Managementassistente

4 maanden geleden


Utrecht, Nederland Gemeente Utrecht Voltijd

Ben je een expert op het gebied van ondersteunen en vind je het leuk om je met een brede diversiteit aan werkzaamheden bezig te houden? Door jouw inzet, je oog voor structuur en je nauwkeurigheid creëer je overzicht en rust. In het team van assistenten zorg je er samen voor dat je het management en onze collega’s ontzorgt, als jullie het oppakken weten wij dat het goed komt.

Herken jij jezelf? Dan maken we graag kennis met je

**Dit is je werk**:
Je werkt in een team van enthousiaste en betrokken collega’s. Jullie ondersteunen het groepshoofd, teamleiders én de medewerkers van de afdeling WCI. Je bent hét aanspreekpunt voor de afdeling. Complex agendabeheer, plannen van complexe afspraken, verslaglegging (notuleren), beantwoorden van mails, opstellen van brieven en agenda’s is maar een greep uit de werkzaamheden die je verricht. Een belangrijke taak die ook bij jou thuishoort is het aanmaken van inkoopopdrachten in het inkoopsysteem van de gemeente Utrecht (SAP/SRM) en het beoordelen en behandelen van facturen (SAP). Dit maakt dat jouw dag nooit hetzelfde is

Concreet bestaan je werkzaamheden uit:

- Afspraken maken, zowel intern als extern;
- Voorbereiden en notuleren van diverse overleggen;
- Organiseren van bijeenkomsten en reserveren van benodigde ruimtes;
- HRM-ondersteunende werkzaamheden voor de afdeling, zoals zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en administratieve ondersteuning bij mutaties voor medewerkers;
- Ondersteuning bieden bij werving en selectie zoals o.a. inplannen sollicitatiegesprekken;
- Beheren van een aantal mailboxen en agenda’s;
- Aanmaken van inkoopopdrachten in het gemeentelijk inkoopsysteem SAP SRM en het beoordelen/behandelen van facturen in SAP en andere administratieve taken;
- Verwerken en versturen van verslagen / rapporten en archiveren.

**Dit is je werkplek**:
De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij Beheer Openbare Ruimte (BOR); het interne ingenieursbureau van onze gemeente. BOR bestaat uit vier groepen: Wegen, Constructies/Spelen en Installaties (WCI), Water, Riolering en Gemalen (WRG), Groen en Ondergrond (G&O), en Strategie en Bedrijfsbureau (S&B). Hier werken ruim 190 medewerkers en de afdeling is groeiende.

Je bent, als managementassistent, werkzaam voor de groep Wegen, Constructies, Installaties en Spelen (WCI) bestaande uit ongeveer 75 medewerkers. Jouw team bestaat uit 3 directe collega’s. Je werkt samen met twee managementassistenten en met een administratief medewerker. Er wordt hard gewerkt in het team, maar er is zeker ruimte voor humor en collega's staan voor elkaar klaar. Naast de vaste taken wordt het zeker gewaardeerd wanneer je andere gerelateerde werkzaamheden oppakt, hierdoor blijft je werk uitdagend.

Kijk voor meer informatie over de afdeling op: Bouw en techniek - Gemeente Utrecht (werkenbijutrecht.nl)

**Dit is jouw inbreng**:
Wat jij kan, heeft Utrecht nodig Jij bent het visitekaartje van de afdeling en je vormt de verbinding tussen management, medewerkers en externe relaties. Door jouw inzet, je oog voor structuur en je nauwkeurigheid creëer je overzicht en rust. Je hebt toegang tot veel vertrouwelijke informatie en natuurlijk ga jij daar discreet mee om. Je staat open voor feedback, vernieuwingen, en je hebt de kennis en ervaring om verfrissende verbeteringen voor te stellen. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig. Daarnaast breng je flexibiliteit mee en ben je stressbestendig.

Voor deze vacature breng je mee:

- MBO werk
- en denkniveau, bijvoorbeeld in de richting van een secretariële opleiding;
- Je hebt ruime ervaring met MS-Officepakketten en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk. Daarnaast ben je communicatief vaardig;
- Je hebt een cijfermatig inzicht en kan nauwkeurig te werk gaan.

**Dit bieden we je**:
Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega's. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij.

Onderstaand vind je ons aanbod:

- Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de €2666;
- en €3784;
- op basis van 36 uur (schaal 7). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring;
- Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
- Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% boven op je salaris.
- We bieden veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, diverse cursussen


  • Managementassistent

    1 dag geleden


    Utrecht, Nederland Randstad Nederland Voltijd

    Managementassistent gezocht voor Ruimte en ZorgWe zijn op zoek naar een Managementassistent voor onze afdeling Ruimte en Zorg. Als Managementassistent zorg je ervoor dat alles vlekkeloos verloopt voor de directeur en de afdeling.Wat bieden wij jou?Intentie tot lange samenwerkingStadskantoor bij Utrecht CSParkeergelegenheidWe bieden een uitdagende en...

  • Managementassistent

    1 week geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland Trend People Voltijd

    Ben jij de ideale Managementassistent?We zijn op zoek naar een enthousiaste en flexibele Managementassistent die ons team kan ondersteunen bij het realiseren van onze doelen. Als Managementassistent ben je de spil in het web en zorg je ervoor dat alles reilt en zeilt binnen het team.Je taken:Agendabeheer en correspondentie;Uitwerken van verslagen en...

  • Managementassistent

    10 uur geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland Trend People Voltijd

    Ben jij de ideale Managementassistent?We zijn op zoek naar een enthousiaste en flexibele Managementassistent die ons team kan ondersteunen bij het dagelijks werk. Als Managementassistent ben je de spil in het web en zorg je ervoor dat alles reilt en zeilt binnen het team.Je taken:Agendabeheer en correspondentie;Uitwerken van verslagen en...

  • Managementassistent

    5 dagen geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland Trend People Voltijd

    Over de functieWe zijn op zoek naar een Managementassistent die ons team kan ondersteunen bij de dagelijkse taken. Als Managementassistent ben je de spil in het web en zorg je ervoor dat alles reilt en zeilt binnen het team. Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer, het uitwerken van correspondentie, verslagen en rapporten, en het ondersteunen van het...

  • Managementassistent

    3 dagen geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland ProRail Voltijd

    Jouw rolBij ProRail zijn wij op zoek naar een enthousiaste en creatieve managementassistent om ons team te versterken. Als managementassistent zorg je ervoor dat onze managers hun taken goed kunnen uitvoeren en dat onze processen efficiënt en effectief zijn.Je takenBeheren van mailboxen en agenda'sPlannen en organiseren van overleggen en evenementenOn- en...

  • Managementassistent

    4 dagen geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland Tempo Team Voltijd

    Ben jij de ideale kandidaat?We zijn op zoek naar een Managementassistent die zich kan inzetten voor onze organisatie. Als Managementassistent ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van het management van de Commissie Werkelijke Schade. Je zult je concentreren op het bijhouden van agenda's en mailverkeer, de voorbereiding van vergaderingen en het...

  • Managementassistent

    5 dagen geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland Lister Voltijd

    ManagementassistentWe zijn op zoek naar een Managementassistent om ons team te ondersteunen bij de organisatorische en secretariële taken. Als Managementassistent ben je verantwoordelijk voor het beheren van complexe agenda's, het verwerken van mail en correspondentie, en het voorbereiden van vergaderingen.VerantwoordelijkhedenComplex agendabeheerVerwerken...

  • Managementassistent

    3 dagen geleden


    Utrecht, Provincie Utrecht, Provincie Utrecht, Nederland Driessen Voltijd

    Word de rechterhand van managers bij de NVWA! Als managementassistent ondersteun je een team dat zich inzet voor voedselveiligheid en dierenwelzijn. Kom je erbij?Wat ga je doen?Als managementassistent bij de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) werk je binnen het Bureau Ri

  • Managementassistent

    2 weken geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland ProRail Voltijd

    Jouw rolBij ProRail zijn wij op zoek naar een managementassistent die zich kan inzetten voor onze afdeling Procurement. Als managementassistent ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van onze managers en het beheren van onze administratieve processen.Je takenBeheren van mailboxen en agenda'sPlannen en organiseren van overleggen en evenementenOn- en...

  • Managementassistent

    1 week geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland COA Voltijd

    Jouw rol als ManagementassistentBij het COA vragen we van jou als Managementassistent dat je een belangrijke rol vervult in het ondersteunen van de locatiemanager. Je bent verantwoordelijk voor het afhandelen van telefoon- en mailverkeer, het beheren van de agenda en het vormen van een filter voor de locatiemanager. Je bent een belangrijke schakel tussen de...

  • Managementassistent

    2 weken geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland ProRail Voltijd

    Jouw rolBij ProRail zijn wij op zoek naar een managementassistent die zich kan inzetten voor onze afdeling Procurement. Als managementassistent ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van onze managers en het beheren van onze administratieve processen.Je takenBeheren van mailboxen en agenda'sPlannen en organiseren van overleggen en evenementenOn- en...

  • Managementassistent

    2 weken geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland COA Voltijd

    Jouw rol als ManagementassistentAls Managementassistent ben je de belangrijke ondersteuner van de locatiemanager. Je bent verantwoordelijk voor het afhandelen van telefoon- en mailverkeer en het beheren van de agenda. Je vormt een filter voor de locatiemanager en geeft belangrijke zaken direct door. Je maakt roosters en bereidt vergaderingen en bijeenkomsten...

  • Managementassistent

    1 week geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland ProRail Voltijd

    Jouw rolWe zoeken een enthousiaste en creatieve managementassistent die zich kan inzetten voor onze afdeling Procurement. Als managementassistent ben je de spil tussen onze managers en de rest van het bedrijf. Je bent verantwoordelijk voor het beheren van mailboxen en agenda's, het plannen en organiseren van overleggen en evenementen, en het ondersteunen van...

  • Managementassistent

    7 dagen geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland ProRail Voltijd

    Jouw rolWe zoeken een enthousiaste en creatieve managementassistent die zich kan inzetten voor onze afdeling Procurement. Als managementassistent ben je de spil tussen onze managers en de rest van het bedrijf. Je bent verantwoordelijk voor het beheren van mailboxen en agenda's, het plannen en organiseren van overleggen en evenementen, en het ondersteunen van...

  • Managementassistent

    5 dagen geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland ProRail Voltijd

    Jouw rolWe zoeken een enthousiaste en creatieve managementassistent die zich kan inzetten voor onze afdeling Procurement. Als managementassistent ben je de spil tussen onze managers en de rest van het bedrijf. Je bent verantwoordelijk voor het beheren van mailboxen en agenda's, het plannen en organiseren van overleggen en evenementen, en het ondersteunen van...

  • Managementassistent

    2 weken geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland gemeente Utrecht Voltijd

    Over de functieWe zoeken een Managementassistent voor onze afdeling Bedrijfsvoering. Als Managementassistent ben je de eerste aanspreekpunt voor onze medewerkers en zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je bent verantwoordelijk voor het beheren van documenten, het organiseren van meetings en het ondersteunen van onze leidinggevenden.Je taken en...

  • Managementassistent

    4 maanden geleden


    Utrecht, Nederland ProRail Voltijd

    **Draag met jouw secretariële ondersteuning bij aan gestroomlijnde samenwerking binnen ProRail.** **Werk om trots op te zijn**: Ben jij een enthousiaste en creatieve managementassistent? Bij Procurement zorg je ervoor dat onze managers hun taken goed kunnen uitvoeren. Je creëert zelfstandig ruimte en brengt focus aan. En zie je mogelijkheden om binnen die...

  • Managementassistent

    2 weken geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland Adecco Nederland Voltijd

    Wij zoeken een ManagementassistentWe zijn op zoek naar een gedreven en proactieve managementassistent die zich kan inzetten voor onze opdrachtgever in Utrecht. Als managementassistent zul je ondersteunen bij het dagelijks management van het kantoor, waaronder het beheren van de agenda, het organiseren van evenementen en het onderhouden van contacten met...

  • Managementassistent

    3 weken geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland RandStad Voltijd

    We zijn op zoek naar een Managementassistent die zich kan inzetten voor RandStad in Utrecht. Als Managementassistent ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de managementteamleden bij het plannen en organiseren van projecten en activiteiten. Je bent de eerste aanspreekpunt voor klanten en collega's en bent verantwoordelijk voor het beantwoorden van...

  • Managementassistent

    5 dagen geleden


    Utrecht, Utrecht, Nederland ProRail Voltijd

    Jouw rolWe zoeken een enthousiaste en creatieve managementassistent die zich kan inzetten voor onze afdeling Procurement. Als managementassistent ben je de spil tussen onze managers en de rest van het bedrijf. Je bent verantwoordelijk voor het beheren van mailboxen en agenda's, het plannen en organiseren van overleggen en evenementen, en het ondersteunen van...