Executive Assistant

6 maanden geleden

Amsterdam, Nederland Spencer Stuart Voltijd

KEY RELATIONSHIPS


Reports to Consultant (solid line)


Other key relationships

Other Consultants
Research Team (Associates, Analysts)
Other Executive Assistants
Assigned Mentor(s)
Administrative Staff (Finance, Facilities)
Corporate Office Staff


KEY RESPONSIBILITIES
• Manage and maintain consultants calendar and coordinate trip schedules, making all travel and associated arrangements, including assistance with hotel reservations, air travel, directions and any other related requirements.
• In accordance with the Firm’s brand standards, prepare all production work associated with executing a search assignment from start to finish, including qualifications packages for potential new projects, proposal and confirmation letters, position specifications, target lists, progress reports, candidate presentations, reference reports, closeout letters, and candidate and client correspondence.
• Close out completed projects and organize all material associated with the project in accordance with audit requirements.
• Work closely with colleagues (consultants, research and other EAs) and partners on projects and help coordinate efforts and schedules, in an international working environment.
• Work closely with client organizations to schedule candidates for interviews with clients, including assistance with hotel reservations, air travel, directions and any other search-related requirements.
• Ensure that clients are properly billed in accordance with any special terms; monitor accounts receivables; review monthly client billing worksheets and consultant corporate credit card statements for charges to be allocated to relevant projects.
• Prepare monthly expense reports and ensure accuracy of the allocation of client-related expenses.
• Provide assistance with additional office responsibilities, including but not limited to reception/front desk/switchboard coverage, supporting multiple consultants, document proofreading and quality assurance, client meeting preparation, special office projects, social functions and any other tasks identified on an ad-hoc basis.

IDEAL EXPERIENCE
• Minimal HBO education.
• Expert User of Office Applications (Word, Excel, PowerPoint and Outlook).
• Experience coordinating complex logistics and projects with multiple stakeholders.
• 3+ years of project management or executive administrative assistant experience in a professional services environment is required.
• Excellent proofreading skills in Dutch and English needed for preparation of client- and candidate reports.
• Strong analytical, communication, organization and writing skills.
• Experience working with a database is considered a significant asset.
• Ability to multi task and adapt to constantly changing priorities due to the ever-changing and fast-moving environment in which we operate.
• Capable of processing large volumes of work, often under pressure, within structured systems and to tight deadlines.
• A team player with a ‘can do’ attitude to support colleagues and provide holiday cover for other EAs.


PERSONAL CHARACTERISTICS
• Good sense of humor.
• Solid judgement; the ability to make sound decisions and work autonomously in the absence of constant supervision.
• Very strong organization and prioritization abilities.
• Accessible and discrete, a natural confidant.
• Strong client orientation; inherent desire to deliver beyond the call of duty.
• Discretion and sensitivity in dealing with confidential communications and documentation.
• Endurance and the ability to stickhandle multiple conflicting priorities at once.
• Proactive; takes steps to prevent problems before they occur.

CRITICAL COMPETENCIES
As measured by year-end performance appraisal and ongoing client, consultant, and peer feedback.
Customer Mindset
Remembering that the EA is the face of the firm and often the person most seen or heard by the client. Behaving professionally, politely and positively when in discussion with the client.
Project Management
Proactively manage projects to ensure smooth and high-quality outcomes while working on multiple assignments with differing priorities and abbreviated timelines that involve team members with varying communication and execution styles.

Quality
Demonstrate ethical, sound professional practices and personal accountability. Display a curiosity and desire for knowledge and staying current with colleagues, the Firm and its systems.

BENEFITS AND WORKING HOURS
• Full time position. (40 hours per week)
• No 9:00 to 17:00 mentality. Working hours in consultation with your team.
• Location: Beethovenstraat 522, 1082 PR Amsterdam.
• Temporary contract.
• Salary: max EUR 4,000 – 4,500 month.
• Holiday allowance equal to 8% of the gross salary.
• In-house lunch if Covid permits.
• 26 days holiday per annum.
• EUR 42.50 contribution towards your personal health insurance.
• Life insurance for employees who work 30 or more hours per week for up to three times annual salary and a long-term disability insurance which will provide 75% of salary after 26 weeks of qualifying absence.
• Bonus Scheme – dependent upon the profitability of the Firm and individual performance in excess of expected high standards and team contribution.
• Pension contribution of 7.5 % of your annual income.

  • Executive Assistant

    3 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doen Als executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden

  • Executive Assistant

    3 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenAls executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden...

  • Executive Assistant

    3 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenAls executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden...

  • Executive Assistant

    3 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenAls executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden...

  • Executive Assistant

    3 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenAls executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden...

  • Executive Assistant

    3 weken geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Noord-Holland, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenAls executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden

  • Executive Assistant

    3 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doen Als executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden van de Executive Board, de Board of Trustees en de Delegated...

  • Executive Assistant

    3 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenAls executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden van de Executive Board, de Board of Trustees en de Delegated Board...

  • Executive Assistant

    3 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doen Als executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden van de Executive Board, de Board of Trustees en de Delegated...

  • Executive Assistant

    3 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doen Als executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden van de Executive Board, de Board of Trustees en de Delegated...

  • Executive Assistant

    3 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenAls executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden van de Executive Board, de Board of Trustees en de Delegated Board...

  • Executive Assistant

    2 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doen Als executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden van de Executive Board, de Board of Trustees en de Delegated...

  • Executive Assistant

    3 weken geleden

    amsterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenAls executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden van de Executive Board, de Board of Trustees en de Delegated Board...

  • Executive Assistant

    3 weken geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenAls executive assistant bij onze opdrachtgever speel je een centrale rol in het ondersteunen van de Executive Board en het waarborgen van een soepele werking van de bestuursprocessen. Je werkt nauw samen met de executive assistant van de CEO en biedt ondersteuning aan de leden van de Executive Board, de Board of Trustees en de Delegated Board...

  • Executive Assistant, Amsterdam

    1 maand geleden

    Amsterdam, Nederland Adecco Voltijd

    Ben jij de Executive Assistant die het directieteam naar een hoger niveau tilt?We zoeken een proactieve en gedreven Executive Assistant die ondersteuning biedt aan het directieteam van een snelgroeiend techbedrijf.Taken:Agenda beheren en diensten plannenOndersteuning bieden aan CEO en managementteamProjecten coördineren en implementerenResultaten analyseren...

  • Executive Assistant

    6 maanden geleden

    Amsterdam, Nederland Metyis Voltijd

    We are looking for an Executive Assistant, to join our Metyis' team in Amsterdam. We need someone who is passionate about taking care of others, but also very well-organized and detail-oriented. **What we offer**: - A balanced work environment where you will have autonomy, responsibility and ownership while working with a vibrant and dynamic team. - Direct...

  • Executive Assistant

    2 maanden geleden

    Amsterdam, Nederland Sony Music Entertainment Netherlands Voltijd

    Als Executive Assistant ondersteun je de Managing Director Benelux op zowel operationeel als strategisch niveau. In deze veelzijdige rol combineer je de dagelijkse taken van een Executive Assistant met de strategische ondersteuning van een Chief of Staff. Je bent verantwoordelijk voor het efficiënt beheren van dagelijkse zaken zoals agendabeheer en...

  • Executive Assistant

    6 maanden geleden

    Amsterdam, Nederland Holland & Barrett Voltijd

    "Wil jij de spil zijn in een dynamische organisatie waar gezondheid en welzijn centraal staan? Holland & Barrett zoekt een getalenteerde Executive Assistant om ons team te versterken! Als jij gedreven bent om excellente ondersteuning te bieden aan onze directie, dan ben jij wellicht de perfecte aanvulling op ons team. Als Executive Assistant bij Holland &...

  • Executive Assistant

    1 maand geleden

    Amsterdam, Nederland DeepHealth Voltijd

    We are seeking a dynamic and experienced Executive Assistant here at Deephealth! You will serve as a vital support system for senior executives, ensuring the efficient operation of their offices and enabling them to focus on strategic initiatives. This role involves a dynamic blend of administrative tasks, project management, and communication, all tailored...

  • Executive Assistant

    3 maanden geleden

    Amsterdam, Nederland Pure Assistants Voltijd

    **Vacature Executive Assistant & Office Manager**: Ben jij een gedreven, proactieve professional die houdt van dynamiek en internationale samenwerking? Voor een snelgroeiende consultancyorganisatie in Amsterdam zoeken wij een ervaren Executive Assistant én Office Manager. Je komt terecht in een bovengemiddeld open, dynamische en internationale cultuur, waar...