toekomst vol duurzame en veilige oplossingen. Benieuwd...

  • Front Office Manager

    2 weken geleden

    Rotterdam, Nederland RED Company B.V. Voltijd

    **Front Office Manager** Maar eigenlijk dekt geen enkele titel de lading van deze uitdagende functie volledig. Jouw dag kan het ene moment bestaan uit complex agendabeheer, vervolgens ontvang je enthousiast een bezoeker, tussendoor stuur je leveranciers aan en boek je een vlucht voor onze directeur. Een hele diverse functie waarin iedere dag anders is. - De...

  • Office Manager

    3 dagen geleden

    Rotterdam, Nederland InsTech Netherlands Voltijd

    Ready to be the heartbeat of our office? Join us as Office Manager and make a real impact every day! InsTech Netherlands is a dynamic and innovative company at the forefront of smart security inspection technology. Established in 2017 the company has rapidly expanded its presence with offices in Rotterdam and Amsterdam. InsTech Netherlands is committed to...

  • Office Manager

    3 dagen geleden

    Rotterdam, Nederland InsTech Netherlands Voltijd

    Ready to be the heartbeat of our office? Join us as Office Manager and make a real impact every day!InsTech Netherlands is a dynamic and innovative company at the forefront of smart security inspection technology. Established in 2017 the company has rapidly expanded its presence with offices in Rotterdam and Amsterdam. InsTech Netherlands is committed to...

  • Office Manager

    3 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Vertigo Games Voltijd

    **Your mission**: We are Vertigo Games, the home of VR gaming! We develop and publish some of the best VR titles to date and we love doing it! We offer you the opportunity to work with a team of experienced professionals on the core of an exciting growing VR game development studio. As our office manager, you will become the heartbeat of our Rotterdam...

  • Office Manager

    2 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Cohelion Software Voltijd

    Wij zijn op zoek naar een goed georganiseerde Office Manager die graag onderdeel wil zijn van de professionaliseringslag waar we nu bij Cohelion mee bezig zijn. Als Office Manager heb je een zeer veelzijdig takenpakket. Het gaat om een gecombineerde functie: officemanagement, HR en financiële administratie (en nog wat overige taken). Met verder voornamelijk...