Management Assistant

7 maanden geleden

Rotterdam, Nederland Vopak Voltijd

Rotterdam
31 uur

**Beschrijving van**
**deze vacature**:
Join us as a Management Assistant at Vopak Work directly with the Leadership Team members of the Global Business Development Department, ensuring smooth operations and fostering a vibrant team environment. We offer you a working environment that is safe and pleasant and where equality, diversity and satisfaction are of paramount importance. If you thrive on collaboration and are eager to make an impact in a dynamic setting, this role is perfect for you

**What will you do as a Management Assistant?**

As a Management Assistant, you will report to the Vice President Finance, while working for the members of the leadership team that are allocated to you and execute all necessary secretarial activities for the department in close cooperation with the other Management Assistant(s) of the department.

**What do we offer you?**
- A competitive salary at Vopak CAO C, scale H depending on your experience and knowledge;
- Hybrid working opportunity at Vopak HQ in Rotterdam
- 8.33% Holiday allowance;
- Various growth opportunities;
- Group health insurance where Vopak pays 50% of the nominal costs;
- A good pension scheme through our own pension fund.

**What do we expect from you as a Management Assistant?**
- Minimal MBO education, with 5+ experience in a senior supporting secretarial job, preferably in an international environment;
- Strong knowledge of the Google suite (and also MS Office);
- Excellent oral and written skills in both Dutch and English;
- Strong customer focus and solid communication skills;
- Knows how to relate to different people at all levels of the company and can build connections with our colleagues worldwide;
- High integrity to maintain confidentiality and handle sensitive information;
- Competencies: proactive - self-starter - motivated - independent - stress-resistant - enthusiastic & energetic - eagerness to learn - team player - planning & organizing - communication & listening

**What does your day look like?**

As a highly energetic, ambitious Management Assistant, your objective is to provide excellent services towards multiple Senior Directors within the Vopak Global Business Development department.

**Your core responsibilities are**:

- Provide general secretarial and administrative support to five of the leadership team members. Efficient management and monitoring of the dynamic agenda, monitoring appointments, handling information flows, signaling and monitoring deadlines;
- Coordinate travel arrangements, (incl. transport, accommodation and visas);
- Organize (international) internal/external meetings, (team)events, conferences and celebrations;
- Align on periodical meetings between the department with amongst others: Vopak global departments, Executive Board, Business Units, and diverse external parties
- Take care of in
- and external communication: ensure timely handling of (e-)mail messages, telephone, distinguish between urgent and important matters;
- Prepare correspondence, collect and process information and documentation;
- Managing databases and filing systems;
- Create requisitions and maintain Purchase Orders in the Oracle Cloud finance system;
- Organize (through IT helpdesk) proper set up of systems and workplaces;
- Maintain a team spirit and a healthy work environment.

**Want to start as a Management Assistant at Vopak?**
- Vopak is an equal opportunity employer. Everyone is different, and the differences in people allow us to match our ambitions and drive inclusion across the business. That's why we are curious about who you are_

  • Management Assistant

    7 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland Vopak Voltijd

    Rotterdam General Management 31 uur **Beschrijving van** **deze vacature**: Join us as a Management Assistant at Vopak! Work directly with the Leadership Team members of the Global Business Development Department, ensuring smooth operations and fostering a vibrant team environment. We offer you a working environment that is safe and pleasant and where...

  • Management Assistant

    2 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland Pure Assistants Voltijd

    **Vacature Management Assistant**: Voor een internationaal productteam binnen een toonaangevende bancaire instelling zoeken we een Management Assistant die het overzicht kan bewaren in een dynamische en complexe werkomgeving. Jij bent de spil in de organisatie die zorgt dat agenda’s naadloos op elkaar aansluiten en meetings in meerdere tijdzones soepel...

  • Management Assistant

    4 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland Q8 Voltijd

    Management Assistant - _ Ben jij een organisatorisch talent met een passie voor efficiëntie en structuur?_ - _ Vind je het leuk om altijd een stap vooruit te denken en zaken perfect te coördineren?_ - _ Krijg je energie van het ondersteunen van teams en het beheren van belangrijke processen?_ - _ En zoek je een veelzijdige functie in een dynamische...

  • Management Assistant

    4 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Vopak Voltijd

    -Rotterdam- Business Development- 23.2 uur**Beschrijving van** **deze vacature**: Join us as a Management Assistant at Vopak! Work directly with the Leadership Team members of the Global Business Development Department, ensuring smooth operations and fostering a vibrant team environment. We offer you a working environment that is safe and pleasant and where...

  • Management Assistant Parttime

    7 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland Secretary Plus Voltijd

    **Wat je gaat doen**: Vanuit Secretary Plus zijn wij altijd op zoek naar dé beste Management Assistants ter ondersteuning van onze diverse opdrachtgevers. Ben jij klaar voor een (volgende) uitdaging? Kent onderstaand overzicht aan taken en verantwoordelijkheden geen geheimen meer voor jou? En herken jij jezelf volledig onderstaand profiel? Dan komen wij...

  • Executive Management Assistant

    6 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland Samskip Voltijd

    Job Title: Executive Management Assistant Location: Samskip Rotterdam About Samskip: Samskip is a truly international company that innovates the most advanced sustainable and multimodal international transport solutions. With a turnover of more than 800 million euros, 1450 employees and offices in 24 countries (in Europe, North America, Asia and Australia)...

  • Management Assistant/ Support Officer

    7 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland Vopak Voltijd

    Rotterdam IT 31 uur **Beschrijving van** **deze vacature**: **Management Assistant/ Support Officer - parttime** Als Support Officer ondersteun je de IT MT leden op het gebied van agendabeheer, en speel je een rol in de coördinatie van het organiseren van evenementen, administratieve ondersteuning op het gebied van document management, learning plans,...

  • Management Assistant

    7 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland Eneco Voltijd

    -0-1 years, 1-3 years -32 - 40 uur -Energy Trading -€39.000 - €55.000 - A dynamic Management Assistant position - (pro)actively support the management team of Eneco Energy Trade - A position in which you can show a lot of initiative - Why choose for Eneco?We are a leader in the energy transition and our core mission is 'sustainable energy for...

  • Management Assistant

    4 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland Forvis Mazars Voltijd

    **Wat breng je mee?**: - Een proactieve en flexibele werkhouding - Nauwkeurigheid en oog voor detail - Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie - Uitstekende communicatieve vaardigheden - Ervaring met administratieve werkzaamheden is een pré **Wat bieden wij?**: - Een uitstekend salaris met een premievrij pensioen - 28 vakantiedagen en een vrij...

  • Management Assistant

    7 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland Radio Holland Group Voltijd

    **Who we are**: Radio Holland is the first choice for NavCom solutions in the maritime industry worldwide. We provide innovative solutions for all electronic functions on board by delivering, installing, and integrating advanced equipment. With a global network of branches and agents, we ensure fast and efficient service along major shipping routes. We...

  • Management Assistant, Rotterdam

    7 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland Radio Holland NL Voltijd

    **Wat ga je doen**: **These are your tasks and responsibilities.** We are currently seeking a dynamic and highly organized Management Assistant to support the Chief Financial Officer (CFO). You will play a vital role in ensuring the smooth functioning of the CFO's office and assisting in various administrative and operational...

  • Management Assistant

    3 weken geleden

    Rotterdam, Zuid-Holland, Nederland Luba Voltijd

    Welkom bij Luba! Wij zijn op zoek naar een Management Assistant om ons team te versterken. Als Management Assistant ben je de spil tussen onze directie en het dagelijkse leven van het bedrijf. Jij bent verantwoordelijk voor de algemene administratieve ondersteuning, van agenda's tot financiële administration.We bieden een afwisselende werkomgeving met veel...

  • Management Assistant

    4 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland Felixx Voltijd

    Felixx is looking for an experienced **Management Assistant** to efficiently manage the daily operations of our office. You will be the hub of our team, working closely with the finance and marketing teams on various administrative and organizational tasks. You will be the welcoming face for visitors, the first point of contact for our employees, and the...

  • HR Assistant

    2 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland WD Europe BV Voltijd

    HR Assistant WD Europe BV is looking for an enthusiastic HR Assistant. Preferable you already have some experience in the HR field. The HR Assistant has the following **responsibilities**: - Recruitment and Selection; - Onboarding and offboarding; - Maintaining personnel files; - Updating of procedures and policies; - Act as the first point of contact for...

  • Management Assistent

    7 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland Fakton Voltijd

    **Management Assistant bij Fakton Energy in Rotterdam (32-40 uur)** **Ervaring als management assistant en toe aan een vervolgstap? Bij Fakton Energy in Rotterdam zijn we op zoek naar een energieke teamspeler die houdt van een organisatorische uitdaging!** **Wat ga je doen?** Als management assistant bij Fakton Energy ben je het eerste aanspreekpunt voor...

  • HR Assistant

    4 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland WD Europe BV Voltijd

    HR Assistant WD Europe BV is looking for an enthusiastic, Chinese speaking HR Assistant. Preferable you already have some experience in the HR field. The HR Assistant has the following **responsibilities**: - Recruitment and Selection; - Onboarding and offboarding; - Maintaining personnel files; - Updating of procedures and policies; - Act as the first...

  • Management Advisor

    3 weken geleden

    Rotterdam, Nederland Luba Voltijd

    Overzicht van de organisatieLuba is een dynamische en innovatieve organisatie die constant groeit en zich ontwikkelt. Wij zijn op zoek naar een kundig Management Assistant om ons team te versterken.SalarisWe bieden een salaris tussen €35.000,- en €45.000,- per jaar, afhankelijk van ervaring.,FunctieomschrijvingJouw taken zullen onder meer bestaan uit:-...

  • Executive Assistant Windgoo

    2 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland Windgoo B.V. Voltijd

    **Responsibilities** - Manage and coordinate the CEO's calendar, including meetings, appointments, and travel arrangements. - Act as the liaison between the CEO and internal/external stakeholders, ensuring clear and effective communication. - Prepare detailed reports, presentations, and correspondence. - Assist in project management, tracking timelines,...

  • Management Assistant

    2 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland BDO Voltijd

    **Bedrijfsomschrijving** Bij ons ben je zoveel meer dan gewoon een Management Assistent. Je bent de professional die het verschil maakt voor onze klanten, de maatschappij en de mensen om je heen. Hiervoor zet jij jouw ervaring en assertiviteit in bij het uitvoeren van ondersteunende secretariële, facilitaire en organisatorische werkzaamheden voor de...

  • Personal Assistant

    7 maanden geleden

    Rotterdam, Nederland Kuehne+Nagel Voltijd

    Are you a highly organized and proactive professional with a knack for coordination and support? Join our team as a Personal Assistant and play a pivotal role in ensuring the smooth operation of our executive team in Rotterdam. ** Your Role**: We are seeking a highly organized and proactive Personal Assistant to provide full support to our executive team....