Managementondersteuner Directiesecretariaat

**:Functieomschrijving

Ben jij op zoek naar een leuke, uitdagende en regelmatig hectische baan als directiesecretaresse? Ben je goed in plannen en organiseren? Krijg jij energie van het in goede banen leiden en prioriteren van alle binnenkomende acties en informatie? Voel jij je als een vis in het water om dé spin in het web te zijn als het gaat om de ondersteuning van een van onze directeuren en alles zelfstandig tot in de puntjes voor haar te organiseren? Als dat zo is willen wij jou graag ontmoeten.

Dit zijn o.a. je werkzaamheden:
De functie richt zich vooral op agendabeheer maar je kan, als je dat leuk vindt, dingen naar je toe trekken. In ieder geval ben je verantwoordelijk voor de volgende taken:

- Agendabeheer

Je beoordeelt (politiek) gevoelige en complexe afspraken op urgentie en plant of verzet op basis daarvan. Het is daarbij van belang dat je een pro-actieve, oplossingsgerichte werkhouding hebt, gezien de altijd overvolle agenda’s.
- Vergaderstukken
- Je bent verantwoordelijk voor het uitzetten van stukken bij je collega-beleidsmedewerkers en het bewaken dat de vergaderstukken tijdig aangeleverd worden, zodat je deze voor jouw directeur in iBabs kan plaatsen.
- Daarbij coördineer je stukken
- en/of informatiestromen naar de directeuren, MT-leden en/of de medewerkers.
- Postvak IN
- Je werkt vanuit je eigen secretariaatbox waarin je alle verzoeken voor jouw directeur ontvangt. Deze inkomende verzoeken handel je zelfstandig af.
- Daarnaast houd je ook de inbox van de directeur nauwlettend in de gaten en filtert o.a. de vergaderstukken en urgente verzoeken.
- Overige secretariële ondersteuning

Hieronder valt o.a.:

- Faciliteiten regelen (m.b.v. zelfservice portaal) bij interne en externe overleggen en werkbezoeken (o.a. het regelen van lunches, catering, vervoer, vergaderruimten, buitenlandse reizen via het interne reisbureau);
- Ontvangst en te woord staan van bezoekers (en de bezoekers ook aanmelden).
In alles ben jij dé buffer naar de interne organisatie en externe omgeving. Je kunt hierbij verbanden leggen en belangen en consequenties goed afwegen.
**Functie-eisen

Wat we van jou vragen:

- Je hebt HBO werk
- en denkniveau;
- Je hebt mínimaal vijf jaar aantoonbare ervaring als directiesecretaresse of een vergelijkbare functie;
- Je durft tegengas te geven als een situatie daarom vraagt;
- Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke gegevens;
- Je kan hoofd
- en bijzaken onderscheiden en bent in staat om te prioriteren;
- Je helpt of vervangt je collega’s bij drukte of tijdens vakantie/ ziekte.

De competenties die onlosmakelijk met de functie verbonden zijn:

- Je bent collegiaal;
- Je bent flexibel in houding en enigszins in werktijden;
- Je hebt een hoge mate van stressbestendigheid;
- Je bent pro-actief en klantgericht;
- Je kunt goed samenwerken;
- Je bent representatief en integer;
- Je bent accuraat en zorgvuldig;
- Je hebt goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.

Wat bieden we jou:
Vanzelfsprekend staat hier ook iets tegenover. Je komt terecht in een leuk team waarin collegialiteit vanzelfsprekend is. Je wordt goed ingewerkt, er is ruimte om je te ontwikkelen en je kan deels thuis werken.
**Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 7, schaal 8
- Maandsalaris Min €3.016 - Max. €4.340 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
- Contractduur 1 jaar, detachering behoort tot de mogelijkheden
- Minimaal aantal uren per week 32
- Maximaal aantal uren per week 36
**Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
**Bijzonderheden

Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega’s is voor het ministerie van groot belang. Daarom vragen we nieuwe medewerkers om een verklaring omtrent gedrag (vog) te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Je komt te werken voor de directeur Jeugd, Familie en Aanpak Criminaliteitsfenomenen. Formeel val je onder een andere directie, namelijk de directie Advies, Regie en Centrale autoriteit bij het team Managementondersteuning en Staf. Wat deze directies precies doen, kun je lezen onder de informatie over de organisatie.

De functieschaal is 8. Afhankelijk van opleiding en werkervaring kan inschaling plaatsvinden in aanloopschaal 7.

Acq