Managementondersteuner Bij de Directie

5 maanden geleden

Den Haag, Nederland Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Voltijd

**:Functieomschrijving

Al is de dag nog zo hectisch, jij regelt het. Orde, overzicht, het stellen van prioriteiten, daar ga jij voor als managementondersteuner. Dankzij het werk van jou en je directe collega´s maak jij het mogelijk dat de directie Infectieziektebeleid zich kan richten op haar belangrijke taak: het maken van beleid ter bestrijding en voorkoming van infectieziekten

Wat ga jij doen als managementondersteuner?

Je ondersteunt het management van de directie op secretarieel gebied waarbij agendabeheer je hoofdtaak is. Onze agenda's zijn uitdagend. Je krijgt te maken met volle agenda's, verschillende partijen die met ons willen overleggen en er zijn altijd spoedafspraken die tussendoor komen. Hoewel jij je niet hoeft te bemoeien met de inhoud, weet je genoeg om op organisatorisch vlak knopen door te hakken. Jij weet wat belangrijk is en wat kan wachten. En kijkt waar nodig vooruit.

Andere taken waar je mee bezig bent zijn; offertes opvragen, vergaderfaciliteiten regelen, het inkopen van kantoorartikelen of een laptop voor nieuwe medewerkers aanvragen. Ook beheer je brieven
- en stukkenstromen. Je controleert stukken en nota’s van medewerkers van de directie en zorgt ervoor dat ze netjes en volgens afspraak in de systemen komen. Daarnaast speel je een belangrijke rol in documentmanagement en archivering.

Het secretariaat bestaat, met jou, uit vier collega’s. De managementondersteuners hebben elk de verantwoordelijkheid voor hun eigen manager(s) en de directeur IZB, maar kijken ook waar ze de andere medewerkers kunnen ondersteunen. In dit compacte team spring je altijd bij als een collega te veel werk heeft. Ook vervang je elkaar bij verlof of ziekte. Het secretariaat werkt daarom vanuit een gezamenlijke mailbox, zodat er goed zicht is op de totale hoeveelheid werk en zo nodig werk van elkaar kan worden overgenomen. Collegialiteit, gelijkwaardigheid en waardering vinden we belangrijk. Dat merk je in de omgang met elkaar. We werken je goed in, waarbij je de eerste weken meeloopt met een directe collega. We leren je hoe de organisatie in elkaar zit, wie je waarvoor inschakelt en hoe de processen en systemen werken.
**Functie-eisen
- mínimaal mbo-werk
- en -denkniveau;
- ervaring met managementondersteuning en agendabeheer in een grote organisatie. Bijvoorbeeld als managementassistent, -ondersteuner of medewerker secretariaat;
- ervaring met digitale processen en systemen voor planning en documentmanagement of archivering en bij voorkeur ook met SAP, Ibabs, Outlook en Webex en de bereidheid om je de VWS-specifieke systemen eigen te maken.

Herken jij jezelf hierin?
Jij werkt graag samen met collega’s aan rust en orde in agenda’s en stukken. Je bent goed in zorgvuldig structureren en organiseren. Dat het stellen van prioriteiten en ‘nee’ durven zeggen onderdeel is van het werk, begrijp je als geen ander. Je hebt ervaring met administratie maar je skills op het gebied van planning en agendabeheer zijn het állerbelangrijkst. Ook ben je integer, dienstbaar richting het management, toegankelijk en collegiaal. Je pakt uit jezelf werk op, zelfstandig en vindt snel je weg in de politiek-bestuurlijke organisatie.
**Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 7
- Maandsalaris Min €3.016 - Max. €3.879 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
- Contractduur 1 jaar
- Minimaal aantal uren per week 28
- Maximaal aantal uren per week 36
**Overige arbeidsvoorwaarden

Naast je salaris ontvang je nog veel meer. Bijvoorbeeld:

- een individueel keuzebudget (IKB) waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf kunt samenstellen. Zo kun je bijvoorbeeld een deel van je salaris eerder laten uitbetalen of extra verlofuren kopen
- voor een deel vanuit huis werken als je functie dat toelaat
- veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen. Zowel binnen je baan als op persoonlijk gebied
- je krijgt een OV-chipkaart waarmee je reist voor je woon-werkverkeer. Met deze kaart reis je ook door heel Nederland als je voor het werk op pad gaat
**Bijzonderheden
- Meer weten over de functie of eerst eens kennismaken met een directe collega? Bel gerust.
- Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Ben je nog niet in dienst bij de Rijksoverheid, dan vragen we om een Verklaring Omtrent het Gedrag;
- Word je uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek? Houd er alvast rekening mee dat de eerste gesprekken in de week van PM worden gepland.
- Ben je een verplichte van werk naar werk-kandidaat? Dan vragen wij je om een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen bij je sollicitatie.

**Meer over de functiegroep Managementondersteuner**:
Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat
- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegeb

  • Managementondersteuner - Directie Gebieds- en

    5 maanden geleden

    Den Haag, Nederland Rijksvastgoedbedrijf (Ministerie van BZK) Voltijd

    **Functieomschrijving** *** **Ambieer je een baan bij een directie in opbouw met de focus op urgente maatschappelijk opgaven? Een functie waarin je je werk prioriteert en proactief te werk gaat? Reageer dan op de functie van managementondersteuner bij de directie Gebieds - en Vastgoedontwikkeling (GVO) van het Rijksvastgoedbedrijf. In deze functie ben je...

  • Managementondersteuner Bij de Directie

    2 weken geleden

    Den Haag, Nederland Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Voltijd

    **:Functieomschrijving Al is de dag nog zo hectisch, jij regelt het. Orde, overzicht, het stellen van prioriteiten, daar ga jij voor als managementondersteuner. Dankzij het werk van jou en je directe collega´s maak jij het mogelijk dat de directie Infectieziektebeleid zich kan richten op haar belangrijke taak: het maken van beleid ter bestrijding en...

  • Managementondersteuner Directie Internationaal

    4 weken geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Tempo Team Voltijd

    Ben jij de ideale kandidaat?We zijn op zoek naar een proactieve en nauwkeurige ondersteuner die zich kan inzetten voor de Directie Internationaal van de gemeente Den Haag. Als Managementondersteuner zal je een belangrijke rol spelen in het ondersteunen van het management en het plannen en organiseren van afspraken en evenementen.Wat bieden wij jou?€ 3.052...

  • Managementondersteuner Bij de Hoofddirectie

    2 maanden geleden

    Den Haag, Nederland Managementondersteuner bij de hoofddirectie Consulaire en Visumzaken Ministerie van Buitenlandse Zak Voltijd

    **:Functieomschrijving Ga als managementondersteuner aan de slag bij de grootste directie van BZ en ontdek jouw kracht! Naast taken zoals agendaplanning, beheren van de mailboxen en het organiseren van vergaderingen krijg je hier de kans om te ontdekken waar jouw talenten liggen en taken op te pakken waar je enthousiast van wordt. 3 redenen waarom dit jouw...

  • Managementondersteuner Bureau Directie Team

    4 weken geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Den Haag Voltijd

    Wij zoeken een Managementondersteuner Bureau Directie TeamDe gemeente Den Haag zoekt voor het Bureau Directie Team van de Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO) een ervaren en allround managementondersteuner. Het Bureau Directie Team ondersteunt en adviseert de leden van de directie van DSO.Wat ga je doen?Als managementondersteuner ben je de steun en...

  • Managementondersteuner Bij de Directie

    5 maanden geleden

    Den Haag, Nederland Ministerie van Buitenlandse Zaken Voltijd

    **:Functieomschrijving In een omgeving vol gedreven collega’s die hard werken aan ICT, data, informatiemanagement en informatieveiligheid wordt je uitgedaagd door het beheren van de volle agenda van de directeur. Je krijgt de kans bij te dragen aan een positieve sfeer op de werkvloer. Deze positie wacht op jou bij ons team. Zet je talenten in en sluit je...

  • Managementondersteuner Bureau Directie Team

    4 weken geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Den Haag Voltijd

    De gemeente Den Haag zoekt voor het Bureau Directie Team van de Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO) een ervaren en flexibele managementondersteuner. De managementondersteuner ondersteunt en adviseert de leden van de directie van DSO.Wat ga je doen?Je bent verantwoordelijk voor het plannen, maken, aanpassen en verzetten van afspraken. Je hebt een proactieve...

  • Managementondersteuner Directie Internationaal

    4 weken geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Tempo Team Voltijd

    JobbeschrijvingBen jij een organisatorische en communicatieve ster die graag ondersteunt bij belangrijke vergaderingen en bijeenkomsten? Dan is deze functie bij de Directie Internationaal van de gemeente Den Haag iets voor jou.Wat bieden wij jou?€ 3.052 - € 4.297 bruto per maand obv 36 uur7,55% eindejaarsuitkering opbouwContract t/m 30 juni 2025 met kans...

  • Managementondersteuner Ministerie: Steunpilaar voor de Directie

    3 weken geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Driessen Voltijd

    Word de steunpilaar van de directie bij het Ministerie van Algemene Zaken. Als managementondersteuner zorg jij dat alles op rolletjes loopt, ondersteun je de directie en werk je nauw samen met een gedreven team.Je taken:Beheren en zorgvuldig plannen van de agenda's van de directieleden. Zorgen voor gestructureerde dossiervorming en het beheer van digitale...

  • Managementondersteuner

    3 maanden geleden

    Den Haag, Nederland Managementondersteuner Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Voltijd

    **:Functieomschrijving Echt het verschil maken als managementondersteuner. Dat doe je bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) in Den Haag. Dankzij jouw ondersteuning kan het management zich helemaal concentreren op hun belangrijkste werkzaamheden. En daarmee draag je bij aan eerlijk, gezond en veilig werk voor iedereen in...

  • Managementondersteuner Directie Internationaal

    3 weken geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Tempo Team Voltijd

    FunctiebeschrijvingBen jij een echte organisator die graag ondersteunt bij belangrijke vergaderingen en bijeenkomsten? Houd je van een dynamische werkomgeving en werk je graag voor een internationaal georiënteerde afdeling? Dan is deze functie bij de Directie Internationaal van de gemeente Den Haag iets voor jou.VerantwoordelijkhedenAls...

  • Managementondersteuner Bureau Directie Team

    3 weken geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Den Haag Voltijd

    De gemeente Den Haag zoekt een ervaren managementondersteuner voor het Bureau Directie Team van de Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO). De juiste kandidaat zal een allround en dynamische rol vervullen, waarbij hij/zij de leden van de directie ondersteunt en adviseert.Wat ga je doen?Als managementondersteuner ben je de steun en toeverlaat van de...

  • Ervaren Managementondersteuner Directie Jeugd

    5 maanden geleden

    Den Haag, Nederland Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Voltijd

    **:Functieomschrijving De directie Jeugd van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) is op zoek naar een ervaren management ondersteuner. Ben je servicegericht, flexibel en goed in plannen, organiseren en prioriteren? En heb je ervaring met complex agendabeheer, het liefst binnen de rijksoverheid, dan ben jij de geschikte kandidaat. Wat...

  • Managementondersteuner

    5 maanden geleden

    Den Haag, Nederland Ministerie van Financiën Voltijd

    Je hebt een opleiding tot secretaresse of managementondersteuner afgerond op mínimaal mbo-niveau. - Het is een pre als je al relevante werkervaring hebt, maar ook starters zijn welkom. - Je bent digitaal vaardig, weet goed je weg in standaardpakketten zoals Word, Excel en Outlook te vinden en je weet nieuwe software (zoals vergadersysteem Webex en het...

  • Managementondersteuner Bureau Directie Team

    3 weken geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Den Haag Voltijd

    Functiebeschrijving De gemeente Den Haag zoekt een allround en ervaren managementondersteuner voor het Bureau Directie Team van de Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO). Taken Als managementondersteuner ben je de steun en toeverlaat van de portefeuilledirecteur van Projecten. De basis van alle werkzaamheden vormt de agenda van de directeur waar...

  • Managementondersteuner Directie Internationaal

    4 weken geleden

    Den Haag, Nederland Tempo Team Voltijd

    Ben jij een echte organisator die graag ondersteunt bij belangrijke vergaderingen en bijeenkomsten? Houd je van een dynamische werkomgeving en werk je graag voor een internationaal georiënteerde afdeling? Dan is de functie van Managementondersteuner bij de Directie Internationaal van de gemeente Den Haag iets voor jou Deze tijdelijke functie biedt jou de...

  • Managementondersteuner

    3 weken geleden

    Den Haag, Nederland Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) Voltijd

    **:Functieomschrijving Regelen, vooruitkijken, organiseren, inplannen, meedenken en natuurlijk beschikbaar zijn én daarbij samenwerken met fijne collega’s. Bij de directie OI en BS van DUO zoeken wij een managementondersteuner. Iemand die de behoeften van het management goed aanvoelt en hier proactief op inspeelt. De directies beschikken over een aantal...

  • Managementondersteuner Directie Internationaal

    3 weken geleden

    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Tempo Team Voltijd

    Ben jij de ideale kandidaat?We zoeken een proactieve en nauwkeurige ondersteuner die kan schakelen tussen verschillende taken. Je hebt al enkele jaren ervaring met secretariële werkzaamheden en krijgt energie van het plannen en organiseren van afspraken en evenementen.Wat bieden wij jou?€ 3.052 - € 4.297 bruto per maand obv 36 uur7,55%...

  • Managementondersteuner

    3 weken geleden

    Den Haag, Nederland Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) Voltijd

    Salaris€3016; - tot €3879, - LocatieDen Haag- OpleidingsniveauMBO**Informatie over de vacature**: **Ivar de Jonge (manager)**: - Telefoon: 0625768483- **Functieomschrijving**: Regelen, vooruitkijken, organiseren, inplannen, meedenken en natuurlijk beschikbaar zijn én daarbij samenwerken met fijne collega’s. Bij de directie OI en BS van DUO zoeken wij...

  • Managementondersteuner

    1 maand geleden

    Den Haag, Nederland Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Voltijd

    **:Functieomschrijving - Ben jij goed in het vak van managementondersteuner en heb je er plezier in? En lijkt het je extra leuk deze functie uit te voeren bij een directie die zich inzet voor het middelbaar beroepsonderwijs (mbo) in Nederland? Lees dan verder!_ De directie Middelbaar Beroepsonderwijs zoekt een doortastende en stressbestendige...