Facilities & Admin Coordinator/ Medewerker

4 maanden geleden

Groningen, Nederland Icon plc Voltijd

Facilities & Admin Coordinator/ Medewerker Frontoffice

ICON plc is a world-leading healthcare intelligence and clinical research organization. We’re proud to foster an inclusive environment driving innovation and excellence, and we welcome you to join us on our mission to shape the future of clinical development

At ICON, it’s our people that set us apart. Our diverse teams enable us to become a better partner to our customers and help us to fulfil our mission to advance and improve patients’ lives.

Our ‘Own It’ culture is driven by four key values that bring us together as individuals and set us apart as an organisation: Accountability & Delivery, Collaboration, Partnership and Integrity. We want to be the Clinical Research Organisation that delivers excellence to our clients and to patients at every touch-point. In short, to be the partner of choice in drug development.

That’s our vision. We’re driven by it. And we need talented people who share it.
If you’re as driven as we are, join us. You’ll be working in a dynamic and supportive environment, with some of the brightest and the friendliest people in the sector, and you’ll be helping shape an industry.

What You Will Be Doing:
To assist the Senior Coordinator or Manager, Facilities and Administration in maximising the efficiency of the facilities and administrative services.
To effectively coordinate the day to day administrative and facilities services of the office.

Recognize, exemplify and adhere to ICON's values which centers around our commitment to People, Clients and Performance.
As a member of staff, the employee is expected to embrace and contribute to our culture of process improvement with a focus on streamlining our processes adding value to our business and meeting client needs.
Travel (approximately 0%) domestic and/or international.
Effectively coordinate the day to day administrative and facilities services in the office in compliance with departmental procedures in addition to general ICON procedures.
Assist in the preparation of financial information as required by local and company accountants, including invoice processing, CAPEX & lease approvals. Ensure completion of tasks within accounts cycle and resolve queries in a timely manner (where applicable).
Compliance with and support of Health and Safety systems in the office under the supervision of the Health and Safety Officer.
Carry out regular Housekeeping audits, highlighting any issues or concerns to manager.
Assist in the co-ordination and delivery of Staff Induction.
Assist in sourcing and monitoring suppliers, including ordering, stock control and distribution.
Assist in the management of suppliers including quality service checks, contract review and negotiation in compliance with QA guidelines and company policies.
Monitor and respond to requests submitted through Administration's help-desk system, Facilities Online.
Support the IT function at a local level, assisting in setup and management of services for staff (where applicable).
In the absence of a dedicated Receptionist, carry out the Reception function. When a dedicated Receptionist is in place, provide cover during breaks, annual leave and sickness including coordination of couriers and internal post processes (where applicable).
Management and distribution of in bound faxes (both hardcopy and electronic).
Provide operational cover in the absence of Senior Coordinator or Manager, Facilities and Administration (where applicable).
Co-ordinate and liaise with central travel department to ensure that all necessary local taxi & hotel arrangements are made for visitors/staff to and from the office (where applicable).
Coordinate any building contract maintenance and repair including such services as heating, air conditioning, security systems, elevators, utilities and fire safety equipment (where applicable).
Assist with the management of external records management & data security services.
Provide support in management of company car fleet (where applicable).
Assist with company Mobile Phone Account management (where applicable).
Keep management informed of any administration issues within the organization, which require attention.
Perform other reasonably related duties as may be locally required.

Your Profile:
Knowledge of English

Great customer service skills and communications skills

Friendly, helpful attitude

Previous Receptionist experience is an advantage

Benefits of Working in ICON:
Our success depends on the quality of our people. That’s why we’ve made it a priority to build a culture that rewards high performance and nurtures talent.

We offer very competitive salary packages. And to keep them competitive, we regularly benchmark them against our competitors. Our annual bonuses reflect delivery of performance goals - both ours and yours.
We also provide a range of health-related benefits to employees and their families and offer competitive retirement plans - and related benefits

  • Facilities & Admin Coordinator - Groningen

    2 maanden geleden

    Groningen, Nederland Icon plc Voltijd

    Facilities & Admin Coordinator - Office non flex - Groningen, Netherlands ICON plc is a world-leading healthcare intelligence and clinical research organization. We’re proud to foster an inclusive environment driving innovation and excellence, and we welcome you to join us on our mission to shape the future of clinical development We are currently...

  • Medewerker Frontoffice

    2 weken geleden

    Groningen, Nederland ICON Plc Voltijd

    Facilities & Admin Coordinator/ Medewerker Frontoffice ICON plc is a world-leading healthcare intelligence and clinical research organization. We’re proud to foster an inclusive environment driving innovation and excellence, and we welcome you to join us on our mission to shape the future of clinical development Bij ICON ben je niet enkel getuige van de...

  • Office Manager

    2 maanden geleden

    Groningen, Nederland QDI systems Voltijd

    **About us** QDI Systems, founded in 2019 as a spin-off from the Zernike Institute for Advanced Materials at the University of Groningen, is a global leader in Quantum Dot technology. We specialise in developing Quantum Dot technology for X-ray detectors used in mammography, and in the rapidly growing short-wavelength infrared (SWIR) market. At QDI, we...

  • Coördinator HR Administratie

    1 week geleden

    Groningen, Nederland Alfa-college Voltijd

    Samen met onze partners in de regio leiden wij onze studenten op tot goede vakmensen, tot maatschappelijk betrokken burgers, maar vooral tot mensen die weten wie ze zijn en wat ze kunnen. Dit doen we bij voorkeur in een praktische leeromgeving, waar we samen onze studenten opleiden voor de beroepen van de toekomst. Met ons onderwijs bieden wij oplossingen...

  • Facilitair Coördinator

    2 maanden geleden

    Groningen, Nederland Bevolkingsonderzoek Voltijd

    Ben jij de gedreven coördinator die onze facilitaire dienstverlening naar een hoger niveau tilt door het aansturen van medewerkers en het uitvoeren van facilitaire taken?_ **Wie zijn wij?** **Bevolkingsonderzoek Nederland** in haar huidige vorm bestaat sinds januari 2022. De nieuwe (landelijke) organisatie is ontstaan uit een fusie van vijf regionale...

  • Service Coördinator Glasherstel

    7 maanden geleden

    Groningen, Nederland DIT Personeel Voltijd

    Over de functieAls Service Coördinator Glasherstel organiseer je alle servicewerkzaamheden en storingen van intake, planning tot en met nazorg. Je stuurt hierbij eigen medewerkers aan in de disciplines bouw, glas- en schilderwerk en ook co-makers op het gebied van onder andere installaties, dakbedekking en rioolservice. De nadruk in deze functie ligt op het...

  • Coördinator Planning

    7 maanden geleden

    Groningen, Nederland Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG) Voltijd

    **:Functieomschrijving Krijg jij energie van het coördineren van een team van professionals en wil je een essentiële rol spelen in het helpen van mensen met schade? Lees dan verder! Als coördinator van het team planning van het Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG) ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van onze planners. Je levert een...

  • Coördinator Ondersteuning Thuis

    7 maanden geleden

    Groningen, Nederland AtHomeFirst Voltijd

    Voor ons team in Groningen zoeken wij een collega Coördinator Ondersteuning Thuis met leidinggevende vaardigheden die het leuk vindt om in een dynamische omgeving te werken en die zich (planning) processen snel eigen kan maken! **Jouw nieuwe baan** Als coördinator ondersteuning thuis heb je een leidinggevende rol (op afstand) naar de huishoudelijke hulpen...

  • Service Coördinator Landbouwmechanisatie

    3 maanden geleden

    Groningen, Nederland Agriwerker Voltijd

    Voel jij je thuis in de agrarische sector? Heb jij kennis van landbouwtechniek? Word jij blij van een functie in het hart van het bedrijf tussen klant, werkplaats, magazijn, verkoop en administratie? Kun jij jouw collega's op een prettige manier aansturen en motiveren? Dan is deze functie als service coördinator bij een landbouw mechanisatiebedrijf echt...

  • Coördinator Externe Inhuur

    2 maanden geleden

    Groningen, Nederland Gom Voltijd

    Ben jij die coördinator die efficiëntie, kostenbesparing en vooruitdenken combineert? Reageer dan hier! **Functieomschrijving**: Wil jij niet alleen zorgen voor een optimale personeelsplanning, maar ook steeds beter kunnen forecasten om toekomstige personeelsbehoeften te voorspellen? Dan zoeken wij jou als Coördinator Externe Inhuur voor Gom in de regio...

  • Logistiek Coordinator

    6 maanden geleden

    Groningen, Nederland MF Voltijd

    **In het kort**: Ben jij iemand met oog voor detail en passie voor het optimaliseren van logistieke processen? Bij onze opdrachtgever hebben we een uitdagende rol voor jou als Facilitair Manager/Logistiek Coördinator. Kom bij het team en draag bij aan een soepel verloop van de processen! **Over de functie**: Onze opdrachtgever groeit snel, en met die groei...

  • Digitale Werkplek Coördinator

    2 weken geleden

    Groningen, Groningen, Nederland Gemeenteprojecten Voltijd

    Beschrijving van de functieWe zijn op zoek naar een ervaren Migratie Coördinator voor een groot project om de nieuwe 'Digitale Werkplek' bij de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) te implementeren. De Migratie Coördinator zal een cruciale rol spelen in het begeleiden van de universiteit tijdens deze overgang.VerantwoordelijkhedenBegeleiden van de overgang...

  • Maintenance Coördinator

    6 maanden geleden

    Groningen (provincie), Nederland SPIE Voltijd

    **‘Vind jij het leuk om te werken bij een bierbrouwerij, in een vliegtuigfabriek en bij een circulaire suikerproducent en kun je niet kiezen? Kom dan bij SPIE werken als Maintenance Coördinator, dan ben je verzekerd van afwisseling, bereik je maximale resultaten bij de opdrachtgevers én investeer je volop in je eigen persoonlijke ontwikkeling’** Goed...

  • Coördinator Bouw Service

    2 maanden geleden

    Groningen, Nederland Werfum professionals Voltijd

    **Coördinator bouw service & onderhoud (Regio Groningen)** Zoek jij een baan waar je écht het verschil maakt? Waar jij als coördinator verantwoordelijk bent voor de kwaliteit en voortgang van projecten? Dan is deze kans als Coördinator Bouw Service & Onderhoud in de regio Groningen perfect voor jou. Hier krijg je ruimte, verantwoordelijkheid en...

  • Herstelprojecten Coördinator

    2 weken geleden

    Groningen, Nederland Multiselect Voltijd

    Beschrijving van de FunctieAls Herstelprojecten Coördinator bij Multiselect ben je de belangrijkste contactpersoon voor bewoners in Groningen die getroffen zijn door aardbevingsschade. Je zorgt ervoor dat deze mensen goed begeleid worden tijdens het herstelproces en antwoordt op vragen, biedt ondersteuning en houdt hen altijd goed geïnformeerd.Vereiste...

  • Logistiek Coördinator

    1 week geleden

    Groningen, Groningen, Nederland Headhuntersteam Voltijd

    We zijn een productieorganisatie die ons biedt als betrouwbare en efficiënte oplossingen voor zowel nationale als internationale transportbehoeften.Onze vestiging biedt een breed scala aan diensten, waaronder wegtransport, opslag en distributie. We werken nauw samen met onze klanten om hun specifieke behoeften te vervullen en zo een ongeëvenaarde service...

  • Coördinator Health

    7 maanden geleden

    Groningen, Nederland Qbuzz Voltijd

    Qbuzz heeft de verantwoordelijkheid om dagelijks duizenden reizigers veilig op bestemming te brengen, ook in Groningen en Drenthe. Om het veiligheidsbewustzijn verder te vergroten, zoeken wij een vaandeldrager die samen met ons de uitdaging aangaat op het gebied van Health & Safety. Zo maak jij impact in de regio bij onze collega’s en de...

  • Logistiek Coordinator

    6 maanden geleden

    Groningen, Nederland MF Select Voltijd

    Groningen - 32 tot 40 uren per weekMBO(Uitzicht op) vast dienstverband Over de functie Onze opdrachtgever groeit snel, en met die groei komen nieuwe uitdagingen op logistiek gebied. Daarom zoeken we een facilitair manager/logistiek coördinator die verantwoordelijk is voor het soepel laten verlopen van de facilitaire en logistieke processen. - Toon...

  • Administratief Coördinator

    2 maanden geleden

    Groningen, Groningen, Nederland beBee Professionals Voltijd € 2.500 - € 3.200

    We zoeken een ervaren Administratief Medewerker voor onze afdeling in Groningen. In deze rol zorg je voor een efficiënte verwerking van gegevens en ondersteun je de dagelijkse administratie.Verantwoordelijkheden:Verwerken van facturen en financiële administratie.Onderhouden van klantendossiers en contracten.Beantwoorden van e-mails en...

  • Coördinator Verrijkingsprojecten

    3 maanden geleden

    Groningen, Nederland AI-InfraSolutions Voltijd

    **Vacature**: Coördinator Verrijkingsprojecten **Uren**: 32- 40 **Locatie**: Groningen/Airport Eelde **Over ons**: AI-InfraSolutions is een jonge en innovatieve organisatie die zich richt op asset management in de infrastructuur. Door middel van landelijke dataverzameling en kunstmatige intelligentie biedt AI-InfraSolutions een complete oplossing voor de...