Managementassistente
5 maanden geleden
Ben je een expert op het gebied van ondersteunen en vind je het leuk om je met een brede diversiteit aan werkzaamheden bezig te houden? Door jouw inzet, je oog voor structuur en je nauwkeurigheid creëer je overzicht en rust. In het team van assistenten zorg je er samen voor dat je het management en onze collega’s ontzorgt, als jullie het oppakken weten wij dat het goed komt.
Herken jij jezelf? Dan maken we graag kennis met je
**Dit is je werk**:
Je werkt in een team van enthousiaste en betrokken collega’s. Jullie ondersteunen het groepshoofd, teamleiders én de medewerkers van de afdeling WCI. Je bent hét aanspreekpunt voor de afdeling. Complex agendabeheer, plannen van complexe afspraken, verslaglegging (notuleren), beantwoorden van mails, opstellen van brieven en agenda’s is maar een greep uit de werkzaamheden die je verricht. Een belangrijke taak die ook bij jou thuishoort is het aanmaken van inkoopopdrachten in het inkoopsysteem van de gemeente Utrecht (SAP/SRM) en het beoordelen en behandelen van facturen (SAP). Dit maakt dat jouw dag nooit hetzelfde is
Concreet bestaan je werkzaamheden uit:
- Afspraken maken, zowel intern als extern;
- Voorbereiden en notuleren van diverse overleggen;
- Organiseren van bijeenkomsten en reserveren van benodigde ruimtes;
- HRM-ondersteunende werkzaamheden voor de afdeling, zoals zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en administratieve ondersteuning bij mutaties voor medewerkers;
- Ondersteuning bieden bij werving en selectie zoals o.a. inplannen sollicitatiegesprekken;
- Beheren van een aantal mailboxen en agenda’s;
- Aanmaken van inkoopopdrachten in het gemeentelijk inkoopsysteem SAP SRM en het beoordelen/behandelen van facturen in SAP en andere administratieve taken;
- Verwerken en versturen van verslagen / rapporten en archiveren.
**Dit is je werkplek**:
De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij Beheer Openbare Ruimte (BOR); het interne ingenieursbureau van onze gemeente. BOR bestaat uit vier groepen: Wegen, Constructies/Spelen en Installaties (WCI), Water, Riolering en Gemalen (WRG), Groen en Ondergrond (G&O), en Strategie en Bedrijfsbureau (S&B). Hier werken ruim 190 medewerkers en de afdeling is groeiende.
Je bent, als managementassistent, werkzaam voor de groep Wegen, Constructies, Installaties en Spelen (WCI) bestaande uit ongeveer 75 medewerkers. Jouw team bestaat uit 3 directe collega’s. Je werkt samen met twee managementassistenten en met een administratief medewerker. Er wordt hard gewerkt in het team, maar er is zeker ruimte voor humor en collega's staan voor elkaar klaar. Naast de vaste taken wordt het zeker gewaardeerd wanneer je andere gerelateerde werkzaamheden oppakt, hierdoor blijft je werk uitdagend.
Kijk voor meer informatie over de afdeling op: Bouw en techniek - Gemeente Utrecht (werkenbijutrecht.nl)
**Dit is jouw inbreng**:
Wat jij kan, heeft Utrecht nodig Jij bent het visitekaartje van de afdeling en je vormt de verbinding tussen management, medewerkers en externe relaties. Door jouw inzet, je oog voor structuur en je nauwkeurigheid creëer je overzicht en rust. Je hebt toegang tot veel vertrouwelijke informatie en natuurlijk ga jij daar discreet mee om. Je staat open voor feedback, vernieuwingen, en je hebt de kennis en ervaring om verfrissende verbeteringen voor te stellen. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig. Daarnaast breng je flexibiliteit mee en ben je stressbestendig.
Voor deze vacature breng je mee:
- MBO werk
- en denkniveau, bijvoorbeeld in de richting van een secretariële opleiding;
- Je hebt ruime ervaring met MS-Officepakketten en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk. Daarnaast ben je communicatief vaardig;
- Je hebt een cijfermatig inzicht en kan nauwkeurig te werk gaan.
**Dit bieden we je**:
Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega's. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij.
Onderstaand vind je ons aanbod:
- Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de €2666;
- en €3784;
- op basis van 36 uur (schaal 7). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring;
- Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
- Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% boven op je salaris.
- We bieden veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, diverse cursussen
-
Managementassistent
1 maand geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Trend People VoltijdBen jij de ideale Managementassistent?We zijn op zoek naar een enthousiaste en flexibele Managementassistent die ons team kan ondersteunen bij het dagelijks werk. Als Managementassistent ben je de spil in het web en zorg je ervoor dat alles reilt en zeilt binnen het team.Je taken:Agendabeheer en correspondentie;Uitwerken van verslagen en...
-
Managementassistent
2 maanden geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Trend People VoltijdBen jij de ideale Managementassistent?We zijn op zoek naar een enthousiaste en flexibele Managementassistent die ons team kan ondersteunen bij het realiseren van onze doelen. Als Managementassistent ben je de spil in het web en zorg je ervoor dat alles reilt en zeilt binnen het team.Je taken:Agendabeheer en correspondentie;Uitwerken van verslagen en...
-
Managementassistent
1 maand geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Belastingdienst VoltijdManagementassistent bij BelastingdienstBen jij een organisatieprofessional met een passie voor managementondersteuning? Zoek je een uitdaging in een dynamische omgeving waar je jezelf kunt ontwikkelen? Dan zijn wij op zoek naar een Managementassistent bij ons secretariaat!Je takenHelp de directeur om zo goed mogelijk te functioneren door het werk efficiënt...
-
Managementassistent
3 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Trend People VoltijdBen jij de ideale Managementassistent?We zijn op zoek naar een enthousiaste en flexibele Managementassistent die ons team kan ondersteunen bij het dagelijks werk. Als Managementassistent ben je de spil in het web en zorg je ervoor dat alles reilt en zeilt binnen het team.Je taken:Agendabeheer en correspondentie;Uitwerken van verslagen en...
-
Managementassistent
4 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Trend People VoltijdOver de functieWe zijn op zoek naar een Managementassistent die ons team kan ondersteunen bij de dagelijkse taken. Als Managementassistent ben je de spil in het web en zorg je ervoor dat alles reilt en zeilt binnen het team. Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer, het uitwerken van correspondentie, verslagen en rapporten, en het ondersteunen van het...
-
Managementassistent
3 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Lister VoltijdManagementassistentWe zijn op zoek naar een Managementassistent die ons team kan ondersteunen bij de organisatorische en secretariële taken. Als Managementassistent ben je verantwoordelijk voor het beheren van complexe agenda's, het verwerken van mail en correspondentie, en het voorbereiden van vergaderingen.VerantwoordelijkhedenComplex...
-
Managementassistent
3 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Lister VoltijdJobbeschrijvingWe zijn op zoek naar een Managementassistent die organisatorische en secretariële ondersteuning kan bieden aan leden van ons managementteam. Als Managementassistent ben je een sparringpartner voor enkele leden van ons managementteam en bied je ondersteuning bij het complexe agendabeheer, het verwerken van mail en correspondentie, en het...
-
Managementassistent
1 maand geleden
Utrecht, Provincie Utrecht, Provincie Utrecht, Nederland Driessen VoltijdWil jij als managementassistent een belangrijke rol spelen binnen de Belastingdienst. Nu is jouw kans om te schitteren in deze veelzijdige functie.Wat ga je doen?Als managementassistent bij de Belastingdienst werk je voor de Corporate Dienst Communicatie. Je ondersteunt de directeur
-
Managementassistent
4 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Lister VoltijdJobbeschrijvingWe zijn op zoek naar een Managementassistent die ons team kan ondersteunen bij de dagelijkse taken. Als Managementassistent ben je verantwoordelijk voor het beheren van de agenda, het beantwoorden van telefoontjes en e-mails, en het voorbereiden van vergaderingen.VerantwoordelijkhedenAgenda beherenTelefoontjes en e-mails...
-
Managementassistent
2 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Trend People VoltijdOver de functieBen jij een organisatietalent?We zoeken een Managementassistent voor onze Business Unit die wil bijdragen aan het succes van onze organisatie. Als Managementassistent ben je de spil tussen de managementteamleden en het resterende team. Je ondersteunt ze bij het plannen en organiseren van projecten, vergaderingen en andere activiteiten.Je...
-
Managementassistent
4 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland ProRail VoltijdJouw rolWe zoeken een enthousiaste en creatieve managementassistent die zich kan inzetten voor onze afdeling Procurement. Als managementassistent ben je de spil tussen onze managers en de rest van het bedrijf. Je bent verantwoordelijk voor het beheren van mailboxen en agenda's, het plannen en organiseren van overleggen en evenementen, en het ondersteunen van...
-
Managementassistent
1 week geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland COA VoltijdJouw rol als managementassistentJe ondersteunt de locatiemanager door het afhandelen van taken en het beheren van de agenda. Je vormt een filter voor de locatiemanager en geeft belangrijke zaken direct door. Je maakt roosters en bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor, zowel inhoudelijk als organisatorisch. Je bent verantwoordelijk voor het opmaken van...
-
Managementassistent
5 maanden geleden
Utrecht, Nederland ProRail Voltijd**Draag met jouw secretariële ondersteuning bij aan gestroomlijnde samenwerking binnen ProRail.** **Werk om trots op te zijn**: Ben jij een enthousiaste en creatieve managementassistent? Bij Procurement zorg je ervoor dat onze managers hun taken goed kunnen uitvoeren. Je creëert zelfstandig ruimte en brengt focus aan. En zie je mogelijkheden om binnen die...
-
Managementassistent
3 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland ProRail VoltijdDraag met jouw secretariële ondersteuning bij aan gestroomlijnde samenwerking binnen ProRail. Werk om trots op te zijn Ben jij een enthousiaste en creatieve managementassistent? Bij Procurement zorg je ervoor dat onze managers hun taken goed kunnen uitvoeren. Je creëert zelfstandig ruimte en brengt focus aan. En zie je mogelijkheden om binnen die...
-
Managementassistent
5 maanden geleden
Utrecht, Nederland ProRail VoltijdDraag met jouw secretariële ondersteuning bij aan gestroomlijnde samenwerking binnen ProRail. Werk om trots op te zijn Ben jij een enthousiaste en creatieve managementassistent? Bij Procurement zorg je ervoor dat onze managers hun taken goed kunnen uitvoeren. Je creëert zelfstandig ruimte en brengt focus aan. En zie je mogelijkheden om binnen...
-
Managementassistent
1 week geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Rijkswaterstaat VoltijdManagementassistentAls managementassistent bij Rijkswaterstaat ben je de sparringpartner van de afdelingshoofden. Je ondersteunt hen bij het agendabeheer, de prioritering en afhandeling van het post- en e-mailverkeer. Je bent verantwoordelijk voor de planning en organisatie van diverse afspraken en bijeenkomsten met stakeholders. Je bent flexibel en kan snel...
-
Managementassistent
2 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Lister VoltijdJobbeschrijvingWe zijn op zoek naar een Managementassistent die organisatorische en secretariële ondersteuning kan bieden aan leden van ons managementteam.VerantwoordelijkhedenComplex agendabeheerVerwerken van mail en correspondentieVoorbereiden van vergaderingen, indien nodig notulerenMede zorgdragen voor het effectief verlopen van interne...
-
Managementassistent
1 maand geleden
Utrecht, Nederland COA VoltijdJouw rol als managementassistentJe ondersteunt de locatiemanager door het afhandelen van telefoon- en mailverkeer en het beheren van de agenda. Je vormt een filter voor de locatiemanager en geeft belangrijke zaken direct door. Je maakt roosters en bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor, zowel inhoudelijk als organisatorisch. Tijdens bijeenkomsten en...
-
Managementassistent
2 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Trend People VoltijdFunctiebeschrijvingAls managementassistent bij Trend People word je een integraal onderdeel van ons team. Je ondersteunt onze managers en werkt nauw samen met collega's om onze doelen te bereiken. Je bent verantwoordelijk voor het regelen van vergaderingen, het beheer van onze agenda's en het ondersteunen van je collega's bij het uitvoeren van projecten.Je...
-
Managementassistent
3 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland ProRail VoltijdDraag bij aan gestroomlijnde samenwerking binnen ProRail Ben jij een enthousiaste en creatieve managementassistent? Bij Procurement zorg je ervoor dat onze managers hun taken goed kunnen uitvoeren. Je creëert zelfstandig ruimte en brengt focus aan.Andere taken uit jouw takenpakket zijn: Beheren van mailboxen en agenda's (uitzetten en monitoren van acties)....