Ambtelijk Secretaris/teamleider Examensecretariaat

4 maanden geleden


Utrecht Binnenstad, Nederland Universiteit Utrecht Voltijd

Vind je het leuk om administratieve en beleidsmatige taken te combineren? Voel je je prettig in een ondersteunende functie waarin je ook een sterk adviserende rol hebt en ben je niet bang voor procedures? Kun je goed plannen en coördineren, en communiceer je makkelijk en helder met veel verschillende collega’s? Dan is deze vacature iets voor jou

**Wat ga je doen?**:
Binnen de faculteit Geesteswetenschappen is de borging van de kwaliteit van toetsen en examens belegd bij tien examencommissies. De examencommissie bepaalt of een student aan de exameneisen voldoet en kan afstuderen, besluit over vrijstellingen, het goedkeuren van cursussen van andere universiteiten en andere verzoeken van studenten. Ook behandelt de examencommissie beroepszaken en meldingen van fraude en plagiaat.

Voor al deze taken worden de examencommissies zowel inhoudelijk als praktisch gezien goed ondersteund door de Ambtelijk Secretarissen en het Examensecretariaat.

Wij zijn nu op zoek naar een Ambtelijk Secretaris (0,7 fte) / Teamleider Examensecretariaat (0,3 fte). Voor interne kandidaten is het mogelijk te reageren op de combinatie van deze twee functies óf om te reageren op één van beide functies. Externe kandidaten kunnen reageren op de combinatie van functies of alleen op de rol van Ambtelijk Secretaris.

Als Ambtelijk Secretaris werk je in een team van vier; samenwerken staat centraal. Het takenpakket is breed en omvat onder andere de volgende werkzaamheden:

- controleren van examens;
- het voorbereiden en afhandelen van studentverzoeken aan de examencommissies, zoals verzoeken om vrijstelling en om goedkeuring van vakken van buiten de Universiteit Utrecht;
- het coördineren van fraude
- en plagiaatzaken en beroepsprocedures;
- het voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen en het bewaken en opvolgen van actiepunten;
- ondersteunen bij het uitbrengen van het Bindend Studieadvies (BSA);
- adviseren t.a.v. Onderwijs
- en Examenregeling en examenprogramma’s;
- opstellen van formats, brieven en het jaarverslag;
- bijdragen aan verbetering van processen en procedures;
- ondersteunen en adviseren van de commissieleden bij de uitvoering van kwaliteitsborging van toetsing en beoordeling;
- vraagbaak en sparringpartner zijn voor examencommissies, o.a. op het gebied van wet
- en regelgeving.

Het Examensecretariaat zorgt voor de administratieve ondersteuning en de uitvoering van beslissingen van de Examencommissie/Ambtelijk Secretaris. Het betreft bijvoorbeeld de aanpassingen in het individuele studieprogramma van de student, maar ook het hele proces rondom afstuderen en de uitreikingen. Het uiteindelijke doel is om studenten een mooie UU-koker mee te kunnen geven met een diploma erin, op weg naar een mooie carrière Op het Examensecretariaat werken 8 collega’s nauw samen.

In de rol van teamleider zijn je taken en verantwoordelijkheden:

- Je bent verantwoordelijk voor het plannen en organiseren van werkzaamheden en het coachend aansturen van de medewerkers binnen het team.
- Je bevordert samenwerking in het team en je laat hierin zelf het goede voorbeeld zien.
- Je ondersteunt en ontwikkelt in samenspraak met het team visie en beleid en je vertaalt dit naar een optimale dienstverlening.
- Je coördineert, bewaakt en stuurt bij (waar nodig) in de voortgang van werkzaamheden en in de realisatie van het beleid/afdelingsplan.

**Wat breng je mee?**:

- Je hebt een heldere en zorgvuldige communicatiestijl, zowel in het Nederlands als in het Engels.
- Je kunt complexe zaken analyseren en je komt snel tot de kern van een zaak.
- Je bent een volwaardige gesprekspartner voor collega’s en niet bang om zelf beslissingen te nemen.
- Je hebt een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
- Je bent oplossingsgericht en proactief.
- Je werkt zorgvuldig en gestructureerd.

Voor de rol van Ambtelijk Secretaris:

- een afgeronde academische opleiding en enkele jaren werkervaring in het hoger onderwijs;
- belangstelling voor juridische onderwerpen;
- een netwerk binnen de Universiteit Utrecht, op de hoogte zijn van wet
- en regelgeving in het hoger onderwijs en ervaring met Osiris zijn een pre.

Voor de rol van Teamleider:

- Je beschikt over hbo-denk
- en -werkniveau en je hebt een goede uitdrukkingsvaardigheid (mondeling en schriftelijk) in de Nederlandse en Engelse taal (B2).
- Je behartigt de belangen van het team en de individuele medewerker en je weet het team goed te positioneren in de faculteit en in de universiteit.
- Je draagt er zorg voor dat het team en de individuele medewerker optimaal kan functioneren en zich kan blijven ontwikkelen.
- In je werk en in je relatie tot je teamleden vind je vertrouwen, kwaliteit, van elkaar leren, betrokkenheid en prettig samenwerken belangrijk. Je hebt visie hoe dit binnen een team te realiseren.
- Je hebt ervaring met leidinggeven en je hebt een coachende leiderschapsstijl.
- Je bent toegankelijk, je zoekt de samenwerking en verbinding met andere teams en andere betrokkenen act



  • Utrecht Binnenstad, Nederland Universiteit Utrecht Voltijd

    Ben jij een coachende en betrokken leider die graag samen met een hecht team bijdraagt aan de studiereis van onze studenten, van de start tot het afstuderen? Bij de Universiteit Utrecht hebben we een uitdagende positie voor een meewerkend teamleider binnen het examensecretariaat van de faculteit Geesteswetenschappen. In deze dynamische rol combineer je...


  • Utrecht, Nederland De Volksbank Voltijd

    Plaats Utrecht, Croeselaan 1 Werktijden 36 uur €3.609,86 tot €5.553,63 **Zo ziet jouw baan eruit**: Ben jij die onafhankelijke adviseur en doortastende ondersteuner die onze medezeggenschap (MZ) laat excelleren? Ben jij verder die communicatieve verbinder met oog voor belangen van medewerkers én organisatie en heb je ervaring met MZwerk? Dan zijn...

  • Ambtelijk Secretaris

    7 maanden geleden


    Utrecht, Nederland All About Work Voltijd

    **ml. T84225** **Gemeente Utrecht** **Korte beschrijving speelveld** Utrecht is één van de snelst groeiende steden van Nederland en groeit met 100.000 inwoners naar 450.000 inwoners in 2040. Deze ontwikkeling brengt kansen en uitdagingen met zich mee. Met een groeiend aantal inwoners willen we Utrecht aantrekkelijk houden om te wonen, te werken en te...


  • Utrecht Binnenstad, Nederland Universiteit Utrecht Voltijd

    Binnen de afdeling Onderwijs - en Studentenzaken (OSZ) van departement Rechtsgeleerdheid zoeken we een ambtelijk secretaris voor de examencommissie. **Wat ga je doen?**: Binnen het departement Rechtsgeleerdheid is de borging van de kwaliteit van toetsen en examens belegd bij de examencommissie. De examencommissie bepaalt of een student aan de exameneisen...

  • Ambtelijk Secretaris

    1 week geleden


    Utrecht Binnenstad, Nederland HKU Voltijd

    **Dit bieden wij**: **Goede arbeidsvoorwaarden**: HKU biedt een mooi palet aan primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Zo krijg je bij ons - in lijn met de afspraken uit de cao-hbo - een marktconform salaris, vakantietoeslag (8%) en een eindejaarsuitkering (8,3%). Daarnaast kun je bijvoorbeeld een fiets kopen via het fietsplan of kiezen voor korting op je...

  • Ambtelijk Secretaris Or

    4 weken geleden


    Utrecht, Nederland GGMD Voltijd

    Kent de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) geen geheimen voor jou en weet jij met enthousiasme de OR te ondersteunen? Lees dan snel verder! **Geestelijke Gezondheidszorg en Maatschappelijke dienstverlening (GGMD)** **voor Doven en Slechthorenden zoekt een** **Ambtelijk secretaris OR** **18 uur per week |Utrecht** Werk jij graag voor een maatschappelijke...


  • Utrecht, Nederland Rijkswaterstaat Voltijd

    Vergaderingen, netwerken, administratief werk en wet - en regelgeving, daar word jij enthousiast van! Als ambtelijk secretaris groepsondernemingsraad bij Rijkswaterstaat komt dit allemaal samen. Jij ondersteunt de Groepsondernemingsraad (GOR), die opkomt voor de belangen van de ruim 10.000 medewerkers van Rijkswaterstaat. Jij zorgt voor effectieve...


  • Utrecht, Nederland Universiteit Utrecht Voltijd

    Lever jij graag met een fijn en hecht team een belangrijke bijdrage aan de reis van onze studenten op weg naar afstuderen? Dan is deze functie iets voor jou!Ben jij een coachende en betrokken leider die graag samen met een hecht team bijdraagt aan de studiereis van onze studenten, van de start tot het afstuderen? Bij de Universiteit Utrecht hebben we een...


  • Utrecht Binnenstad, Nederland Universiteit Utrecht Voltijd

    Het examensecretariaat speelt een cruciale rol in de reis die een student maakt. Vanaf de start tot aan afstuderen begeleid je studenten actief, vanuit een back-office functie. Je werkzaamheden omvatten o.a. het verwerken van resultaten en aanvragen, en het controleren van studievoortgang. Het is een dynamische functie waarin je veel contact hebt met...

  • Ambtelijk Secretaris Cor

    6 maanden geleden


    Utrecht, Nederland Stichting de Opbouw Voltijd

    Ben jij op zoek naar een uitdagende en afwisselende functie van 20 uur per week waarin jij je ervaring op het gebied van medezeggenschap kunt inzetten binnen een dynamische en veranderende omgeving? Zie jij de uitdaging in het strategisch aanpakken van diverse onderwerpen en heb je affiniteit met de vernieuwing van medezeggenschap? Heb je daarnaast kennis...


  • Utrecht, Nederland Universiteit Utrecht Voltijd

    Voel je je prettig in een uitvoerende functie waarin je ook een sterk adviserende rol hebt? Dan is deze vacature iets voor jou!Binnen de afdeling Onderwijs- en Studentenzaken (OSZ) van departement Rechtsgeleerdheid zoeken we een ambtelijk secretaris voor de examencommissie.Wat ga je doen?Binnen het departement Rechtsgeleerdheid is de borging van de kwaliteit...


  • Utrecht, Nederland UMC Utrecht Voltijd

    Dit ga je doen Je gaat aan de slag als ambtelijk secretaris van de Ondernemingsraad (OR), bij het bureau Medezeggenschap van het UMC Utrecht. Je ondersteunt de Ondernemingsraad inhoudelijk, organisatorisch en beleidsmatig en bent adviseur voor de OR en zijn dagelijks bestuur. Met jouw inzet lever je een belangrijke bijdrage aan het vertegenwoordigen...


  • Utrecht Binnenstad, Nederland Universiteit Utrecht Voltijd

    Kom jij het team Onderwijs - en Studentzaken Rechtsgeleerdheid versterken? In deze gecombineerde functie ben je voor 0,6 fte Ambtelijk Secretaris Mastertoelating en voor 0,4 fte Studieadviseur. Dat betekent een afwisselende baan met twee belangrijke verantwoordelijkheden en lever je een belangrijke bijdrage aan het onderwijs en de begeleiding van...


  • Utrecht, Nederland UMC Utrecht Voltijd

    Wij bieden een boeiende functie als ambtelijk secretaris, waarbij je de toetsingscommissies inhoudelijk en beleidsmatig ondersteunt. Je bent de rechterhand van de voorzitter en werkt nauw samen in een klein, enthousiast en betrokken team.**Elke dag de zorg en de gezondheid van mensen verbeteren**Goede arbeidsvoorwaarden**Jezelf continu blijven ontwikkelen...

  • Secretaris

    2 maanden geleden


    Utrecht Binnenstad, Nederland Gemeente Utrecht Voltijd

    Utrecht heeft jou nodig! Dit is waarom jij als Secretaris bij de gemeente Utrecht wilt werken: **Sterke medezeggenschap**: Jij helpt de leden van de ondernemingsraad (OR) hun rol goed uit te voeren en werkt samen met je collega's aan de ontwikkeling van medezeggenschap. **Afwisseling in je werk**: Naast de medezeggenschap werk je aan verschillende projecten...


  • Utrecht, Nederland Bluecarreer Voltijd

    **Bluecarreer is per direct op zoek naar jou. een Secretaris Regionale Stuurgroep Oost** **Ben jij in het bezit van de juiste papieren en op zoek naar een nieuwe uitdaging, solliciteer dan bij ons voor deze uitdagende mooie functie!** **Opdrachtgever: Provincie Utrecht** **Aanvang: z.s.m.** **Uren per week: 16-20** **Duur: 12 maanden, optie tot verlenging...


  • Utrecht Noordoost, Nederland Nimeto Utrecht Voltijd

    _Nimeto is de vakschool van creatieve ruimtemakers. Op onze school werken ongeveer 170 medewerkers die met passie hun vak uitvoeren. Vakmensen die studenten leren hoe je vormgeeft aan de ruimte om je heen. De ruimte waarin je woont, werkt, winkelt en ontspant. Of het nou gaat om een huis of een winkel, om ontwerp, inrichting, onderhoud of communicatie. Om...

  • Secretaris Sociaal Domein

    7 maanden geleden


    Utrecht, Nederland Het Publieke Domein Voltijd

    **Kandidaatomschrijving** Als secretaris sociaal domein werk je nauw samen met collega's van de deelnemende gemeenten. Je weet jezelf goed te positioneren tussen ambtenaren, bestuurders en raden en je weet dingen voor elkaar te krijgen zonder dat je processen volledig naar je toetrekt. Je begrijpt de complexiteit van gevoelige (bestuurs)processen, volgt...


  • Utrecht, Nederland DPA Professionals Voltijd

    Wat je gaat doen: Als secretaris maak je deel uit van het Secretariaat CWS, waar voornamelijk juristen werken. Tezamen met de commissieleden, teamleiders en de secretarissen die de dossiers behandelen, vormt dit de uitvoeringsorganisatie van de CWS.De taken van de secretaris zij


  • Utrecht, Nederland DPA Professionals Voltijd

    Wat je gaat doen: Als secretaris maak je deel uit van het Secretariaat CWS, waar voornamelijk juristen werken. Tezamen met de commissieleden, teamleiders en de secretarissen die de dossiers behandelen, vormt dit de uitvoeringsorganisatie van de CWS.De taken van de secretaris zij...