Managementondersteuner Bij de Directie

2 dagen geleden


Den Haag, Nederland Ministerie van Buitenlandse Zaken Voltijd

**:Functieomschrijving

3 redenen waarom dit jouw baan is
- Omdat je een teamspeler bent die bijdraagt aan gezamenlijke doelen. Je doet het samen
- Omdat jij je hoofd koelt houdt bij tegenslag of tijdsdruk. Jij laat je niet gek maken
- Omdat jij verandering durft aan te brengen in jouw prioriteiten. Improviseren en experimenteren vind je leuk.

Jij doet het

Als managementondersteuner ben jij verantwoordelijk voor de volledige secretariële, logistieke en administratieve ondersteuning van de afdeling Wapenbeheersing en Ontwapening.
Samen met 5 collega’s ben jij het kloppend hart van de directie.

Wat ga je doen?

Denk hierbij aan:

- Beheren van agenda’s, waarbij je zorgt dat afspraken efficiënt op elkaar aansluiten.
- Beheren van de mailboxen, waarbij je zelfstandig vragen kunt afhandelen of zorgt voor een goede doorgeleiding van de berichten. Dat doe je ook bij het afhandelen van telefoontjes en afspraken.
- Organiseren van vergaderingen en de verslaglegging hiervan. Uiteraard zorg je ervoor dat dat daarbij de bijbehorende stukken aanwezig zijn (inclusief accreditaties).
- (Mede)organiseren van evenementen: naamkaartjes, locatie boeken, uitnodigingen versturen etc.
- Kennis hebben (op hoofdlijnen) van wat er speelt op dossiers van verschillende medewerkers.
- Boeken van dienstreizen.

Dit is geen uitputtende lijst. Je krijgt de vrijheid om taken die je goed liggen op te pakken, je maakt keuzes en handelt ernaar. Hybride werken behoort tot de mogelijkheid.

Werk je graag iets minder uren? Dan behoort 32 uur werken tot de mogelijkheid.

Een dag uit leven van managementondersteuner bij de DVB/WO:
Als ik arriveer op kantoor, neem ik een kop koffie en wordt de laptop opengeklapt.
Terwijl ik de agenda check van mijn afdelingshoofd en de dienst mailbox doorneem, groet ik de collega’s die binnenkomen. Sommige collega’s maken even een praatje of hebben gelijk een vraag.

Het is 08:55 en over 5 minuten begint het afdelingsoverleg. Ik loop naar de vergaderzaal om te controleren of deze in orde is. Ondertussen kom ik een van de cluster coördinatoren tegen die vraagt of ik een selectiegesprek wil verzetten en benieuwd is naar het programma van de heidag.
De Save the Date staat in zijn agenda zegt hij Leuk hij heeft er zin in.
Ik ben weer terug bij mijn bureau en begin met de mailtjes die prioriteit hebben.
Heel fijn, dit ga ik bespreken vanmiddag met het afdelingshoofd. Binnenkort ga ik langs op locatie om het definitieve programma met ze door te nemen.
Het is inmiddels tijd voor het wekelijks secretariaatsoverleg en een medewerker vraagt nog snel naar het reserveren van een vergaderzaaltje. Mijn collega management ondersteuner neemt het van mij over, zodat ik voor ons kan inbellen. Nadat de belangrijke werkzaken zijn besproken en de datum is geprikt voor de Sint-surprise middag met elkaar, ga ik met collega’s naar buiten om een broodje te halen voor de lunch. Zo weer energie voor de middag

Er moeten gasten worden opgehaald beneden bij de receptie voor de vergadering die over 30 minuten begint. Niet vergeten om de kar met koffie en thee in de vergaderzaal te zetten. Ook controleer ik of de stukken voor de vergadering in orde zijn, voordat het geprint kan worden. Een medewerker vraagt om nieuwe nietjes. Dat kan ik mooi combineren met het halen van de prints.
Het is tijd voor een kop thee met het afdelingshoofd om de agenda en de team building dag door te bespreken. Dat doen we in de koffiebar op de 4e etage. Kan ik daarna gelijk de post ophalen bij de postkamer. Terug gekomen bij mijn bureau boek ik de vlucht en hotel voor mijn afdelingshoofd voor de dienstreis over 2 weken, zoals besproken tijdens de koffie date. Daarna neem ik de mails door, maak ik mijn to do lijst voor de volgende dag en sluit mijn laptop af. Ik wens mijn collega’s een fijne avond, de werkdag is voorbij gevlogen
**Functie-eisen

Herken je jezelf in de woorden organisatietalent, geduldig en secuur? Plannen en organiseren is een van jouw sterkste eigenschappen. Ook in drukke periodes blijf je rustig en behoud jij het overzicht. Je bent goed in het stellen van prioriteiten. De balans tussen klantgerichtheid en assertiviteit weet jij goed te bewaken.
- Je hebt MBO werk-/denkniveau, bij voorkeur heb je een opleiding gevolgd in secretariële of administratieve richting.
- Je hebt mínimaal 2 jaar relevante werkervaring met bovengenoemde taken.
- Je beschikt over zeer goede Nederlandse en Engelse taalvaardigheid, zowel in woord als geschrift.
- Jouw plan
- en organisatietalent komt tot uiting door prioriteiten te bepalen, systematisch te werken en te zorgen dat jouw planning altijd actueel en volledig is.
- Klantgerichtheid laat je zien door duidelijk te zijn over mogelijkheden en onmogelijkheden, wensen van klanten te voorzien en daarop in te spelen en de balans tussen klantgerichtheid en assertiviteit goed te bewaken.
- Je blijft geduldig in de omgang en gestructureerd werken wanneer verschillende mensen tegelijk een beroep op je doe



  • Den Haag, Nederland Rijksvastgoedbedrijf (Ministerie van BZK) Voltijd

    **Functieomschrijving** *** **Ambieer je een baan bij een directie in opbouw met de focus op urgente maatschappelijk opgaven? Een functie waarin je je werk prioriteert en proactief te werk gaat? Reageer dan op de functie van managementondersteuner bij de directie Gebieds - en Vastgoedontwikkeling (GVO) van het Rijksvastgoedbedrijf. In deze functie ben je...


  • Den Haag, Nederland Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Voltijd

    **:Functieomschrijving Al is de dag nog zo hectisch, jij regelt het. Orde, overzicht, het stellen van prioriteiten, daar ga jij voor als managementondersteuner. Dankzij het werk van jou en je directe collega´s maak jij het mogelijk dat de directie Infectieziektebeleid zich kan richten op haar belangrijke taak: het maken van beleid ter bestrijding en...


  • Den Haag, Nederland Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Voltijd

    **:Functieomschrijving Al is de dag nog zo hectisch, jij regelt het. Orde, overzicht, het stellen van prioriteiten, daar ga jij voor als managementondersteuner. Dankzij het werk van jou en je directe collega´s maak jij het mogelijk dat de directie Infectieziektebeleid zich kan richten op haar belangrijke taak: het maken van beleid ter bestrijding en...


  • Den Haag, Nederland Managementondersteuner bij de hoofddirectie Consulaire en Visumzaken Ministerie van Buitenlandse Zak Voltijd

    **:Functieomschrijving Ga als managementondersteuner aan de slag bij de grootste directie van BZ en ontdek jouw kracht! Naast taken zoals agendaplanning, beheren van de mailboxen en het organiseren van vergaderingen krijg je hier de kans om te ontdekken waar jouw talenten liggen en taken op te pakken waar je enthousiast van wordt. 3 redenen waarom dit jouw...


  • Den Haag, Nederland Ministerie van Buitenlandse Zaken Voltijd

    **:Functieomschrijving In een omgeving vol gedreven collega’s die hard werken aan ICT, data, informatiemanagement en informatieveiligheid wordt je uitgedaagd door het beheren van de volle agenda van de directeur. Je krijgt de kans bij te dragen aan een positieve sfeer op de werkvloer. Deze positie wacht op jou bij ons team. Zet je talenten in en sluit je...


  • Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Den Haag Voltijd

    De gemeente Den Haag zoekt voor het Bureau Directie Team van de Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO) een ervaren en flexibele managementondersteuner. De managementondersteuner ondersteunt en adviseert de leden van de directie van DSO.Wat ga je doen?Je bent verantwoordelijk voor het plannen, maken, aanpassen en verzetten van afspraken. Je hebt een proactieve...


  • Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Tempo Team Voltijd

    JobbeschrijvingBen jij een organisatorische en communicatieve ster die graag ondersteunt bij belangrijke vergaderingen en bijeenkomsten? Dan is deze functie bij de Directie Internationaal van de gemeente Den Haag iets voor jou.Wat bieden wij jou?€ 3.052 - € 4.297 bruto per maand obv 36 uur7,55% eindejaarsuitkering opbouwContract t/m 30 juni 2025 met kans...

  • Managementondersteuner

    3 maanden geleden


    Den Haag, Nederland Managementondersteuner Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Voltijd

    **:Functieomschrijving Echt het verschil maken als managementondersteuner. Dat doe je bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) in Den Haag. Dankzij jouw ondersteuning kan het management zich helemaal concentreren op hun belangrijkste werkzaamheden. En daarmee draag je bij aan eerlijk, gezond en veilig werk voor iedereen in...


  • Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Driessen Voltijd

    Word de steunpilaar van de directie bij het Ministerie van Algemene Zaken. Als managementondersteuner zorg jij dat alles op rolletjes loopt, ondersteun je de directie en werk je nauw samen met een gedreven team.Je taken:Beheren en zorgvuldig plannen van de agenda's van de directieleden. Zorgen voor gestructureerde dossiervorming en het beheer van digitale...


  • Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Tempo Team Voltijd

    FunctiebeschrijvingBen jij een echte organisator die graag ondersteunt bij belangrijke vergaderingen en bijeenkomsten? Houd je van een dynamische werkomgeving en werk je graag voor een internationaal georiënteerde afdeling? Dan is deze functie bij de Directie Internationaal van de gemeente Den Haag iets voor jou.VerantwoordelijkhedenAls...


  • Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Den Haag Voltijd

    De gemeente Den Haag zoekt een ervaren managementondersteuner voor het Bureau Directie Team van de Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO). De juiste kandidaat zal een allround en dynamische rol vervullen, waarbij hij/zij de leden van de directie ondersteunt en adviseert.Wat ga je doen?Als managementondersteuner ben je de steun en toeverlaat van de...


  • Den Haag, Nederland Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Voltijd

    **:Functieomschrijving De directie Jeugd van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) is op zoek naar een ervaren management ondersteuner. Ben je servicegericht, flexibel en goed in plannen, organiseren en prioriteren? En heb je ervaring met complex agendabeheer, het liefst binnen de rijksoverheid, dan ben jij de geschikte kandidaat. Wat...

  • Managementondersteuner

    5 maanden geleden


    Den Haag, Nederland Ministerie van Financiën Voltijd

    Je hebt een opleiding tot secretaresse of managementondersteuner afgerond op mínimaal mbo-niveau. - Het is een pre als je al relevante werkervaring hebt, maar ook starters zijn welkom. - Je bent digitaal vaardig, weet goed je weg in standaardpakketten zoals Word, Excel en Outlook te vinden en je weet nieuwe software (zoals vergadersysteem Webex en het...


  • Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Den Haag Voltijd

    Functiebeschrijving De gemeente Den Haag zoekt een allround en ervaren managementondersteuner voor het Bureau Directie Team van de Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO). Taken Als managementondersteuner ben je de steun en toeverlaat van de portefeuilledirecteur van Projecten. De basis van alle werkzaamheden vormt de agenda van de directeur waar...

  • Managementondersteuner

    3 weken geleden


    Den Haag, Nederland Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) Voltijd

    **:Functieomschrijving Regelen, vooruitkijken, organiseren, inplannen, meedenken en natuurlijk beschikbaar zijn én daarbij samenwerken met fijne collega’s. Bij de directie OI en BS van DUO zoeken wij een managementondersteuner. Iemand die de behoeften van het management goed aanvoelt en hier proactief op inspeelt. De directies beschikken over een aantal...


  • Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Tempo Team Voltijd

    Ben jij de ideale kandidaat?We zoeken een proactieve en nauwkeurige ondersteuner die kan schakelen tussen verschillende taken. Je hebt al enkele jaren ervaring met secretariële werkzaamheden en krijgt energie van het plannen en organiseren van afspraken en evenementen.Wat bieden wij jou?€ 3.052 - € 4.297 bruto per maand obv 36 uur7,55%...

  • Managementondersteuner

    3 weken geleden


    Den Haag, Nederland Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) Voltijd

    Salaris€3016; - tot €3879, - LocatieDen Haag- OpleidingsniveauMBO**Informatie over de vacature**: **Ivar de Jonge (manager)**: - Telefoon: 0625768483- **Functieomschrijving**: Regelen, vooruitkijken, organiseren, inplannen, meedenken en natuurlijk beschikbaar zijn én daarbij samenwerken met fijne collega’s. Bij de directie OI en BS van DUO zoeken wij...

  • Managementondersteuner

    1 maand geleden


    Den Haag, Nederland Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Voltijd

    **:Functieomschrijving - Ben jij goed in het vak van managementondersteuner en heb je er plezier in? En lijkt het je extra leuk deze functie uit te voeren bij een directie die zich inzet voor het middelbaar beroepsonderwijs (mbo) in Nederland? Lees dan verder!_ De directie Middelbaar Beroepsonderwijs zoekt een doortastende en stressbestendige...

  • Managementondersteuner

    3 weken geleden


    Den Haag, Zuid-Holland, Nederland Belastingdienst Voltijd

    ManagementondersteunerKlaar voor een baan vol dynamiek en afwisseling? Zit organiseren, regelen en ontzorgen in jouw bloed? Bij de Belastingdienst maak je deel uit van de directie Informatievoorziening en Databeheersing (IV&D). IV&D maakt het beleid voor de Belastingdienst op het gebied van de ICT, beveiliging en privacy. Dankzij jouw ondersteuning kunnen de...


  • Den Haag, Nederland Werken voor Nederland Voltijd

    Je hebt mbo werk - en denkniveau en werkervaring als managementondersteuner, bij voorkeur bij een ministerie of (semi) overheid. - Je hebt ervaring met agenda en mailbox beheer. - Je weet hoe de windows-gestuurde programma’s van MicrosoftOffice werken. - Je spreekt en schrijft goed Nederlands. - Je kunt goed plannen en organiseren. - Je werkt...