Office & Admin Manager

4 weken geleden

Amsterdam Centrum, Nederland Aidem Agency Voltijd

**Job Title**:Office & Admin Manager

As the Office & People Manager, you have a vision for people and excel enabling the team to flourish. This is a key role responsible for overseeing the smooth operation of an office environment and supporting the Management Team (MT). From vitality to performance and from recruitment to coordinating everything in and around the office, and from making sure the administration and finance stuff is flawless, within this scale-up, you are thé central point of contact for employees, clients, and visitors.

Your role is pretty new within the agency, meaning there's a lot of room for pro-active initiatives within Office, People and Culture. As a rapidly growing startup, we anticipate significant team expansion, placing initial emphasis on recruitment and performance. As you know, AIDEM boasts an unique & open culture, and it's your role and responsibility to preserve and nurture this culture as it continues to evolve.

**Your 4 Pillars**:
**1. Finance & Administration**
- You are in charge of making sure the admin + finance is done on time and you communicate directly with ABM Finance (our accountant)
- Process invoices & payments
- Quarterly and yearly tax returns
- Cashflow management
- Updating Agicap on a weekly basis
- Facilitate all agreements and contracts we need to sign with clients, partners, content creators, new team members, etc.
- Providing all-round administrative support to the office and the Management Team
- Ensure that employee records are up to date and compliant with local labor laws and regulations (e.g., contracts, leave balances, health and safety protocols) together with our salary administration partner.
- Handle the registration of new employees
- You are proactively looking for financial improvements, reporting things that stand out and (irregular) monitor expenses

**2. l Unburden the Founders**
- Book the right flights and accommodation for the MT (and team members, if needed)
- Ensure the Management Team has all necessary documentation (visas, travel insurance, itineraries, etc.) before any business trips.
- Not just booking flights and accommodation, but also planning full travel itineraries (transportation, meeting schedules, restaurant reservations).
- Be proactive in making sure the founders can stay focused on working ON the business and unburden them as much as possible.
- Help maintain important relationships by sending gifts/organizing lunches/diners.

**3. Team, Cultuur & Performance**
- Take the lead in organizing our monthly aidem college and other company events
- Make sure you integrate our company values across the office so they stay top of mind
- Wellbeing of the aidem - regular check-ins and first internal point of contact (aidem’s mommy/dad )
- Organize cool team trips & any other team building stuff
- Create and manage the onboarding process for new hires, including coordinating training, providing office tours, and setting up workstations. Ensure smooth offboarding when someone leaves the company.
- Assist in performance review cycles by scheduling meetings, ensuring review materials are distributed, and providing administrative support for career development plans.
- Assist in recruiting new team members where necessary

**4. Office**
- Ensure the office becomes a place where people want to go and feel motivated to work
- Make sure the office stays clean and organized by establishing and managing relationships with office vendors (cleaning services, food suppliers, maintenance providers), ensuring smooth operations and cost-effectiveness. However, you also don’t shy away from doing things yourself if / when needed.
- Make sure there’s lunch, coffee, supplies and any other things needed to make sure we all feel good in the office.
- Be a great host for our guests/visitors. Make them feel welcome, offer them something to drink, and guide them to a welcoming meeting room (incl. drinks/snacks etc).
- Setup and maintain clear Office Principles
- Ensure the office complies with health and safety regulations, organizing regular safety checks and maintaining emergency protocols (fire drills, first aid kits, etc.)
- All living beings in the office are your responsibility to take care of (that includes watering the plants haha)

Soort dienstverband: Fulltime, Parttime

Verwacht aantal uur: Niet minder dan 32 per week

Werkschema:

- Dagdienst
- ma-vr

Opleiding:

- MBO (Gewenst)

Ervaring:

- Office Manager: 3 jaar (Gewenst)

Werklocatie: Fysiek

  • Admin Support

    5 maanden geleden

    Amsterdam Centrum, Nederland The Diamond Amsterdam Voltijd

    In het kloppende hart van Amsterdam wordt gewerkt aan wat zonder twijfel straks een van de meest iconische gebouwen van de stad is. The Diamond is het beeldbepalende pand dat het Leidseplein een heel nieuw gezicht geeft. De glazen, fonkelende buitengevel verwijst naar de beroemde diamant Koh-I-Noor, Perzisch voor ‘berg van licht’. Hiermee wordt de...

  • Office Manager

    1 week geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Go Office Voltijd

    FunctiebeschrijvingAls Office Manager ben je het gezicht en centrale aanspreekpunt van het bedrijf. Je ontvangt gasten, beantwoordt de telefoon en je verzorgt alle kantoorbenodigdheden. Ook ondersteun je de financiële administratie. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:Het verstrekken van allerhande support aan het team;Eerste aanspreekpunt voor alle...

  • Office Manager

    4 weken geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Go Office Voltijd

    Job DescriptionWe are looking for a highly organized and detail-oriented Office Manager to join our team at Go Office. As the first point of contact for our organization, you will be responsible for providing exceptional customer service, managing administrative tasks, and supporting our team members.Your key responsibilities will include:Providing...

  • Office Manager

    4 weken geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Go Office Voltijd

    Job DescriptionWe are seeking a highly organized and detail-oriented Office Manager to join our team at Go Office. As the first point of contact for our organization, you will be responsible for providing exceptional customer service, managing administrative tasks, and supporting our team members.Your primary responsibilities will include:Providing...

  • Office Manager

    4 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Go Office Voltijd

    BedrijfsomschrijvingDe organisatie is 17 jaar geleden opgericht en richtzich op de ontwikkeling, verkoop en marketing vanconsumentengezondheidsproducten. Met een klein en enthousiast teamvan 10 mensen hebben ze drie zelfontwikkelde en gepatenteerdetoonaangevende merken op de markt gebracht. Ze doen alles zelf enzijn daar trots op! Dit betekent dat je...

  • Office Manager

    4 weken geleden

    Amsterdam, Nederland Go Office Voltijd

    BedrijfsomschrijvingDe organisatie is 17 jaar geleden opgericht en richtzich op de ontwikkeling, verkoop en marketing vanconsumentengezondheidsproducten. Met een klein en enthousiast teamvan 10 mensen hebben ze drie zelfontwikkelde en gepatenteerdetoonaangevende merken op de markt gebracht. Ze doen alles zelf enzijn daar trots op! Dit betekent dat je...

  • Office Manager

    5 maanden geleden

    Amsterdam Centrum, Nederland Gebouw De Koophandel BV Voltijd

    Bedrijf : privaat onroerend goed bedrijf, verhuur winkels, kantoren en appartementen - Opleiding : Secretaresse/office manager, bij voorkeur affiniteit of ervaring in vastgoed - Aantal uur : 30-32 uur, 4 dagen per week - Locatie : Amsterdamse binnenstad Wij zijn een kantoor dat sinds 1990 (monumentaal) vastgoed beheert en onderhoudt. Het vastgoed bevindt...

  • Sales Admin Medewerker

    3 weken geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Randstad Voltijd

    JobbeschrijvingWe zijn op zoek naar een gedreven en organisatorisch sterke Sales Admin medewerker om ons team te versterken. Als Sales Admin medewerker ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van onze sales- en marketingactiviteiten. Je werkt nauw samen met onze accountmanagers en salescollega's om onze doelen te...

  • Front Office Manager

    5 maanden geleden

    Amsterdam Centrum, Nederland Avenue Hotel Voltijd

    Avenue Hotel Amsterdam Het Avenue Hotel is een authentiek en onderscheidend 3-sterren hotel met 82 kamers in hartje Amsterdam aan de Nieuwezijds Voorburgwal, gesitueerd in meerdere historische panden. Het hotel verhuurt verschillende type kamers voor één, twee, drie, vier en vijf personen. Met een enthousiast team streven wij naar het aanbieden van een...

  • Office Manager Centrum Amsterdam

    4 maanden geleden

    Amsterdam Centrum, Nederland Tempo-Team Voltijd

    **Functieomschrijving** Hallo manusje van alles! Voel jij je thuis bij een internationaal bedrijf middenin centrum Amsterdam en ben jij niet bang voor een beetje actie tijdens je werkdag? In deze rol van office manager ben jij de oren en ogen van dit prachtige kantoor en steek jij lekker je handen uit de mouwen. Meer weten? Scroll snel door want wie weet ben...

  • Part-time Office Vibe Assistant

    5 maanden geleden

    Amsterdam Centrum, Nederland Convious Voltijd

    Convious is the industry-leading Sales & Marketing platform for the leisure industry, Our platform’s distinctive edge is its groundbreaking Real-Time pricing capabilities—an industry-first. With Convious, our partners not only gain another competitive advantage but experience a surge in revenue - all while enhancing the overall customer journey. We are...

  • Office Manager

    5 maanden geleden

    Amsterdam Centrum, Nederland Fixico Voltijd

    **Who is looking for you?** Fixico is an innovative and fast-growing tech company, well-funded by top-tier investors, with the mission to shape the future of car repair through its fully digital car repair management platform and marketplace. The People & Culture team is looking for a proactive Office Manager with an eye for detail. The team is responsible...

  • Front Office Manager

    1 maand geleden

    Amsterdam Centrum, Nederland Hotel Die Port van Cleve Voltijd

    **Omschrijving vacature Front Office Manager**: ‘Best memories start here’ Hotel Die Port van Cleve is op zoek naar een **Front Office Manager!** Passie, teamwork, uniek, verantwoordelijkheid en innovatie zijn onze kernwaarden. Herken jij jezelf in deze woorden en lijkt het je leuk om in een divers team te komen werken met gepassioneerde collega’s,...

  • Office Manager

    2 maanden geleden

    Amsterdam Centrum, Nederland Koningin Sophia-Vereeniging tot Bescherming van Dieren Voltijd

    **De Koningin Sophia-Vereeniging tot Bescherming van Dieren is op zoek naar een** **Office manager / projectcoördinator, 32 uur per week** De Sophia-Vereeniging komt op voor huisdieren in Nederland, al sinds 1867. Onder het motto 'dieren begrijpen is dieren beschermen' voorkomen wij dierenleed met voorlichting over de natuurlijke behoeftes en de...

  • Office Manager

    4 weken geleden

    Amsterdam Centrum, Nederland Booking.com Voltijd

    Role Description: Team Workspace Services is responsible for all workspace related services for Amsterdam. The Workspace Services team has a great impact on the Employee Experience by making sure the Workplace is a Healthy, Happy and Productive environment. This will impact employee satisfaction and attract new talent. The Office Management team is managed...

  • Office Manager

    5 maanden geleden

    Amsterdam West, Nederland The Office Managers Voltijd

    **Organisatie**: Onze opdrachtgever is een adviserende vastgoedorganisatie en houdt zich bezig met concepten, vastgoedadvisering, ontwikkeling en project - en tendermanagementprojecten. Met een hecht team werken ze aan uiteenlopende, uitdagende en complexe projecten voor en met haar opdrachtgevers: van wonen tot werken, van de (her)inrichting van gebieden en...

  • Office Manager

    3 weken geleden

    Amsterdam, Nederland ImpactBuying B.V. Voltijd

    Als Office Manager & Receptionist (e) ben jij het vriendelijke gezicht dat alles soepel laat verlopen en degene die verantwoordelijkheid neemt voor het dagelijkse administratieve en facilitaire beheer. Jij bent het aanspreekpunt voor ons team en zorgt ervoor dat het kantoor draait als een geoliede machine. Je verwelkomt gasten, regelt de dagelijkse...

  • Office Manager

    5 maanden geleden

    Amsterdam Noord, Nederland Metabolic Voltijd

    **About Metabolic** Metabolic’s mission is to transition the global economy to a fundamentally sustainable state. Based in the Netherlands, we are an international and dynamic team of around 100 people who share an ambition for catalyzing a sustainable future. Our primary language is English. **About the Position** Our Operations team plays an...

  • HR Admin Specialist

    2 maanden geleden

    Amsterdam, Nederland Publicis Groupe Voltijd

    Bedrijfsomschrijving Wie zijn wij? Welkom bij Publicis Groupe NL, een koploper op het gebied van reclame- en communicatieadvies. Ons bruisende kantoor in Amsterdam-Noord huisvest al onze specialiteiten onder één dak. Met meer dan 550 medewerkers met ruim 40 verschillende nationaliteiten, omarmen we de rijke diversiteit aan kennis en achtergronden....

  • Office Manager

    3 dagen geleden

    Amsterdam, Noord-Holland, Nederland Pienk Voltijd

    Office ManagerVoor een internationale Japanse organisatie op de Zuidas in Amsterdam zijn wij op zoek naar een parttime Office Manager voor 20 tot 28 uur per week.De Office Manager die wij zoeken is een echte hands-on ondersteuner die het team van 5 werknemers zal ondersteunen met secretariële en administratieve taken.Wat ga je doen in deze leuke...