Managementassistent
3 maanden geleden
De essentie van de functie is het professioneel en proactief ondersteunen van de directeur-bestuurder en het managementteam (MT) op secretarieel en administratief vlak en op het gebied van relatiebeheer. Je speelt een centrale rol in de organisatie en vormt de ondersteunende verbinding tussen de directeur-bestuurder en de raad van toezicht (RvT). Je houdt zicht op de informatiestromen en hebt hierin een bewakende en sturende rol. Je geeft operationeel leiding aan de medewerker secretariaat. Jij ontzorgt, als geen ander, onze directeur-bestuurder, MT en de strategisch beleidsadviseurs.
Wij streven als Fonds naar een organisatie die bestaat uit mensen met een diversiteit aan achtergronden en ervaringen, die samen een krachtig team vormen. We moedigen dan ook iedereen, die op basis van kennis, talent en/of ervaring geschikt denkt te zijn voor deze functie, van harte aan om te solliciteren.
**ORGANISATIE**
Het Fonds voor Cultuurparticipatie is een Rijkscultuurfonds dat actieve cultuurdeelname in het Koninkrijk der Nederlanden stimuleert. Onze missie: cultuur toegankelijk maken voor iedereen. Wij maken culturele projecten mogelijk door het verstrekken van subsidies aan culturele initiatieven in het hele Koninkrijk der Nederlanden. Van Zeeland tot Groningen. Van Aruba tot St. Eustatius. Van groot tot klein. Dwars door alle disciplines heen. Bijvoorbeeld voor het verstevigen van cultuuronderwijs op scholen, het organiseren van een theaterfestival in de wijk of voor een creatieve aanpak van nieuwe media en erfgoed.
We zijn actief op het terrein van cultuureducatie, cultuurparticipatie, erfgoed en talentontwikkeling. Ook dragen we bij aan een gelijk speelveld voor verschillende cultuurmakers, vormen van cultuur en manieren van cultuur maken. We werken daarbij intensief samen met landelijke en lokale partners, ook in het sociaal domein om bij te dragen aan een veerkrachtige samenleving.
Met een organisatie van ongeveer zestig vaste medewerkers, een groep van honderd commissieleden en een flexibele schil van zzp’ers zetten wij ons in vanuit de kernwaarden laagdrempelig, betrokken, lef, inclusief en verbindend in dat wat de organisatie drijft: de kracht van kunst en cultuur.
**ZO ZIET JOUW WERK ERUIT**
In deze rol ben jij de spil in het organiseren, voorbereiden en bieden van optimale ondersteuning. Je bent verantwoordelijk voor de agenda van de directeur-bestuurder en het complexe agendabeheer van het MT. Het MT bestaat uit de manager Realisatie, manager Ontwikkeling, manager Bedrijfsvoering en de directeur-bestuurder. Daarnaast beheer je relaties op directieniveau en organiseer, bereid je voor en notuleer je MT en RvT vergaderingen. RvT vergaderingen zijn 4-5 keer per jaar en kunnen in de avonduren zijn.
Je bewaakt processen, controleert deadlines en monitort acties. Hieronder valt ook het opstellen en bewaken van de jaarplanning voor de vergaderingen van onder andere het MT, de RvT en daarmee samenhangend de audit
- en renumeratiecommissie. Administratief ondersteun je door het opstellen van agenda's voor verschillende overleggen, het notuleren en uitwerken van notulen, het zorgen voor tijdige beschikbaarheid van documenten en een juiste archivering. Bovendien geef je operationeel leiding aan de medewerker secretariaat. Samen zijn jullie het gezicht van ons kantoor in Utrecht en verwelkomen jullie allerlei verschillende bezoekers.
**WAT BRENG JE MEE**
We zijn op zoek naar iemand met de volgende competenties.
- Je werkt nauw samen met de directeur-bestuurder, het MT en andere collega’s. Door jouw samenwerkingsvaardigheden kan je de juiste informatie ophalen bij collega's, signaleren, communiceren en anderen op tactvolle wijze op hun verantwoordelijkheden wijzen. Je ben in staat om collega’s bij te staan waar nodig en kan ze complimenten en opbouwende feedback geven.
- Je bent op de hoogte van wat speelt binnen de organisatie, kent de gevoeligheden en handelt daarnaar. Door jouw integriteit ga je zorgvuldig om met persoonlijke en vertrouwelijke informatie zoals uit een MT of RvT vergadering. Dat betekent dat je niet te verleiden bent om vertrouwelijke informatie te misbruiken dan wel aan interne collega's of buitenstaanders te verschaffen. Je bent in staat om vriendelijk doch helder je eigen (professionele) grenzen aan te geven.
- Je weet snel te schakelen tussen verschillende onderwerpen en kan een realistische inschatting maken van urgentie en belang van zaken. Door jouw vaardigheden in plannen en organiseren houd je overzicht over de werkzaamheden en aangezien er regelmatig adhoc werkzaamheden plaatsvinden weet je prioriteiten te stellen. Je hebt het vermogen om de jaarplanning voor onder andere het MT, de RvT en daarmee samenhangend de audit
- en renumeratiecommissie samen te stellen. Met jouw vaardigheden kan je effectief de naleving van afspraken en termijnen bewaken.
- Als managementassistent weet je door te vragen naar de wensen van de directeur-bestuurder en het MT, kan je ondersteuning bieden
-
Managementassistent
4 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Trend People VoltijdBen jij de ideale Managementassistent?We zijn op zoek naar een enthousiaste en flexibele Managementassistent die ons team kan ondersteunen bij het dagelijks werk. Als Managementassistent ben je de spil in het web en zorg je ervoor dat alles reilt en zeilt binnen het team.Je taken:Agendabeheer en correspondentie;Uitwerken van verslagen en...
-
Managementassistent
7 dagen geleden
Utrecht, Nederland Driessen VoltijdAls managementassistent bij de SVB in Utrecht krijg je een veelzijdige functie en ondersteun je 2 MT-leden. Je hebt flexibele werkmogelijkheden en de kans om je te ontwikkelen in een organisatie die zich inzet voor de maatschappij. Wat ga je doen?Als managementassistent bij de Social
-
Managementassistent
4 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Lister VoltijdManagementassistentWe zijn op zoek naar een Managementassistent die ons team kan ondersteunen bij de organisatorische en secretariële taken. Als Managementassistent ben je verantwoordelijk voor het beheren van complexe agenda's, het verwerken van mail en correspondentie, en het voorbereiden van vergaderingen.VerantwoordelijkhedenComplex...
-
Managementassistent
4 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Lister VoltijdJobbeschrijvingWe zijn op zoek naar een Managementassistent die organisatorische en secretariële ondersteuning kan bieden aan leden van ons managementteam. Als Managementassistent ben je een sparringpartner voor enkele leden van ons managementteam en bied je ondersteuning bij het complexe agendabeheer, het verwerken van mail en correspondentie, en het...
-
Managementassistent
7 dagen geleden
Utrecht, Provincie Utrecht, Provincie Utrecht, Nederland Driessen VoltijdAls managementassistent bij de SVB in Utrecht krijg je een veelzijdige functie en ondersteun je 2 MT-leden. Je hebt flexibele werkmogelijkheden en de kans om je te ontwikkelen in een organisatie die zich inzet voor de maatschappij.Wat ga je doen?Als managementassistent bij de Social
-
Managementassistent
3 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Trend People VoltijdOver de functieBen jij een organisatietalent?We zoeken een Managementassistent voor onze Business Unit die wil bijdragen aan het succes van onze organisatie. Als Managementassistent ben je de spil tussen de managementteamleden en het resterende team. Je ondersteunt ze bij het plannen en organiseren van projecten, vergaderingen en andere activiteiten.Je...
-
Managementassistent
2 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland COA VoltijdJouw rol als managementassistentJe ondersteunt de locatiemanager door het afhandelen van taken en het beheren van de agenda. Je vormt een filter voor de locatiemanager en geeft belangrijke zaken direct door. Je maakt roosters en bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor, zowel inhoudelijk als organisatorisch. Je bent verantwoordelijk voor het opmaken van...
-
Managementassistent
5 maanden geleden
Utrecht, Nederland ProRail Voltijd**Draag met jouw secretariële ondersteuning bij aan gestroomlijnde samenwerking binnen ProRail.** **Werk om trots op te zijn**: Ben jij een enthousiaste en creatieve managementassistent? Bij Procurement zorg je ervoor dat onze managers hun taken goed kunnen uitvoeren. Je creëert zelfstandig ruimte en brengt focus aan. En zie je mogelijkheden om binnen die...
-
Managementassistent
2 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Rijkswaterstaat VoltijdManagementassistentAls managementassistent bij Rijkswaterstaat ben je de sparringpartner van de afdelingshoofden. Je ondersteunt hen bij het agendabeheer, de prioritering en afhandeling van het post- en e-mailverkeer. Je bent verantwoordelijk voor de planning en organisatie van diverse afspraken en bijeenkomsten met stakeholders. Je bent flexibel en kan snel...
-
Managementassistent
4 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland ProRail VoltijdDraag met jouw secretariële ondersteuning bij aan gestroomlijnde samenwerking binnen ProRail. Werk om trots op te zijn Ben jij een enthousiaste en creatieve managementassistent? Bij Procurement zorg je ervoor dat onze managers hun taken goed kunnen uitvoeren. Je creëert zelfstandig ruimte en brengt focus aan. En zie je mogelijkheden om binnen die...
-
Managementassistent
5 maanden geleden
Utrecht, Nederland ProRail VoltijdDraag met jouw secretariële ondersteuning bij aan gestroomlijnde samenwerking binnen ProRail. Werk om trots op te zijn Ben jij een enthousiaste en creatieve managementassistent? Bij Procurement zorg je ervoor dat onze managers hun taken goed kunnen uitvoeren. Je creëert zelfstandig ruimte en brengt focus aan. En zie je mogelijkheden om binnen...
-
Managementassistent
3 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Lister VoltijdJobbeschrijvingWe zijn op zoek naar een Managementassistent die organisatorische en secretariële ondersteuning kan bieden aan leden van ons managementteam.VerantwoordelijkhedenComplex agendabeheerVerwerken van mail en correspondentieVoorbereiden van vergaderingen, indien nodig notulerenMede zorgdragen voor het effectief verlopen van interne...
-
Managementassistent
2 maanden geleden
Utrecht, Nederland COA VoltijdJouw rol als managementassistentJe ondersteunt de locatiemanager door het afhandelen van telefoon- en mailverkeer en het beheren van de agenda. Je vormt een filter voor de locatiemanager en geeft belangrijke zaken direct door. Je maakt roosters en bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor, zowel inhoudelijk als organisatorisch. Tijdens bijeenkomsten en...
-
Managementassistent
3 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Trend People VoltijdFunctiebeschrijvingAls managementassistent bij Trend People word je een integraal onderdeel van ons team. Je ondersteunt onze managers en werkt nauw samen met collega's om onze doelen te bereiken. Je bent verantwoordelijk voor het regelen van vergaderingen, het beheer van onze agenda's en het ondersteunen van je collega's bij het uitvoeren van projecten.Je...
-
Managementassistent
4 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland ProRail VoltijdDraag bij aan gestroomlijnde samenwerking binnen ProRail Ben jij een enthousiaste en creatieve managementassistent? Bij Procurement zorg je ervoor dat onze managers hun taken goed kunnen uitvoeren. Je creëert zelfstandig ruimte en brengt focus aan.Andere taken uit jouw takenpakket zijn: Beheren van mailboxen en agenda's (uitzetten en monitoren van acties)....
-
Managementassistent Belastingdienst
1 week geleden
Utrecht, Nederland Driessen VoltijdBen jij een proactieve organisator met ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving? Als managementassistent bij de Belastingdienst ondersteun je de Commissie Werkelijke Schade. Start op 10 december Wat ga je doen?Als managementassistent ondersteun je het management van De Commiss
-
Managementassistent Belastingdienst
1 week geleden
Utrecht, Nederland Driessen VoltijdOrganisatietalent gezocht Als managementassistent bij de Belastingdienst beheer je agenda's, regel je vergaderingen en zorg je voor een vlekkeloze organisatie. Start hier met jouw nieuwe uitdaging. Wat ga je doen?Als managementassistent ga je het team van de Belastingdienst versterk
-
Managementassistent
3 weken geleden
Utrecht, Nederland Centraal Orgaan opvang asielzoekers VoltijdVoor jouw toekomst én die van een ander. Maak jij het verschil? Houd jij van organiseren? Ben je iemand die anderen graag ontzorgt en goed het overzicht weet te bewaren in een hectische werkomgeving? Door de rust die jij bewaart en de structuur die jij brengt, kan op onze locaties de focus naar goede begeleiding van de bewoners gaan. Herken jij je hierin?...
-
Managementassistent
4 dagen geleden
Utrecht, Nederland Randstad Nederland VoltijdDe Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen is op zoek naar een managementassistent. In deze leuke afwisselende functie ondersteun je het managementteam van UHT met diverse administratieve en secretariële taken. Je hebt een belangrijke rol in het organiseren van vergaderingen en evenementen en zorgt
-
Managementassistent Belastingdienst
1 week geleden
Utrecht, Provincie Utrecht, Provincie Utrecht, Nederland Driessen VoltijdBen jij een proactieve organisator met ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving? Als managementassistent bij de Belastingdienst ondersteun je de Commissie Werkelijke Schade. Start op 10 december!Wat ga je doen?Als managementassistent ondersteun je het management van De Commiss