Managementondersteuner plaatsvervangend Directeur-Generaal

4 weken geleden


Den Haag, Nederland De Immigratie- en Naturalisatiedienst Voltijd

De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de Hoofddirectie, afdeling Bestuurszaken, een vacature voor de functie van Managementondersteuner plv. DG Strategie Uitvoeringsbeleid en Juridische zaken (plv. DG SUJ) (FGR: Managementondersteuner S8). Het betreft een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden, met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op locatie in Den Haag aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Afstemming hierover gaat in overleg met je leidinggevende.

Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen gewoon Nederlander worden. Dit brengt veelzijdige vraagstukken die vragen om een correcte en vlotte aansturing tussen de verschillende afdelingen, maar ook met de directies onderling.

“Vervelen hoef je je niet, iedere werkdag staan wij als team Bestuurszaken klaar, responsief en betrouwbaar, voor onze omgeving. Er is een dynamiek waarin geen enkele werkdag hetzelfde is en we vaak hoge golven van drukte hebben en toch de rust kunnen bewaren. Dat maakt het werken bij de IND een bijzondere plek. We verliezen de focus niet uit het oog en wat wij als IND’er doen, doet ertoe” Merci Chedi-Zonnenberg, Secretaresse DG IND

Als managementondersteuner maak je onderdeel uit van een klein team van toegewijde professionals die samenwerken om de dagelijkse operationele taken soepel te laten verlopen. Je bent samen met 3 andere collega’s werkzaam voor de Hoofddirectie en voor de afdeling Bestuurszaken. De Hoofddirectie bestaat uit de DG IND en twee plv. DG’s. Het secretariaatsteam is verantwoordelijk voor een goed werkend secretariaat waarin werkzaamheden worden uitgevoerd volgens de geldende procedures en afspraken. Er is coördinatie op de agenda van de DG IND, de plv. DG’s en het hoofd Bestuurszaken.

We zijn op zoek naar een leergierige, enthousiaste en gedreven collega die de plv. DG Strategie, Uitvoeringsbeleid en Juridische Zaken kan ondersteunen. Tevens fungeer je als achtervang voor je collega’s. Je bent als managementondersteuner dé rechterhand van plv. DG SUJ en je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.

Een voorbeeld van een werkdag zou er als volgt kunnen uitzien:

Je begint de dag met het checken van de e-mails en de agenda van de plv. DG en plant afspraken en vergaderingen in. Je sluit om 10 uur aan bij de dagstart van de afdeling Bestuurszaken om te horen wat er speelt en je kunt hier de collega’s direct informeren over de voorbereiding van de gezamelijke heidag van de directie Strategie en Uitvoeringsadvies en de directie Juridsche Zaken. Hierna heeft de plv. DG een belangrijke vergadering en zorg je ervoor dat alles tot in de puntjes is voorbereid. Je hebt alle documenten verzameld, de presentatie voorbereid, de catering geregeld en gezorgd dat de vergaderruimte gereed is.

Na de lunch loop je de inkooporders door, wanneer je wordt gebeld door het secretariaat van de Directeur Migratiebeleid over een te plannen overleg. Je stemt af met je collega’s van de andere secretariaten om wat afspraken te verplaatsen. Daarna ga je aan de slag met acties die je vanuit de mailbox van de plv. DG alvast hebt gezien. De werkdag loopt bijna ten einde en je zorgt dat alles gereed is voor de volgende dag. Je checkt nogmaals de agenda en bereidt de afspraken voor morgen voor.

Geen werkdag is voor jou hetzelfde

Je fungeert in deze rol als vraagbaak c.q. het front-office van Bestuurszaken en bent de achtervang voor jouw collega’s binnen het secretariaatsteam. Vragen los je zelfstandig op of overlegt deze met jouw collega’s. Je fungeert als "buffer" in een zeer gevoelige en complexe politieke en maatschappelijke context. Hierdoor weet je een goede inschatting te maken in politieke en maatschappelijke afbreukrisico’s voor de gehele organisatie. Je werkt vooral samen met de collega’s van het secretariaat binnen de IND, maar ook die van de (externe) gesprekspartners, zoals bijvoorbeeld secretariaten van de Directie Migratiebeleid (DMB) en Directie Eigenaarsadvisering (DEA).

De belangrijkste aspecten van deze functie zijn de secretariële, organisatorische en administratief ondersteunende werkzaamheden. Deze werkzaamheden voer je uit met de nodige opgedane ervaring en jouw klantgerichtheid.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

  • In een ondersteunde rol zorgen dat de plv. DG Strategie, Uitvoeringsbeleid en Juridische Zaken zijn taken zo goed mogelijk kan uitvoeren;
  • Zorgen dat vergaderingen en bijeenkomsten goed zijn voorbereid;
  • Zorgen dat het secretariaat als een goed geoliede machine functioneert.

Werken op het Hoofddirectiesecretariaat is boeiend. Het is een plek waar je veel kan leren. Je hebt contact met verschillende mensen en je krijgt de ruimte om je te ontwikkelen. Je bent de spil van de afdeling en werkt op een ontmoetingsplaats waar mooie gesprekken uit voortkomen.

Je maakt onderdeel uit van het secretariaatsteam en samenwerken is een essentieel onderdeel van de functie. “Alleen ga je snel, samen kom je verder”

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

De Hoofddirectie van de IND is verantwoordelijk voor het integraal management van de IND, voor de beleidsontwikkeling en -uitvoering en draagt bij aan de departementale beleidsontwikkeling.

De Hoofddirectie bestaat uit de DG IND en twee plaatsvervangend DG’smet een onderlinge verdeling van portefeuilles en bestuurlijke thema’s.

Bestuurszaken ondersteunt en adviseert de hoofddirectie IND bij de integrale taakuitoefening, door het signaleren van ontwikkelingen die vertaald worden naar adviezen of oplossingen, en door het opbouwen en onderhouden van de samenwerking en verbinding met interne en externe stakeholders. Vanuit een integrale en brede blik functioneert zij als sparringpartner van de hoofddirectie, en vanuit het totaaloverzicht bewaakt zij de strategische koers van de IND en legt dwarsverbanden over de diverse specialismes heen.Tevens bewaakt het team de governance en besluitvorming, en adviseert over bestuurlijke aangelegenheden en vraagstukken. Daarnaast is Bestuurszaken het aanspreekpunt voor de dagelijkse administratieve, secretariële en logistieke taken van de hoofddirectie. Bestuurszaken is vooralsnog medeverantwoordelijk voor het dossier organisatieontwikkeling om zo de hoofddirectie te kunnen adviseren over de veranderopgaven binnen de organisatie. Tot slot valt Bureau Integriteit onder Bestuurszaken. Hiermee wordt het belang van een moreel fitte organisatie onderstreept, is er goed zicht op mogelijke integriteitsrisico’s en kunnen we snel escaleren bij mogelijke misstanden

De aandachtsgebieden van de afdeling Bestuurszaken kunnen we als volgt samenvatten:

  • Governance en besluitvorming;
  • Strategische koers en belangen;
  • Zicht op de interne en externe omgeving;
  • Integraliteit en professionele samenwerking;
  • Organisatieontwikkeling & Integriteit.
De Immigratie- en Naturalisatiedienst

Een vluchteling die niet veilig is in eigen land. Een ingenieur die zijn kennis in Nederland in de praktijk komt brengen. En een gezin dat elkaar na jaren weer in de armen kan sluiten. Wat ze met elkaar gemeen hebben? De IND beoordeelt hun verzoeken om in Nederland te mogen wonen of Nederlander te willen worden.

De IND voert het vreemdelingenbeleid in Nederland uit. Dat betekent dat we alle verblijfsaanvragen beoordelen. Het kan daarbij gaan om vluchtelingen die niet veilig zijn in eigen land en daarom hier asiel aanvragen. Of om mensen die hier willen werken, studeren, of een gezin vormen met iemand die hier al woont. Maar het kan ook gaan om mensen die hier al zo lang wonen dat zij zich Nederlander voelen en die daarom via een naturalisatieverzoek een Nederlands paspoort aanvragen.

De IND wil een compacte en wendbare uitvoeringsorganisatie zijn met hoogwaardige kennis op het vreemdelingendomein en met oog voor de menselijke maat. De IND moet kunnen inspelen op wisselende eisen en omstandigheden en tegelijkertijd moet de kwaliteit van dienstverlening voorop blijven staan. Dit vraagt om een proactieve organisatie die zich voortdurend ontwikkelt. Daarvoor zijn medewerkers nodig die dit willen en kunnen ondersteunen. Medewerkers die breed inzetbaar zijn en die willen investeren in hun persoonlijke ontwikkeling. De IND investeert graag in deze medewerkers Voor meer informatie over deze vacature: Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Hilke Heijmans, Adviseur Werving en Selectie

De Immigratie- en Naturalisatiedienst nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en gaje direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieveorganisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

  • Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
#J-18808-Ljbffr

  • Den Haag, Nederland Rijksvastgoedbedrijf (Ministerie van BZK) Voltijd

    **:Functieomschrijving Wil je werken voor de top in Den Haag? Dat kan als managementondersteuner van directeur-generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk. Je ontzorgt de directeur-generaal in haar vele verantwoordelijkheden. Vanuit Den Haag beheer je onder anderen haar uitdagende agenda. Jouw werk is van groot belang en onmisbaar voor het...


  • Den Haag, Nederland Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Voltijd

    Je hebt een afgeronde opleiding managementondersteuning op MBO-4-niveau, HBO werk - en denkniveau. - Je bent een stevige persoonlijkheid en hebt ruime ervaring, minstens drie jaar, als secretaresse voor een bestuurder; ervaring binnen de (rijks)overheid is een belangrijke pre. - Je kunt goed plannen en organiseren; complex agendabeheer is een belangrijk...


  • Den Haag, Nederland BlueTrail Voltijd

    De directie Bestuursadvisering heeft als voornaamste taken: Integrale en strategische advisering aan de politieke en ambtelijke leiding. Belangrijke opgave daarbij is de integrale benadering van de grote diversiteit van BZK-dossiers. Ondersteuning en facilitering van bewindspersonen en BR-leden in de randvoorwaarden om hun werk te kunnen doen. Dit heeft...


  • Den Haag, Nederland De Immigratie- en Naturalisatiedienst Voltijd

    Herken jij jezelf hierin? - Je hebt een afgeronde secretaresseopleiding of HBO-werk en denkniveau; - Je hebt 3 - 5 jaar werkervaring als managementondersteuner van directeuren of hoge executives, binnen een grote complexe organisatie; - Je bent communicatief sterk, zowel schriftelijk als mondeling; - Je hebt een proactieve en flexibele houding en weet je...


  • Den Haag, Nederland JS Consultancy Voltijd

    Over de functie Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) staat voor een sterke en levendige democratische rechtstaat, een slagvaardig openbaar bestuur en een koninkrijk met wederzijdse betrokkenheid. BZK werkt aan een grenzeloos samenwerkende overheid waar burgers op kunnen vertrouwen, en aan een waarden gedreven digitale...


  • Den Haag, Nederland Ministerie van Buitenlandse Zaken Voltijd

    Herken je jezelf in de woorden organisatietalent, geduldig en secuur? Plannen en organiseren is een van jouw sterkste eigenschappen. Ook in drukke periodes blijf je rustig en behoud jij het overzicht. Je bent goed in het stellen van prioriteiten. De balans tussen klantgerichtheid en assertiviteit weet jij goed te bewaken. **Verder**: - heb je mbo-werk - en...

  • Managementondersteuner

    1 week geleden


    Den Haag, Nederland Tempo Team Voltijd

    Vacaturebeschrijving Ben jij een organisatietalent met een passie voor ondersteuning en coördinatie? Wil jij een belangrijke rol spelen in het soepel laten verlopen van vergaderingen en bijeenkomsten? Dan zijn wij op zoek naar jou! Wij bieden een dynamische werkomgeving waarin jouw vaardigheden als managementondersteuner volledig tot hun recht kunnen...

  • Managementondersteuner

    1 week geleden


    Den Haag, Nederland Tempo Team Voltijd

    Vacaturebeschrijving Ben jij een organisatietalent met een passie voor ondersteuning en coördinatie? Wil jij een belangrijke rol spelen in het soepel laten verlopen van vergaderingen en bijeenkomsten? Dan zijn wij op zoek naar jou! Wij bieden een dynamische werkomgeving waarin jouw vaardigheden als managementondersteuner volledig tot hun recht kunnen...

  • Managementondersteuner

    2 weken geleden


    Den Haag, Nederland Tempo Team Voltijd

    Vacaturebeschrijving Ben jij een organisatietalent met een passie voor ondersteuning en coördinatie? Wil jij een belangrijke rol spelen in het soepel laten verlopen van vergaderingen en bijeenkomsten? Dan zijn wij op zoek naar jou! Wij bieden een dynamische werkomgeving waarin jouw vaardigheden als managementondersteuner volledig tot hun recht kunnen...

  • Managementondersteuner

    2 weken geleden


    Den Haag, Nederland Tempo Team Voltijd

    Vacaturebeschrijving Ben jij een organisatietalent met een passie voor ondersteuning en coördinatie? Wil jij een belangrijke rol spelen in het soepel laten verlopen van vergaderingen en bijeenkomsten? Dan zijn wij op zoek naar jou! Wij bieden een dynamische werkomgeving waarin jouw vaardigheden als managementondersteuner volledig tot hun recht kunnen...


  • Den Haag, Nederland Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Voltijd

    **:Functieomschrijving Ben jij een ervaren en gedreven managementondersteuner of (directie)secretaresse? Heb jij ervaring in een complexe, grote organisatie of met de ambtelijke/politieke top? Houd jij je hoofd koel in de meest hectische situaties en weet jij alles in goede banen te leiden? Solliciteer dan naar de functie van managementondersteuner bij de...

  • Managementondersteuner

    4 dagen geleden


    Den Haag Haagse Hout, Nederland DJI Voltijd

    **Intro**: De managementondersteuners beheren het secretariaat van de organisatie en zijn verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de directeur, het hoofd opleidingen/plaatsvervangend directeur en de lijnmanagers bij vergaderingen en bijeenkomsten door het afstemmen en verspreiden van stukken en verslaglegging en te sturen op de tijdigheid en...

  • Managementondersteuner

    5 dagen geleden


    Den Haag, Nederland Openbaar Ministerie Voltijd

    Word jij de rechterhand voor een van de bestuurders van het Openbaar Ministerie? Het OM zoekt een Managementondersteuner voor een boeiende en impactvolle rol. Klaar om te schitteren in deze dynamische omgeving? **Wat ga je doen?** Het College van Procureurs-Generaal vormt het landelijk bestuur van het Openbaar Ministerie en bestaat uit vier leden. Het...

  • Managementondersteuner

    5 dagen geleden


    Den Haag, Nederland Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Voltijd

    Jij kunt uitstekend plannen en organiseren. Ook in drukke periodes bewaar jij je rust, behoud je het overzicht en zet je een tandje bij als dit nodig is. Heeft het management iets nodig of zie je dat er iets beter kan? Dan kom je direct in actie. Je stelt prioriteiten, bedenkt creatieve oplossingen en schakelt makkelijk met de juiste collega’s. Daarnaast...

  • Managementondersteuner

    1 week geleden


    Den Haag, Nederland Openbaar Ministerie Voltijd

    Word jij de rechterhand voor een van de bestuurders van het Openbaar Ministerie? Het OM zoekt een Managementondersteuner voor een boeiende en impactvolle rol. Klaar om te schitteren in deze dynamische omgeving? Wat ga je doen? Het College van Procureurs-Generaal vormt het landel

  • Managementondersteuner

    2 weken geleden


    Den Haag, Nederland Openbaar Ministerie Voltijd

    Word jij de rechterhand voor een van de bestuurders van het Openbaar Ministerie? Het OM zoekt een Managementondersteuner voor een boeiende en impactvolle rol. Klaar om te schitteren in deze dynamische omgeving? Wat ga je doen? Het College van Procureurs-Generaal vormt het landel...

  • Managementondersteuner

    2 weken geleden


    Den Haag, Nederland Openbaar Ministerie Voltijd

    Word jij de rechterhand voor een van de bestuurders van het Openbaar Ministerie? Het OM zoekt een Managementondersteuner voor een boeiende en impactvolle rol. Klaar om te schitteren in deze dynamische omgeving? Wat ga je doen? Het College van Procureurs-Generaal vormt het landel...

  • Managementondersteuner

    1 maand geleden


    Den Haag, Nederland Ministerie van Defensie Voltijd

    **Wat ga je doen?**: Als managementondersteuner binnen de HDP werk je samen met twee andere collega’s voor de drie directeuren binnen de HDP. We zijn op zoek naar een aanvulling op het team, waarbij we een functie voor 24 uur per week bieden op de dinsdag, donderdag en vrijdag (vaste dagen). Je verzorgt eigenhandig de agendaplanning, de afspraken en het...

  • Managementondersteuner

    2 maanden geleden


    Den Haag, Nederland Ministerie van Financiën Voltijd

    Je hebt een opleiding tot secretaresse of managementondersteuner afgerond op mínimaal mbo-niveau. - Het is een pre als je al relevante werkervaring hebt, maar ook starters zijn welkom. - Je bent digitaal vaardig, weet goed je weg in standaardpakketten zoals Word, Excel en Outlook te vinden en je weet nieuwe software (zoals vergadersysteem Webex en het...


  • Den Haag, Nederland Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) Voltijd

    **:Functieomschrijving De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland zoekt een zeer ervaren en zelfstandige directiesecretaresse/managementassistent voor de ondersteuning van de directeur generaal. In deze rol zorg je ervoor dat alle zaken efficiënt en soepel verlopen. Jouw dag is geslaagd als de directeur generaal zich volledig kan focussen op zijn werk en op...