Facilities & Admin Coordinator/ Medewerker

2 maanden geleden

Groningen, Nederland Icon plc Voltijd

Facilities & Admin Coordinator/ Medewerker Frontoffice

ICON plc is a world-leading healthcare intelligence and clinical research organization. We’re proud to foster an inclusive environment driving innovation and excellence, and we welcome you to join us on our mission to shape the future of clinical development

At ICON, it’s our people that set us apart. Our diverse teams enable us to become a better partner to our customers and help us to fulfil our mission to advance and improve patients’ lives.

Our ‘Own It’ culture is driven by four key values that bring us together as individuals and set us apart as an organisation: Accountability & Delivery, Collaboration, Partnership and Integrity. We want to be the Clinical Research Organisation that delivers excellence to our clients and to patients at every touch-point. In short, to be the partner of choice in drug development.

That’s our vision. We’re driven by it. And we need talented people who share it.
If you’re as driven as we are, join us. You’ll be working in a dynamic and supportive environment, with some of the brightest and the friendliest people in the sector, and you’ll be helping shape an industry.

What You Will Be Doing:
To assist the Senior Coordinator or Manager, Facilities and Administration in maximising the efficiency of the facilities and administrative services.
To effectively coordinate the day to day administrative and facilities services of the office.

Recognize, exemplify and adhere to ICON's values which centers around our commitment to People, Clients and Performance.
As a member of staff, the employee is expected to embrace and contribute to our culture of process improvement with a focus on streamlining our processes adding value to our business and meeting client needs.
Travel (approximately 0%) domestic and/or international.
Effectively coordinate the day to day administrative and facilities services in the office in compliance with departmental procedures in addition to general ICON procedures.
Assist in the preparation of financial information as required by local and company accountants, including invoice processing, CAPEX & lease approvals. Ensure completion of tasks within accounts cycle and resolve queries in a timely manner (where applicable).
Compliance with and support of Health and Safety systems in the office under the supervision of the Health and Safety Officer.
Carry out regular Housekeeping audits, highlighting any issues or concerns to manager.
Assist in the co-ordination and delivery of Staff Induction.
Assist in sourcing and monitoring suppliers, including ordering, stock control and distribution.
Assist in the management of suppliers including quality service checks, contract review and negotiation in compliance with QA guidelines and company policies.
Monitor and respond to requests submitted through Administration's help-desk system, Facilities Online.
Support the IT function at a local level, assisting in setup and management of services for staff (where applicable).
In the absence of a dedicated Receptionist, carry out the Reception function. When a dedicated Receptionist is in place, provide cover during breaks, annual leave and sickness including coordination of couriers and internal post processes (where applicable).
Management and distribution of in bound faxes (both hardcopy and electronic).
Provide operational cover in the absence of Senior Coordinator or Manager, Facilities and Administration (where applicable).
Co-ordinate and liaise with central travel department to ensure that all necessary local taxi & hotel arrangements are made for visitors/staff to and from the office (where applicable).
Coordinate any building contract maintenance and repair including such services as heating, air conditioning, security systems, elevators, utilities and fire safety equipment (where applicable).
Assist with the management of external records management & data security services.
Provide support in management of company car fleet (where applicable).
Assist with company Mobile Phone Account management (where applicable).
Keep management informed of any administration issues within the organization, which require attention.
Perform other reasonably related duties as may be locally required.

Your Profile:
Knowledge of English

Great customer service skills and communications skills

Friendly, helpful attitude

Previous Receptionist experience is an advantage

Benefits of Working in ICON:
Our success depends on the quality of our people. That’s why we’ve made it a priority to build a culture that rewards high performance and nurtures talent.

We offer very competitive salary packages. And to keep them competitive, we regularly benchmark them against our competitors. Our annual bonuses reflect delivery of performance goals - both ours and yours.
We also provide a range of health-related benefits to employees and their families and offer competitive retirement plans - and related benefits

  • Facilities & Admin Coordinator - Groningen

    1 maand geleden

    Groningen, Nederland Icon plc Voltijd

    Facilities & Admin Coordinator - Office non flex - Groningen, Netherlands ICON plc is a world-leading healthcare intelligence and clinical research organization. We’re proud to foster an inclusive environment driving innovation and excellence, and we welcome you to join us on our mission to shape the future of clinical development We are currently...

  • Facilities Coordinator

    1 week geleden

    Groningen, Groningen, Nederland Icon plc Voltijd

    At ICON plc, we are seeking a skilled Facilities & Admin Coordinator to join our diverse and dynamic team in Groningen, Netherlands.About the RoleThis is a 40-hour per week position that will support the primary process within the locations of the ICON business unit "ICON Early Clinical & Bioanalytical (IEB)". The successful candidate will be part of a...

  • Facilities Coordinator

    4 weken geleden

    Groningen, Groningen, Nederland Icon plc Voltijd

    Job SummaryWe are seeking a highly organized and detail-oriented Facilities Coordinator to join our team at ICON plc in Groningen, Netherlands. As a Facilities Coordinator, you will play a vital role in ensuring the smooth operation of our facilities and providing administrative support to various departments.Key Responsibilities- Assist with the day-to-day...

  • Office Manager

    3 weken geleden

    Groningen, Nederland QDI systems Voltijd

    **About us** QDI Systems, founded in 2019 as a spin-off from the Zernike Institute for Advanced Materials at the University of Groningen, is a global leader in Quantum Dot technology. We specialise in developing Quantum Dot technology for X-ray detectors used in mammography, and in the rapidly growing short-wavelength infrared (SWIR) market. At QDI, we...

  • Glasherstel Coördinator

    2 weken geleden

    Groningen, Groningen, Nederland DIT Personeel Voltijd

    Over de functieWe zoeken een Service Coördinator voor Glasherstel die alle servicewerkzaamheden en storingen kan organiseren van intake tot nazorg. Je stuurde medewerkers aan in de disciplines bouw, glas- en schilderwerk en co-makers op het gebied van installaties, dakbedekking en rioolservice.De nadruk ligt op het aansturen van medewerkers in de discipline...

  • Facilitair Coördinator

    3 weken geleden

    Groningen, Nederland Bevolkingsonderzoek Voltijd

    Ben jij de gedreven coördinator die onze facilitaire dienstverlening naar een hoger niveau tilt door het aansturen van medewerkers en het uitvoeren van facilitaire taken?_ **Wie zijn wij?** **Bevolkingsonderzoek Nederland** in haar huidige vorm bestaat sinds januari 2022. De nieuwe (landelijke) organisatie is ontstaan uit een fusie van vijf regionale...

  • Glasherstel Coördinator

    3 weken geleden

    Groningen, Groningen, Nederland DIT Personeel Voltijd

    Over de functieAls Glas en Schilderwerk Coördinator ben je verantwoordelijk voor de organisatie van servicewerkzaamheden van intake tot nazorg. Je stuurt medewerkers aan in diverse disciplines en zorgt voor een administratieve afhandeling van opdrachten.VerantwoordelijkhedenDraag je zorg voor een hoge klant- en bewonerstevredenheid;Bewaak je de...

  • Service Coördinator Glasherstel

    6 maanden geleden

    Groningen, Nederland DIT Personeel Voltijd

    Over de functieAls Service Coördinator Glasherstel organiseer je alle servicewerkzaamheden en storingen van intake, planning tot en met nazorg. Je stuurt hierbij eigen medewerkers aan in de disciplines bouw, glas- en schilderwerk en ook co-makers op het gebied van onder andere installaties, dakbedekking en rioolservice. De nadruk in deze functie ligt op het...

  • Coördinator Planning

    6 maanden geleden

    Groningen, Nederland Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG) Voltijd

    **:Functieomschrijving Krijg jij energie van het coördineren van een team van professionals en wil je een essentiële rol spelen in het helpen van mensen met schade? Lees dan verder! Als coördinator van het team planning van het Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG) ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van onze planners. Je levert een...

  • Coördinator Externe Inhuur

    4 weken geleden

    Groningen, Groningen, Nederland Gom Voltijd

    FunctiebeschrijvingWij zijn op zoek naar een daadkrachtige en verbindende Coördinator Externe Inhuur die onze personeelsplanning kan optimaliseren en kosten kan besparen. Als Coördinator Externe Inhuur bij Gom ben je verantwoordelijk voor het slim en kostenbewust inzetten van externe medewerkers. Je richt je op het verhogen van de kwaliteit van de externe...

  • Coördinator Personeels- en Salarisbeheer

    4 weken geleden

    Groningen, Groningen, Nederland Veiligheidsregio Groningen Voltijd

    Coördinator Personeels- en SalarisbeheerWe zoeken een ervaren coördinator die zich kan inzetten voor het personeels- en salarisbeheer van onze organisatie. Als coördinator ben je verantwoordelijk voor het coördineren van de werkzaamheden van het team Personeelsbeheer en het aansturen van de implementatie van wet- en regelgeving.Wat ga je doen?Als...

  • Coördinator Ondersteuning Thuis

    6 maanden geleden

    Groningen, Nederland AtHomeFirst Voltijd

    Voor ons team in Groningen zoeken wij een collega Coördinator Ondersteuning Thuis met leidinggevende vaardigheden die het leuk vindt om in een dynamische omgeving te werken en die zich (planning) processen snel eigen kan maken! **Jouw nieuwe baan** Als coördinator ondersteuning thuis heb je een leidinggevende rol (op afstand) naar de huishoudelijke hulpen...

  • Logistiek Coördinator

    2 weken geleden

    Groningen, Groningen, Nederland Vestiging Groningen Standaard Voltijd

    De Vestiging Groningen Standaard zoekt een ervaren logistiek medewerker voor onze magazijnafdeling. Als logistiek coördinator ben je verantwoordelijk voor het in- en uitrukken van goederen, het opslaan van artikelen en het verzenden van bestellingen.We bieden een afwisselende baan met veel mogelijkheden om je kennis en vaardigheden te ontwikkelen. Je werkt...

  • Service Coördinator Landbouwmechanisatie

    2 maanden geleden

    Groningen, Nederland Agriwerker Voltijd

    Voel jij je thuis in de agrarische sector? Heb jij kennis van landbouwtechniek? Word jij blij van een functie in het hart van het bedrijf tussen klant, werkplaats, magazijn, verkoop en administratie? Kun jij jouw collega's op een prettige manier aansturen en motiveren? Dan is deze functie als service coördinator bij een landbouw mechanisatiebedrijf echt...

  • Operatie Coördinator

    4 weken geleden

    Groningen, Groningen, Nederland Albert Heijn Nederland Voltijd

    Als Operatie Coördinator bij Albert Heijn Nederland ben je verantwoordelijk voor het coördineren van de operatieve processen in onze winkels. Je zorgt ervoor dat alle producten op tijd en op de juiste manier worden ontvangen, opgeslagen, bevoorraad en afgevoerd. Je bent verantwoordelijk voor het optimaliseren van de efficiëntie van deze processen en zorgt...

  • Coördinator Examenbureau

    4 weken geleden

    Groningen, Groningen, Nederland Noorderpoort Voltijd

    Ben jij een nauwkeurige en organisatorische professional met sterke communicatieve vaardigheden? Wij zoeken een ervaren Coördinator Examenbureau voor onze locatie in Groningen.Over deze baanAls coördinator examenbureau ben je verantwoordelijk voor het volledige administratieve en organisatorische proces rondom examinering. Je speelt een essentiële rol bij...

  • Educatieve Voorzieningen Coördinator

    4 weken geleden

    Groningen, Groningen, Nederland UMCG Voltijd

    De coördinator educatieve voorzieningenDe coördinator educatieve voorzieningen is verantwoordelijk voor het leiden van het team en het zorgen voor het functioneren van het team in financiële, personele en organisatorische zin. Hij of zij ontwikkelt beleid, protocollen en activiteitenplannen in samenspraak met het team en stuurt op de uitvoering...

  • Coördinator Externe Inhuur

    1 maand geleden

    Groningen, Nederland Gom Voltijd

    Ben jij die coördinator die efficiëntie, kostenbesparing en vooruitdenken combineert? Reageer dan hier! **Functieomschrijving**: Wil jij niet alleen zorgen voor een optimale personeelsplanning, maar ook steeds beter kunnen forecasten om toekomstige personeelsbehoeften te voorspellen? Dan zoeken wij jou als Coördinator Externe Inhuur voor Gom in de regio...

  • Logistiek Coordinator

    5 maanden geleden

    Groningen, Nederland MF Voltijd

    **In het kort**: Ben jij iemand met oog voor detail en passie voor het optimaliseren van logistieke processen? Bij onze opdrachtgever hebben we een uitdagende rol voor jou als Facilitair Manager/Logistiek Coördinator. Kom bij het team en draag bij aan een soepel verloop van de processen! **Over de functie**: Onze opdrachtgever groeit snel, en met die groei...

  • Bedrijfsprofiel Coordinator

    1 dag geleden

    Groningen, Groningen, Nederland Headhuntersteam Voltijd

    We zijn op zoek naar een gedreven Bedrijfsprofiel Coordinator die zich wil inzetten voor een productieorganisatie met een sterke focus op betrouwbare en efficiënte oplossingen.Onze vestiging biedt een breed scala aan diensten, waaronder wegtransport, opslag en distributie. De perfecte kandidaat heeft ervaring in de logistieke sector en beschikt over goede...