Managementondersteuner Bij de Directie

2 weken geleden


Den Haag, Nederland Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Voltijd

**:Functieomschrijving

Al is de dag nog zo hectisch, jij regelt het. Orde, overzicht, het stellen van prioriteiten, daar ga jij voor als managementondersteuner. Dankzij het werk van jou en je directe collega´s maak jij het mogelijk dat de directie Infectieziektebeleid zich kan richten op haar belangrijke taak: het maken van beleid ter bestrijding en voorkoming van infectieziekten

Wat ga jij doen als managementondersteuner?

Je ondersteunt het management van de directie op secretarieel gebied waarbij agendabeheer je hoofdtaak is. Onze agenda's zijn uitdagend. Je krijgt te maken met volle agenda's, verschillende partijen die met ons willen overleggen en er zijn altijd spoedafspraken die tussendoor komen. Hoewel jij je niet hoeft te bemoeien met de inhoud, weet je genoeg om op organisatorisch vlak knopen door te hakken. Jij weet wat belangrijk is en wat kan wachten. En kijkt waar nodig vooruit.

Andere taken waar je mee bezig bent zijn; offertes opvragen, vergaderfaciliteiten regelen, het inkopen van kantoorartikelen of een laptop voor nieuwe medewerkers aanvragen. Ook beheer je brieven
- en stukkenstromen. Je controleert stukken en nota’s van medewerkers van de directie en zorgt ervoor dat ze netjes en volgens afspraak in de systemen komen. Daarnaast speel je een belangrijke rol in documentmanagement en archivering.

Het secretariaat bestaat, met jou, uit vier collega’s. De managementondersteuners hebben elk de verantwoordelijkheid voor hun eigen manager(s) en de directeur IZB, maar kijken ook waar ze de andere medewerkers kunnen ondersteunen. In dit compacte team spring je altijd bij als een collega te veel werk heeft. Ook vervang je elkaar bij verlof of ziekte. Het secretariaat werkt daarom vanuit een gezamenlijke mailbox, zodat er goed zicht is op de totale hoeveelheid werk en zo nodig werk van elkaar kan worden overgenomen. Collegialiteit, gelijkwaardigheid en waardering vinden we belangrijk. Dat merk je in de omgang met elkaar. We werken je goed in, waarbij je de eerste weken meeloopt met een directe collega. We leren je hoe de organisatie in elkaar zit, wie je waarvoor inschakelt en hoe de processen en systemen werken.
**Functie-eisen
- mínimaal mbo-werk
- en -denkniveau;
- ervaring met managementondersteuning en agendabeheer in een grote organisatie. Bijvoorbeeld als managementassistent, -ondersteuner of medewerker secretariaat;
- ervaring met digitale processen en systemen voor planning en documentmanagement of archivering en bij voorkeur ook met SAP, Ibabs, Outlook en Webex en de bereidheid om je de VWS-specifieke systemen eigen te maken.

Herken jij jezelf hierin?
Jij werkt graag samen met collega’s aan rust en orde in agenda’s en stukken. Je bent goed in zorgvuldig structureren en organiseren. Dat het stellen van prioriteiten en ‘nee’ durven zeggen onderdeel is van het werk, begrijp je als geen ander. Je hebt ervaring met administratie maar je skills op het gebied van planning en agendabeheer zijn het állerbelangrijkst. Ook ben je integer, dienstbaar richting het management, toegankelijk en collegiaal. Je pakt uit jezelf werk op, zelfstandig en vindt snel je weg in de politiek-bestuurlijke organisatie.
**Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 7
- Maandsalaris Min €3.016 - Max. €3.879 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
- Contractduur 1 jaar
- Minimaal aantal uren per week 28
- Maximaal aantal uren per week 36
**Overige arbeidsvoorwaarden

Naast je salaris ontvang je nog veel meer. Bijvoorbeeld:

- een individueel keuzebudget (IKB) waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf kunt samenstellen. Zo kun je bijvoorbeeld een deel van je salaris eerder laten uitbetalen of extra verlofuren kopen
- voor een deel vanuit huis werken als je functie dat toelaat
- veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen. Zowel binnen je baan als op persoonlijk gebied
- je krijgt een OV-chipkaart waarmee je reist voor je woon-werkverkeer. Met deze kaart reis je ook door heel Nederland als je voor het werk op pad gaat
**Bijzonderheden
- Meer weten over de functie of eerst eens kennismaken met een directe collega? Bel gerust.
- Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Ben je nog niet in dienst bij de Rijksoverheid, dan vragen we om een Verklaring Omtrent het Gedrag;
- Word je uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek? Houd er alvast rekening mee dat de eerste gesprekken in de week van PM worden gepland.
- Ben je een verplichte van werk naar werk-kandidaat? Dan vragen wij je om een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen bij je sollicitatie.

**Meer over de functiegroep Managementondersteuner**:
Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat
- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegeb



  • Den Haag, Nederland Rijksvastgoedbedrijf (Ministerie van BZK) Voltijd

    **Functieomschrijving** *** **Ambieer je een baan bij een directie in opbouw met de focus op urgente maatschappelijk opgaven? Een functie waarin je je werk prioriteert en proactief te werk gaat? Reageer dan op de functie van managementondersteuner bij de directie Gebieds - en Vastgoedontwikkeling (GVO) van het Rijksvastgoedbedrijf. In deze functie ben je...


  • Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Voltijd

    **:FunctieomschrijvingAl is de dag nog zo hectisch, jij regelt het. Orde, overzicht, het stellen van prioriteiten, daar ga jij voor als managementondersteuner. Dankzij het werk van jou en je directe collega ́s maak jij het mogelijk dat de directie Infectieziektebeleid zich kan richten op haar belangrijke taak: het maken van beleid ter bestrijding en...


  • Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Rijksvastgoedbedrijf (Ministerie van BZK) Voltijd

    **Functieomschrijving*******Ambieer je een baan bij een directie in opbouw met de focus op urgente maatschappelijk opgaven? Een functie waarin je je werk prioriteert en proactief te werk gaat? Reageer dan op de functie van managementondersteuner bij de directie Gebieds- en Vastgoedontwikkeling (GVO) van het Rijksvastgoedbedrijf.In deze functie ben je het...


  • Den Haag, Nederland Ministerie van Buitenlandse Zaken Voltijd

    **:Functieomschrijving In een omgeving vol gedreven collega’s die hard werken aan ICT, data, informatiemanagement en informatieveiligheid wordt je uitgedaagd door het beheren van de volle agenda van de directeur. Je krijgt de kans bij te dragen aan een positieve sfeer op de werkvloer. Deze positie wacht op jou bij ons team. Zet je talenten in en sluit je...


  • Den Haag, Nederland Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Voltijd

    Managementondersteuner Directie Ruimtelijk BeleidMinisterie van Binnenlandse Zaken en KoninkrijksrelatiesFunctieomschrijvingBen jij op zoek naar een baan waarin geen dag hetzelfde is? Ben jij iemand die goed kan plannen en organisere


  • Den Haag, Nederland Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Voltijd

    Managementondersteuner Directie Ruimtelijk Beleid Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Functieomschrijving Ben jij op zoek naar een baan waarin geen dag hetzelfde is? Ben jij iemand die goed kan plannen en organisere...


  • Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Voltijd

    Managementondersteuner Directie Ruimtelijk BeleidMinisterie van Binnenlandse Zaken en KoninkrijksrelatiesFunctieomschrijvingBen jij op zoek naar een baan waarin geen dag hetzelfde is? Ben jij iemand die goed kan plannen en organiseren en die graag samenwerkt? Zoek je een baan vol dynamiek met gezellige collega's? Lees dan snel verderHet management team van...


  • Den Haag, Nederland Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Voltijd

    Managementondersteuner Directie Ruimtelijk BeleidMinisterie van Binnenlandse Zaken en KoninkrijksrelatiesFunctieomschrijvingBen jij op zoek naar een baan waarin geen dag hetzelfde is? Ben jij iemand die goed kan plannen en organiseren en die graag samenwerkt? Zoek je een baan vol dynamiek met gezellige collega’s? Lees dan snel verder!Het management team...


  • Den Haag, Nederland Werken voor Nederland Voltijd

    Je hebt MBO werk-/denkniveau, bij voorkeur heb je een opleiding gevolgd in secretariële of administratieve richting. - Je hebt mínimaal 2 jaar relevante werkervaring met bovengenoemde taken. - Je beschikt over zeer goede Nederlandse en Engelse taalvaardigheid, zowel in woord als geschrift. - Jouw plan - en organisatietalent komt tot uiting door...


  • Den Haag, Zuid-Holland, Zuid-Holland, Nederland Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Voltijd

    Managementondersteuner Directie Ruimtelijk BeleidMinisterie van Binnenlandse Zaken en KoninkrijksrelatiesFunctieomschrijvingBen jij op zoek naar een baan waarin geen dag hetzelfde is? Ben jij iemand die goed kan plannen en organisere


  • Den Haag, Nederland Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Voltijd

    **:Functieomschrijving De directie Jeugd van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) is op zoek naar een ervaren management ondersteuner. Ben je servicegericht, flexibel en goed in plannen, organiseren en prioriteren? En heb je ervaring met complex agendabeheer, het liefst binnen de rijksoverheid, dan ben jij de geschikte kandidaat. Wat...

  • Managementondersteuner

    1 week geleden


    Den Haag, Nederland Ministerie van Financiën Voltijd

    Je hebt een opleiding tot secretaresse of managementondersteuner afgerond op mínimaal mbo-niveau. - Het is een pre als je al relevante werkervaring hebt, maar ook starters zijn welkom. - Je bent digitaal vaardig, weet goed je weg in standaardpakketten zoals Word, Excel en Outlook te vinden en je weet nieuwe software (zoals vergadersysteem Webex en het...


  • Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Werken voor Nederland Voltijd

    Je hebt MBO werk-/denkniveau, bij voorkeur heb je een opleiding gevolgd in secretariële of administratieve richting.- Je hebt mínimaal 2 jaar relevante werkervaring met bovengenoemde taken.- Je beschikt over zeer goede Nederlandse en Engelse taalvaardigheid, zowel in woord als geschrift.- Jouw plan- en organisatietalent komt tot uiting door prioriteiten te...

  • Managementondersteuner

    1 week geleden


    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Tempo-Team Voltijd

    Ben jij een organisatorisch talent met een passie voor communicatie? De Directie Communicatie van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) is op zoek naar een enthousiaste managementondersteuner Samen met een collegiaal team van managementondersteuners zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt. Tijdelijke opdracht met kans op verlenging...

  • Managementondersteuner

    1 week geleden


    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Tempo Team Voltijd

    Ben jij een organisatorisch talent met een passie voor communicatie? Wil jij bijdragen aan een gezond, fit en veerkrachtig Nederland? De Directie Communicatie van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) is op zoek naar een enthousiaste managementondersteuner Bij ons werk je in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is. Samen met...


  • Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Voltijd

    **:FunctieomschrijvingDe directie Jeugd van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) is op zoek naar een ervaren management ondersteuner. Ben je servicegericht, flexibel en goed in plannen, organiseren en prioriteren? En heb je ervaring met complex agendabeheer, het liefst binnen de rijksoverheid, dan ben jij de geschikte kandidaat.Wat ga...

  • Managementondersteuner

    1 week geleden


    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Ministerie van Financiën Voltijd

    Je hebt een opleiding tot secretaresse of managementondersteuner afgerond op mínimaal mbo-niveau.- Het is een pre als je al relevante werkervaring hebt, maar ook starters zijn welkom.- Je bent digitaal vaardig, weet goed je weg in standaardpakketten zoals Word, Excel en Outlook te vinden en je weet nieuwe software (zoals vergadersysteem Webex en het...


  • Den Haag, Nederland Werken voor Nederland Voltijd

    Je hebt mbo werk - en denkniveau en werkervaring als managementondersteuner, bij voorkeur bij een ministerie of (semi) overheid. - Je hebt ervaring met agenda en mailbox beheer. - Je weet hoe de windows-gestuurde programma’s van MicrosoftOffice werken. - Je spreekt en schrijft goed Nederlands. - Je kunt goed plannen en organiseren. - Je werkt...


  • Den Haag, Nederland Werken voor Nederland Voltijd

    Je hebt mbo werk - en denkniveau en werkervaring als managementondersteuner, bij voorkeur bij een ministerie of (semi) overheid. - Je hebt ervaring met agenda en mailbox beheer. - Je weet hoe de windows-gestuurde programma’s van MicrosoftOffice werken. - Je spreekt en schrijft goed Nederlands. - Je kunt goed plannen en organiseren. - Je werkt...


  • Den Haag, Nederland Driessen Voltijd

    Word jij het eerste aanspreekpunt voor de Directie Juridische Zaken bij de Autoriteit Consument en Markt? Als managementondersteuner ben jij verantwoordelijk voor de agenda's, mailboxen en vergaderingen van de managers. Iets voor jou?Wat ga je doen?Als managementondersteuner bij de