Management/office Assistant Vakgroep Operations

1 week geleden


Groningen, Groningen, Nederland Rijksuniversiteit Groningen Voltijd
De vakgroep Operations van de Rijksuniversiteit Groningen is op zoek naar een gedreven en vaardige Management/Office Assistant. Samen met je collega's verleen je een brede waaier aan ondersteuning aan management en wetenschappelijke stafleden van de vakgroep. Je bent proactief en vindt het leuk om een rots in de branding te zijn voor de medewerkers. Je neemt initiatief om werkprocessen van het secretariaat te verbeteren waar mogelijk. Naast algemeen administratieve en onderwijsondersteunende taken is het welkom heten van nieuwe medewerkers, het creëren van een gastvrije omgeving en het verbinden van medewerkers iets waar je voldoening uit haalt.

Werkzaamheden binnen het secretariaat betreffen onder meer:

- algemene administratieve taken, zoals communicatie, aanschaf van apparatuur, post
- en mailafhandeling, plannen van vergaderingen, notuleren, archiveren, reserveren van zalen en het bestellen van catering
- ondersteunen van docenten met administratieve aspecten van hun vakken (zoals groepen aanmaken in de online leeromgeving Brightspace, announcements plaatsen, regelen tentameninzages)
- plannen, organiseren, voorbereiden en notuleren van diverse vergaderingen (zowel Nederlands
- als Engelstalig)
- ondersteuning bij financiële
- en HR-zaken (zoals bijhouden financiële administratie, aanleveren informatie voor rapportages en het aanstellen van student-assistenten)
- actieve betrokkenheid bij het onboarden van nieuw aangestelde medewerkers en gastonderzoekers, waardoor ze zich welkom voelen en snel hun draai vinden
- actieve rol in het creëren van een gastvrije omgeving voor medewerkers, studenten en bezoekers. Versterken van sociale cohesie van de afdeling door het organiseren van teambuildingevenementen en sociale uitjes, en het voeren van de redactie van Operations-nieuwsbrief
- organisatie van evenementen en activiteiten gerelateerd aan projecten en conferenties
- medebegeleiden van een leerling management/office-assistant (BBL).

In het vakgroepsecretariaat werk je in een team met meerdere MOA's. Goed onderling overleg, het werken via afgesproken werkwijzen en het elkaar kunnen vervangen, zijn noodzakelijk.

Informatie over de organisatie en afdeling
De Rijksuniversiteit Groningen (UG) behoort tot de top van de Europese researchuniversiteiten. In een breed scala van vakgebieden beoefenen onderzoekers en docenten hun vak vanuit wetenschappelijke hartstocht. De UG is internationaal georiënteerd. Talent, ambitie en ontwikkeling van de studenten en 6.500 medewerkers worden zoveel mogelijk gestimuleerd. Dit biedt kansen om door te groeien.

De vakgroep Operations is onderdeel van de faculteit Economie en Bedrijfskunde (FEB), met ongeveer 6.500 studenten en 650 medewerkers. Samen vormen we een internationale, persoonlijke en inspirerende academische gemeenschap. De faculteit is geaccrediteerd door de AACSB en EQUIS en behoort daarmee tot de top 1% van business schools in de wereld.

De vakgroep Operations is sterk in onderzoek en onderwijs op het gebied van het organiseren, stroomlijnen en innoveren van de totstandkoming van goederen en diensten en alles wat erbij komt kijken om deze uiteindelijk bij de klant te krijgen. Onderwerpen als duurzaamheid, globalisering en het produceren op een sociaal verantwoorde wijze nemen daarbij een belangrijke rol in. De vakgroep bestaat uit ongeveer 90 medewerkers. Ongeveer 25% van onze studenten en medewerkers is internationaal. Het team waar je komt te werken bestaat (indien compleet) uit 3 MOA's en een BBL.

**Functie-eisen**:
Voor een succesvolle uitoefening van de functie zijn de volgende eigenschappen van belang:

- servicegericht en attent, empathisch en communicatief
- systematisch in aanpak, creatief in het vinden van oplossingen
- overzicht kunnen houden en prioriteiten kunnen stellen
- zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken
- verantwoordelijk, gedreven en proactief, stressbestendig en veerkrachtig
- zorgvuldig en discreet.

Je opereert op mbo+ niveau, en hebt relevante secretariële of administratieve werkervaring. Daarnaast beheers je algemene ICT-vaardigheden (Word, Excel), heb je een goede beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift en ben je goed in plannen en organiseren. Ervaring met online leeromgevingen (bij voorkeur Brightspace) is een pré.

**Organisatie**:
**Arbeidsvoorwaarden**:
We zoeken iemand voor maximaal 32 uur. In eerste instantie bieden we je een jaarcontract, welke bij wederzijds enthousiasme verlengd zal worden naar een contract voor onbepaalde tijd. Salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een fulltime aanstelling mínimaal € 2.618;
- (schaal 6) tot een maximum van € 3.636;
- (schaal 7). UFO profiel: Management/Office Assistant 2/3.

Daarbovenop is er jaarlijks 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. De Rijksuniversiteit Groningen heeft aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder de mogelijkheid om door meer te werken - maximaal 40 uur in de week - extra com

  • Groningen, Groningen, Nederland Rijksuniversiteit Groningen Voltijd

    Ben jij een enthousiaste en daadkrachtige professional die goed is in administratieve en secretariële taken? Wij zoeken een Management/Office Assistant voor onze afdeling. In deze rol werk je voor de afdeling Studenten Informatie en Administratie (SIA), onderdeel van het Cluster Onderwijs en Studenten, van University Services. SIA speelt een centrale rol in...

  • Physician Assistant Seh

    1 week geleden


    Groningen, Groningen, Nederland Corparis Voltijd

    Voor een ziekenhuis in het Noorden van het land zijn wij op zoek naar een enthousiaste en betrokken Physician Assistant (PA) voor de Spoedeisende Hulp. Ben jij als PA op zoek naar een uitdagende en veelzijdige functie in een enthousiast team? Dan zijn wij op zoek naar jou Het gaat hierbij om een vaste functie, en jij zal dan ook rechtstreeks in dienst treden...


  • Groningen, Groningen, Nederland Youwe Voltijd

    About the role As the Office (Facility) Intern at Youwe, you love to organize and take care of the office and all the practical ideas and solutions that come with keeping an office running smoothly. You like to welcome and get in contact with many different colleagues and distributors within Youwe, you will onboard new employees and give them a warm...

  • Office medewerker

    1 week geleden


    Groningen, Groningen, Nederland Wagenborg Nedlift Voltijd

    Join Our Office Team in Groningen as an Office AssistantWhat You Will Do:In this role, you will handle incoming calls, warmly welcome visitors, take care of mail, and organize meeting facilities. You will be responsible for tasks like company pass applications and provide secretarial and administrative support to various departments. You will have...

  • Virtual Assistant

    1 week geleden


    Groningen, Groningen, Nederland beBee Professionals Voltijd

    BeBee Professionals is looking for a Virtual Assistant to join our team in Groninga.The successful candidate will be responsible for providing administrative and clerical support to the team. This includes managing emails, scheduling meetings, and other tasks as assigned.The ideal candidate should have excellent organizational and communication skills, as...


  • Groningen, Groningen, Nederland Rijksuniversiteit Groningen Voltijd

    De Rijksuniversiteit Groningen (RUG) en de Hanzehogeschool (Hanze) beschikken samen over een sportconcept met een veelzijdig aanbod aan sportactiviteiten, diverse sportfaciliteiten en ondersteunende dienstverlening. Op dit moment maken studenten en 1.600 medewerkers met veel plezier gebruik van het sportconcept, dat positief bijdraagt aan het fysieke en...


  • Groningen, Groningen, Nederland Rijksuniversiteit Groningen Voltijd

    In verband met langdurige ziekte van een van onze collega's zoeken wij tijdelijk een deskundige en enthousiaste management/office-assistent. De belangrijkste taken zijn:- stagewerving Masterstage 1, controle intekening, communicatie naar opleiders- cijferadministratie. Vastleggen binnengekomen cijfers in - examenadministratie. Aanvraag diploma's verwerken in...

  • Stagiair(E) Operations

    1 week geleden


    Groningen, Groningen, Nederland Simplicate Software B.V. Voltijd

    **Your **_flow_** to success als stagiair(e) Operations**Als stagiair(e) Operations bij Simplicate krijg je de ruimte om jezelf te ontwikkelen en ervaring op te doen in een bruisende, hardwerkende en gezellige werkomgeving. Je ondersteunt de afdeling Operations en draagt actief bij aan de open en fijne werkcultuur. Daarnaast werk je aan je eigen project,...


  • Groningen, Groningen, Nederland Rijksuniversiteit Groningen Voltijd

    Functieomschrijving De Rijksuniversiteit Groningen (RUG) en de Hanzehogeschool (Hanze) beschikken samen over een sportconcept met een veelzijdig aanbod aan sportactiviteiten, diverse sportfaciliteiten en ondersteunende dienstverlening. Op dit moment maken studenten en 1.600 medewerkers met veel plezier gebruik van het sportconcept, dat positief bijdraagt...


  • Groningen, Groningen, Nederland Convident Voltijd

    Vacature contactpersoon Rick Dreise Wat bieden we jou? We bieden een competitief salaris en voordelen, waaronder: Een geweldige werkplek met gezellige collega's Ontwikkelings- en trainingsmogelijkheden In overleg reiskostenvergoeding en/of pensioenregeling Naast officiële verlofregelingen, 1 week bovenwettelijk verlof per jaar Leuke...

  • Office Manager

    1 week geleden


    Groningen, Groningen, Nederland Amyyon Voltijd

    **Amyyon zoekt een Office Manager**- We zoeken een duizendpoot die als Office manager ons kantoor draaiend houdt. Ben je klantgericht, praktisch, zorgvuldig, zelfstandig, representatief, communicatief en heb je ook nog wat met cijfers? Dan hebben wij je een uitdagende baan te bieden._Wie zijn wijAmyyon is een Gronings IT bedrijf waar enthousiaste en gedreven...

  • Assistant Manager, Pool

    1 week geleden


    Groningen, Groningen, Nederland Kerzner International Resorts Voltijd

    Assistant Manager, Pool & Beach, One&Only Aesthesis, Athens(11534)At One&Only, we exist to create joy for our guests through anticipation, creativity, precision, empathy and warmth. We tailor every aspect of our guests' stay to bring their dreams and desires to life. With an atmosphere that's chic but wonderfully unstuffy, and a team who are meticulous but...

  • Office Manager

    1 week geleden


    Groningen, Groningen, Nederland Amyyon BV Voltijd

    _We zoeken een duizendpoot die als Office manager ons kantoor draaiend houdt. Ben je klantgericht, praktisch, zorgvuldig, zelfstandig, representatief, communicatief en heb je ook nog wat met cijfers? Dan hebben wij je een uitdagende baan te bieden._**Wie zijn wij**Amyyon is een Gronings IT bedrijf waar enthousiaste en gedreven professionals werken. Met onze...


  • Groningen, Groningen, Nederland UMCG Voltijd

    Functiebeschrijving: Within the GSMS master team we are looking for an experienced programme assistant for the CPE programme to replace a colleague during her pregnancy leave.As a programme assistant you are responsible for the ins and outs of the courses and communication about the study programmes with students and teachers. You work closely together with...


  • Groningen, Groningen, Nederland PostNL Voltijd

    Ben jij de People Manager die alles weet van Credit Operations en wil je samen met jouw team echt verschil voor PostNL maken, lees dan snel verder**Uitdagingen**Als Coördinator Credit Operations zorg jij er samen met het team voor dat alle administratieve verantwoordelijkheden op het gebied van debiteurenbeheer en creditmanagement voor heel PostNL goed,...

  • Office manager

    1 week geleden


    Groningen, Groningen, Nederland Adecco Nederland Voltijd

    Ben je de georganiseerde schakel in de familie? Zorg je ervoor dat complexe zaken samen komen tot een gestroomlijnd geheel? Werk je graag in een commerciële omgeving? En ben je in ieder geval het komende half jaar beschikbaar? Super Lees snel verder. Voor onze opdrachtgever met locaties in Emmen en Groningen zoeken wij een Office manager. Wat ga je doen?Als...

  • Office Manager Longship

    1 week geleden


    Groningen, Groningen, Nederland ASBR YouManagement voor Longship Voltijd

    **DE UITDAGING BIJ LONGSHIP**Als Office Manager bij Longship doe je veel meer dan secretarieel en organisatorisch werk om het bedrijf zo efficiënt mogelijk te laten draaien. Naast het zorgen voor een ordelijk en representatief kantoor, ondersteun je de directie bij de dagelijkse werkzaamheden waarbij de CFO jouw leidinggevende is. Ook administratief ben jij...

  • Office Manager

    1 week geleden


    Groningen, Groningen, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenVoel jij je thuis als Office Manager in een informele en gedreven organisatie waar een ieder voor elkaar klaar staat? Weet je van aanpakken en krijg jij er energie van om iedere dag weer een lach op het gezicht te toveren van klanten, collega's en bezoekers? Lees dan snel de gehele vacatureAls eerste aanspreekpunt, zorg jij als office manager...

  • Office Manager

    1 week geleden


    Groningen, Groningen, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doen Voel jij je thuis als Office Manager in een informele en gedreven organisatie waar een ieder voor elkaar klaar staat? Weet je van aanpakken en krijg jij er energie van om iedere dag weer een lach op het gezicht te toveren van klanten, collega's en bezoekers? Lees dan snel de gehele vacature Als eerste aanspreekpunt, zorg jij als office...


  • Groningen, Groningen, Nederland UMCG Voltijd

    **Functiebeschrijving**: Als management assistent Orthopedie zorg jij ervoor dat de zaken organisatorisch en administratief goed lopen. Je werkt zelfstandig maar kunt ook goed samenwerken. Je bent vriendelijk en hebt plezier in je werk. Je ondersteunt de afdeling in de breedste zin van het woord. Jij denkt en plant altijd vooruit en ondersteunt het...