Facilities & Admin Coordinator/ Medewerker

2 maanden geleden

Groningen, Nederland Icon plc Voltijd

Facilities & Admin Coordinator/ Medewerker Frontoffice

ICON plc is a world-leading healthcare intelligence and clinical research organization. We’re proud to foster an inclusive environment driving innovation and excellence, and we welcome you to join us on our mission to shape the future of clinical development

At ICON, it’s our people that set us apart. Our diverse teams enable us to become a better partner to our customers and help us to fulfil our mission to advance and improve patients’ lives.

Our ‘Own It’ culture is driven by four key values that bring us together as individuals and set us apart as an organisation: Accountability & Delivery, Collaboration, Partnership and Integrity. We want to be the Clinical Research Organisation that delivers excellence to our clients and to patients at every touch-point. In short, to be the partner of choice in drug development.

That’s our vision. We’re driven by it. And we need talented people who share it.
If you’re as driven as we are, join us. You’ll be working in a dynamic and supportive environment, with some of the brightest and the friendliest people in the sector, and you’ll be helping shape an industry.

What You Will Be Doing:
To assist the Senior Coordinator or Manager, Facilities and Administration in maximising the efficiency of the facilities and administrative services.
To effectively coordinate the day to day administrative and facilities services of the office.

Recognize, exemplify and adhere to ICON's values which centers around our commitment to People, Clients and Performance.
As a member of staff, the employee is expected to embrace and contribute to our culture of process improvement with a focus on streamlining our processes adding value to our business and meeting client needs.
Travel (approximately 0%) domestic and/or international.
Effectively coordinate the day to day administrative and facilities services in the office in compliance with departmental procedures in addition to general ICON procedures.
Assist in the preparation of financial information as required by local and company accountants, including invoice processing, CAPEX & lease approvals. Ensure completion of tasks within accounts cycle and resolve queries in a timely manner (where applicable).
Compliance with and support of Health and Safety systems in the office under the supervision of the Health and Safety Officer.
Carry out regular Housekeeping audits, highlighting any issues or concerns to manager.
Assist in the co-ordination and delivery of Staff Induction.
Assist in sourcing and monitoring suppliers, including ordering, stock control and distribution.
Assist in the management of suppliers including quality service checks, contract review and negotiation in compliance with QA guidelines and company policies.
Monitor and respond to requests submitted through Administration's help-desk system, Facilities Online.
Support the IT function at a local level, assisting in setup and management of services for staff (where applicable).
In the absence of a dedicated Receptionist, carry out the Reception function. When a dedicated Receptionist is in place, provide cover during breaks, annual leave and sickness including coordination of couriers and internal post processes (where applicable).
Management and distribution of in bound faxes (both hardcopy and electronic).
Provide operational cover in the absence of Senior Coordinator or Manager, Facilities and Administration (where applicable).
Co-ordinate and liaise with central travel department to ensure that all necessary local taxi & hotel arrangements are made for visitors/staff to and from the office (where applicable).
Coordinate any building contract maintenance and repair including such services as heating, air conditioning, security systems, elevators, utilities and fire safety equipment (where applicable).
Assist with the management of external records management & data security services.
Provide support in management of company car fleet (where applicable).
Assist with company Mobile Phone Account management (where applicable).
Keep management informed of any administration issues within the organization, which require attention.
Perform other reasonably related duties as may be locally required.

Your Profile:
Knowledge of English

Great customer service skills and communications skills

Friendly, helpful attitude

Previous Receptionist experience is an advantage

Benefits of Working in ICON:
Our success depends on the quality of our people. That’s why we’ve made it a priority to build a culture that rewards high performance and nurtures talent.

We offer very competitive salary packages. And to keep them competitive, we regularly benchmark them against our competitors. Our annual bonuses reflect delivery of performance goals - both ours and yours.
We also provide a range of health-related benefits to employees and their families and offer competitive retirement plans - and related benefits

  • Facilities & Admin Coordinator - Groningen

    3 weken geleden

    Groningen, Nederland Icon plc Voltijd

    Facilities & Admin Coordinator - Office non flex - Groningen, Netherlands ICON plc is a world-leading healthcare intelligence and clinical research organization. We’re proud to foster an inclusive environment driving innovation and excellence, and we welcome you to join us on our mission to shape the future of clinical development We are currently...

  • Facilities Coordinator

    2 weken geleden

    Groningen, Groningen, Nederland Icon plc Voltijd

    Job SummaryWe are seeking a highly organized and detail-oriented Facilities Coordinator to join our team at ICON plc in Groningen, Netherlands. As a Facilities Coordinator, you will play a vital role in ensuring the smooth operation of our facilities and providing administrative support to various departments.Key Responsibilities- Assist with the day-to-day...

  • Office Manager

    1 week geleden

    Groningen, Nederland QDI systems Voltijd

    **About us** QDI Systems, founded in 2019 as a spin-off from the Zernike Institute for Advanced Materials at the University of Groningen, is a global leader in Quantum Dot technology. We specialise in developing Quantum Dot technology for X-ray detectors used in mammography, and in the rapidly growing short-wavelength infrared (SWIR) market. At QDI, we...

  • Facilitair Coördinator

    4 dagen geleden

    Groningen, Nederland Bevolkingsonderzoek Voltijd

    Ben jij de gedreven coördinator die onze facilitaire dienstverlening naar een hoger niveau tilt door het aansturen van medewerkers en het uitvoeren van facilitaire taken?_ **Wie zijn wij?** **Bevolkingsonderzoek Nederland** in haar huidige vorm bestaat sinds januari 2022. De nieuwe (landelijke) organisatie is ontstaan uit een fusie van vijf regionale...

  • Glasherstel Coördinator

    6 dagen geleden

    Groningen, Groningen, Nederland DIT Personeel Voltijd

    Over de functieAls Glas en Schilderwerk Coördinator ben je verantwoordelijk voor de organisatie van servicewerkzaamheden van intake tot nazorg. Je stuurt medewerkers aan in diverse disciplines en zorgt voor een administratieve afhandeling van opdrachten.VerantwoordelijkhedenDraag je zorg voor een hoge klant- en bewonerstevredenheid;Bewaak je de...

  • Maintenance Coördinator

    3 weken geleden

    Groningen, Groningen, Nederland SPIE Industry Services Voltijd

    Ben jij de ideale kandidaat voor onze Maintenance Coördinator?We zijn op zoek naar een gedreven en resultaatgerichte Maintenance Coördinator die zich kan vinden in een afwisselende en uitdagende rol. Als Maintenance Coördinator bij SPIE Industry Services ben je verantwoordelijk voor het coördineren van onderhoudsprojecten en het plannen en uitvoeren van...

  • Service Coördinator Glasherstel

    5 maanden geleden

    Groningen, Nederland DIT Personeel Voltijd

    Over de functieAls Service Coördinator Glasherstel organiseer je alle servicewerkzaamheden en storingen van intake, planning tot en met nazorg. Je stuurt hierbij eigen medewerkers aan in de disciplines bouw, glas- en schilderwerk en ook co-makers op het gebied van onder andere installaties, dakbedekking en rioolservice. De nadruk in deze functie ligt op het...

  • Service Coördinator Glasherstel

    4 weken geleden

    Groningen, Groningen, Nederland DIT Personeel Voltijd

    Over de functieWe zoeken een Service Coördinator Glasherstel die alle servicewerkzaamheden en storingen van intake tot nazorg kan organiseren. Je stuurt eigen medewerkers aan in de disciplines bouw, glas- en schilderwerk en co-makers op het gebied van onder andere installaties, dakbedekking en rioolservice. De nadruk ligt op het aansturen van medewerkers in...

  • Coördinator Planning

    5 maanden geleden

    Groningen, Nederland Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG) Voltijd

    **:Functieomschrijving Krijg jij energie van het coördineren van een team van professionals en wil je een essentiële rol spelen in het helpen van mensen met schade? Lees dan verder! Als coördinator van het team planning van het Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG) ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van onze planners. Je levert een...

  • Coördinator Personeels- en Salarisbeheer

    3 weken geleden

    Groningen, Groningen, Nederland Veiligheidsregio Groningen Voltijd

    Coördinator Personeels- en SalarisbeheerWe zoeken een ervaren en betrokken coördinator die zich kan vinden in onze visie op veiligheid en onze missie om een veilige en gezonde omgeving te creëren voor onze medewerkers en de bevolking van Groningen.Wat ga je doen?Als Coördinator Personeels- en Salarisbeheer ben je verantwoordelijk voor het coördineren...

  • Bouw Service Coördinator

    3 weken geleden

    Groningen, Groningen, Nederland Werfum professionals Voltijd

    Coördinator Bouw Service & OnderhoudWe zoeken een gedreven en organisatorisch talentvolle Coördinator Bouw Service & Onderhoud om zich aan te sluiten bij ons team bij Werfum Professionals. Als Coördinator Bouw Service & Onderhoud ben je verantwoordelijk voor de planning en coördinatie van bouwprojecten en...

  • Coördinator BHV

    3 weken geleden

    Groningen, Groningen, Nederland UMCG Voltijd

    FunctiebeschrijvingAls Coördinator BHV bij UMCG ben je verantwoordelijk voor de uitvoering van het BHV beleid. Je bent de spil tussen de verschillende afdelingen en zorgt ervoor dat alle BHV-teams op orde zijn. Je bent verantwoordelijk voor de inzet en de kwaliteit van het BHV-team en zorgt ervoor dat alle medewerkers de juiste opleiding en training hebben...

  • Coördinator Externe Inhuur

    2 weken geleden

    Groningen, Groningen, Nederland Gom Voltijd

    FunctiebeschrijvingWij zijn op zoek naar een daadkrachtige en verbindende Coördinator Externe Inhuur die onze personeelsplanning kan optimaliseren en kosten kan besparen. Als Coördinator Externe Inhuur bij Gom ben je verantwoordelijk voor het slim en kostenbewust inzetten van externe medewerkers. Je richt je op het verhogen van de kwaliteit van de externe...

  • Service coördinator voor bouwprojecten

    4 weken geleden

    Groningen, Groningen, Nederland Bouwselect Voltijd

    Locatie GroningenOpleidingsniveau MBOSector BouwSalaris :Wij zijn op zoek naar een Service coördinator voor een allround bouwbedrijf dat gespecialiseerd is in vakmanschap en een open, transparante cultuur. Als Service coördinator ben je verantwoordelijk voor het dagelijks onderhoud en de mutaties van onze projecten. Je werkt nauw samen met onze medewerkers...

  • Coördinator Examenbureau

    2 weken geleden

    Groningen, Groningen, Nederland Noorderpoort Voltijd

    Bent u een nauwkeurige en organisatorische professional met ervaring in onderwijsinformatiesystemen? Wij zoeken een coördinator examenbureau die verantwoordelijk is voor het volledige administratieve en organisatorische proces rondom examinering binnen onze locatie.Als coördinator examenbureau bent u verantwoordelijk voor het beheren, organiseren,...

  • Coördinator Personeels- en Salarisbeheer

    2 weken geleden

    Groningen, Groningen, Nederland Veiligheidsregio Groningen Voltijd

    Coördinator Personeels- en SalarisbeheerWe zoeken een ervaren coördinator die zich kan inzetten voor het personeels- en salarisbeheer van onze organisatie. Als coördinator ben je verantwoordelijk voor het coördineren van de werkzaamheden van het team Personeelsbeheer en het aansturen van de implementatie van wet- en regelgeving.Wat ga je doen?Als...

  • Coördinator Ondersteuning Thuis

    5 maanden geleden

    Groningen, Nederland AtHomeFirst Voltijd

    Voor ons team in Groningen zoeken wij een collega Coördinator Ondersteuning Thuis met leidinggevende vaardigheden die het leuk vindt om in een dynamische omgeving te werken en die zich (planning) processen snel eigen kan maken! **Jouw nieuwe baan** Als coördinator ondersteuning thuis heb je een leidinggevende rol (op afstand) naar de huishoudelijke hulpen...

  • Service Coördinator Landbouwmechanisatie

    1 maand geleden

    Groningen, Nederland Agriwerker Voltijd

    Voel jij je thuis in de agrarische sector? Heb jij kennis van landbouwtechniek? Word jij blij van een functie in het hart van het bedrijf tussen klant, werkplaats, magazijn, verkoop en administratie? Kun jij jouw collega's op een prettige manier aansturen en motiveren? Dan is deze functie als service coördinator bij een landbouw mechanisatiebedrijf echt...

  • Coördinator Examenbureau

    2 weken geleden

    Groningen, Groningen, Nederland Noorderpoort Voltijd

    Ben jij een nauwkeurige en organisatorische professional met sterke communicatieve vaardigheden? Wij zoeken een ervaren Coördinator Examenbureau voor onze locatie in Groningen.Over deze baanAls coördinator examenbureau ben je verantwoordelijk voor het volledige administratieve en organisatorische proces rondom examinering. Je speelt een essentiële rol bij...

  • Operatie Coördinator

    2 weken geleden

    Groningen, Groningen, Nederland Albert Heijn Nederland Voltijd

    Als Operatie Coördinator bij Albert Heijn Nederland ben je verantwoordelijk voor het coördineren van de operatieve processen in onze winkels. Je zorgt ervoor dat alle producten op tijd en op de juiste manier worden ontvangen, opgeslagen, bevoorraad en afgevoerd. Je bent verantwoordelijk voor het optimaliseren van de efficiëntie van deze processen en zorgt...