Management Assistant

3 weken geleden

Utrecht, Nederland Access To Nutrition Initiative Voltijd

**About the job**

Primary responsibilities

**Supporting the admin and HR function in a timely manner**
- Prepare HR contracts
- Report sicknesses in timely manner
- Assist the team with HR issues
- Coordinate 30% ruling/ visas (as needed)
- Coordinate onboarding and exit processes
- Support the development and adoption of an Employee Handbook**Executive support to Executive Director, Management Team and Board**:

- Assist the Executive Director and support the Management Team
- Take detailed notes and other records of key meetings
- Prepare the expense reports of the Executive Director; collate and file expenses, invoices and credit card statements and receipts
- Organise board meetings; support board members with arrangement

**Administrative/Logistical support/Office management**
- Arrange, test and configure all audiovisual (AV) and technical equipment needed for key meetings before the meeting starts
- Organize team meetings and events
- Order office supplies, reservation of meeting rooms, incoming/outgoing mail etc.
- Act as a first point of contact for ATNI
- Communicate with external parties, i.e. landlord, funders, suppliers, etc. Maintenance and updating of team’s document system
- Manage office and HR policies (e.g. Code of Conduct & Ethics policy, Procurement guide, Conflict of Interest policy), procedures and contracts
- Prepare staff contracts, keep track of staff holiday planning, sick leave (using online system)
- Assist in rolling out and organizing recruitment processes

**Travel and calendar management**
- Schedule, book and arrange travel for the team within budget guidelines
- Assist in monitoring and tracking expenditure on travel, ensuring that travel requests and spending are in line with budgeted forecasts as shared with the finance administrator
- Ensure that travel details are accurately recorded in the team calendars
- Proactive calendar management and scheduling for the Executive Director and Management Team, including international travel

Job requirements

**Education and experience**:

- Relevant education and >4 years working experience in an international professional environment is essential. Proven HR and/or program management background is an asset.

**Qualifications and skills**:

- Eligible to work for any employer in the Netherlands.
- Excellent command of all MS Office software and systems.
- Demonstrable experience supporting executives in a fast-paced environment.
- Self-starter with a proven ability to produce quality work while maintaining a balance among multiple priorities.
- Proven time-management and planning skills.
- Strong attention to detail.
- Ability to handle confidential matters with discretion.
- Positive and proactive attitude, great problem-solving skills and ability to get on well with many types of people.
- Preferred event management experience.
- Strong written and verbal communication in English. Knowledge of Dutch is a plus.

What we offer:

- A dynamic and international team.
- Office space in Utrecht.
- Hybrid working: we have a flexible working place in central Utrecht and often share lunch and drinks together.
- 20 days of paid holiday based on 32h working week
- Public transportation, pension contribution, laptop, insurance.
- An employment contract for 7 months.

Applications are accepted on a rolling basis. Closing date: 08 June 2024, unless the position is filled sooner.

Ideal starting date is mid-July.

Interviews will be conducted where possible in-person, and otherwise over Microsoft Teams.

**Job Type**: Part-time

Expected hours: 32 per week

Opleiding:

- HBO (Gewenst)

Work Location: In person

Application Deadline: 08/06/2024
Expected Start Date: 15/07/2024

  • Management Assistant

    4 weken geleden

    Utrecht, Nederland Total Specific Solutions Voltijd

    Management Assistant - 32-40 uur - Nederland Ooit gedacht aan ultiem samenspel in een ambitieuze werkomgeving? Bij TSS creëren we de basis van vooruitgang. Help jij ons om onze grenzeloze ambitie waar te maken? - Mail mij de vacature**Management Assistant (Locatie: Utrecht)**: - Ooit gedacht aan ultiem samenspel in een ambitieuze werkomgeving? Bij TSS...

  • Management Assistant

    2 weken geleden

    Utrecht, Nederland Total Specific Solutions Voltijd

    **Vacatureomschrijving** Wij zoeken een enthousiaste Management Assistant die het leuk vindt om te zorgen dat planning en organisatie van alle management gerelateerde activiteiten op rolletjes loopt. Ben jij dé nieuwe collega die een spin in het web wil zijn? En ben je op korte termijn beschikbaar voor een toffe job in een super dynamische werkomgeving? Kom...

  • Management Assistant

    2 weken geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Total Specific Solutions Voltijd

    **Vacatureomschrijving**Wij zoeken een enthousiaste Management Assistant die het leuk vindt om te zorgen dat planning en organisatie van alle management gerelateerde activiteiten op rolletjes loopt. Ben jij dé nieuwe collega die een spin in het web wil zijn? En ben je op korte termijn beschikbaar voor een toffe job in een super dynamische werkomgeving? Kom...

  • Management Assistant

    2 maanden geleden

    Utrecht, Nederland Belmont Lavan Ltd Voltijd

    Belmont Lavan is a digital recruitment agency based in the Amsterdam Area. Their main focus is connecting businesses with top web and digital talent across Europe. They have transformed their methods of recruitment and brought them into the 21st century with proven strategies and systems to give true access to the top 15% of talent available within Europe....

  • Management Assistant

    4 weken geleden

    Utrecht, Nederland Belmont Lavan Ltd Voltijd

    Belmont Lavan is a digital recruitment agency based in the Amsterdam Area. Their main focus is connecting businesses with top web and digital talent across Europe. They have transformed their methods of recruitment and brought them into the 21st century with proven strategies and systems to give true access to the top 15% of talent available within Europe....

  • Management Assistant

    2 maanden geleden

    Utrecht, Nederland Total Specific Solutions Voltijd

    VacatureomschrijvingWij zoeken een enthousiaste Management Assistant die het leuk vindt om te zorgen dat planning en organisatie van alle management gerelateerde activiteiten op rolletjes loopt. Ben jij dé nieuwe collega die een spin in het web wil zijn? En ben je op korte termijn beschikbaar voor een toffe job in een super dynamische werkomgeving? Kom dan...

  • Management Assistant

    4 weken geleden

    Utrecht, Nederland Total Specific Solutions Voltijd

    VacatureomschrijvingWij zoeken een enthousiaste Management Assistant die het leuk vindt om te zorgen dat planning en organisatie van alle management gerelateerde activiteiten op rolletjes loopt. Ben jij dé nieuwe collega die een spin in het web wil zijn? En ben je op korte termijn beschikbaar voor een toffe job in een super dynamische werkomgeving? Kom dan...

  • Management Assistant

    3 weken geleden

    Utrecht, Nederland Futureproof Group Voltijd

    Futureproof Group Utrecht 20 - 24 uur Administratief Futureproof Group **Ben jij een georganiseerde en proactieve professional die graag ondersteuning biedt op het gebied van management en administratie?** **Hoe ziet de functie eruit...**: Wij zijn op zoek naar een parttime Management Assistant die ons team bij Futureproof Group kan versterken. Ons...

  • Management Assistant

    3 weken geleden

    Utrecht, Nederland Futureproof group Voltijd

    **Hoe ziet de functie eruit...**: Wij zijn op zoek naar een parttime Management Assistant die ons team bij Futureproof Group kan versterken. Ons team bestaat op dit moment uit 12 collega’s. Als Management Assistant ben je een essentiële schakel binnen ons bedrijf. Je zult de volgende verantwoordelijkheden hebben: - ** Agendabeheer**:Efficiënt plannen...

  • Category Management Assistant

    4 weken geleden

    Utrecht, Nederland Carpetright Voltijd

    Voor de uitbreiding van het team is Carpetright op zoek naar een **Category Management Assistant** die onze groeiende afdeling komt ondersteunen! Het Category Management team is verantwoordelijk voor het Carpetright (winkel - en online-) assortiment en de inkoop ervan. Het team regelt tevens - in overleg met Marketing en Sales - de promotiecampagnes in....

  • Management Assistant

    2 weken geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Aalberts Industries Voltijd

    **management assistant uur)**:Wij zijn op zoek naar een energieke, proactieve en service gerichte management assistant voor ons hoofdkantoor in Utrecht. In deze rol ben jij de spil als het gaat om de organisatie van meetings en projecten en ben jij aanspreekpunt voor een groot aantal collega's. Je vindt het vanzelfsprekend te assisteren bij het maken van...

  • Management Assistant Intern

    4 weken geleden

    Utrecht, Nederland Park Plaza Utrecht Voltijd

    Ambition to become a Food & Beverage Manager? As our Management Assistant Intern you get insights and experiences in the execution of managerial duties. The wide variety of our F&B concepts gives you the possibility to broaden your horizon, because as our Management Assistant Intern you will be more than just the friendly face of Park Plaza...

  • Management Assistant Intern

    1 maand geleden

    Utrecht, Nederland Park Plaza Utrecht Voltijd

    Ambition to become a Food & Beverage Manager? As our Management Assistant Intern you get insights and experiences in the execution of managerial duties. The wide variety of our F&B concepts gives you the possibility to broaden your horizon, because as our Management Assistant Intern you will be more than just the friendly face of Park Plaza Utrecht. ...

  • Management Assistant Intern

    2 weken geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Park Plaza Utrecht Voltijd

    Ambition to become a Food & Beverage Manager? As our Management Assistant Intern you get insights and experiences in the execution of managerial duties. The wide variety of our F&B concepts gives you the possibility to broaden your horizon, because as our Management Assistant Intern you will be more than just the friendly face of Park Plaza Utrecht.As a...

  • Management Assistant

    2 weken geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Futureproof Group Voltijd

    Futureproof GroupUtrecht uurAdministratiefFutureproof Group**Ben jij een georganiseerde en proactieve professional die graag ondersteuning biedt op het gebied van management en administratie?****Hoe ziet de functie eruit...**:Wij zijn op zoek naar een parttime Management Assistant die ons team bij Futureproof Group kan versterken. Ons team bestaat op dit...

  • Management Assistant

    2 weken geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Futureproof group Voltijd

    **Hoe ziet de functie eruit...**:Wij zijn op zoek naar een parttime Management Assistant die ons team bij Futureproof Group kan versterken. Ons team bestaat op dit moment uit 12 collega's.Als Management Assistant ben je een essentiële schakel binnen ons bedrijf. Je zult de volgende verantwoordelijkheden hebben:- ** Agendabeheer**:Efficiënt plannen en...

  • Category Management Assistant

    2 weken geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Carpetright Voltijd

    Voor de uitbreiding van het team is Carpetright op zoek naar een Category Management Assistant die onze groeiende afdeling komt ondersteunen Het Category Management team is verantwoordelijk voor het Carpetright (winkel- en online-) assortiment en de inkoop ervan. Het team regelt tevens – in overleg met Marketing en Sales - de promotiecampagnes in. Category...

  • Category Management Assistant

    2 weken geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Carpetright Voltijd

    Voor de uitbreiding van het team is Carpetright op zoek naar een **Category Management Assistant** die onze groeiende afdeling komt ondersteunenHet Category Management team is verantwoordelijk voor het Carpetright (winkel- en online-) assortiment en de inkoop ervan. Het team regelt tevens - in overleg met Marketing en Sales - de promotiecampagnes in....

  • Leerwerktraject tot Management Assistant

    2 weken geleden

    Utrecht, Utrecht, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Leerwerktraject tot Management Assistant Secretary Plus heeft een exclusieve samenwerking met Schoevers en JIJ kan je hiervoor aanmelden Je hebt de geweldige kans om in ons Talent Team versneld jouw associate degree in Officemanagement te behalen. Tijdens dit unieke leer-werktraject kr

  • Management Assistant Intern

    4 weken geleden

    Utrecht, Provincie Utrecht, Nederland Park Plaza Utrecht Voltijd

    Ambition to become a Food & Beverage Manager? As our Management Assistant Intern you get insights and experiences in the execution of managerial duties. The wide variety of our F&B concepts gives you the possibility to broaden your horizon, because as our Management Assistant Intern you will be more than just the friendly face of Park Plaza Utrecht. ...