Officemanager

5 dagen geleden

Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Ministerie van Defensie Voltijd
Als officemanager ben je de spin in het web die zorgt dat de programmadirecteur en haar plaatsvervanger optimaal leiding kunnen geven aan het programma. Je haalt er voldoening uit dat hun agenda's op orde zijn en dat zij op tijd over al hun stukken beschikken. Je vindt het leuk om hierover veel uiteenlopende contacten te hebben met collega's binnen en buiten het programma. Zeker in drukke periodes zorg jij voor overzicht en rust.

Daarnaast ben je een vraagbaak voor de rest van de directie voor zaken als IT-middelen of huisvesting. Ook ben je betrokken bij de organisatie van teamactiviteiten, zowel inhoudelijke sessies als bijeenkomsten voor saamhorigheid. Deze taken doe je samen met je collega's van het programmabureau: een vrolijk, jong team dat zich bezighoudt met alle programmabrede onderwerpen, zoals financiën, personeelszaken, beleid en communicatie.

Je vervult secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden:

- (coördineert) het secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten;
- (coördineert) de afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
- Coördineert complexe informatiestromen;
- Fungeert als "buffer" naar de interne organisatie en externe omgeving;
- Het op basis van inschatting van het belang en de urgentie leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, het bewaken de voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren;
- Het verstrekken van informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen;
- Het zorg dragen voor verslaglegging, notuleren en uitwerking en opstellen stukken en verzorging correspondentie op globale aanwijzing administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard;
- Het ontvangen en te woord staan van bezoekers;
- Het aanleggen en bijhouden werkdossiers;
- Het samenstellen van (management)overzichten.

Opleidingen en kennisniveau:

- MBO werk- en denkniveau;
- Bij voorkeur een secretariële opleiding;
- Goede beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement;
- Kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringsprocedures;
- Kennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden;
- Kennis van en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt;
- Kennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier);
- Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Ervaring:
Vereist:

- Minstens 2 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur als managementondersteuner in een overheidsorganisatie;

Gewenst:

- Bekendheid met het ministerie van Defensie;
- Ervaring (als ondersteuner) in een bestuurlijke-/beleidsomgeving of politiek sensitieve context.

Competenties:

- Klantgericht;
- Delegeren;
- Plannen en organiseren;
- Organisatiegericht;
- Samenwerken;
- Integer;
- Leervermogen.

- Salarisniveau schaal 7
- Salarisomschrijving

Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

- Maandsalaris Min €3.035 – Max. €4.205 (bruto)
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling
- Contractduur Tot 31-12-2028
- Minimaal aantal uren per week 38
- Maximaal aantal uren per week 38

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, de Nederlandse nationaliteit is hiervoor een vereiste.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.

De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.

Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.

Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.

Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

  • Officemanager parttime

    2 weken geleden

    Alphen aan den Rijn, Zuid-Holland, Nederland Luba Voltijd

    Over het werkAls Officemanager ben jij de spil van ons kantoor. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en ontzorgt de directie en het team waar mogelijk. Dit is geen baan voor een carrièretijger die nog flink wil doorgroeien, maar juist een uitdagende en stabiele functie voor iemand met ervari...

  • Officemanager parttime

    3 weken geleden

    Alphen aan den Rijn, Zuid-Holland, Nederland Luba Uitzendbureau Deeltijd

    Over het werkAls Officemanager ben jij de spil van ons kantoor. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en ontzorgt de directie en het team waar mogelijk. Dit is geen baan voor een carrièretijger die nog flink wil doorgroeien, maar juist een uitdagende en stabiele functie voor iemand met ervari...

  • Office Assistant Vastgoed

    2 weken geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Officemanager Voltijd

    Spreekt de vastgoedwereld je aan, ben je cijfermatig goed onderlegd en werk je graag in een dynamische, hands-on omgeving? Voor LVDH Vastgoedfinanciering in Den Haag zoeken we een energieke Office Assistant die zich snel kan aanpassen en veelzijdige taken op zich kan nemen. Wat ga je doen? In deze veelzijdige rol ben jij de spil van het kantoor en combineer...

  • Officemanager parttime

    2 weken geleden

    Alphen aan den Rijn, Zuid-Holland, Nederland Luba Deeltijd

    Vacaturebeschrijving Over het werk Als Officemanager ben jij de spil van ons kantoor. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en ontzorgt de directie en het team waar mogelijk. Dit is geen baan voor een carrièretijger die nog flink wil doorgroeien, maar juist een uitdagende en stabiele functie voor iemand met ervaring, die geniet van afwisseling en...

  • Kantoorassistent

    3 dagen geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat ga je doenAls onderdeel van het team Secretariat Plus werk je nauw samen met de officemanager en professionals die diversiteit en samenwerking hoog in het vaandel hebben staan. De teamleden brengen een schat aan ervaring en expertise mee, waardoor er absoluut ruimte is voor ontwikkeling en verrijking.Het secretariaat speelt een sleutelrol bij de...

  • Officemanager

    5 dagen geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Derksen & Drolsbach (D&D) Voltijd

    Office Manager (tijdelijk, vervanging zwangerschapsverlof) Start medio juni 2025 / 32 uur per week / Standplaats: Den Haag Wil je afwisselende werkzaamheden, vind je het leuk om het belangrijkste aanspreekpunt te zijn voor je collega's en krijg je energie van het ondersteunen en ontzorgen van anderen? Of het nu gaat om goochelen met agenda's zodat een...

  • Officemanager

    5 dagen geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Derksen & Drolsbach (D&D) Voltijd

    Office Manager (tijdelijk, vervanging zwangerschapsverlof) Start medio juni 2025 / 32 uur per week / Standplaats: Den HaagWil je afwisselende werkzaamheden, vind je het leuk om het belangrijkste aanspreekpunt te zijn voor je collega's en krijg je energie van het ondersteunen en ontzorgen van anderen? Of het nu gaat om goochelen met agenda's zodat een...

  • Kantoorassistent Met Fijne Greep Op Het Organiseren

    1 dag geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Secretary Plus Voltijd € 2.500 - € 3.100

    Over het werkDit ga je doenAls kantoorassistent bij Secretary Plus ondersteun je de officemanager met de dagelijkse secretariële taken van de bestuursleden en collega's.Jouw organisatorische talent en proactieve werkhouding dragen bij aan een vlotte en efficiënte bedrijfsvoering. Kortom, met jouw werk zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt, wat...

  • OFFICEMANAGER Fulltime

    3 weken geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Meta Carriere Voltijd

    Als Fleet Administration Officer speel je een cruciale rol in het beheer van de voertuigen van ons bedrijf. Je bent verantwoordelijk voor het bijhouden van nauwkeurige administratie van de in- en uitgaande voertuigen, waaronder onderhoud, brandstofgebruik, openbaar parkeren en verzekeringen. Bijhouden van nauwkeurige en up-to-date administratie van de...

  • OFFICEMANAGER Fulltime

    3 weken geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Meta Carriere Voltijd

    Als Fleet Administration Officer speel je een cruciale rol in het beheer van de voertuigen van ons bedrijf. Je bent verantwoordelijk voor het bijhouden van nauwkeurige administratie van de in- en uitgaande voertuigen, waaronder onderhoud, brandstofgebruik, openbaar parkeren en verzekeringen.

  • Office Assistant

    3 weken geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Dit ga je doen Onze opdrachtgever is op zoek naar een zogenoemde duizendpoot, een hands-on office assistant Als office assistant ondersteun jij de officemanager met de dagelijkse secretariële ondersteuning van de bestuursleden en collega's.  Jouw organisatorische talent en proactieve werkhouding dragen bij aan een vlotte en efficiënte bedrijfsvoering....

  • Office Assistant

    3 weken geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Dit ga je doen Onze opdrachtgever is op zoek naar een zogenoemde duizendpoot, een hands-on office assistant Als office assistant ondersteun jij de officemanager met de dagelijkse secretariële ondersteuning van de bestuursleden en collega's.  Jouw organisatorische talent en proactieve werkhouding dragen bij aan een vlotte en efficiënte bedrijfsvoering....

  • Office Assistant

    1 week geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Dit ga je doenOnze opdrachtgever is op zoek naar een zogenoemde duizendpoot, een hands-on office assistant Als office assistant ondersteun jij de officemanager met de dagelijkse secretariële ondersteuning van de bestuursleden en collega's.  Jouw organisatorische talent en proactieve werkhouding dragen bij aan een vlotte en efficiënte bedrijfsvoering....

  • Office Assistant

    10 uur geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Dit ga je doen Onze opdrachtgever is op zoek naar een zogenoemde duizendpoot, een hands-on office assistant Als office assistant ondersteun jij de officemanager met de dagelijkse secretariële ondersteuning van de bestuursleden en collega's.  Jouw organisatorische talent en proactieve werkhouding dragen bij aan een vlotte en efficiënte bedrijfsvoering....

  • Officemanager

    4 weken geleden

    Katwijk aan den Rijn, Zuid-Holland, Nederland Romonta Voltijd

    Ben jij een alleskunner die graag orde schept en creativiteit toevoegt aan een groeiende organisatie? Bij Romonta zoeken we een Office Manager die niet alleen ons kantoor soepel laat draaien, maar ook meedenkt over marketing en communicatie. Van agenda's beheren tot LinkedIn-posts maken – jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Als Office Manager...

  • Stage Facilitair Leidinggevende

    3 weken geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Wigo4it Voltijd

    Wigo4it is een unieke IT-club. Wij zijn een overheidsorganisatie met een public cloud-first strategie waarmee we pijlsnel applicaties aanpassen aan de actualiteit. Dit label wordt door onze feedbackpartner Effectory alleen toegekend aan organisaties die door hun eigen medewerkers bovengemiddeld hoog worden gewaardeerd op het gebied van...

  • Stage Facilitair Leidinggevende

    3 weken geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Wigo4it Voltijd

    Wigo4it is een unieke IT-club. Wij zijn een overheidsorganisatie met een public cloud-first strategie waarmee we pijlsnel applicaties aanpassen aan de actualiteit. Dit label wordt door onze feedbackpartner Effectory alleen toegekend aan organisaties die door hun eigen medewerkers bovengemiddeld hoog worden gewaardeerd op het gebied van...

  • Stage Facilitair Leidinggevende

    2 weken geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Wigo4it Voltijd

    Wigo4it is een unieke IT-club. Wij zijn een overheidsorganisatie met een public cloud-first strategie waarmee we pijlsnel applicaties aanpassen aan de actualiteit. Dit label wordt door onze feedbackpartner Effectory alleen toegekend aan organisaties die door hun eigen medewerkers bovengemiddeld hoog worden gewaardeerd op het gebied van...

  • Huismeester - Facilitaire Eindbaas

    2 weken geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Wigo4it Voltijd

    Maak het verschil bij Wigo4itWigo4it is een unieke IT-club. Wij zijn een overheidsorganisatie met een public cloud-first strategie waarmee we pijlsnel applicaties aanpassen aan de actualiteit. We zijn uitgeroepen tot World-class Workplace 2024-2025 Dit label wordt door onze feedbackpartner Effectory alleen toegekend aan organisaties die door hun eigen...

  • Huismeester - Facilitaire Eindbaas

    3 weken geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Wigo4it Voltijd

    Maak het verschil bij Wigo4itWigo4it is een unieke IT-club. Wij zijn een overheidsorganisatie met een public cloud-first strategie waarmee we pijlsnel applicaties aanpassen aan de actualiteit. We zijn uitgeroepen tot World-class Workplace Dit label wordt door onze feedbackpartner Effectory alleen toegekend aan organisaties die door hun eigen medewerkers...