Managementassistent

1 maand geleden

Amsterdam, Nederland Universiteit van Amsterdam Voltijd

Managementassistent

Faculteit/Dienst: Faculteit der Geesteswetenschappen Opleidingsniveau: MBO Functie type: Ondersteunend Beheer Personeel Sluitingsdatum: 1 juni Vacaturenummer:

Wij zijn vanwege aanstaande pensionering van een collega op zoek naar een initiatiefrijke en ervaren managementassistent voor het faculteitsbureau. Je gaat werken binnen een collegiaal team waar hard wordt gewerkt met oog voor elkaar. De sfeer binnen het faculteitsbureau is laagdrempelig en open; iedereen draagt graag een steentje bij om onderwijs en onderzoek optimaal te ondersteunen.

Je gaat werken bij het geclusterde secretariaat van het faculteitsbureau dat de leden van het Dagelijks Bestuur, het Managementteam en medewerkers van het faculteitsbureau ondersteunt. Dit team bestaat uit vier collega’s, die elk hun eigen aandachtsgebieden hebben, maar waar nodig ook werk van elkaar overnemen. Het secretariaat kent veel opdrachtgevers en veel verschillende werkzaamheden waarbij snel geschakeld en geprioriteerd moet worden. Iedere collega fungeert als eerste aanspreekpunt voor een aantal eigen afdelingen en bestuurders. Daarnaast verrichten alle collega’s een aantal algemene secretariële en administratieve taken.

Wat ga je doen?

Ons team is in beweging en dat zorgt voor mooie kansen De afgelopen maanden is er een traject geweest om het team beter te positioneren binnen de organisatie. In de komende periode gaan drie collega’s met pensioen. Voor twee van hen hebben we al enthousiaste opvolgers gevonden. Heb jij een positieve en gedreven instelling en wil je een actieve bijdrage leveren aan de verdere ontwikkeling van ons secretariaat? Dan maken we graag kennis om samen te kijken of jij ons team compleet maakt

We zorgen voor een goede start, met een warme overdracht van werkzaamheden. Ook is het team de komende maanden tijdelijk versterkt met een ervaren managementassistent, zodat we samen de transitie van dit team in goede banen kunnen leiden. Rollen en taken liggen nog niet vast, deze kunnen in onderling overleg binnen het team verdeeld worden.

Als managementassistent op het faculteitsbureau verricht je op hoofdlijnen de volgende taken:

Agendabeheer voor de bestuurders en/of managers die je ondersteunt; ondersteunen bij vacatures binnen het faculteitsbureau (berichtgeving aan kandidaten, plannen gesprekken, etc.); organiseren van vergaderingen en overleggen, inclusief zaalreservering en catering; medebeheer van de groepsmailbox van het secretariaat; verrichten van algemene secretariële en organisatorische werkzaamheden (denk aan zaken als bestellen kantoorbenodigdheden, autoriseren medewerkers voor SALTO-toegang tot ruimtes binnen gebouwen, bloemen bestellen, adres- en telefoonlijsten bijhouden, registratie van uitgaande post).

In het takenpakket voor deze vacature ligt een accent op de administratieve ondersteuning van promoties en hoogleraarszaken. Je zult je onder andere gaan bezighouden met de volgende aandachtsgebieden:

Administratieve en procesmatige ondersteuning van de beleidsmedewerkers Hoogleraarszaken en Promoties (plannen bijeenkomsten benoemingsadviescommissies, boeken hotelovernachtingen externe leden, verzorgen administratie promotietrajecten, registratie van brieven aan het College van Bestuur over promoties en hoogleraarszaken); In voorkomende gevallen plannen van afspraken voor MT-leden, zoals het hoofd Informatiemanagement en het hoofd Financiën & Control; Ondersteuning team Onderwijsbeleid (agendabeheer hoofd, praktische organisatie onderwijsvisitaties, inschrijven brieven).

Wat vragen we van jou?

In een hectische werkomgeving kun je goed overzicht houden en prioriteiten stellen. Je hebt een dienstverlenende en oplossingsgerichte instelling en houdt ervan zelfstandig diverse taken op te pakken. Je bent communicatief sterk en hebt oog voor wat je opdrachtgevers en collega’s nodig hebben. Administratieve procedures maak je je snel eigen en je vindt het leuk om je daarin te verdiepen. Je vindt het een uitdaging om actief mee te denken over de verdere ontwikkeling van het secretariaat en de manier waarop het team de verschillende opdrachtgevers het beste kan ondersteunen. Het secretariaat is in contact met meerdere stakeholders, waardoor het een complexe omgeving is, het zou mooi zijn als je dit als een welkome uitdaging ziet

Jouw ervaring en profiel:

Wij zoeken een nieuwe collega die de kneepjes van het vak kent.

met minimaal een mbo-4 diploma en hbo werk- en denkniveau; bekend met alle tips en trucs van mail- en agendabeheer in Outlook en met Word, Excel, PowerPoint en Teams; in staat om je nieuwe programma’s snel eigen te maken; goede schriftelijke en mondelinge beheersing van het Nederlands en Engels.

Affiniteit met het hoger onderwijs en de geesteswetenschappen zijn mooi meegenomen

Wat bieden we jou?

Je start in eerste instantie met een tijdelijk contract voor de duur van een jaar met een proeftijd van twee maanden, bij voorkeur met ingang van 1 september a.s. Het contract wordt omgezet naar een vast dienstverband na een positieve beoordeling. Het dienstverband is bij voorkeur voor 38 uur per week (36 of 32 uur is in overleg bespreekbaar).

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, € 2. tot € 3. bruto per maand, op basis van een volledige werkweek van 38 uur (schaal 7). Dit is exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. De is van toepassing.

Wat bieden we je verder?

een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden; een enthousiast en warm team dat openstaat voor nieuwe collega’s; uitstekende studie- en opleidingsmogelijkheden; een inspirerende academische en internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam.

  • Managementassistent

    1 maand geleden

    Amsterdam, Nederland Universiteit van Amsterdam Voltijd

    Managementassistent **Faculteit/Dienst**:Faculteit der Geesteswetenschappen**Opleidingsniveau**:MBO**Functie type**:Ondersteunend Beheer Personeel**Sluitingsdatum**:1 juni 2024**Vacaturenummer**:12934- Wij zijn vanwege aanstaande pensionering van een collega op zoek naar een initiatiefrijke en ervaren managementassistent voor het faculteitsbureau. Je gaat...

  • Managementassistent WeMake

    2 dagen geleden

    Amsterdam, Nederland Spirit Hospitality Services Voltijd

    WeMake is per direct op zoek naar een enthousiaste, zelfstandige Managementassistent voor hun prachtige kantoor aan het Nieuwe Meer in Amsterdam-Zuid. Ben je administratief sterk en bijt je je graag vast in document management? Lees dan snel verder! Over WeMakeWeMake is een modern aannemersbedrijf gespecialiseerd in de verbouwing en renovatie van commercieel...

  • Managementassistent

    1 maand geleden

    Amsterdam, Nederland YoungCapital Voltijd

    Word managementassistent bij de Belastingdienst in AmsterdamBen jij op zoek naar een veelzijdige functie waarbij geen dag hetzelfde is? Dan is deze vacature bij de Belastingdienst in Amsterdam iets voor jou! Wat ga je doen?Wat ga je doen?Als managementassistent bij de Belastingdienst in Amsterdam ben je verantwoordelijk voor het optimaal ondersteunen van de...

  • Managementassistent

    1 week geleden

    Amsterdam, Nederland YoungCapital Voltijd

    Word managementassistent bij de Belastingdienst in AmsterdamBen jij op zoek naar een veelzijdige functie waarbij geen dag hetzelfde is? Dan is deze vacature bij de Belastingdienst in Amsterdam iets voor jou! Wat ga je doen?Wat ga je doen?Als managementassistent bij de Belastingdienst in Amsterdam ben je verantwoordelijk voor het optimaal ondersteunen van de...

  • Managementassistent

    5 dagen geleden

    Amsterdam, Nederland YoungCapital Voltijd

    Word managementassistent bij de Belastingdienst in AmsterdamBen jij op zoek naar een veelzijdige functie waarbij geen dag hetzelfde is? Dan is deze vacature bij de Belastingdienst in Amsterdam iets voor jou! Wat ga je doen?Wat ga je doen?Als managementassistent bij de Belastingdienst in Amsterdam ben je verantwoordelijk voor het optimaal ondersteunen van de...

  • Managementassistent

    7 dagen geleden

    Amsterdam West, Nederland ROC van Amsterdam Flevoland Voltijd

    **Dit en meer ga je doen**: Als managementassistent bied jij administratieve, secretariële en organisatorische ondersteuning aan de drie opleidingsmanagers van het onderwijscluster Verpleegkunde-Verzorgende IG. Je bent de schakel tussen de opleidingsmanagers en de opleidingsteams en onderhoudt contacten met diverse stafafdelingen en externe...

  • Managementassistent HR

    2 weken geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Ben jij klaar voor een baan met maatschappelijke impact? Heb je een passie voor HR, ondersteuning en een scherp oog voor detail? Dan is dit jouw kans om de toekomst vorm te geven bij een vooraanstaande Hogeschool in het hart van Amsterdam.Als managementassistent ben je de rechterhand van de Directeur HR en een cruciale schakel in de praktische en...

  • Managementassistent HR

    2 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Secretary Plus Deeltijd

    Ben jij klaar voor een baan met maatschappelijke impact? Heb je een passie voor HR, ondersteuning en een scherp oog voor detail? Dan is dit jouw kans om de toekomst vorm te geven bij een vooraanstaande Hogeschool in het hart van Amsterdam. Als managementassistent ben je de rechterhand van de Directeur HR en een cruciale schakel in de praktische en...

  • Managementassistent Amsterdam

    1 maand geleden

    Amsterdam Centrum, Nederland Manpower Voltijd

    **Hier ga je werken** Deze werkgever is een vooraanstaande internationale bank. Op dit moment kunnen we geen verdere informatie verstrekken over deze organisatie. In latere stadia van het sollicitatieproces kunnen we je hier wel meer over vertellen. **Werktijden** Je werkt in deze parttime of fulltime functie van maandag tot en met vrijdag tijdens reguliere...

  • Managementassistent Amsterdam

    4 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Manpower Voltijd

    Wat wij vragen Opleiding HBO Functie-eisen Minimaal hbo werk- en denkniveau Ten minste vijf jaar werkervaring in een soortgelijke functie, bijvoorbeeld als managementondersteuner of management assistent Beschikbaarheid van minstens 32 uur per week Ervaring met kantooradministratie en bij voorkeur binnen een grote en complexe financiële dienstverlener...

  • Managementassistent Amsterdam

    1 maand geleden

    Amsterdam, Nederland Manpower Voltijd

    Wat wij vragen Opleiding HBO Functie-eisen Minimaal hbo werk- en denkniveau Ten minste vijf jaar werkervaring in een soortgelijke functie, bijvoorbeeld als managementondersteuner of management assistent Beschikbaarheid van minstens 32 uur per week Ervaring met kantooradministratie en bij voorkeur binnen een grote en complexe financiële...

  • Managementassistent Amsterdam

    4 weken geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Manpower Voltijd

    Wat wij vragen Opleiding HBO Functie-eisen Minimaal hbo werk- en denkniveau Ten minste vijf jaar werkervaring in een soortgelijke functie, bijvoorbeeld als managementondersteuner of management assistent Beschikbaarheid van minstens 32 uur per week Ervaring met kantooradministratie en bij voorkeur binnen een grote en complexe financiële...

  • Managementassistent Campusontwikkeling

    1 maand geleden

    Amsterdam, Nederland Vrije Universiteit Amsterdam Voltijd

    Amsterdam- - MBO- - 0,8 / 1- - Facilitaire Campus Organisatie- - Overig ondersteunend- - Amsterdam- - Sluit op- 12-05-2024- Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en ondernemende managementassistent voor de directeur Campusontwikkeling bij de dienst Facilitaire Campus Organisatie (FCO) binnen de Vrije Universiteit Amsterdam.**Jouw functie**: Samen met jouw...

  • Managementassistent Facilitaire dienst

    2 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Amsterdam UMC (Universitair Medische Centra) Voltijd

    Als managementassistent bij de Facilitaire dienst van Amsterdam UMC ben jij de onmisbare schakel in het reilen en zeilen van onze afdeling. Als tweede geheugen van de clustermanager en met ogen en oren wijd open, zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je takenpakket? Dat is als een kleurrijk palet: Planning en verslaglegging van interne overleggen...

  • Managementassistent College Van Bestuur

    11 uur geleden

    Amsterdam Centrum, Nederland Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten (AHK) Voltijd

    Ben jij sociaal, nauwkeurig en in staat om helder en open te communiceren? Het college van bestuur is met ingang van 1 september a.s. op zoek naar een **Managementassistent college van bestuur**: **Wie ben jij?** Je bent een stressbestendige organisator, die zowel assertief als wendbaar is. Je hebt gevoel voor verhoudingen en kunt goed omgaan met...

  • Managementassistent(e)

    2 maanden geleden

    Amsterdam, Nederland Sanquin Voltijd

    Vind jij het leuk om een breed takenpakket te hebben bij een professionele en kwaliteitsgerichte organisatie die een groot maatschappelijk belang dient? Dan is dit jouw kans! Sanquin zoekt een enthousiaste en gedreven Managementassistent(e). In deze functie ben je verantwoordelijk voor het verrichten van secretariële, administratieve en organisatorische...

  • Managementassistent

    1 week geleden

    Amsterdam, Nederland Amsterdam University of Applied Sciences Voltijd

    **Sluitingsdatum**:Sluit bij voldoende kandidaten**Beschrijving**: - Locatie_ Amsterdam, naast station Bijlmer Arena - Salaris_ € 3.091; - tot € 4.085; - (schaal 8) - Dienstverband_ Fulltime, vanaf 0,8 FTE - Contract_ Jaarcontract- Wil je werken in een omgeving met jonge mensen? Een maatschappelijke bijdrage leveren in het onderwijs? Tijd voor een...

  • Managementassistent Kliniek en Polikliniek

    1 maand geleden

    Amsterdam, Nederland Jellinek Voltijd

    Kom werken als managementassistent binnen een innovatieve en inhoudelijk interessante organisatie. Door alles goed te regelen voor onze managers en behandelaren, zorg jij met jouw werk voor een prachtige bijdrage aan de continuïteit van de zorg van Jellinek! **Wat ga je doen?**: - Voor de kliniek en polikliniek van Jellinek Amsterdam zijn we op zoek naar...

  • Managementassistent HR

    2 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenBen jij klaar voor een baan met maatschappelijke impact? Heb je een passie voor HR, ondersteuning en een scherp oog voor detail? Dan is dit jouw kans om de toekomst vorm te geven bij een vooraanstaande Hogeschool in het hart van Amsterdam. Als managementassistent ben je de rechterhand van de Directeur HR en een cruciale schakel in de...

  • Managementassistent HR

    2 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Wat je gaat doenBen jij klaar voor een baan met maatschappelijke impact? Heb je een passie voor HR, ondersteuning en een scherp oog voor detail? Dan is dit jouw kans om de toekomst vorm te geven bij een vooraanstaande Hogeschool in het hart van Amsterdam. Als managementassistent ben je de rechterhand van de Directeur HR en een cruciale schakel in de...