Secretaris/ Management Assistant Esa
4 maanden geleden
Functie
Voor de ondersteuning van de Directeur ESA zijn we op zoek naar een Secretaris/Management Assistent. De werkzaamheden bestaan uit o.a.:
- Voorstellen van prioriteiten, termijnen en opvolging en (waar nodig na fiattering van leidinggevende) daar zelfstandig uitvoering aan geven.-
- Administratieve ondersteuning leidinggevende (t.b.v. reizen, HR zaken, ICT-verzoeken, financiën).-
- Frequent notuleren van vergaderingen, zoals in het Nederlands als in het Engels; voorbereiden agenda en vergaderstukken.-
- Zorgdragen voor afstemming tussen de agenda's van de verschillende overleggen.-
- Identificeren, organiseren, opvolgen, monitoren en rapporteren van besluiten en actiepunten uit de vergaderingen.-
- Communicatie binnen de organisatie over nieuwe procedures en besluiten en indien van toepassingen signaleren van niet lopende procedures waarvoor zelf een voorstel voor aanpassing wordt gedaan.-
- (mede) organiseren van bijeenkomsten/events.-
- Als achtervang voor de management assistent:- Algehele ondersteuning op het vakgebied van de leidinggevende als Directeur ESA.
- Coördinerende taken en werkzaamheden zowel ten behoeve van de leidinggevende als richting de organisatie.
- Complex agendabeheer: het proactief en zelfstandig managen van de agenda en mailbox.
Het is een zeer veelzijdige functie, waarbij de lat hoog ligt en er snel geschakeld moet worden. Je bent dan ook een aanpakker die van nature georganiseerd en gestructureerd werkt en energie krijgt van de grote dynamiek in de werkzaamheden.
Functie eisen
- Wij zoeken een enthousiaste, betrokken en zelfstandige teamspeler die zich in onderstaande punten herkent:
- HBO en mínimaal 3 jaar relevante werkervaring.-
- Ervaring of affiniteit met een innovatieve, ontwikkelingsgerichte academische onderwijs
- en onderzoeksomgeving.-
- Goede beheersing van zowel de Engelse als de Nederlandse taal.-
- Uitgebreide ervaring met MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, MS Teams, Sharepoint en Excel) en vergader tooling.-
- Organisatietalent, dat verbanden legt en zorgt voor oplijning in de besluitvormingsprocessen.-
- Communicatief sterk, betrokken en het vermogen om mee te denken met de organisatie.-
- Representatief, servicegericht, consciëntieus, stressbestendig, organisatiesensitief en accuraat.-
- Flexibel, proactief en snel van begrip.-
- Vermogen om moeiteloos te kunnen schakelen tussen higher en lower level taken.Aanbod
Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Naast mooie architectuur, vind je er gevarieerde werkplekken en uitstekende sportfaciliteiten.
- Daarnaast bieden we jou:
- Een maandsalaris van mínimaal €3.072;
- tot maximaal €4.103;
- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 8 cao Nederlandse Universiteiten).-
- Het betreft een aanstelling voor de periode van één jaar voor 0,6 fte met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd meteen daaropvolgend.-
- Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.-
- Gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.-
- Keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.-
- Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.-
- Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekendeontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.-
- Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.Organisatie
Secretaris/Management Assistent ESA (0,6 fte)
Ben jij op zoek naar een uitdagende baan als secretaris/management assistent met een veelzijdig takenpakket op een cruciale plek in de organisatie als spin in het web? Wellicht is deze functie binnen Education and Student Affairs (ESA) dan iets voor jou
- De afdeling Education and Student Affairs (ESA) is op zoek naar een enthousiaste, proactieve en klantgerichte secretaris/Management Assistent. Samen met de directeur ESA en de andere management assistent en de secretarissen van de verschillende overlegstructuren vorm jij één team. Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding en afronding van de vergaderingen van het management team ESA, het Managersoverleg ESA (MESA) en tevens van het Onderwijsbestuur (OB). Je bevindt je dan ook in een centrale schakelpositie waarin je veel contact hebt met zowel faculteiten als andere diensten en het College van Bestuur. Je voelt je dan ook als een vis in het water bij een regierol en weet goed wat er in de organisatie speelt en schakelt makkelijk met collega’s op verschillende niveaus.
Inlichtingen
- Helen van Mierlo + 31 40 2478086
Vragen over deze vacature?
**Helen van Mierlo**
Senior Consultant
+ 31 40 2478086
-
Management Assistant
4 maanden geleden
Eindhoven, Nederland NXP Semiconductors Voltijd**The future starts here! Ready to join NXP, supporting 2 of our teams in Eindhoven and Nijmegen.** As Management Assistant you fulfill a key role within these departments. You make sure everything runs smoothly and provide general support to executives and team members. Planning and organizing is your second nature just as discretion and...
-
Management Assistant
2 dagen geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland RandStad VoltijdJob Title: Management AssistantWe are seeking a highly organized and detail-oriented Management Assistant to join our team at Randstad Secretarieel. As a Management Assistant, you will provide administrative support to our clients and ensure the smooth operation of their offices.Key Responsibilities:Provide administrative support to clients, including...
-
Management Assistant
1 week geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland RandStad VoltijdJob DescriptionWe are seeking a highly skilled and experienced Management Assistant to join our team at Randstad Secretarieel. As a Management Assistant, you will be responsible for providing administrative support to our clients and ensuring the smooth operation of their offices.Key Responsibilities:Provide administrative support to senior management and...
-
Management Assistant
4 dagen geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland RandStad VoltijdJob DescriptionWe are seeking a highly skilled and experienced Management Assistant to join our team at Randstad Secretarieel. As a Management Assistant, you will be responsible for providing administrative support to our clients and ensuring the smooth operation of their offices.Key Responsibilities:Provide administrative support to senior management and...
-
Management Assistant
3 dagen geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland RandStad VoltijdJob DescriptionWe are seeking a highly skilled and experienced Management Assistant to join our team at Randstad Secretarieel. As a Management Assistant, you will be responsible for providing administrative support to our clients and ensuring the smooth operation of their offices.Key Responsibilities:Provide administrative support to senior management and...
-
Management Assistant
18 uur geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland Vebego VoltijdWij zoeken een Management AssistantBij Vebego Facility Solutions regelen we alle facilitaire zaken voor onze klanten. Van schoonmaak tot catering, van gebouwbeheer tot technisch onderhoud. Hiermee zorgen wij voor een duurzame, schone, veilige en gezonde omgeving waarin mensen op een plezierige wijze geweldig werk kunnen leveren.Wat ga je doen?Als Management...
-
Management Assistant
22 minuten geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland RandStad VoltijdJob DescriptionWe are seeking a highly skilled and experienced Management Assistant to join our team at Randstad Secretarieel. As a Management Assistant, you will be responsible for providing administrative support to our clients in the Eindhoven and Helmond area.Key Responsibilities:Provide administrative support to our clients, including agenda management,...
-
Management Assistant
2 weken geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland RandStad VoltijdJob DescriptionWe are seeking a highly organized and detail-oriented Management Assistant to join our team at Randstad Secretarieel. As a Management Assistant, you will provide administrative support to our clients, ensuring the smooth operation of their offices.Key Responsibilities:Administrative Support: Provide administrative support to our clients,...
-
Management Assistant
2 weken geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland Vebego VoltijdBij Vebego Facility Solutions regelen we alle facilitaire zaken voor onze klanten. Van schoonmaak tot catering, van gebouwbeheer tot technisch onderhoud. Hiermee zorgen wij voor een duurzame, schone, veilige en gezonde omgeving waarin mensen op een plezierige wijze geweldig werk kunnen leveren. Voor het directieteam, zoeken wij een enthousiaste Management...
-
Management Assistant
4 maanden geleden
Eindhoven, Nederland Vebego VoltijdBij Vebego Facility Solutions regelen we alle facilitaire zaken voor onze klanten. Van schoonmaak tot catering, van gebouwbeheer tot technisch onderhoud. Hiermee zorgen wij voor een duurzame, schone, veilige en gezonde omgeving waarin mensen op een plezierige wijze geweldig werk kunnen leveren. Voor het directieteam, zoeken wij een enthousiaste Management...
-
Management Assistant
2 weken geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland RandStad VoltijdWe zijn op zoek naar een ervaren Management Assistant om ons team te versterken in de regio Eindhoven en Helmond. Als Management Assistant ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van onze directie en management in hun dagelijkse taken. Je bent de eerste aanspreekpunt voor in- en externe relaties en zorgt ervoor dat alle communicatie soepel verloopt.Je...
-
Management Assistant
6 dagen geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland Vebego VoltijdVacature Management AssistantBij Vebego Facility Solutions regelen we alle facilitaire zaken voor onze klanten. Van schoonmaak tot catering, van gebouwbeheer tot technisch onderhoud. Hiermee zorgen wij voor een duurzame, schone, veilige en gezonde omgeving waarin mensen op een plezierige wijze geweldig werk kunnen leveren.Wat ga je doen?Als Management...
-
Management Assistant
2 weken geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland VDL Nederland VoltijdJob DescriptionWe are looking for a highly organized and detail-oriented Management Assistant to join our team at VDL Nederland. As a Management Assistant, you will be responsible for providing administrative support to our project team, ensuring the smooth operation of our programs and projects.Key Responsibilities:Manage and maintain accurate records and...
-
Management Assistant
2 weken geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland VDL Nederland VoltijdJob DescriptionWe are looking for a highly motivated and organized Management Assistant to join our team at VDL Nederland. As a Management Assistant, you will be responsible for providing administrative support to our project team and ensuring the smooth operation of our office.Key Responsibilities:Manage and maintain accurate records and filesCoordinate and...
-
Management Assistant
1 week geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland VDL Nederland VoltijdJob DescriptionWe are looking for a highly motivated and organized Management Assistant to join our team at VDL Nederland. As a Management Assistant, you will be responsible for providing administrative support to our project team and ensuring the smooth operation of our office.Key Responsibilities:Manage and maintain accurate records and filesCoordinate and...
-
Management Assistant
2 weken geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland Eindhoven University of Technology VoltijdJobbeschrijvingAls management assistent bij de Eindhoven University of Technology ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van het onderwijsprogramma van de faculteit. Je focus ligt op de opleiding van PhD studenten en de werving van student-assistenten. Je zult de organisatie van PhD cursussen en de ondersteuning van de activiteiten van de...
-
Management Assistant
3 maanden geleden
Eindhoven, Nederland NXP Semiconductors Voltijd**De toekomst begint hier! Klaar om bij NXP aan de slag te gaan als management assistent van onze financiële afdeling?** Maak deel uit van de dynamische internationale omgeving op ons hoofdkantoor op de High Tech Campus in Eindhoven. Als management assistent vervul je een sleutelrol binnen de Finance Department. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes...
-
Management Assistant
2 maanden geleden
Eindhoven, Nederland Secretary Plus DeeltijdAls management assistant ondersteun je ons team met jouw organisatietalent. Je beheert social media, coördineert interne communicatie en houdt onze agenda's strak. Jouw nauwkeurigheid zorgt voor een soepele workflow. Je werkt met programma's als Microsoft Outlook en CRM-systemen zoals Salesforce en Microsoft Dynamics 365, waarvoor wij training...
-
Management Assistant
20 uur geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland Olympia VoltijdVacaturebeschrijvingOnze opdrachtgever, Olympia, is een toonaangevende organisatie in de energietransitie. Wij zijn op zoek naar een Management Assistant die ons team kan ondersteunen bij diverse secretariële en coördinerende werkzaamheden.Als Management Assistant ben je verantwoordelijk voor het regelen van de dagelijkse gang van zaken op kantoor,...
-
Management Assistant
3 weken geleden
Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland VDL Nederland VoltijdJob SummaryWe are seeking a highly motivated and organized Management Assistant to join our team at VDL Nederland. As a Management Assistant, you will be responsible for providing administrative support to our project leaders and contributing to the success of our Samen Sterk program.Key ResponsibilitiesManage and maintain accurate and up-to-date records and...
