Management Assistent Openbare Orde en Veiligheid

4 maanden geleden


Utrecht, Nederland Nedflex Spanbroek Voltijd

**Functieomschrijving**

De afdeling Openbare Orde en Veiligheid (OOV) zoekt een managementassistent voor het team Officemanagement. Dit team bestaat momenteel uit vijf medewerkers:
Een coördinator, die belast is met de functionele aansturing van het team en tevens met de ondersteuning van de directeur Veiligheid;
Vier managementassistenten die belast zijn met de ondersteuning van vier clustermanagers;
De afdeling werkt primair voor de burgemeester (portefeuille openbare orde en veiligheid) en faciliteert het bestuurlijk proces. Complexe vraagstukken, media-aandacht, bestuurlijke interventies en onvoorziene incidenten maken dynamiek en flexibiliteit tot een vaste waarde in het dagelijks werk. Bij de afdeling Openbare Orde en Veiligheid werken ruim 120 medewerkers, zowel op stedelijk
- als op wijkniveau. Wij willen resultaten boeken door samenwerking, door denken en doen met elkaar te verbinden, door oog te hebben voor de effecten in de samenleving van onze activiteiten en door ons stadsbestuur effectief te ondersteunen. Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, openheid en gelijkwaardigheid, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer.

In deze rol van Management Assistent ligt in eerste instantie de focus op onderstaande werkzaamheden, maar naar verwachting zullen we op termijn het takenpakket uitbreiden.

**Je taken zijn**:
Je bent primair verantwoordelijk voor de dagelijkse ondersteuning van de Clustermanager en het bijbehorende cluster, zoals het plannen van complexe afspraken met in
- en/of externe partijen en het proactief beheren van de mailbox (urgentie inschatten, prioriteren en de opvolging bewaken). Je communiceert helder en actief over de zaken die jij doet en/of opvalt.

Je bent verantwoordelijk voor de algemene werkzaamheden op de afdeling Openbare Orde en Veiligheid zoals complexe afspraken met interne
- en/of externe partijen, ondersteuning bij bijeenkomsten, fysieke
- en digitale postafhandeling, administratieve processen en het zorgdragen voor een goede (telefonische) bereikbaarheid

Je voert ondersteunende HRM-taken uit voor de manager. Dit betreft ondersteuning bij sollicitatieprocedures en zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers;
Je zorgt voor een goede voorbereiding, signalering en opvolging van gemaakte afspraken (o.a. vergaderstukken in IBABS plaatsen).

Je organiseert bijeenkomsten en reserveert vergaderzalen. Waar nodig en mogelijk meedraaien in projecten ter ondersteuning.

Samen met je collega’s zorg je voor een uniforme werkwijze, zodat het werk gemakkelijk door een collega overgenomen kan worden als jij er niet bent;
Ondersteuning bij het financiële proces (aanvragen van bestellingen) in de systemen MUIS/SAP.

**Jij hebt**:
Beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op in ieder geval MBO-4 niveau.

Daarnaast heb je bij voorkeur mínimaal 5 jaar ervaring als management assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving;
Ruime ervaring heeft met MS-Officepakketten (in ieder geval met Outlook, Teams) en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen;
Kennis van iBabs is een pré

Ervaring bij een Openbare Orde en Veiligheid afdeling is een pré

**Verder herken je je in de volgende competenties/vaardigheden**:
Je kunt zelfstandig en proactief verschillende werkzaamheden tegelijkertijd organiseren en uitvoeren;
Je signaleert opvallendheden / knelpunten en brengt deze onder de aandacht van de manager die je ondersteunt en/of richting je collega’s binnen het Officemanagement.
- Je bent resultaatgericht en werkt kwaliteits
- en klantgericht (je hebt ervaring met klantcontacten).
- Je weet zaken en afspraken op urgentie te screenen en neemt deze met de benodigde discretie in behandeling.

Soort dienstverband: Fulltime, Parttime

Salaris: €2.450,00 - €2.650,00 per maand

Verwacht aantal uur: 12 - 32 per week

Aanvullende vergoedingen:

- Vakantiegeld

Arbeidsvoorwaarden:

- Flexibele werkuren
- Pensioen
- Reiskostenvergoeding

Werkschema:

- Dagdienst
- ma-vr

Werklocatie: Fysiek

Deadline sollicitaties: 08-10-2024
Verwachte startdatum: 14-10-2024


  • Adviseur Openbare Orde

    7 maanden geleden


    Utrecht, Nederland Van Dam Datapartners Voltijd

    Ben jij bevlogen op het gebied van Openbare Orde & Veiligheid en op zoek naar een plek om deze ervaring naar een hoger niveau te tillen? Bij ons kun je in sneltreinvaart je expertise en talenten verder ontplooien, middels onze diverse en uitdagende opdrachten, rollen en opdrachtgevers. Terwijl je kundig begeleid wordt binnen Van Dam Datapartners. Zodat je...


  • Utrecht, Nederland Pure Assistants Voltijd

    **Vacature Tijdelijke Managementassistent Openbare Orde en Veiligheid**: Als doorgewinterde managementassistent houd jij alles draaiende, zelfs in een hectische omgeving waar de druk hoog kan zijn. Jij regelt moeiteloos de agenda’s, houdt alle ballen in de lucht en zorgt ervoor dat jouw team altijd precies weet wat er moet gebeuren. Voor deze tijdelijke...


  • Utrecht Binnenstad, Nederland Gemeente Utrecht Voltijd

    _Utrecht heeft je nodig: Als Directeur Openbare Orde en Veiligheid speel jij een cruciale rol in het veilig houden van Utrecht, een stad vol kansen en uitdagingen. Je werkt op bestuurlijk topniveau en beweegt je in een dynamische omgeving waar acute gevoeligheden en lange termijn vraagstukken elkaar afwisselen. Jij kent Utrecht, begrijpt de gevoeligheden en...


  • Utrecht Binnenstad, Nederland Gemeente Utrecht Voltijd

    Utrecht heeft jou nodig! In de uitdagende functie van strategisch adviseur openbare orde en veiligheid heb je een belangrijke rol in de voorbereiding en advisering van de burgemeester bij raadsaangelegenheden en verschillende (bestuurlijke) overleggen, onder andere het driehoeksoverleg met de burgemeester, het openbaar ministerie en de politie, en draag je...


  • Utrecht, Nederland Capgemini Voltijd

    **_Uren: 32-40 _**: - **_Werkplek: Utrecht / vanuit huis / bij de opdrachtgever _**: - **_Ervaring: junior/medior/senior _** **_Je verdiepen in de wensen van belangrijke opdrachtgevers als de politie en het Openbaar Ministerie. De input vertalen naar een ontwikkelingsopdracht of verbeterplan. En vervolgens de processen en/of uitvoering door het scrumteam...


  • Utrecht, Nederland Gemeente Utrecht Voltijd

    Utrecht heeft je nodig: Als Directeur Openbare Orde en Veiligheid speel jij een cruciale rol in het veilig houden van Utrecht, een stad vol kansen en uitdagingen. Je werkt op bestuurlijk topniveau en beweegt je in een dynamische omgeving waar acute gevoeligheden en lange termijn vraagstukken elkaar afwisselen. Jij kent Utrecht, begrijpt de gevoeligheden en...


  • Utrecht, Utrecht, Nederland JAM Voltijd

    We zoeken een organisatievaardige en zelfstandige assistente voor management die zich kan vinden in een dynamisch team binnen de premium GGZ-sector. Als assistente voor management ondersteun je het Management Team (MT) bij het plannen van meetings, het beantwoorden van e-mails en het functioneren als eerste aanspreekpunt voor het MT.Jouw takenpakket is enorm...

  • Management Assistent

    4 maanden geleden


    Utrecht Binnenstad, Nederland Fietsersbond Voltijd

    Heel Nederland fietst! Nederland telt meer fietsen dan inwoners, we bezitten bijna 25 miljoen fietsen en we trappen jaarlijks ruim 18 miljard kilometers weg. Producten zoals de OV-fiets, 24 uur gratis stallen en de doorfietsroutes zijn er mede dankzij de Fietsersbond! De Fietsersbond werkt er hard aan dat fietsen leuk blijft én veilig voor iedereen van jong...

  • Management Assistent

    5 maanden geleden


    Utrecht, Nederland Rijkswaterstaat Voltijd

    In deze rol maak jij letterlijk en figuurlijk 'de weg vrij' voor deels een directeur en een afdelingshoofd. Omdat jij hun agenda optimaal plant en organiseert, vergaderingen voorbereidt en communicatie per mail, post en telefoon perfect regelt, kunnen zij focussen op de diverse en actuele vraagstukken vanuit Rijkswaterstaat. Zo draag ook jij bij aan een...

  • Management Assistent

    4 maanden geleden


    Utrecht, Nederland Bender Groep Voltijd

    Ben jij als ervaren management assistent toe aan een nieuwe en energieke omgeving? Maak jij graag het verschil en ben je sterk in organiseren, regelen en plannen? Lees dan snel verder! **Wat ga je doen?**: Als management assistent ben jij een belangrijke schakel binnen onze organisatie. Jij zorgt ervoor dat jouw regioteam op z’n best kan presteren. Als...


  • Utrecht, Nederland YoungCapital Voltijd

    Ben jij goed in agendabeheer en organiseren? Word dan management assistent bij ministerie van Defensie in Utrecht! **Wat ga je doen?**: Als management assistent bij ministerie van Defensie in Utrecht ben jij de rechterhand van het managementteam van het inkoopcentrum DOSCO. Je bent verantwoordelijk voor het ondersteunen van het team op verschillende...

  • Management Assistent

    7 maanden geleden


    Utrecht, Nederland Rijkswaterstaat Voltijd

    Als management assistent bij Rijkswaterstaat maak jij letterlijk en figuurlijk 'de weg vrij' voor het management. Daardoor kan het management de focus leggen op de diverse en actuele vraagstukken vanuit Rijkswaterstaat.Wij willen je graag beter leren kennen! Kom werken bij Rijkswaterstaat en solliciteer direct!- Hoe jij bijdraagt in jouw rol - Het...

  • Management Assistent

    2 maanden geleden


    Utrecht, Nederland Rabobank Voltijd

    **Dit bieden we jou** - € 2.717 tot € 3.880 bruto per maand (schaal 06) bij 36 uur - Een 13e maand en 8% vakantiegeld - 10% Employee Benefit Budget - € 1.400 ontwikkelbudget per jaar - Hybride werken: balans tussen thuiswerken en werken op kantoor (bij de meeste functies mogelijk) - Pensioen, met keuze voor de hoogte van je eigen bijdrage Bekijk al...

  • Management Assistent

    4 maanden geleden


    Utrecht, Nederland Secretary Plus Voltijd

    **Wat je gaat doen**: Als interim management assistent bij Secretary Plus speel je een belangrijke rol in het ondersteunen van diverse opdrachtgevers. Je werkt in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is. Je krijgt de kans om jouw vaardigheden en ervaring in te zetten bij verschillende bedrijven, terwijl je geniet van de zekerheid van een vast...


  • Utrecht, Nederland Pure Assistants Voltijd

    **Vacature Teamassistent / Management Assistent**: Ben jij een ervaren en gedreven Teamassistent of Management Assistent die op zoek is naar een uitdagende parttime functie? Wil je werken in een dynamische en maatschappelijk betrokken organisatie? Dan hebben wij een interessante mogelijkheid voor jou! Onze opdrachtgever is een kleine, informele en flexibele...

  • Management Assistent

    4 maanden geleden


    Utrecht Zuidwest, Nederland Stichting Sekondant Voltijd

    **Vacature Management Assistent** Stichting Sekondant is per direct op zoek naar een Management Assistent met financiële affiniteit voor 24 uur per week. Sekondant is een organisatie voor ICT- en Facilitaire diensten, die worden geleverd aan meer dan 600 medewerkers bij een drietal kennisinstituten op het gebied van Zorg & Welzijn (Vilans, NJi en...

  • Management Assistent

    4 maanden geleden


    Utrecht, Nederland PQR Voltijd

    **Ben jij een rustmaker in drukke agenda’s? Ben jij een uitstekende planner en organisator, die ook aan de laatste details denkt? Punctueel, discreet en dienstverlenend ingesteld? Dan hebben we een leuke functie als Management Assistent voor jou!** Bij verstoringen of incidenten, bijvoorbeeld een vlucht die geannuleerd wordt, schakel je snel richting een...

  • Management Assistent

    4 maanden geleden


    Utrecht, Nederland Fondo Voltijd

    **Functieomschrijving**: Ben jij een rustmaker in drukke agenda’s? Ben jij een uitstekende planner en organisator, die ook aan de laatste details denkt? Punctueel, discreet en dienstverlenend ingesteld? Dan hebben we een leuke functie als Management Assistent voor jou! Bij verstoringen of incidenten, bijvoorbeeld een vlucht die geannuleerd wordt, schakel...

  • Management Assistent

    5 maanden geleden


    Utrecht, Nederland Career Rebels Voltijd

    ProRail biedt graag ruimte aan iedereen. Daarbij zien we talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou als managementassistent is er plek op de afdeling Human Facility Management. HFM is dé landelijke dienstverlener van en voor ProRail op de gebieden facilitair, vastgoed en huisvesting. Onze afdeling bestaat uit...

  • Management Assistent

    4 weken geleden


    Utrecht, Nederland SD Worx Voltijd

    Ben jij een organisatietalent met oog voor detail, uitstekende communicatievaardigheden en een passie voor het ondersteunen van een dynamisch managementteam? Heb je ervaring als Management Assistent en zoek je een veelzijdige rol waarbij geen dag hetzelfde is? Dan zijn wij op zoek naar jou! **Over de baan**: Als **Management Assistent** ondersteun je het...