Hoofd Secretariaat

2 weken geleden


Den Haag Centrum, Nederland DJI Voltijd
**Intro**: Wij zijn op zoek naar een leidinggevende die in staat is om medewerkers op een inspirerende manier aan te sturen en met het team de secretariële ondersteuning door te ontwikkelen.
**Organisatie
- en afdelingomschrijving**:
Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.

**Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)**
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim collega's in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

**Dit ga je doen**:
Je geeft leiding aan een pool van secretaresses (+/- 15 fte) die werken voor verschillende directies (10) van het Hoofdkantoor van DJI. Het hoofd secretariaat heeft de dagelijkse leiding over het secretariaat van het Hoofdkantoor van DJI. In deze hoedanigheid heb je de personele zorg over de secretaresses en ben je het eerste aanspreekpunt voor de secretariële inzet op alle directies van het Hoofkantoor van DJI. Het is een team waar onlangs en nog steeds veel personeelswisselingen zijn (geweest). Dat vraagt om goede begeleiding binnen de afdeling, maar ook binnen het Hoofdkantoor van DJI en daarbuiten. De organisatie van het Hoofdkantoor is in beweging en dat vraagt ook om doorontwikkeling van het secretariaat, waar het gaat over de dienstverlening, eenduidige werkwijze en processen, samenwerking binnen de pool etc.

Je durft duidelijke verwachtingen uit te spreken richting de medewerkers over doelen/resultaten en hen aan te spreken op eigen verantwoordelijkheid. Tegelijk heb je oog voor de kracht en talenten in het team. Je draagt zorg voor de benodigde randvoorwaarden om de gewenste doelen/resultaten binnen de eigen verantwoordelijkheden te kunnen leveren. Je draagt zorg voor de ontwikkeling van het personeel en voor een constant serviceniveau van het secretariaat. Je overziet de processen waarbinnen het secretariaat taken verricht. Je herkent (digitale) ontwikkelingen die daarop van invloed zijn. Je bent -waar nodig
- in staat verbeteringen in die processen tot stand te (laten) brengen, samen met je medewerkers en andere collega's binnen het Hoofdkantoor van DJI.

Het is belangrijk dat je in deze functie goed weet om te gaan met de wensen van de klant. Dit zijn de directeuren van het Hoofdkantoor van DJI, maar ook de overige leidinggevenden waar het gaat om de afdelingssecretariaten. Dit vraagt om contacten en netwerken op zowel operationeel als tactisch niveau. Ben jij in staat effectief met je omgeving om te gaan en deze te beïnvloeden? Je weet hun vraag en het aanbod van het team goed op elkaar af te stemmen. Je kan het secretariaat op tactisch niveau vertegenwoordigen bij de ontwikkelingen van het Hoofdkantoor van DJI die nu gaande zijn. Ten aanzien van deze ontwikkelingen geef je gevraagd en ongevraagd advies aan je leidinggevende, het hoofd van de afdeling Bestuursondersteuning.

Daarnaast ben je, als onderdeel van de afdeling bestuursondersteuning ook verantwoordelijk voor het ontwikkelen en borgen van een aantal processen, te weten: het proces ten aanzien van (internationale) dienstreizen, het tot stand brengen van het attentiebeleid voor het Hoofdkantoor en het beheer en regels voor (het gebruik van) de relatiegeschenken.

**Dit neem je mee**:

- Hbo werk
- en denkniveau.
- Leidinggevende ervaring en daarbinnen aantoonbaar succesvol.
- Ervaring bij meerdere organisaties.
- Aantoonbare affiniteit met secretariële werkzaamheden.

**Competenties**:

- Organisatiesensitiviteit;
- Klantgerichtheid
- Omgevingsbewustzijn
- Netwerken
- Ontwikkelen medewerkers
- Aansturen medewerker
- Plannen en organiseren
- Reflecteren
- Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
- Volledige vergoeding van je ov
  • Hoofd Secretariaat

    3 weken geleden


    Den Haag Centrum, Nederland DJI Voltijd

    **Intro**: Wij zijn op zoek naar een leidinggevende die in staat is om medewerkers op een inspirerende manier aan te sturen en met het team de secretariële ondersteuning door te ontwikkelen. **Organisatie - en afdelingomschrijving**: Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en...

  • Hoofd secretariaat

    4 weken geleden


    Den Haag, Nederland Hilton The Hague. Voltijd

    Hilton Den Haag is op zoek naar een Assistant Front Office Manager!Ben jij klaar om de volgende stap te zetten en door te groeien naar de rol van Front Office Manager? Kom jij tot je recht in een omgeving waar geen dag hetzelfde is? Dan is dit wellicht de rol voor jou.Als Assistant Front Office Manager maak je deel uit van het Front Office Leaders team en...

  • Hoofd secretariaat

    4 weken geleden


    Den Haag, Nederland Holiday Inn Express The Hague - Parliament. Voltijd

    Vanaf het moment dat de gast binnenloopt in ons hotel, willen wij onze gasten een memorabele ervaring bezorgen. Als Front Office Manager zal jij hier aan bijdragen door alle aspecten van de front office te managen en het team de empowerment en de tools te geven om dit te bereiken! JIJ gaat hier met jouw team een ‘Welcome’ gevoel creëren, waar jullie...

  • Hoofd secretariaat

    4 weken geleden


    Den Haag, Nederland Louwman Group. Voltijd

    Ben je op zoek naar een nieuwe uitdaging in een dynamische omgeving? Heb je een passie voor het ondersteunen van processen en het bijhouden van gegevens? Dan hebben we mogelijk de perfecte positie voor jou! We zijn op zoek naar een enthousiaste Office Manager om ons Learning & Development team te versterken.Wat ga je doen?Als Office Manager bij het Learning...

  • Hoofd secretariaat

    3 weken geleden


    Den Haag, Nederland Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Voltijd

    Wat ga je doen:Functie­omschrijvingDe Functionaris voor de gegevensbescherming is de interne toezichthouder op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens. Om deze belangrijke functie goed uit te kunnen oefenen hebben wij versterking nodig van een officemanager. Dit zullen je taken zijn:


  • Den Haag, Nederland Directoraat-generaal Migratie Voltijd

    De functie van beleidsondersteuner bij de backoffice is ingedeeld op schaal 10. Je hebt een HBO werk - en denkniveau. Je hebt een scherp oog voor verbetermogelijkheden en zet graag je schouders onder uitdagende projecten. Je staat stevig in je schoenen, je kunt snel schakelen en je bent goed in staat een breed netwerk te onderhouden binnen JenV en met...

  • Secretarieel Medewerker

    3 weken geleden


    Den Haag, Nederland Politie Voltijd

    Als secretarieel medewerker ben jij voor de eenheidsleiding de stabiele factor. Iemand die ontzorgt en ondersteunt terwijl zij van vergadering naar overleg gaan en nog stapels stukken moeten doornemen. Je beheert de drukke agenda, plant en organiseert, terwijl collega’s het secretariaat in - en uitlopen voor een praatje en vragen. **Specificaties...

  • Secretarieel Medewerker

    2 weken geleden


    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Politie Voltijd

    Als secretarieel medewerker ben jij voor de eenheidsleiding de stabiele factor. Iemand die ontzorgt en ondersteunt terwijl zij van vergadering naar overleg gaan en nog stapels stukken moeten doornemen. Je beheert de drukke agenda, plant en organiseert, terwijl collega's het secretariaat in- en uitlopen voor een praatje en vragen.**Specificaties...


  • Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Directoraat-generaal Migratie Voltijd

    De functie van beleidsondersteuner bij de backoffice is ingedeeld op schaal 10.Je hebt een HBO werk- en denkniveau.Je hebt een scherp oog voor verbetermogelijkheden en zet graag je schouders onder uitdagende projecten. Je staat stevig in je schoenen, je kunt snel schakelen en je bent goed in staat een breed netwerk te onderhouden binnen JenV en met externe...

  • Managementondersteuner

    14 uur geleden


    Den Haag, Nederland Tempo-Team Voltijd

    Ben jij een organisatietalent met een passie voor ondersteuning en coördinatie? Gezellige team Parttime mogelijkheden Jij bent een proactieve en zelfstandige professional met een MBO-werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting van secretaresse/managementassistent. Jouw communicatieve vaardigheden stellen je in staat om soepel te schakelen tussen...

  • Managementondersteuner

    14 uur geleden


    Den Haag, Nederland Tempo-Team Voltijd

    Ben jij een organisatietalent met een passie voor ondersteuning en coördinatie? Gezellige team Parttime mogelijkheden Jij bent een proactieve en zelfstandige professional met een MBO-werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting van secretaresse/managementassistent. Jouw communicatieve vaardigheden stellen je in staat om soepel te schakelen tussen...

  • Managementondersteuner

    2 weken geleden


    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Tempo-Team Voltijd

    Ben jij een organisatietalent met een passie voor ondersteuning en coördinatie? Gezellige team Parttime mogelijkheden Jij bent een proactieve en zelfstandige professional met een MBO-werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting van secretaresse/managementassistent. Jouw communicatieve vaardigheden stellen je in staat om soepel te schakelen tussen...

  • Managementondersteuner

    4 dagen geleden


    Den Haag, Nederland Logius (Ministerie van BZK) Voltijd

    **:Functieomschrijving - Plan, organiseer en stel de juiste prioriteiten. Als managementondersteuner bij Logius in Den Haag zorg jij ervoor dat directeuren hun dagelijkse werkzaamheden goed kunnen uitvoeren. Dit doe je door de secretariële én administratieve ondersteuning voor directeuren van mínimaal 2 directies te verzorgen. Op deze manier draag je bij...

  • Secretaresse

    3 weken geleden


    Den Haag, Nederland Parnassia Voltijd

    Parnassia Haaglanden zoekt voor de Administratieve Organisatie in Den Haag een secretaresse voor het secretariaat WvGGZ. - Als secretaresse op deze plek ben jij dé ondersteuner._ **Dit ga je doen**: Secretariaat Wet Verplichte Geestelijke Gezondheid Zorg (WVGGZ) is onderdeel van de Administratieve Organisatie van Parnassia Haaglanden. De wet verplichte ggz...

  • Managementondersteuner

    2 weken geleden


    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Logius (Ministerie van BZK) Voltijd

    **:Functieomschrijving- Plan, organiseer en stel de juiste prioriteiten. Als managementondersteuner bij Logius in Den Haag zorg jij ervoor dat directeuren hun dagelijkse werkzaamheden goed kunnen uitvoeren. Dit doe je door de secretariële én administratieve ondersteuning voor directeuren van mínimaal 2 directies te verzorgen. Op deze manier draag je bij...


  • Den Haag, Nederland Rijksvastgoedbedrijf (Ministerie van BZK) Voltijd

    **:Functieomschrijving Wil je werken voor de top in Den Haag? Dat kan als managementondersteuner van directeur-generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk. Je ontzorgt de directeur-generaal in haar vele verantwoordelijkheden. Vanuit Den Haag beheer je onder anderen haar uitdagende agenda. Jouw werk is van groot belang en onmisbaar voor het...


  • Den Haag, Nederland Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Voltijd

    **:Functieomschrijving Ben jij een ervaren en gedreven managementondersteuner of (directie)secretaresse? Heb jij ervaring in een complexe, grote organisatie of met de ambtelijke/politieke top? Houd jij je hoofd koel in de meest hectische situaties en weet jij alles in goede banen te leiden? Solliciteer dan naar de functie van managementondersteuner bij de...

  • Secretaresse

    3 weken geleden


    Den Haag, Nederland Parnassia Voltijd

    Parnassia Haaglanden zoekt voor de Administratieve Organisatie in Den Haag een secretaresse voor het secretariaat WvGGZ. - Als secretaresse op deze plek ben jij dé ondersteuner._ Dit ga je doen Secretariaat Wet Verplichte Geestelijke Gezondheid Zorg (WVGGZ) is onderdeel van de Administratieve Organisatie van Parnassia Haaglanden. De wet verplichte ggz...

  • Secretaresse

    2 weken geleden


    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Parnassia Voltijd

    Parnassia Haaglanden zoekt voor de Administratieve Organisatie in Den Haag een secretaresse voor het secretariaat WvGGZ.- Als secretaresse op deze plek ben jij dé ondersteuner._**Dit ga je doen**:Secretariaat Wet Verplichte Geestelijke Gezondheid Zorg (WVGGZ) is onderdeel van de Administratieve Organisatie van Parnassia Haaglanden. De wet verplichte ggz...


  • Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Voltijd

    **:FunctieomschrijvingBen jij een ervaren en gedreven managementondersteuner of (directie)secretaresse? Heb jij ervaring in een complexe, grote organisatie of met de ambtelijke/politieke top? Houd jij je hoofd koel in de meest hectische situaties en weet jij alles in goede banen te leiden? Solliciteer dan naar de functie van managementondersteuner bij de...