Management-/office-assistent Departement
1 maand geleden
Het departement Aardwetenschappen is op zoek naar managementassistent / office-assistent (MOA). Het gaat om een dynamische functie in een wetenschappelijke, internationale en diverse omgeving. Kom jij ons team uiterlijk vanaf oktober 2024 versterken?
**Wat ga je doen?**:
Je vervult accurate en klantgerichte ondersteuning van de wetenschappelijke en ondersteunende collega's in het departement. Zo vorm je een brugfunctie tussen de medewerkers, het departementale management, het bureau van de Faculteit, de diverse algemene diensten (HR, F&C, C&M, etc.) en eventuele externe contacten van het departement.
Het departement kent een diverse, internationale samenstelling. De medewerkers en laboratoria zijn gehuisvest op nabij elkaar gelegen locaties op het Utrecht Science Park (De Uithof). Het secretariaat van het departement is ingericht met een team bestaande uit het afdelingshoofd (departementsmanager), bedrijfsvoerders en MOA’s. Naast ondersteuning op basis van directe vragen vanuit de wetenschappers worden één of meer specifieke centrale taken bij de MOA’s ondergebracht, zoals de secretariële ondersteuning van bestuurlijke commissies of de ondersteuning bij de logistiek en administratie van studentenveldwerken. Vakanties worden indien mogelijk op elkaar afgestemd en ook bij eventuele uitval nemen de MOA’s voor elkaar waar.
De rol en taken van het MOA-team zijn dan ook van uiteenlopende aard. Daarbij mag je denken aan:
- Algemeen aanspreekpunt voor allerhande logistieke en administratieve zaken die opkomen vanuit de wetenschappers. Daarbij nieuwe (maar ook ervaren) wetenschappers wegwijs maken in de procedures van de universiteit of uitvoerend ondersteunen waar van toepassing. Veel dingen kunnen de wetenschappers zelf regelen, maar het is niet altijd direct duidelijk hoe.
- (Ondersteuning bij de) opvang en introductie van nieuwe medewerkers en gasten. Vooral in het jongere personeel (promovendi, postdocs) en in gasten zit een grote dynamiek met maandelijks nieuwe gezichten.
- Toewijzen van werkplekken aan medewerkers, studenten en gasten.
- Ondersteuning in de planning en organisatie van afspraken, teambesprekingen, lezingen, promoties, afstudeerpraatjes van studenten, maar ook grotere evenementen zoals symposia of congressen of meer sociale activiteiten.
- Je zorgt voor verslaglegging bij teambesprekingen en/of bij bredere departementale commissies.
- Je ondersteunt teamleiders bij de monitoring en bewaking van budgetten.
- Bestelling van materialen (en soms diensten) en het beheer daarvan.
- (Administratieve) ondersteuning in de planning, reservering en organisatie van individuele en/of groepsgewijze reizen, waaronder studentenveldwerken of -excursies binnen onze onderwijsprogramma’s. In beperkte gevallen is het mogelijk om ook ter plekke logistieke ondersteuning te geven.
- Ondersteuning bij de planning en bewaking van te houden functioneringsgesprekken op aangeven van teamleiders.
- (Ondersteuning bij het) onderhoud van de website in samenwerking met de afdeling Communicatie & Marketing, waaronder ook de informatievoorziening op intranet. Je draagt bij aan interne communicatie, bijvoorbeeld via de departementale nieuwsbrief en de informatieschermen.
**Wat breng je mee?**:
Je bent een betrouwbare, enthousiaste en sociale spil binnen de dynamiek van departement, die geconcentreerd en nauwkeurig kan werken, met oog voor detail, gericht op het voorkomen van fouten en slordigheden, zowel in eigen als andermans werk. Tegelijkertijd heb je een flexibele en dienstverlenende instelling, want het secretariaat moet een plek zijn waar medewerkers graag binnenlopen. Nieuwe situaties, problemen en informatie neem je gemakkelijk in je op; nieuwe ervaringen worden op een effectieve manier benut. Je weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie. Ook in tijden van piekvragen weet je efficiënt baas over je agenda te blijven.
Je hebt een grote mate van flexibiliteit en goed ontwikkelde interculturele vaardigheden. Daarmee draag je bij aan de sfeer en onderlinge verbondenheid van het departement en het management team in het bijzonder, ook wanneer het onderwerpen betreft die niet tot je eigen kernactiviteiten behoren. Je onderkent de wensen en behoeften van medewerkers en van mensen buiten het departement, zo mogelijk ook proactief, en geeft blijk van klantgericht handelen.
Verder breng je het volgende mee:
- Uiteraard ben je vaardig met de gangbare softwarepakketten (Office) en je bent in staat om ook de administratieve systemen van de universiteit je snel eigen te maken: een groot deel van onze administratieve procedures is ingericht via eigen maatwerksoftware.
- Je hebt een afgeronde opleiding op mínimaal mbo-niveau, waarbij (onderdelen van) een specifieke secretariële opleiding als een pre worden gezien.
- Je beschikt over mínimaal 4 jaar relevante ervaring in een internationaal georiënteerde organisatie.
- Je kunt je uitstekend uitdrukken in de Nederlandse en Engelse taal. Kennis van Spaans of F
We hebben andere actuele vacatures op dit gebied die je hieronder kunt vinden
-
Management-/office-assistent Departement
1 week geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Universiteit Utrecht VoltijdHet departement Aardwetenschappen is op zoek naar managementassistent / office-assistent (MOA). Het gaat om een dynamische functie in een wetenschappelijke, internationale en diverse omgeving. Kom jij ons team uiterlijk vanaf oktober 2024 versterken?**Wat ga je doen?**:Je vervult accurate en klantgerichte ondersteuning van de wetenschappelijke en...
-
Management-/Office-assistent departement Aardwetenschappen
1 maand geleden
Utrecht, Nederland Universiteit Utrecht VoltijdWij bieden een super diverse functie in een wetenschappelijke, internationale en dynamische omgeving! Ben jij de collega die straks alles soepel laat draaien?Het departement Aardwetenschappen is op zoek naar managementassistent / office-assistent (MOA). Het gaat om een dynamische functie in een wetenschappelijke, internationale en diverse omgeving. Kom jij...
-
Management-/Office-assistent departement Aardwetenschappen
4 weken geleden
Utrecht, Nederland Universiteit Utrecht VoltijdWij bieden een super diverse functie in een wetenschappelijke, internationale en dynamische omgeving! Ben jij de collega die straks alles soepel laat draaien?Het departement Aardwetenschappen is op zoek naar managementassistent / office-assistent (MOA). Het gaat om een dynamische functie in een wetenschappelijke, internationale en diverse omgeving. Kom jij...
-
Management-/Office-assistent departement Aardwetenschappen
1 week geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Universiteit Utrecht VoltijdWij bieden een super diverse functie in een wetenschappelijke, internationale en dynamische omgeving Ben jij de collega die straks alles soepel laat draaien?Het departement Aardwetenschappen is op zoek naar managementassistent / office-assistent (MOA). Het gaat om een dynamische functie in een wetenschappelijke, internationale en diverse omgeving. Kom jij...
-
Management-/officeassistent Departement Scheikunde
5 dagen geleden
Utrecht, Nederland Universiteit Utrecht VoltijdBen jij een organisatietalent met interesse voor duurzaamheid? Kom het secretariaat van de ICC-sectie bij Scheikunde versterken en maak impact! **Wat ga je doen?**: Het departement Scheikunde bestaat uit 3 onderzoeksinstituten: Het Bijvoet Centrum voor Biomoleculair onderzoek, het Debye Instituut voor Nanomaterialen Wetenschap en het Institute for...
-
Management-/officeassistent Departement Scheikunde
1 week geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Universiteit Utrecht VoltijdBen jij een organisatietalent met interesse voor duurzaamheid? Kom het secretariaat van de ICC-sectie bij Scheikunde versterken en maak impact**Wat ga je doen?**:Het departement Scheikunde bestaat uit 3 onderzoeksinstituten: Het Bijvoet Centrum voor Biomoleculair onderzoek, het Debye Instituut voor Nanomaterialen Wetenschap en het Institute for Sustainable...
-
Management-/officeassistent Departement Wiskunde
6 dagen geleden
Utrecht, Nederland Universiteit Utrecht VoltijdBij het Departement Wiskunde van de Universiteit Utrecht zoeken we vanaf 1 september een enthousiaste management-/officeassistent. Samen met twee collega’s vorm je het secretariaat van het Mathematisch Instituut. Je werkt in het Hans Freudenthalgebouw, op steenworp afstand van de prachtige Botanische Tuinen. **Wat ga je doen?**: Bij het Mathematisch...
-
Management-/officeassistent Departement Wiskunde
1 week geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Universiteit Utrecht VoltijdBij het Departement Wiskunde van de Universiteit Utrecht zoeken we vanaf 1 september een enthousiaste management-/officeassistent.Samen met twee collega's vorm je het secretariaat van het Mathematisch Instituut. Je werkt in het Hans Freudenthalgebouw, op steenworp afstand van de prachtige Botanische Tuinen.**Wat ga je doen?**:Bij het Mathematisch Instituut...
-
Managementassistent Departement Scheikunde
5 dagen geleden
Utrecht, Nederland Universiteit Utrecht VoltijdBen jij een organisator met interesse voor duurzame gezondheid? Kom het secretariaat van de onderzoeksgroep Cellulaire Eiwitchemie (CPC-sectie) bij Scheikunde versterken en maak een verschil! Als managementassistent help jij de onderzoeksgroep administratief en facilitair draaien. Je bent het aanspreekpunt voor onze medewerkers en interne en externe gasten...
-
Managementassistent Departement Scheikunde
1 week geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Universiteit Utrecht VoltijdBen jij een organisator met interesse voor duurzame gezondheid? Kom het secretariaat van de onderzoeksgroep Cellulaire Eiwitchemie (CPC-sectie) bij Scheikunde versterken en maak een verschil Als managementassistent help jij de onderzoeksgroep administratief en facilitair draaien. Je bent het aanspreekpunt voor onze medewerkers en interne en externe gasten en...
-
Office Manager
2 weken geleden
Utrecht, Nederland Watermelon VoltijdAls Office Manager / Management Assistent bij Watermelon zorg je voor een soepel verloop van alle kantooractiviteiten en ondersteun je het managementteam. **Highlights van deze baan**: **Bedrijf**: Watermelon **Core**: (Generatieve) AI chatbots / B2B SaaS **Rol**: Office Manager / Management Assistent **Werkzaamheden**: Je bent verantwoordelijk voor het...
-
Managementassistent departement Scheikunde
1 maand geleden
Utrecht, Nederland Universiteit Utrecht VoltijdBen jij een organisator met interesse voor duurzame gezondheid? Kom het secretariaat van de CPC-sectie bij Scheikunde versterken en maak een verschil!Ben jij een organisator met interesse voor duurzame gezondheid? Kom het secretariaat van de onderzoeksgroep Cellulaire Eiwitchemie (CPC-sectie) bij Scheikunde versterken en maak een verschil! Als...
-
Managementassistent departement Scheikunde
4 weken geleden
Utrecht, Nederland Universiteit Utrecht VoltijdBen jij een organisator met interesse voor duurzame gezondheid? Kom het secretariaat van de CPC-sectie bij Scheikunde versterken en maak een verschil!Ben jij een organisator met interesse voor duurzame gezondheid? Kom het secretariaat van de onderzoeksgroep Cellulaire Eiwitchemie (CPC-sectie) bij Scheikunde versterken en maak een verschil! Als...
-
Managementassistent departement Scheikunde
1 week geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Universiteit Utrecht VoltijdBen jij een organisator met interesse voor duurzame gezondheid? Kom het secretariaat van de CPC-sectie bij Scheikunde versterken en maak een verschilBen jij een organisator met interesse voor duurzame gezondheid? Kom het secretariaat van de onderzoeksgroep Cellulaire Eiwitchemie (CPC-sectie) bij Scheikunde versterken en maak een verschil Als...
-
Office Manager
4 weken geleden
Nieuwegein, Provincie Utrecht, Provincie Utrecht, Nederland VNOM VoltijdWat ga je doen?Voor een toonaangevend en leuk bouwbedrijf in de regio van Nieuwegein zijn wij op zoek naar een Office Manager / Management Assistent. In deze functie ga je een 7/8 tal werkvoorbereiders en projectleiders ondersteunen in hun werkzaamheden. Hierbij ben je concreet verantwoordelijk voor
-
Management Assistent
4 dagen geleden
Utrecht, Nederland Randstad VoltijdBen jij de management assistent die wij zoeken? Heb jij mbo werk- en denk niveau? Dan is deze functie wat voor jou! Je gaat werken voor het Ministerie van Defensie in Utrecht.Ben jij geïnteresseerd? Lees dan snel verder! wat bieden wij jou Een brutosalaris van € 20,34 per uur Functie voor 32 tot 38 uur per week Werken voor het Ministerie van...
-
Management assistent
2 weken geleden
Utrecht, Nederland YoungCapital VoltijdFulltime management assistent bij Ministerie van Defensie in UtrechtGa aan de slag als management assistent bij het Ministerie van Defensie in Utrecht en verdien een aantrekkelijk bruto-uurloon van € 21,72!Wat ga je doen?Als management assistent bij het Ministerie van Defensie in Utrecht speel jij een essentiële rol in het ondersteunen van het...
-
management assistent
2 weken geleden
Utrecht, Nederland YoungCapital VoltijdManagement assistent bij ministerie van DefensieZorg jij er altijd voor dat alles op rolletjes loopt? Ga aan de slag als management assistent bij ministerie van Defensie in Utrecht!Wat ga je doen?Ben jij klaar voor een nieuwe uitdaging als management assistent? Bij ministerie van Defensie in Utrecht krijg jij de kans om een cruciale rol te spelen in het...
-
Management Assistent
2 weken geleden
Utrecht, Nederland RandStad VoltijdWil jij werken binnen een grote en dynamische organisatie? Dan is dit je kans! Voor het Ministerie van Defensie zijn we op zoek naar een Management Assistent. Het is een functie voor 38 uur per week. Klinkt dit als iets voor jou? Lees dan snel verder!wat bieden wij jouEen bruto uurloon van € 21,72Opdracht voor een jaar met kans op verlenging!Ontvang een...
-
Management Assistent
2 dagen geleden
Utrecht, Nederland randstad VoltijdFunctieomschrijvingBen jij de management assistent die wij zoeken? Hebjij mbo werk- en denk niveau? Dan is deze functie wat voor jou! Jegaat werken voor het Ministerie van Defensie in Utrecht.Ben jij geïnteresseerd? Lees dan snelverder!wat bieden wijjouEen brutosalarisvan € 20,34 per uurFunctie voor 32 tot 38 uurper weekWerken voor het Ministerie...
