Management Office Assistant

3 maanden geleden

Eindhoven, Nederland Euflex Voltijd

Functie
- Als eerste aanspreekpunt voor bestuursleden uitgebreide secretariële ondersteuning bieden aan het bestuur en kantoor (HR, financiën, facilitaire zaken, beleid, communicatie, PDO). Dit omvat het plannen van vergaderingen, het reserveren van ruimtes, het plaatsen van inkooporders en het afhandelen van taken zoals het regelen van bloemen, cadeaus en bedankbriefjes;
- Voorbereiden, organiseren en rapporteren van vergaderingen en het organiseren van de afdelingsdialoog, evenals het bewaken en opvolgen van actiepunten;Aanspreekpunt voor facilitaire, logistieke en praktische ondersteuning van medewerkers, gasten en studenten bij vragen over in
- en uitdiensttreding, kamerreserveringen, organisatie van sociale activiteiten, etc;
- Agendabeheer voor de algemeen directeur, vise-decaan en adjunct-directeur;Coördineren van afdelingsbrede secretariële vergaderingen, inclusief het opstellen van agenda's en notuleren. Daarnaast het organiseren van de Secretaressedag, het plannen van informele koffiemomenten en het delen van relevante informatie met andere secretaresses;Plannen en organiseren van sociale evenementen voor de afdeling en het kantoor, zoals barbecues, kerstborrels en uitjes;
- Beheren van het permanente BAC-bevorderingsproces, zorgen voor een soepele coördinatie voor medewerkers die voor promotie in aanmerking komen;De afdelingsraad ondersteunen door de agenda's van vergaderingen op te stellen en notulen te maken;
- Praktische ondersteuning bieden bij zaken als het regelen van kantoormeubilair of assisteren bij interne verhuizingen.

Functie eisen
- Secretariële of administratieve opleiding en denkniveau op mínimaal HBO-niveau en relevante werkervaring op directieniveau;Je bent accuraat, representatief, discreet, betrouwbaar en communicatief vaardig;Organisatorisch en ondersteunend, stressbestendig en oplossingsgericht, denkt mee en schakelt snel;
- Ruime ervaring met het werken met MS Office (agendabeheer via Outlook, Word, PowerPoint, SharePoint, Excel);
- Affiniteit met en kennis van de primaire doelgroepen: (TU/e) studenten en wetenschappers;Je communiceert effectief in zowel vloeiend (zakelijk) Engels als Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk;
- Je bent in staat om positieve relaties op te bouwen met directie en management, collega's en relaties op alle niveaus van de organisatie;
- Je bent een teamspeler met een representatieve aanpak en een gastvrijheidsmentaliteit; werken in een soms hectische kantooromgeving geeft je energie;
- Je bent een proactief en enthousiast persoon, die bereid is initiatief te nemen. Je voelt je prettig in een administratieve en internationale omgeving en weet onder druk prioriteiten te stellen;
- Je raakt niet gestrest van een hectische omgeving waar ad hoc afspraken en activiteiten veelvuldig plaatsvinden;
- Je vindt het leuk om met verschillende belanghebbenden samen te werken;
- Je staat open voor nieuwe ontwikkelingen en veranderingen en doet aanbevelingen voor het verder professionaliseren van onze managementondersteunende organisatie.

Aanbod

Een boeiende functie binnen een internationale en toch persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Naast prachtige architectuur vind je hier gevarieerde werkplekken en uitstekende sportfaciliteiten. Daarnaast bieden we je onder andere:
Een maandsalaris van mínimaal €2.793 tot maximaal €3.771 bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van je kennis en ervaring (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten).

Naast vakantiegeld een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.

Een gunstige regeling voor meer vakantiedagen of een sabbatical.

Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Werktijden in overleg voor een optimale balans tussen werk en privé.

Organisatie

MANAGEMENT OFFICE ASSISTANT

Ben jij een organisatietalent, proactief en klaar voor de volgende stap in jouw carriere? Ontzorgen maakt jou blij en je hebt ervaring met het ondersteunen van een bestuur, dan is er een hele mooie positie binnen de TU/e voor jou beschikbaar.
- De afdeling Wiskunde & Informatica (M&CS) is op zoek naar een Management Assistent voor het bestuurssecretariaat. Als managementassistent voor het bestuurssecretariaat speel je een cruciale rol in de ondersteuning van het soepel functioneren van het bestuur en de kantooractiviteiten binnen de afdeling. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor bestuursleden en neemt verschillende verantwoordelijkheden op je om te zorgen voor effectieve coördinatie en communicatie. Je taken vereisen een hoge mate van organisatie, discretie en proactiviteit.

Inlichtingen
- Helen van Mierlo + 31 40 2478086

Vragen over deze vacature?

**Helen van Mierlo**

Senior Consultant

+ 31 40 2478086

  • Management Assistant

    7 maanden geleden

    Eindhoven, Nederland NXP Semiconductors Voltijd

    **The future starts here! Ready to join NXP, supporting 2 of our teams in Eindhoven and Nijmegen.** As Management Assistant you fulfill a key role within these departments. You make sure everything runs smoothly and provide general support to executives and team members. Planning and organizing is your second nature just as discretion and...

  • Office Assistant

    6 maanden geleden

    Eindhoven, Nederland SMART Photonics Voltijd

    SMART Photonics wil de vertrouwde, toonaangevende fabriek - en ontwikkelingspartner zijn op het gebied van geïntegreerde fotonica. We werken nauw samen met onze klanten om innovatieve producten te creëren die het dagelijkse leven van mensen zal verbeteren. Om onze klanten en bezoekers de beste ervaring te bieden, zijn wij op zoek naar een Office...

  • Office Assistant

    7 maanden geleden

    Eindhoven, Nederland MAG45 Voltijd

    Als Office Assistant bij MAG45 ben je van alle markten thuis. Je bent onze vrolijke noot die elke dag klanten en medewerkers te woord staat, en ze op een professionele en vriendelijke manier voorziet van de juiste informatie. Je bent als gastvrouw het visitekaartje van onze organisatie. Vanuit de receptie ondersteun je verschillende afdelingen met...

  • Office Assistant

    7 maanden geleden

    Eindhoven, Nederland SMART Photonics Voltijd

    SMART Photonics aims to be the trusted, leading foundry and development partner in integrated photonics. We closely collaborate with our customers to create innovative products that improve people’s lives. To provide the best experience to our customers and visitors, we are recruiting for an **Office Assistant.** **The team** The Office Management team...

  • Office Assistant

    4 weken geleden

    Eindhoven, Nederland Buro philip van den hurk Voltijd

    **Ben jij het nieuwe (tijdelijke) visitekaartje van ons kantoor?** Heb je bijvoorbeeld een tussenjaar of wil je graag een carrièreswitch maken en op deze manier kijken of de functie goed bij je past? In verband met tijdelijke vervanging vanwege zwangerschapsverlof zijn wij voor ons kantoor in Eindhoven op zoek naar een enthousiaste **office...

  • Management Assistant | English

    4 weken geleden

    Eindhoven, Nederland Undutchables Voltijd

    As a Management Assistant for Finance, you will provide administrative and organizational support to the Chief Financial Officer, Group Controller, and the Finance Team. This role offers a diverse As a Management Assistant for Finance, you will provide administrative and organizational support to the Chief Financial Officer, Group Controller, and the Finance...

  • Management Assistant | English

    3 weken geleden

    Eindhoven, Nederland Undutchables Voltijd

    As a Management Assistant for Finance, you will provide administrative and organizational support to the Chief Financial Officer, Group Controller, and the Finance Team. This role offers a diverse As a Management Assistant for Finance, you will provide administrative and organizational support to the Chief Financial Officer, Group Controller, and the Finance...

  • Management Assistant

    6 maanden geleden

    Eindhoven, Nederland NXP Semiconductors Voltijd

    **De toekomst begint hier! Klaar om bij NXP aan de slag te gaan als management assistent van onze financiële afdeling?** Maak deel uit van de dynamische internationale omgeving op ons hoofdkantoor op de High Tech Campus in Eindhoven. Als management assistent vervul je een sleutelrol binnen de Finance Department. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes...

  • Management Assistant

    3 weken geleden

    Eindhoven, Nederland Renewi Voltijd

    **Management Assistant**: Heb jij een talent voor plannen, organiseren en het verbinden van mensen? Ben jij een gatekeeper met oog voor wat belangrijk is? Renewi zoekt een daadkrachtige Management Assistant om onze Commercial Director BeNeLux en HR Director Commercial Waste te ondersteunen. **Management Assistant** **32 - 40 uur** **Standplaats:...

  • Management Assistant

    2 weken geleden

    Eindhoven, Nederland Renewi Voltijd

    **Management Assistant**: Heb jij een talent voor plannen, organiseren en het verbinden van mensen? Ben jij een gatekeeper met oog voor wat belangrijk is? Renewi zoekt een daadkrachtige Management Assistant om onze Commercial Director BeNeLux en HR Director Commercial Waste te ondersteunen. **Management Assistant** **32 - 40 uur** **Standplaats: voorkeur...

  • Office Assistant

    2 maanden geleden

    Eindhoven, Nederland Phoenix 3D Metaal B.V. Voltijd

    **Office Assistant **_(5 ochtenden, +/- 16 uur per week)_ **Werken bij Phoenix 3D Metaal** Wij zijn Phoenix 3D Metaal, gevestigd op de Hurk in Eindhoven, en trots op onze reputatie als dé rubberpersspecialist van Europa. We vormen een hecht, informeel team van ongeveer 45 collega’s die samen elke dag het beste uit elkaar halen. Zo maken we dagelijks de...

  • Management Assistant

    3 weken geleden

    Eindhoven, Nederland TU Eindhoven Voltijd

    **Job description**: **Wat ga je doen?** Als management assistant maak je deel uit van de afdeling Office Support welke één van de Teams is binnen de stafafdeling “Office of the CIO” van LIS. Het huidige secretariaat bestaat uit 4 Management assistants die in nauw verband samenwerken. I.v.m. het vertrek van een van de teamleden zijn wij op zoek naar...

  • Office Manager

    2 maanden geleden

    Eindhoven, Nederland Apleona Facility Management Voltijd

    **Office Manager** Ben je organisatorisch sterk en zorg je dat alles geregeld is op kantoor? Wij zijn op zoek naar een Office Manager voor ons hoofdkantoor in Eindhoven **per 1 januari**. **Wat ga je doen?** Als office manager ben je een onmisbare schakel op ons hoofdkantoor en regel je allehande zaken. Je verricht administratieve en organisatorische...

  • Office Manager

    4 maanden geleden

    Eindhoven, Nederland Apleona Facility Management Voltijd

    **Office Manager** Ben je organisatorisch sterk en zorg je dat alles geregeld is op kantoor? Wij zijn op zoek naar een Office Manager voor ons hoofdkantoor in Eindhoven **per 1 januari**. **Wat ga je doen?** Als office manager ben je een onmisbare schakel op ons hoofdkantoor en regel je allehande zaken. Je verricht administratieve en organisatorische...

  • Management Assistent

    4 maanden geleden

    Eindhoven, Nederland IMEC Inc. Voltijd

    Admin and Office - Eindhoven | Just now- Hou je van organiseren & regelen en ben je een echte duizendpoot met probleemoplossend vermogen. Dan is deze functie de ideale job voor jou.Wat ga je doen Voor Stichting imec Nederland in Eindhoven zoeken we een allround management assistant. Als management assistant ben je verantwoordelijk voor alle organisatorische...

  • Management Assistant

    3 dagen geleden

    Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland CM Werkt Voltijd

    Over het bedrijfOnze opdrachtgever is een vooraanstaande fabrikant van bedrijfswagens in Europa. Het bedrijf ontwikkelt en produceert geavanceerde dieselmotoren, biedt financiële dienstverlening en informatietechnologie aan en verkoopt onderdelen voor trucks.SalarisWe bieden een passend salaris aan dat je verwachtingen waarmaakt.BerichtgevingAls...

  • Management Assistant

    2 maanden geleden

    Eindhoven, Nederland TU Eindhoven Voltijd

    **Job description**: An exciting opportunity for managerial support in a pleasant research group with short communication lines and a flat organizational structure. As a Management Assistant, you will play a central role in supporting the smooth functioning of the group. You will act as the primary point of contact for the group and take on various...

  • Junior Office Assistant

    7 maanden geleden

    Eindhoven, Nederland LIPOELASTIC B.V. Voltijd

    **Over de Vacature** **LIPOELASTIC Benelux** groeit razendsnel en zoekt daarom een veelzijdige office assistent om ons **team in Eindhoven** **(flight forum) **te versterken. Ben jij op zoek naar een uitdagende en afwisselende baan waar je veel kunt leren over logistiek, klantenservice, office management en marketing. Dan is deze functie echt iets voor...

  • Executive Assistant Interim

    2 dagen geleden

    Eindhoven, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Dit ga je doen Als Executive assistant speel je een centrale rol in de dynamiek van ons bedrijf. Je bent de steun en toeverlaat van de CEO en draagt bij aan de realisatie van onze missie en strategie. Jouw organisatorische talent en proactieve houding zijn de sleutel tot succes in deze uitdagende omgeving. Je staat voor kwaliteit en professionaliteit, en je...

  • Assistant Professor in Operations Management

    1 maand geleden

    Eindhoven, Nederland TU Eindhoven Voltijd

    **Job description**: Are you an excellent quantitative researcher in Operations Management? Are you interested in Supply Chain Management, Maintenance Optimization, and/or Manufacturing Systems? Do you have the passion to teach a range of courses that prepare students for a successful career? Do you like to work with companies to see your research...