Managementassistent

4 maanden geleden

Haarlem, Nederland Gemeentebanen Voltijd
Functiebeschrijving

Jij schrikt niet van zeer drukke agenda's en je kunt deze goed organiseren. Je weet inhoudelijk wat er speelt en kunt onze vergaderingen probleemloos vertalen in overzichtelijke verslagen. Je kijkt verder dan je eigen functie en werkt in teamverband. Het is voor jou dan ook vanzelfsprekend dat je je collega's vervangt bij afwezigheid. Je bent je bewust van de administratieve taken die dit werk ook met zich meebrengt en bewaakt zelf de balans in de diversiteit van jouw werkzaamheden.

Je verzorgt de digitale agenda's, onderhoudt de mailboxen en stemt dit wekelijks af met de afdelingsmanager en de teammanagers. Je houdt de actielijst bij vanuit het MT en je bewaakt de voortgang van acties en processen. Je verstuurt agenda's, vergaderstukken en zorgt voor de verslaglegging van overleggen. Je ondersteunt de doorontwikkeling van de afdeling en denkt hier graag over mee. Je handelt zelfstandig facturen en inkooporders af, verzorgt de postregistratie en je werkt nieuwe collega's in op de administratieve systemen. Als gezicht van de afdeling ben jij het eerste aanspreekpunt voor nieuwe collega's en zorg je dat hun ontvangst tot in de puntjes georganiseerd is. Je bent het aanspreekpunt van de afdeling voor facilitaire zaken, zorgt voor bezoekerspassen en het inplannen van vergaderruimten. Je helpt mee interne en in voorkomende gevallen externe bijeenkomsten te organiseren.
Functie-eisen
Je bent een enthousiaste en proactieve collega met een positieve instelling. Je ziet kansen en denkt in mogelijkheden. Je bent een echte verbinder en brengt MT, collega's en ook andere afdelingen samen. Je hebt een natuurlijke antenne voor wat er speelt op de afdeling en waar qua ondersteuning behoefte aan is. Je ontzorgt de afdelingsmanager en teammanagers. Jouw competenties stressbestendigheid, humor en een flexibele instelling helpen je daarbij. Je hebt goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden en doordat je hoofd- en bijzaken kunt scheiden, ben je een kei in het vertalen van vergaderingen en overleggen naar overzichtelijke verslagen en actielijsten. Je hebt een mbo+ diploma op het gebied van administratieve processen, zoals Schoevers Officemanagement of Supportmanagement. Je bent uit de startblokken met bij voorkeur 3-5 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie, waarbij digitaal vergaderen en keten denken voor jou bekende begrippen zijn. Vanzelfsprekend ben je bekend met Sociale Media, ben je handig met Office-applicaties als Word, Excel, PowerPoint en OneDrive en ben je bereid je te bekwamen in de digitale systemen als Verseon, GFS, Qlikview en Insite+.
Arbeidsvoorwaarden
Wij vinden persoonlijke groei belangrijk en bieden daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen en overige cursussen via onze ‘Academie Haarlem'. Een arbeidsovereenkomst voor 36 uur per week. Je start met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract.  Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week. Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris dat je naar eigen voorkeur kunt besteden. Met het IKB maak jij keuzes die bij jou passen en stel je zelf een deel van je arbeidsvoorwaarden samen. Je kunt bijvoorbeeld je maandinkomen aanvullen, het omzetten in extra verlof of bruto-netto voordelen behalen bij de aanschaf van bijvoorbeeld een fiets, een sportabonnement of een opleiding die niet door de werkgever wordt vergoed. Hoewel we de mogelijkheid bieden om vanuit huis te werken, vinden we het belangrijk dat je op jouw werkdagen altijd bereid bent om naar kantoor te komen. Jouw werkdagen bepalen we in overleg, maar het is de bedoeling dat je in ieder geval op vrijdag aanwezig bent. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. ABP is het pensioenfonds voor de overheid en biedt onze werknemers een goede pensioenregeling. Bij de gemeenten Haarlem en Zandvoort willen wij de kracht aan diversiteit en verschillende talenten waarderen, omarmen en benutten. Een plek waar iedereen zich thuis kan voelen en zichzelf mag zijn. Zodat wij op alle vlakken goede resultaten behalen voor onze inwoners. Onze organisatiewaarden zijn Open, Gedreven en Betrokken. Hiermee werken we continue naar een heldere richting, inrichting en identiteit van onze organisatie. We hebben daarbij een duidelijke ambitie: betere dienstverlening naar inwoners, partners en bezoekers en een goede bediening van beide besturen.
Organisatie

Je komt te werken op de afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) van de gemeente Haarlem. Deze afdeling bestaat uit ongeveer 110 fte, verdeeld over 4 teams. De afdeling geeft uitvoering aan diverse beleidskaders, variërend van de Omgevingswet tot de APV en van bijzondere wetten tot kinderopvang. We houden ons dan ook bezig met veel verschillende onderwerpen, zoals horeca, evenementen, nieuwbouw, verbouw, monumenten en brandveiligheid.

Je maakt deel uit van het secretariaat met nog twee collega's. Je komt terecht op een gezellige afdeling waar graag wordt samengewerkt en er ruimte is voor connectie, zowel formeel als informeel. Zo worden binnen de gemeente verschillende werk-gerelateerde events georganiseerd (zoals lunchlezingen en themadagen), maar is er daarnaast ook genoeg ruimte voor sociale activiteiten, zoals patatjes eten op vrijdag, sporten in de pauze (bij Sportcity) en een lelijke kerstruiendag. Veel collega's zijn daarnaast lid van onze actieve personeelsvereniging en in een afdelingsbrede appgroep wordt afgestemd wie zich voor welke activiteiten aanmeldt.


  • Managementassistent Meldkamer Noord-holland

    1 maand geleden

    Haarlem, Nederland Politie Voltijd

    Ben jij de ongekroonde koning(in) van organiseren en is coördineren helemaal jouw ding? Ben jij bezig met wat er speelt in de samenleving en ben je op zoek naar een baan die daar (indirect) op aansluit? Dan is de meldkamer Noord-Holland op zoek naar jou! **Specificaties vacature**: **Locatie(s)**: - Haarlem**Organisatieonderdeel**: - Eenheid...

  • Zoek je een uitdagende baan als managementassistent in Haarlem?

    4 weken geleden

    Haarlem, Noord-Holland, Nederland Hogeschool Inholland Voltijd

    Overzicht van de functieWe zijn op zoek naar een gedreven managementassistent die zich graag ontwikkelt in een dynamische en innovatieve omgeving. Als managementassistent bij Hogeschool Inholland zul je een cruciale rol spelen in het ondersteunen en faciliteren van ons managementteam.SalarisHet salaris voor deze functie bedraagt € 2.724,20 - € 3.631,83...

  • managementassistent meldkamer Noord-Holland

    1 maand geleden

    Haarlem, Nederland Politie Voltijd

    Waar ga je werken? Je werkt in het hart van de meldkamer. Dé plek waar de centralisten het verschil tussen leven en dood kunnen maken. Jij draagt ook je maatschappelijke steentje bij. In De Meldkamer in Haarlem worden meldingen afgehandeld voor politie, brandweer en ambulance voor de regio Noord-Holland. Binnen de multi meldkamer Noord-Holland zijn...

  • Managementassistent (Banenafspraak)

    6 maanden geleden

    Haarlem, Nederland Rijkswaterstaat Voltijd

    In deze rol maak jij letterlijk en figuurlijk 'de weg vrij' voor onze afdelingshoofden of managers. Want omdat jij hun agenda optimaal plant en organiseert, vergaderingen voorbereid en communicatie per mail, post en telefoon perfect regelt, kunnen zij focussen op de diverse en actuele vraagstukken vanuit Rijkswaterstaat. Zo draag ook jij bij aan een beter...

  • Managementassistent 32-36 uur

    7 maanden geleden

    Haarlem, Nederland sQout Voltijd

    Managementassistent 32-36 uur Profiel Managementassistent 32-36 uur Geweldige Kans Alert: Word Onze Onmisbare Management Assistent in Haarlem! Ben jij klaar om deel uit te maken van een team waar samenwerken als een warme knuffel voelt? Sta je te popelen om een baan te vinden waar je werk- en privéleven harmonieus samenkomen? En snak je naar...

  • Managementassistent Stafafdelingen Fb&c

    2 maanden geleden

    Haarlem, Nederland Hogeschool Inholland Voltijd

    **Jouw rol**: In jouw baan als managementassistent ondersteun en ontlast je 2 stafdirecteuren en het managementteam van de Stafafdeling Communicatie & HR (CHR) en de Stafafdeling Financiën, Business Control & Centrale Studenten Administratie (FBC). Doordat jij secretariële, administratieve en logistieke taken uit handen neemt, kunnen zij zich focussen op...

  • Managementassistent Bestuurssecretariaat

    3 maanden geleden

    Haarlem, Nederland Gemeente Haarlem Voltijd

    **Over de vacature**: - Uren per week - 36 - Maandsalaris - € 3014 - € 4244 - Niveau - MBO - Functiecategorie - Communicatie - Dienstverband - Vast - Reageren kan tot en met - 30-09-2024 **Wat ga je doen?**: Je ondersteunt wethouder Berkhout. Dit doe je samen met je collega’s van het bestuurssecretariaat en met de bestuursadviseur en...

  • Administratief Medewerker

    3 maanden geleden

    Haarlem, Nederland OISO Voltijd

    Start het nieuwe jaar goed en kom werken op het bestuursbureau voorhet beroepspensioenfonds loodsen! Wij zijn een startend, hecht en professioneel bestuursbureau en zijn hard opzoek naar onze 'administratieve rots in de branding'. Dus voel je je geroepen om hier aan bij te dragen, dan is deze vacature voor jou! Wij zijn op zoek naar een administratieve...

  • Managementassistent Gebiedsteam Zuidwest

    2 weken geleden

    Haarlem, Nederland Gemeente Haarlem Voltijd

    **Over de vacature**: - Uren per week - 32 - Maandsalaris - € 3052 - € 4297 - Niveau - MBO - Functiecategorie - Administratief | Secretarieel - Dienstverband - Vast - Reageren kan tot en met - 05-01-2025 **Wat ga je doen?**: - Je werkt voor het gebied Zuidwest. Je ondersteunt de gebiedsmanager met agendabeheer: je plant afspraken met in - en externe...

  • Managementassistent Gebiedsteam Schalkwijk

    7 dagen geleden

    Haarlem, Nederland Gemeente Haarlem Voltijd

    **Over de vacature**: - Uren per week - 28 - Maandsalaris - € 3052 - € 4297 - Niveau - MBO - Functiecategorie - Administratief | Secretarieel - Dienstverband - Vast - Reageren kan tot en met - 12-01-2025 **Wat ga je doen?**: - Je werkt voor het gebied Schalkwijk. Je ondersteunt de gebiedsmanager met agendabeheer, je plant afspraken met in - en externe...

  • Management Assistent Stafafdelingen Fb&c

    6 maanden geleden

    Haarlem, Nederland Hogeschool Inholland Voltijd

    **Jouw rol**: In jouw baan als managementassistent ondersteun en ontlast je 2 stafdirecteuren en het managementteam van de Stafafdeling Communicatie & HRM en de Stafafdeling Financiën, Business Control & Centrale Studenten Administratie (CSA). Doordat jij secretariële, administratieve en logistieke taken uit handen neemt, kunnen zij zich focussen op andere...

  • Managementassistent Directeur Fysiek Domein

    1 maand geleden

    Haarlem, Nederland Gemeente Haarlem Voltijd

    **Over de vacature**: - Uren per week - 36 - Maandsalaris - € 3052 - € 4297 - Niveau - MBO - Functiecategorie - Administratief | Secretarieel - Dienstverband - Vast - Reageren kan tot en met - 08-12-2024 **Wat ga je doen?**: Dankzij jou loopt het dagelijks reilen en zeilen voor de directeur op rolletjes. Een belangrijke rol, want je zorgt met je...

  • Management assistent stafafdelingen FB&C

    6 maanden geleden

    Haarlem, Nederland Hogeschool Inholland Voltijd

    Inhoud functie Als management assistent krijg je een breed scala aan taken en verantwoordelijkheden die gericht zijn op het ondersteunen en faciliteren van 2 stafdirecteuren en het managementteam (Het MT FBC heeft 6 managers en CHR 5 managers).  Jij bent dé verbindende schakel tussen het management en de verschillende afdelingen en andere (externe)...