Secretaris/ Management Assistant Esa
2 weken geleden
Voor de ondersteuning van de Directeur ESA zijn we op zoek naar een Secretaris/Management Assistent. De werkzaamheden bestaan uit o.a.:
- Voorstellen van prioriteiten, termijnen en opvolging en (waar nodig na fiattering van leidinggevende) daar zelfstandig uitvoering aan geven.-
- Administratieve ondersteuning leidinggevende (t.b.v. reizen, HR zaken, ICT-verzoeken, financiën).-
- Frequent notuleren van vergaderingen, zoals in het Nederlands als in het Engels; voorbereiden agenda en vergaderstukken.-
- Zorgdragen voor afstemming tussen de agenda's van de verschillende overleggen.-
- Identificeren, organiseren, opvolgen, monitoren en rapporteren van besluiten en actiepunten uit de vergaderingen.-
- Communicatie binnen de organisatie over nieuwe procedures en besluiten en indien van toepassingen signaleren van niet lopende procedures waarvoor zelf een voorstel voor aanpassing wordt gedaan.-
- (mede) organiseren van bijeenkomsten/events.-
- Als achtervang voor de management assistent:- Algehele ondersteuning op het vakgebied van de leidinggevende als Directeur ESA.
- Coördinerende taken en werkzaamheden zowel ten behoeve van de leidinggevende als richting de organisatie.
- Complex agendabeheer: het proactief en zelfstandig managen van de agenda en mailbox.
Het is een zeer veelzijdige functie, waarbij de lat hoog ligt en er snel geschakeld moet worden. Je bent dan ook een aanpakker die van nature georganiseerd en gestructureerd werkt en energie krijgt van de grote dynamiek in de werkzaamheden.
Functie eisen
- Wij zoeken een enthousiaste, betrokken en zelfstandige teamspeler die zich in onderstaande punten herkent:
- HBO en mínimaal 3 jaar relevante werkervaring.-
- Ervaring of affiniteit met een innovatieve, ontwikkelingsgerichte academische onderwijs
- en onderzoeksomgeving.-
- Goede beheersing van zowel de Engelse als de Nederlandse taal.-
- Uitgebreide ervaring met MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, MS Teams, Sharepoint en Excel) en vergader tooling.-
- Organisatietalent, dat verbanden legt en zorgt voor oplijning in de besluitvormingsprocessen.-
- Communicatief sterk, betrokken en het vermogen om mee te denken met de organisatie.-
- Representatief, servicegericht, consciëntieus, stressbestendig, organisatiesensitief en accuraat.-
- Flexibel, proactief en snel van begrip.-
- Vermogen om moeiteloos te kunnen schakelen tussen higher en lower level taken.Aanbod
Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Naast mooie architectuur, vind je er gevarieerde werkplekken en uitstekende sportfaciliteiten.
- Daarnaast bieden we jou:
- Een maandsalaris van mínimaal €3.072;
- tot maximaal €4.103;
- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 8 cao Nederlandse Universiteiten).-
- Het betreft een aanstelling voor de periode van één jaar voor 0,6 fte met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd meteen daaropvolgend.-
- Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.-
- Gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.-
- Keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.-
- Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.-
- Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekendeontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.-
- Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.Organisatie
Secretaris/Management Assistent ESA (0,6 fte)
Ben jij op zoek naar een uitdagende baan als secretaris/management assistent met een veelzijdig takenpakket op een cruciale plek in de organisatie als spin in het web? Wellicht is deze functie binnen Education and Student Affairs (ESA) dan iets voor jou
- De afdeling Education and Student Affairs (ESA) is op zoek naar een enthousiaste, proactieve en klantgerichte secretaris/Management Assistent. Samen met de directeur ESA en de andere management assistent en de secretarissen van de verschillende overlegstructuren vorm jij één team. Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding en afronding van de vergaderingen van het management team ESA, het Managersoverleg ESA (MESA) en tevens van het Onderwijsbestuur (OB). Je bevindt je dan ook in een centrale schakelpositie waarin je veel contact hebt met zowel faculteiten als andere diensten en het College van Bestuur. Je voelt je dan ook als een vis in het water bij een regierol en weet goed wat er in de organisatie speelt en schakelt makkelijk met collega's op verschillende niveaus.
Inlichtingen
- Helen van Mierlo
Vragen over deze vacature?
**Helen van Mierlo**
Senior Consultant
-
Management Assistant
2 weken geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland Undutchables VoltijdOur client is looking for a Junior Management Assistant (1+ year of experience) and possibly also a Medior Management Assistant (3+ years of experience). Responsibilities:Manage calendars and Our client is looking for a Junior Management Assistant (1+ year of experience) and possibly also a Medior Management Assistant (3+ years of experience)....
-
Management Assistant
2 weken geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland Undutchables Voltijd € 2.900 - € 4.000Our client is looking for a Junior Management Assistant (1+ year of experience) and possibly also a Medior Management Assistant (3+ years of experience). Manage calendars and emails for senior managers, coordinating meetings and ensuring smooth communication flow. Handle travel arrangements efficiently, from flights to accommodations, with a keen eye on...
-
Management Assistant
2 weken geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland Vebego VoltijdBij Vebego Facility Solutions regelen we alle facilitaire zaken voor onze klanten. Van schoonmaak tot catering, van gebouwbeheer tot technisch onderhoud. Hiermee zorgen wij voor een duurzame, schone, veilige en gezonde omgeving waarin mensen op een plezierige wijze geweldig werk kunnen leveren. Voor het directieteam, zoeken wij een enthousiaste Management...
-
Office Assistant
2 weken geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland MAG45 VoltijdAls Office Assistant bij MAG45 ben je van alle markten thuis. Je bent onze vrolijke noot die elke dag klanten en medewerkers te woord staat, en ze op een professionele en vriendelijke manier voorziet van de juiste informatie. Je bent als gastvrouw of gastheer het visitekaartje van onze organisatie.Vanuit de receptie ondersteun je verschillende afdelingen met...
-
Office Assistant
2 weken geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland MAG45 VoltijdAls Office Assistant bij MAG45 ben je van alle markten thuis. Je bent onze vrolijke noot die elke dag klanten en medewerkers te woord staat, en ze op een professionele en vriendelijke manier voorziet van de juiste informatie. Je bent als gastvrouw het visitekaartje van onze organisatie.Vanuit de receptie ondersteun je verschillende afdelingen met...
-
Office Assistant
2 weken geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland SMART Photonics VoltijdSMART Photonics wil de vertrouwde, toonaangevende fabriek- en ontwikkelingspartner zijn op het gebied van geïntegreerde fotonica. We werken nauw samen met onze klanten om innovatieve producten te creëren die het dagelijkse leven van mensen zal verbeteren. Om onze klanten en bezoekers de beste ervaring te bieden, zijn wij op zoek naar een Office...
-
Management Assistant
2 weken geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland Undutchables VoltijdWe're excited to present an exceptional opportunity on behalf of our client. They are currently seeking a talented Management Support Specialist to join their team and play a pivotal role in We're excited to present an exceptional opportunity on behalf of our client. They are currently seeking a talented Management Support Specialist to join their team and...
-
Management Assistant
2 weken geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland Undutchables Voltijd € 3.000 - € 3.600Job description We're excited to present an exceptional opportunity on behalf of our client. They are currently seeking a talented Management Support Specialist to join their team and play a pivotal role in supporting their executive leadership (Managing Director + HR Manager) and ensuring operational excellence. Key Responsibilities: Act as a primary...
-
Management Assistent
2 weken geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland Euflex VoltijdFunctieAls Management Assistant bij het bestuurssecretariaat voor het College van Bestuur ben je verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële werkzaamheden. Deze bestaan uit:- Functioneren als het eerste aanspreekpunt van bestuurslid;- Zelfstandig beheren en prioriteren van de mailbox en agenda van het bestuurslid;- Zelfstandig afstemmen/coördineren...
-
Executive Assistant
2 weken geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland ExcellentMatch B.V. Voltijd € 3.500 - € 4.500Ben jij die georganiseerde, proactieve en communicatieve Executive Assistant? Heb je met jouw dienstverlenende instelling, een scherp oog voor detail en een passie voor het ondersteunen van het dynamisch Nederlands directieteam? Help je hen de ambities te realiseren en ben je toe aan een nieuwe, uitdagende stap in je carrière met een stevige HR-component?...
-
Management Assistent Parttime
2 maanden geleden
Eindhoven, NB, Noord-Brabant, Nederland Secretary Plus VoltijdWat je gaat doenHoe leuk is het om aan de slag te gaan als Management Assistant bij een organisatie waarbij geen dag hetzelfde is? Bij onze opdrachtgever werkt een team met grote passie voor hun vak! Zij zijn gevestigd in de regio Den Bosch en alle collega’s werken grotendeels op kantoor. Ze
-
Management Assistent Parttime
3 maanden geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland Secretary Plus VoltijdHoe leuk is het om aan de slag te gaan als Management Assistant bij een organisatie waarbij geen dag hetzelfde is? Bij onze opdrachtgever werkt een team met grote passie voor hun vak Zij zijn gevestigd in de regio Den Bosch en alle collega's werken grotendeels op kantoor. Ze zijn erg resultaatgericht, houden van hectiek en zijn op zoek naar een collega die...
-
Executive Assistant
2 weken geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland ExcellentMatch B.V. Voltijd**_Ben jij die georganiseerde, proactieve en communicatieve Executive Assistant? Heb je met jouw dienstverlenende instelling, een scherp oog voor detail en een passie voor het ondersteunen van het dynamisch Nederlands directieteam? Help je hen de ambities te realiseren en ben je toe aan een nieuwe, uitdagende stap in je carrière met een stevige...
-
Executive Assistant
4 weken geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland ExcellentMatch B.V. VoltijdBen jij die georganiseerde, proactieve en communicatieve Executive Assistant? Heb je met jouw dienstverlenende instelling, een scherp oog voor detail en een passie voor het ondersteunen van het dynamisch Nederlands directieteam? Help je hen de ambities te realiseren en ben je toe aan een nieuwe, uitdagende stap in je carrière met een stevige HR-component?...
-
Executive Assistant
2 weken geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland ExcellentMatch B.V. VoltijdBen jij die georganiseerde, proactieve en communicatieve Executive Assistant? Heb je met jouw dienstverlenende instelling, een scherp oog voor detail en een passie voor het ondersteunen van het dynamisch Nederlands directieteam? Help je hen de ambities te realiseren en ben je toe aan een nieuwe, uitdagende stap in je carrière met een stevige HR-component?...
-
Executive Assistant
2 weken geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland ExcellentMatch B.V. VoltijdBen jij die georganiseerde, proactieve en communicatieve Executive Assistant? Heb je met jouw dienstverlenende instelling, een scherp oog voor detail en een passie voor het ondersteunen van het dynamisch Nederlands directieteam? Help je hen de ambities te realiseren en ben je toe aan een nieuwe, uitdagende stap in je carrière met een stevige HR-component?...
-
Executive Assistant
4 weken geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland ExcellentMatch B.V. VoltijdBen jij die georganiseerde, proactieve en communicatieve Executive Assistant? Heb je met jouw dienstverlenende instelling, een scherp oog voor detail en een passie voor het ondersteunen van het dynamisch Nederlands directieteam? Help je hen de ambities te realiseren en ben je toe aan een nieuwe, uitdagende stap in je carrière met een stevige HR-component?...
-
Finance Assistant
2 weken geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland GoodHabitz VoltijdBeing a Financial Assistant at GoodHabitz will bring you meaningful challenges to foster your development as a financial professional. In this position you will be responsible for global accounts which contains creating sales invoices and making sure that we receive the payment of the open invoices in time. Are you passionate about numbers and is being part...
-
P&C Assistant
2 weken geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland Primark VoltijdZowel modefans als koopjesjagers houden van Primark, dé winkel waar je naartoe gaat voor de laatste looks zonder te veel uit te geven. Wij zijn Primark, een internationale retailer die de laatste mode, beautyproducten en woonartikelen aanbiedt tegen de beste prijzen. Simpel gezegd: amazing fashion at amazing prices Wij zijn op zoek naar enthousiaste...
-
Administrative Assistant Eindhoven
4 weken geleden
Eindhoven, 5611AA, Noord-Brabant, Nederland Manpower VoltijdVacaturebeschrijving Ben je op zoek naar een boeiende positie waarin je je administratieve vaardigheden kunt laten schitteren? Dan hebben we de ideale baan voor jou! Word Plant assistant voor onze gewaardeerde opdrachtgever en verdien een aantrekkelijk bruto uurloon tot €19,-, met een vergoeding voor je reiskosten en de mogelijkheid om een solide...
