Jads: Management/office Assistant

2 maanden geleden

Eindhoven, Nederland TU Eindhoven Voltijd

**Job description**:
**JADS**

JADS bevindt zich in het prachtige voormalige klooster Mariënburg midden in het centrum van Den Bosch. Op dit moment zoeken we een management/ office assistant.

**De plek**

Je komt te werken in een dynamische omgeving met veel afwisseling en waar ruimte is voor initiatief. Er is nauwe samenwerking met verschillende afdelingen binnen JADS om alles goed te kunnen plannen voor het MT, waardoor je al snel veel mensen zult leren kennen.

**Werkzaamheden**

Meetings:

- Je bent de secretaris van diverse overlegorganen; MT, Stuurgroep, Research overleg en de JADS db council) Je zorg voor de planning, agendering, het verzamelen van stukken en verslaglegging van deze meetings.
- Je plant diverse organisatie-overkoepelende meetings in overleg met het MT.
- Je zorgt voor de zaalreserveringen, benodigde IT zaken en indien gewenst catering voor alle overleggen en bijeenkomsten die je plant.

Agendabeheer/mailboxen
- Je beheert de agenda’s van de MT-leden.
- Naast je persoonlijke inbox beheer je meerdere functionele mailboxen en werk je vanuit verschillende agenda’s.

Overig
- Je plaatst orders in het inkoopsysteem en handelt de financiële flow af.
- Je beheert in samenwerking met HR de totale personeelslijst.
- Je bent samen met je collega’s verantwoordelijk voor de onboarding van nieuwe collega’s. Je ondersteunt de HR adviseur bij het onboarding event.
- Samen met je collega’s ondersteun je de teamleiders waar nodig.
- Je organiseert representatieve taken voor de teams, zoals regelen van cadeaus bij jubilea/verjaardagen/ziekte/vertrek.
- Je onderhoudt de intranetpagina die tot jouw verantwoordelijkheid behoren en je beheert de user accounts.
- Je beheert het PhD volgsysteem Hora Finita.
- Samen met je collega’s ben je verantwoordelijk voor het coördineren van de reisaanvragen.

**Job requirements**:
**Wie ben jij?**

Een proactieve en zelfstandige allrounder die zich als een vis in het water voelt op alle lagen binnen de organisatie, maar ook daarbuiten in een bestuurlijke omgeving en in samenwerking bedrijven. Je bent een kei in agendabeheer en notuleren en je bent integer. Daarnaast vind je het leuk om een aanjager te zijn. Meetings moeten worden voorbereid, stukken aangeleverd worden, zonder jou komen deze niet op tijd. Je spreekt en schrijft goed Nederlands en Engels. Collega’s in dit team vervangen elkaar in geval van vakanties of ziekte, iets wat jij ook geen probleem vindt.

Verder beschik je over de volgende zaken:

- Een secretariële opleiding.
- Minimaal 5 jaar ervaring als management assistent, bij voorkeur in een bestuurlijke omgeving.
- Talent voor organiseren en structureren.
- Een zelfstandig en proactieve houding.
- Prioriteiten kunnen stellen.
- Een collegiale instelling.
- Integriteit, correcte omgang met vertrouwelijke informatie.
- Flexibiliteit waarbij je in staat bent snel te schakelen als situaties veranderen.
- Beschikbaarheid in elk geval op maandag en eens per maand ook op woensdag.

**Conditions of employment**:
**Over onze cultuur**

Wij zijn een kleine en compacte organisatie en helpen elkaar waar we kunnen. Ons community gevoel staat hoog in het vaandel en samen maken we het verschil. In onze cantina ‘t Keershuys of in de binnenstad van ’s-Hertogenbosch nuttigen we onze lunch of maken we een wandeling. En natuurlijk is er ieder jaar met het voltallige personeel de mogelijkheid om carnavallend elkaar beter te leren kennen.

**Waar kun je op rekenen?**

Het dienstverband start met een jaarcontract voor 0,6 fte. In principe via de TU/e, maar je bent werkzaam bij JADS.

Het fulltime bruto salaris per maand bedraagt, afhankelijk van kennis en ervaring, tussen € 3.186 en maximaal € 4.255 Bruto per maand (schaal 8 cao NU). De vaste eindejaarsuitkering bedraagt 8,3% van het jaarsalaris (overeenkomend met een maandsalaris) en de vakantie-uitkering bedraagt 8% van het jaarsalaris.

**Sollicitatie**:
We zien jouw sollicitatie graag tegemoet

  • Jads: Front Office Assistant/

    5 maanden geleden

    Eindhoven, Nederland TU Eindhoven Voltijd

    **Job description**: JADS (Jheronimus Academy of Data Science) heeft een vacature voor: - Front Office Assistant/ (0,6 fte) Allround - Locatie Den Bosch_ **JADS** JADS bevindt zich in het prachtige voormalige klooster Mariënburg midden in het centrum van Den Bosch. **Wat ga je doen?** Community-gevoel en gastvrijheid staan bij ons hoog in het vaandel....

  • Management Assistant

    5 maanden geleden

    Eindhoven, Nederland NXP Semiconductors Voltijd

    **The future starts here! Ready to join NXP, supporting 2 of our teams in Eindhoven and Nijmegen.** As Management Assistant you fulfill a key role within these departments. You make sure everything runs smoothly and provide general support to executives and team members. Planning and organizing is your second nature just as discretion and...

  • Office Assistant

    5 maanden geleden

    Eindhoven, Nederland SMART Photonics Voltijd

    SMART Photonics wil de vertrouwde, toonaangevende fabriek - en ontwikkelingspartner zijn op het gebied van geïntegreerde fotonica. We werken nauw samen met onze klanten om innovatieve producten te creëren die het dagelijkse leven van mensen zal verbeteren. Om onze klanten en bezoekers de beste ervaring te bieden, zijn wij op zoek naar een Office...

  • Office Assistant

    5 maanden geleden

    Eindhoven, Nederland MAG45 Voltijd

    Als Office Assistant bij MAG45 ben je van alle markten thuis. Je bent onze vrolijke noot die elke dag klanten en medewerkers te woord staat, en ze op een professionele en vriendelijke manier voorziet van de juiste informatie. Je bent als gastvrouw het visitekaartje van onze organisatie. Vanuit de receptie ondersteun je verschillende afdelingen met...

  • Management/office assistant

    3 weken geleden

    Eindhoven, Nederland Eindhoven University of Technology Voltijd

    Job description Zit plannen, regelen en organiseren in je bloed? Werk je graag in een dynamische omgeving? Vind je het leuk om medewerkers en studenten verder te helpen?  We zoeken een enthousiaste, gedreven en flexibele collega die het leuk vindt om samen met de collega management/office assistant te zorgen dat alles op rolletjes loopt.  ...

  • Management Office Assistant

    2 maanden geleden

    Eindhoven, Nederland Eindhoven University of Technology Voltijd

    Job description The department of Mathematics & Computer Science (M&CS) is looking for a Management Assistant for the Board secretariat. As a Management Assistant for the Board Secretariat, you will play a critical role in supporting the smooth functioning of the board and office operations within the department. You will act as the primary point of...

  • Management Assistant

    4 weken geleden

    Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland Randstad Voltijd

    Job DescriptionWe are seeking a highly organized and detail-oriented Management Assistant to join our team at Randstad. As a Management Assistant, you will provide administrative support to our management team, ensuring the smooth operation of our office.Key Responsibilities:Provide administrative support to the management team, including scheduling...

  • Office Assistant

    5 maanden geleden

    Eindhoven, Nederland SMART Photonics Voltijd

    SMART Photonics aims to be the trusted, leading foundry and development partner in integrated photonics. We closely collaborate with our customers to create innovative products that improve people’s lives. To provide the best experience to our customers and visitors, we are recruiting for an **Office Assistant.** **The team** The Office Management team...

  • Management Assistant

    1 maand geleden

    Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland Randstad Voltijd

    Job Title: Management AssistantWe are seeking a highly organized and detail-oriented Management Assistant to join our team at Randstad Secretarieel. As a Management Assistant, you will provide administrative support to our clients and ensure the smooth operation of their offices.Key Responsibilities:Provide administrative support to clients, including...

  • Eindhoven Office Assistant

    2 weken geleden

    Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland SMART Photonics Voltijd

    At SMART Photonics, we strive to provide the best experience for our customers and visitors by recruiting a skilled Office Assistant.The Office Management team plays a vital role in supporting our colleagues and stakeholders to improve the quality of everyday working lives. As an Office Assistant, you will be part of this team, providing direct and indirect...

  • Management Assistant

    2 maanden geleden

    Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland Eindhoven University of Technology Voltijd

    Job DescriptionThe Department of Mathematics & Computer Science at Eindhoven University of Technology is seeking a highly organized and detail-oriented Management Assistant to join their team. As a key member of the Board Secretariat, you will play a critical role in supporting the smooth functioning of the board and office operations.Key...

  • Management Assistant

    4 weken geleden

    Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland Eindhoven University of Technology Voltijd

    Job DescriptionThe Department of Mathematics & Computer Science at Eindhoven University of Technology is seeking a highly organized and detail-oriented Management Assistant to join their team. As a key member of the Board Secretariat, you will play a critical role in supporting the smooth functioning of the board and office operations.Key...

  • Management Assistant

    5 maanden geleden

    Eindhoven, Nederland NXP Semiconductors Voltijd

    **De toekomst begint hier! Klaar om bij NXP aan de slag te gaan als management assistent van onze financiële afdeling?** Maak deel uit van de dynamische internationale omgeving op ons hoofdkantoor op de High Tech Campus in Eindhoven. Als management assistent vervul je een sleutelrol binnen de Finance Department. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes...

  • Management Assistant

    1 maand geleden

    Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Job SummaryWe are seeking a highly organized and detail-oriented Management Assistant to join our team. As a key member of our administrative staff, you will provide critical support to our management team, ensuring the smooth operation of our daily activities.Your primary responsibilities will include:Managing calendars and scheduling appointmentsHandling...

  • Secretaresse management

    2 weken geleden

    Eindhoven, Nederland Secretary Plus Voltijd

    Een leerwerktraject waar je meteen aan de slag mag bij een te gekke opdracht en tegelijkertijd de opleiding HBO Associate degree Office Management gaat volgen. Ben jij de gedreven en creatieve assistant die wij zoeken? Wil jij een leerwerktraject volgen binnen het assistantvak? Mbo niveau 4 of Havo diploma;Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels;Over...

  • Administrative Assistant and Office Manager

    2 weken geleden

    Eindhoven, Noord-Brabant, Nederland Philadelphia Voltijd

    We are seeking an Administrative Assistant and Office Manager to join our team. Key responsibilities include:Key Responsibilities:Providing administrative support to the teamOffice Management: Ensure the office is well-organized and runs smoothlyCommunication: Develop and maintain effective relationships with colleagues and clientsThis is a fantastic...

  • Management Office Assistant

    4 weken geleden

    Eindhoven, Nederland Euflex Voltijd

    Functie - Als eerste aanspreekpunt voor bestuursleden uitgebreide secretariële ondersteuning bieden aan het bestuur en kantoor (HR, financiën, facilitaire zaken, beleid, communicatie, PDO). Dit omvat het plannen van vergaderingen, het reserveren van ruimtes, het plaatsen van inkooporders en het afhandelen van taken zoals het regelen van bloemen, cadeaus en...

  • Management Assistant

    2 maanden geleden

    Eindhoven, Nederland Undutchables Voltijd

    Manage calendars and emails for senior managers, coordinating meetings and ensuring smooth communication flow.Handle travel arrangements efficiently, from flights to Manage calendars and emails for senior managers, coordinating meetings and ensuring smooth communication flow.Handle travel arrangements efficiently, from flights to accommodations, with a keen...

  • Management Assistant

    2 maanden geleden

    Eindhoven, Nederland Undutchables Voltijd

    Manage calendars and emails for senior managers, coordinating meetings and ensuring smooth communication flow.Handle travel arrangements efficiently, from flights to Manage calendars and emails for senior managers, coordinating meetings and ensuring smooth communication flow.Handle travel arrangements efficiently, from flights to accommodations, with a keen...

  • Eindhoven, High Tech Campus Office Assistant

    5 maanden geleden

    Eindhoven, Nederland SMART Photonics Voltijd

    SMART Photonics aims to be the trusted, leading foundry and development partner in integrated photonics. We closely collaborate with our customers to create innovative products that improve people’s lives. To provide the best experience to our customers and visitors, we are recruiting for an Office Assistant. The team The Office Management team...