Secretaris/ Management Assistant Esa

6 maanden geleden


Eindhoven, Nederland Euflex Voltijd

Functie

Voor de ondersteuning van de Directeur ESA zijn we op zoek naar een Secretaris/Management Assistent. De werkzaamheden bestaan uit o.a.:
- Voorstellen van prioriteiten, termijnen en opvolging en (waar nodig na fiattering van leidinggevende) daar zelfstandig uitvoering aan geven.-
- Administratieve ondersteuning leidinggevende (t.b.v. reizen, HR zaken, ICT-verzoeken, financiën).-
- Frequent notuleren van vergaderingen, zoals in het Nederlands als in het Engels; voorbereiden agenda en vergaderstukken.-
- Zorgdragen voor afstemming tussen de agenda's van de verschillende overleggen.-
- Identificeren, organiseren, opvolgen, monitoren en rapporteren van besluiten en actiepunten uit de vergaderingen.-
- Communicatie binnen de organisatie over nieuwe procedures en besluiten en indien van toepassingen signaleren van niet lopende procedures waarvoor zelf een voorstel voor aanpassing wordt gedaan.-
- (mede) organiseren van bijeenkomsten/events.-
- Als achtervang voor de management assistent:- Algehele ondersteuning op het vakgebied van de leidinggevende als Directeur ESA.
- Coördinerende taken en werkzaamheden zowel ten behoeve van de leidinggevende als richting de organisatie.
- Complex agendabeheer: het proactief en zelfstandig managen van de agenda en mailbox.
Het is een zeer veelzijdige functie, waarbij de lat hoog ligt en er snel geschakeld moet worden. Je bent dan ook een aanpakker die van nature georganiseerd en gestructureerd werkt en energie krijgt van de grote dynamiek in de werkzaamheden.

Functie eisen
- Wij zoeken een enthousiaste, betrokken en zelfstandige teamspeler die zich in onderstaande punten herkent:
- HBO en mínimaal 3 jaar relevante werkervaring.-
- Ervaring of affiniteit met een innovatieve, ontwikkelingsgerichte academische onderwijs
- en onderzoeksomgeving.-
- Goede beheersing van zowel de Engelse als de Nederlandse taal.-
- Uitgebreide ervaring met MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, MS Teams, Sharepoint en Excel) en vergader tooling.-
- Organisatietalent, dat verbanden legt en zorgt voor oplijning in de besluitvormingsprocessen.-
- Communicatief sterk, betrokken en het vermogen om mee te denken met de organisatie.-
- Representatief, servicegericht, consciëntieus, stressbestendig, organisatiesensitief en accuraat.-
- Flexibel, proactief en snel van begrip.-
- Vermogen om moeiteloos te kunnen schakelen tussen higher en lower level taken.Aanbod

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Naast mooie architectuur, vind je er gevarieerde werkplekken en uitstekende sportfaciliteiten.
- Daarnaast bieden we jou:
- Een maandsalaris van mínimaal €3.072;
- tot maximaal €4.103;
- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 8 cao Nederlandse Universiteiten).-
- Het betreft een aanstelling voor de periode van één jaar voor 0,6 fte met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd meteen daaropvolgend.-
- Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.-
- Gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.-
- Keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.-
- Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.-
- Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekendeontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.-
- Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.Organisatie

Secretaris/Management Assistent ESA (0,6 fte)

Ben jij op zoek naar een uitdagende baan als secretaris/management assistent met een veelzijdig takenpakket op een cruciale plek in de organisatie als spin in het web? Wellicht is deze functie binnen Education and Student Affairs (ESA) dan iets voor jou
- De afdeling Education and Student Affairs (ESA) is op zoek naar een enthousiaste, proactieve en klantgerichte secretaris/Management Assistent. Samen met de directeur ESA en de andere management assistent en de secretarissen van de verschillende overlegstructuren vorm jij één team. Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding en afronding van de vergaderingen van het management team ESA, het Managersoverleg ESA (MESA) en tevens van het Onderwijsbestuur (OB). Je bevindt je dan ook in een centrale schakelpositie waarin je veel contact hebt met zowel faculteiten als andere diensten en het College van Bestuur. Je voelt je dan ook als een vis in het water bij een regierol en weet goed wat er in de organisatie speelt en schakelt makkelijk met collega’s op verschillende niveaus.

Inlichtingen
- Helen van Mierlo + 31 40 2478086

Vragen over deze vacature?

**Helen van Mierlo**

Senior Consultant

+ 31 40 2478086


  • Management Assistant

    6 maanden geleden


    Eindhoven, Nederland NXP Semiconductors Voltijd

    **The future starts here! Ready to join NXP, supporting 2 of our teams in Eindhoven and Nijmegen.** As Management Assistant you fulfill a key role within these departments. You make sure everything runs smoothly and provide general support to executives and team members. Planning and organizing is your second nature just as discretion and...

  • Management Assistant

    5 maanden geleden


    Eindhoven, Nederland NXP Semiconductors Voltijd

    **De toekomst begint hier! Klaar om bij NXP aan de slag te gaan als management assistent van onze financiële afdeling?** Maak deel uit van de dynamische internationale omgeving op ons hoofdkantoor op de High Tech Campus in Eindhoven. Als management assistent vervul je een sleutelrol binnen de Finance Department. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes...


  • Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland VDL Nederland Voltijd

    JobbeschrijvingBen jij een organisatietalent met een passie voor management en administratie? Dan zijn wij op zoek naar jou als Management Assistant bij VDL Nederland!WerkzaamhedenAls Management Assistant bij VDL Nederland zul je onderdeel uitmaken van ons team Samen Sterk. Je zult samenwerken aan het uitvoeren van ons programma en de projectleiders op...

  • Management Assistant

    2 maanden geleden


    Eindhoven, Nederland Undutchables Voltijd

    Manage calendars and emails for senior managers, coordinating meetings and ensuring smooth communication flow.Handle travel arrangements efficiently, from flights to Manage calendars and emails for senior managers, coordinating meetings and ensuring smooth communication flow.Handle travel arrangements efficiently, from flights to accommodations, with a keen...

  • Management/office assistant

    1 maand geleden


    Eindhoven, Nederland Eindhoven University of Technology Voltijd

    Job description Zit plannen, regelen en organiseren in je bloed? Werk je graag in een dynamische omgeving? Vind je het leuk om medewerkers en studenten verder te helpen?  We zoeken een enthousiaste, gedreven en flexibele collega die het leuk vindt om samen met de collega management/office assistant te zorgen dat alles op rolletjes loopt.  ...

  • Secretaresse management

    4 weken geleden


    Eindhoven, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Een leerwerktraject waar je meteen aan de slag mag bij een te gekke opdracht en tegelijkertijd de opleiding HBO Associate degree Office Management gaat volgen. Ben jij de gedreven en creatieve assistant die wij zoeken? Wil jij een leerwerktraject volgen binnen het assistantvak? Mbo niveau 4 of Havo diploma;Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels;Over...


  • Eindhoven, Nederland TU Eindhoven Voltijd

    **Job description**: Are you an excellent quantitative researcher in Operations Management? Are you interested in Supply Chain Management, Maintenance Optimization, and/or Manufacturing Systems? Do you have the passion to teach a range of courses that prepare students for a successful career? Do you like to work with companies to see your research...

  • Management Office Assistant

    2 maanden geleden


    Eindhoven, Nederland Eindhoven University of Technology Voltijd

    Job description The department of Mathematics & Computer Science (M&CS) is looking for a Management Assistant for the Board secretariat. As a Management Assistant for the Board Secretariat, you will play a critical role in supporting the smooth functioning of the board and office operations within the department. You will act as the primary point of...


  • Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland Undutchables Voltijd

    Role OverviewAs a Sales and Contract Management Assistant at Undutchables, you will play a vital role in supporting our Sales & Contract Management Team in the Netherlands, collaborating closely with colleagues in Switzerland. Your primary responsibility will be to assist sales consultants in distributing financial products to suppliers and clients,...


  • Eindhoven, Nederland TU Eindhoven Voltijd

    **Job description**: **JADS** JADS bevindt zich in het prachtige voormalige klooster Mariënburg midden in het centrum van Den Bosch. Op dit moment zoeken we een management/ office assistant. **De plek** Je komt te werken in een dynamische omgeving met veel afwisseling en waar ruimte is voor initiatief. Er is nauwe samenwerking met verschillende...

  • Management Assistant

    1 maand geleden


    Eindhoven, Nederland TU Eindhoven Voltijd

    **Job description**: An exciting opportunity for managerial support in a pleasant research group with short communication lines and a flat organizational structure. As a Management Assistant, you will play a central role in supporting the smooth functioning of the group. You will act as the primary point of contact for the group and take on various...

  • Management Assistente

    6 maanden geleden


    Eindhoven, Nederland Vebego Facility Solutions Voltijd

    Als Management Assistant ben je de rechterhand van onze 5-koppige directie. De verdeling in ondersteuning ligt op 75% algemeen directeur en 25% overige directieleden. Je ondersteunt hen in de breedste zin van het woord. Waarbij je zelfstandig agenda’s beheert, afspraken voorbereidt en structuur aanbrengt in de samenwerking. Met jouw proactieve houding en...

  • Office Assistant

    6 maanden geleden


    Eindhoven, Nederland MAG45 Voltijd

    Als Office Assistant bij MAG45 ben je van alle markten thuis. Je bent onze vrolijke noot die elke dag klanten en medewerkers te woord staat, en ze op een professionele en vriendelijke manier voorziet van de juiste informatie. Je bent als gastvrouw het visitekaartje van onze organisatie. Vanuit de receptie ondersteun je verschillende afdelingen met...

  • Office Assistant

    5 maanden geleden


    Eindhoven, Nederland SMART Photonics Voltijd

    SMART Photonics wil de vertrouwde, toonaangevende fabriek - en ontwikkelingspartner zijn op het gebied van geïntegreerde fotonica. We werken nauw samen met onze klanten om innovatieve producten te creëren die het dagelijkse leven van mensen zal verbeteren. Om onze klanten en bezoekers de beste ervaring te bieden, zijn wij op zoek naar een Office...


  • Eindhoven, Nederland Catharina Ziekenhuis Voltijd

    **Jij zorgt ervoor**: Als ambtelijk secretaris van de Ondernemingsraad (OR) ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de OR op zowel inhoudelijk, organisatorisch als beleidsmatig vlak. Hierbij ben je een sparringpartner die meedenkt over de koers en hoe besluiten aan te vliegen. Daarbij voorzie je de OR van gevraagd en ongevraagd advies. Je draagt...

  • Management Assistent

    3 maanden geleden


    Eindhoven, Nederland IMEC Inc. Voltijd

    Admin and Office - Eindhoven | Just now- Hou je van organiseren & regelen en ben je een echte duizendpoot met probleemoplossend vermogen. Dan is deze functie de ideale job voor jou.Wat ga je doen Voor Stichting imec Nederland in Eindhoven zoeken we een allround management assistant. Als management assistant ben je verantwoordelijk voor alle organisatorische...

  • Management Assistent

    2 maanden geleden


    Eindhoven, Nederland TU Eindhoven Voltijd

    **Job description**: Als management assistent beheer je alle secretariële en administratieve processen rond het ambitieuze onderwijsinnovatieprogramma van de faculteit dat de komende jaren wordt uitgerold. Je focus ligt op twee projecten: de opleiding onze PhD studenten (studenten die in een vierjarig promotietraject zitten) en de werving van...


  • Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland ZuidZorg Voltijd

    We are seeking a highly organized and detail-oriented Business Operations Assistant to join our team. Key responsibilities include providing administrative support, coordinating travel arrangements, and maintaining accurate records. Our ideal candidate will have excellent communication skills and the ability to work well under pressure.Key...

  • Assistant Coordinator

    4 weken geleden


    Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland KMWE Voltijd

    We are seeking a skilled and detail-oriented Assistant Coordinator to join our team. In this role, you will provide administrative support to our management team, ensuring seamless day-to-day operations.Key Responsibilities:Coordinate meetings and eventsManage schedules and calendarsPrepare reports and presentationsRequirements:2+ years of experience in an...

  • Management Assistant

    4 weken geleden


    Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland Unica Voltijd

    Vacature Management Assistent(e)Ben jij een organisatorisch talent met een brede interesse in management en ondersteuning? Dan is deze vacature voor jou!We zijn op zoek naar een Management Assistent(e) voor onze vestiging in Eindhoven. Jij zult een cruciale rol spelen in het ondersteunen van ons managementteam en het coördineren van allerlei administratieve...