Office Manager

Voor onze faculteit Erasmus School of History, Culture and Communication (ESHCC) zijn we op zoek naar een Office Manager

Heb jij ruime ervaring met secretariële en administratieve werkzaamheden en werk je graag samen binnen een team en ondersteun je graag andere collega's? Of ben je juist nog niet zo ervaren maar vind je dat je met jouw persoonlijkheid en algemene vaardigheden toch die kandidaat bent die we zoeken? In beide gevallen nodigen we je graag uit om op deze mooie functie te solliciteren en onze afdeling te komen versterken.

Je werkt bij ons in een dynamische en internationale omgeving en hebt een divers takenpakket. Je werkzaamheden bestaan uit het uitvoeren van secretariële en administratieve werkzaamheden ten behoeve van de wetenschappelijke afdeling Media and Communication (M&C) binnen de faculteit ESHCC. Hierin werk je nauw samen met de Coördinator Bedrijfsvoering voor de afdeling en sta je in nauw contact met het management team M&C.

De belangrijkste werkzaamheden:

• eerste aanspreekpunt voor medewerkers en ontvangst bezoekers;
• administratieve ondersteuning op Human Resources processen zoals werving & selectie en inregelen van aanstellingen en contract mutaties;
• organiseren van goede werkplekken, beheer algemene ruimtes en beheer kantoorartikelen;
• afhandelen van correspondentie via mailbox en post, inclusief archivering;
• organiseren van afspraken en vergaderingen, inclusief zaalreserveringen en catering;
• bewerken, verwerken en opstellen van zakelijke correspondentie;
• notuleren tijdens overleggen;
• organiseren van events;
• overige secretariële werkzaamheden.

Als Office Manager is het van groot belang dat je gestructureerd werkt en overzicht kunt houden over de verschillende werkzaamheden. Het betreft een internationale dynamische organisatie waarin goede communicatieve vaardigheden en gevoel voor verhoudingen belangrijk zijn.

In deze functie werk je niet alleen samen met de Coördinator Bedrijfsvoering M&C, ook werk je in deze functie samen met de andere Office Managers en de andere Coördinator Bedrijfsvoering van de faculteit.

Je hebt een klantgerichte en samenwerkende houding. Je bent zelfstandig, initiatiefrijk en proactief. Je vindt het leuk om afwisseling te hebben in taken, onderwerpen en bezigheden. Je kunt snel en goed schakelen en blijft bij drukte het overzicht houden, en prioriteren. Indien nodig ben je in staat om hulp in te roepen en op te schalen waar nodig.

• je hebt minimaal een relevante afgeronde opleiding op minimaal mbo (bij voorkeur hbo) niveau;
• je hebt relevante werkervaring of hebt aantoonbaar potentie voor deze functie doordat je over de gevraagde kennis/vaardigheden beschikt
• je werkt nauwkeurig, met oog voor detail;
• je bent digitaal vaardig en hebt uitstekende kennis van Office 365 programma's, met name Outlook, Word, Excel en Powerpoint;
• ervaring met werken met SAP is een pré;
• binnen de afdeling is de voertaal zowel Engels als Nederlands dus goede beheersing van de Engelse en Nederlandse taal in woord en geschrift (allebei C1 niveau of hoger) is een must;
• werkervaring in werken met/ ondersteunen van grote afdelingen (circa 100 medewerkers) is een pré;
• je bent leergierig, sociaal vaardig en een echte aanpakker.

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is zo snel mogelijk maar wordt bepaald in goed overleg. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen de € 2.693 en € 3.636 bruto per maand Schaal 7, conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij Erasmus School of History, Culture and Communication (ESHCC), afdeling Media and Communication. De functie heeft een omvang van 0,6 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar, en kan bij goede prestaties en onveranderde organisatieomstandigheden omgezet worden in een vaste aanstelling.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
  
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals , Fame, of QuEUR.
  
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget, buitenlandse uitwisselingsmogelijkheden grotendeels op onze kosten, en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
  
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
  
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus.

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook 'Creating positive societal impact'. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter. We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten.

De Erasmus School of History, Culture and Communication (ESHCC) maakt onderdeel uit van de Erasmus Universiteit Rotterdam. De faculteit verzorgt onderwijs en doet onderzoek op het terrein van Geschiedenis, Kunst- en Cultuurwetenschappen en Media & Communicatie.

De ESHCC biedt kwalitatief hoogstaand onderwijs, gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek, op het snijvlak van de Geesteswetenschappen en de Sociale Wetenschappen. Er wordt onderwijs gegeven aan ambitieuze, Nederlandse en internationale studenten in een prikkelende leeromgeving. Na hun afstuderen hebben zij kennis, inzicht en vaardigheden opgedaan om een belangrijke en inspirerende bijdrage te leveren aan een samenleving die steeds internationaler wordt en waarin diversiteit een grote rol speelt.

De faculteit telt drie bacheloropleidingen, die tezamen vijf programma's aanbieden, waarvan er drie volledig internationaal zijn. Daarnaast zijn er drie masteropleidingen en een onderzoeks-master, die gezamenlijk tien programma's bieden, waaronder acht internationale programma's.

ERMeCHS is het onderzoeksinstituut van de Erasmus School of History, Culture, and Communication (ESHCC). Onderzoekers bij ERMeCHS voeren interdisciplinair onderzoek uit op het gebied van media, communicatie, cultuur, kunst, geschiedenis en samenleving.

De functie is onderdeel van de afdeling Media and Communication. ESHCC is gehuisvest in het Van der Goot (M) Building op campus Woudestein van de Erasmus Universiteit Rotterdam. Er studeren circa 2300 studenten en er werken 240 medewerkers.

De afdeling Media en Communicatie is een dynamische, internationaal georiënteerde afdeling binnen de ESHCC. De afdeling biedt vijf internationale opleidingen aan: de internationale bacheloropleiding Communication and Media (IBCoM), vier internationale masteropleidingen in mediastudies (Media & Business, Media & Creative Industries, Media, Culture & Society, Digitalisation, Surveillance & Society) en de onderzoeksmaster Sociology of Culture, Media and the Arts. De afdeling heeft nauwe banden met onderzoeksinstituut ERMeCHS.

Ben je enthousiast geworden voor deze rol? Maak dan van deze vacature jouw nieuwe baan door te solliciteren. Dit kan door je motivatiebrief en cv uiterlijk zondag 30 juni op te sturen. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gesprekken.

Ben je enthousiast, maar wil je eerst nog wat vragen stellen over de vacature? Neem dan gerust contact op met Steef Arends, Corporate Recruiter, via of

We zien je sollicitatie graag tegemoet.