Ambtelijk Secretaris/teamleider Examensecretariaat
2 maanden geleden
Vind je het leuk om administratieve en beleidsmatige taken te combineren? Voel je je prettig in een ondersteunende functie waarin je ook een sterk adviserende rol hebt en ben je niet bang voor procedures? Kun je goed plannen en coördineren, en communiceer je makkelijk en helder met veel verschillende collega’s? Dan is deze vacature iets voor jou
**Wat ga je doen?**:
Binnen de faculteit Geesteswetenschappen is de borging van de kwaliteit van toetsen en examens belegd bij tien examencommissies. De examencommissie bepaalt of een student aan de exameneisen voldoet en kan afstuderen, besluit over vrijstellingen, het goedkeuren van cursussen van andere universiteiten en andere verzoeken van studenten. Ook behandelt de examencommissie beroepszaken en meldingen van fraude en plagiaat.
Voor al deze taken worden de examencommissies zowel inhoudelijk als praktisch gezien goed ondersteund door de Ambtelijk Secretarissen en het Examensecretariaat.
Wij zijn nu op zoek naar een Ambtelijk Secretaris (0,7 fte) / Teamleider Examensecretariaat (0,3 fte). Voor interne kandidaten is het mogelijk te reageren op de combinatie van deze twee functies óf om te reageren op één van beide functies. Externe kandidaten kunnen reageren op de combinatie van functies of alleen op de rol van Ambtelijk Secretaris.
Als Ambtelijk Secretaris werk je in een team van vier; samenwerken staat centraal. Het takenpakket is breed en omvat onder andere de volgende werkzaamheden:
- controleren van examens;
- het voorbereiden en afhandelen van studentverzoeken aan de examencommissies, zoals verzoeken om vrijstelling en om goedkeuring van vakken van buiten de Universiteit Utrecht;
- het coördineren van fraude
- en plagiaatzaken en beroepsprocedures;
- het voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen en het bewaken en opvolgen van actiepunten;
- ondersteunen bij het uitbrengen van het Bindend Studieadvies (BSA);
- adviseren t.a.v. Onderwijs
- en Examenregeling en examenprogramma’s;
- opstellen van formats, brieven en het jaarverslag;
- bijdragen aan verbetering van processen en procedures;
- ondersteunen en adviseren van de commissieleden bij de uitvoering van kwaliteitsborging van toetsing en beoordeling;
- vraagbaak en sparringpartner zijn voor examencommissies, o.a. op het gebied van wet
- en regelgeving.
Het Examensecretariaat zorgt voor de administratieve ondersteuning en de uitvoering van beslissingen van de Examencommissie/Ambtelijk Secretaris. Het betreft bijvoorbeeld de aanpassingen in het individuele studieprogramma van de student, maar ook het hele proces rondom afstuderen en de uitreikingen. Het uiteindelijke doel is om studenten een mooie UU-koker mee te kunnen geven met een diploma erin, op weg naar een mooie carrière Op het Examensecretariaat werken 8 collega’s nauw samen.
In de rol van teamleider zijn je taken en verantwoordelijkheden:
- Je bent verantwoordelijk voor het plannen en organiseren van werkzaamheden en het coachend aansturen van de medewerkers binnen het team.
- Je bevordert samenwerking in het team en je laat hierin zelf het goede voorbeeld zien.
- Je ondersteunt en ontwikkelt in samenspraak met het team visie en beleid en je vertaalt dit naar een optimale dienstverlening.
- Je coördineert, bewaakt en stuurt bij (waar nodig) in de voortgang van werkzaamheden en in de realisatie van het beleid/afdelingsplan.
**Wat breng je mee?**:
- Je hebt een heldere en zorgvuldige communicatiestijl, zowel in het Nederlands als in het Engels.
- Je kunt complexe zaken analyseren en je komt snel tot de kern van een zaak.
- Je bent een volwaardige gesprekspartner voor collega’s en niet bang om zelf beslissingen te nemen.
- Je hebt een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
- Je bent oplossingsgericht en proactief.
- Je werkt zorgvuldig en gestructureerd.
Voor de rol van Ambtelijk Secretaris:
- een afgeronde academische opleiding en enkele jaren werkervaring in het hoger onderwijs;
- belangstelling voor juridische onderwerpen;
- een netwerk binnen de Universiteit Utrecht, op de hoogte zijn van wet
- en regelgeving in het hoger onderwijs en ervaring met Osiris zijn een pre.
Voor de rol van Teamleider:
- Je beschikt over hbo-denk
- en -werkniveau en je hebt een goede uitdrukkingsvaardigheid (mondeling en schriftelijk) in de Nederlandse en Engelse taal (B2).
- Je behartigt de belangen van het team en de individuele medewerker en je weet het team goed te positioneren in de faculteit en in de universiteit.
- Je draagt er zorg voor dat het team en de individuele medewerker optimaal kan functioneren en zich kan blijven ontwikkelen.
- In je werk en in je relatie tot je teamleden vind je vertrouwen, kwaliteit, van elkaar leren, betrokkenheid en prettig samenwerken belangrijk. Je hebt visie hoe dit binnen een team te realiseren.
- Je hebt ervaring met leidinggeven en je hebt een coachende leiderschapsstijl.
- Je bent toegankelijk, je zoekt de samenwerking en verbinding met andere teams en andere betrokkenen act
-
Ambtelijk secretaris medezeggenschap
4 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Provincie Utrecht VoltijdWij zoeken een Ambtelijk secretaris medezeggenschapWe zijn op zoek naar een ervaren en toegewijde Ambtelijk secretaris medezeggenschap om ons team te versterken. Als Ambtelijk secretaris medezeggenschap zul je een cruciale rol spelen in de ondersteuning van de Ondernemingsraad (OR) bij haar activiteiten.Wat ga je doen?Als Ambtelijk secretaris medezeggenschap...
-
Ambtelijk Secretaris Ondernemingsraad
5 maanden geleden
Utrecht, Nederland De Volksbank VoltijdPlaats Utrecht, Croeselaan 1 Werktijden 36 uur €3.609,86 tot €5.553,63 **Zo ziet jouw baan eruit**: Ben jij die onafhankelijke adviseur en doortastende ondersteuner die onze medezeggenschap (MZ) laat excelleren? Ben jij verder die communicatieve verbinder met oog voor belangen van medewerkers én organisatie en heb je ervaring met MZwerk? Dan zijn...
-
Ambtelijk Secretaris OR
2 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Flexintens VoltijdFunctiebeschrijvingWe zijn op zoek naar een Ambtelijk Secretaris OR voor 28 tot 30 uur per week bij de Provincie Utrecht. Als Ambtelijk Secretaris OR ondersteun en adviseer je de Ondernemingsraad bij al haar activiteiten: beleidsmatig, organisatorisch en secretarieel.VerantwoordelijkhedenBewaken de naleving van wetten, procedures en afspraken betreffende...
-
Ambtelijk Secretaris OR
3 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Flexintens VoltijdFunctiebeschrijvingWe zijn op zoek naar een Ambtelijk Secretaris OR voor 28 tot 30 uur per week bij de Provincie Utrecht. Als Ambtelijk Secretaris OR ondersteun en adviseer je de Ondernemingsraad bij al haar activiteiten: beleidsmatig, organisatorisch en secretarieel.VerantwoordelijkhedenBewaken de naleving van wetten, procedures en afspraken betreffende...
-
Ambtelijk Secretaris OR
3 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Flexintens VoltijdFunctiebeschrijvingWe zijn op zoek naar een Ambtelijk Secretaris OR voor 28 tot 30 uur per week bij de Provincie Utrecht. Als Ambtelijk Secretaris OR ondersteun en adviseer je de Ondernemingsraad bij al haar activiteiten: beleidsmatig, organisatorisch en secretarieel.VerantwoordelijkhedenBewaken de naleving van wetten, procedures en afspraken betreffende...
-
Ambtelijk secretaris OR
3 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Flexintens VoltijdAmbtelijk Secretaris ORWe zijn op zoek naar een Ambtelijk Secretaris OR voor onze organisatie. Als Ambtelijk Secretaris OR zul je de Ondernemingsraad ondersteunen bij al haar activiteiten, beleidsmatig, organisatorisch en secretarieel.VerantwoordelijkhedenJe zult de Ondernemingsraad ondersteunen bij het opstellen van beleidsplannen en -rapportages.Je zult de...
-
Ambtelijk Secretaris
5 maanden geleden
Utrecht, Nederland All About Work Voltijd**ml. T84225** **Gemeente Utrecht** **Korte beschrijving speelveld** Utrecht is één van de snelst groeiende steden van Nederland en groeit met 100.000 inwoners naar 450.000 inwoners in 2040. Deze ontwikkeling brengt kansen en uitdagingen met zich mee. Met een groeiend aantal inwoners willen we Utrecht aantrekkelijk houden om te wonen, te werken en te...
-
Ambtelijk secretaris medezeggenschap
2 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Provincie Utrecht VoltijdOverzichtWe zoeken een ervaren ambtelijk secretaris om ons team te versterken. Als ambtelijk secretaris ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van de Ondernemingsraad (OR) bij haar activiteiten. Je werkt nauw samen met de OR-leden, de bestuurder en andere stakeholders om de kwaliteit van de medezeggenschap te waarborgen.VerantwoordelijkhedenBewaken...
-
Ambtelijk secretaris medezeggenschap
4 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Provincie Utrecht VoltijdWij zoeken een Ambtelijk Secretaris MedezeggenschapWe zijn op zoek naar een ervaren en toegewijde Ambtelijk Secretaris Medezeggenschap om ons team te versterken. Als Ambtelijk Secretaris Medezeggenschap zul je een cruciale rol spelen in de ondersteuning van de Ondernemingsraad en de bestuurder.Je taken en verantwoordelijkhedenBewaken van naleving van wetten,...
-
Ambtelijk Secretaris Groepsondernemingsraad
5 maanden geleden
Utrecht, Nederland Rijkswaterstaat VoltijdVergaderingen, netwerken, administratief werk en wet - en regelgeving, daar word jij enthousiast van! Als ambtelijk secretaris groepsondernemingsraad bij Rijkswaterstaat komt dit allemaal samen. Jij ondersteunt de Groepsondernemingsraad (GOR), die opkomt voor de belangen van de ruim 10.000 medewerkers van Rijkswaterstaat. Jij zorgt voor effectieve...
-
Ambtelijk secretaris OR
3 weken geleden
Utrecht, Nederland Flexintens VoltijdReageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 18-10-2024 om 12:00.FunctiebeschrijvingVoor de Provincie Utrecht is FlexIntens op zoek naar een Ambtelijk secretaris OR voor 28 tot 30 uur per week.Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke...
-
Ambtelijk secretaris COR
3 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Stichting de Opbouw VoltijdBen jij op zoek naar een uitdagende en afwisselende functie?We zijn op zoek naar een ervaren ambtelijk secretaris die zich kan inzetten voor de COR. Als ambtelijk secretaris ben je verantwoordelijk voor het adviseren van de COR op de te lopen processen, zoals organisch veranderen en participatie op verschillende onderwerpen. Je bent ook verantwoordelijk voor...
-
Ambtelijk Secretaris COR
1 maand geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Stichting de Opbouw VoltijdBen jij op zoek naar een uitdagende en afwisselende functie?We zijn op zoek naar een ervaren ambtelijk secretaris die zich kan inzetten voor de COR. Als ambtelijk secretaris ben je verantwoordelijk voor het adviseren van de COR op de te lopen processen, zoals organisch veranderen en participatie op verschillende onderwerpen. Je bent ook verantwoordelijk voor...
-
Ambtelijk secretaris medezeggenschap
4 weken geleden
Utrecht, Nederland Provincie Utrecht VoltijdWij zijn op zoek naar eenAmbtelijk secretaris medezeggenschap28 tot 32 uur Schaal 9 Jaarcontract met uitzicht op vast dienstverbandVoor het domein Strategie en Bestuur, team BDO, is de provincie Utrecht op zoek naar een: Ambtelijk Secretaris ORWat ga je doen? Als Ambtelijk Secretaris OR ondersteun en adviseer je de OR bij al haar activiteiten: beleidsmatig,...
-
Ambtelijk Secretaris COR
1 maand geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Stichting de Opbouw VoltijdBen jij op zoek naar een uitdagende en afwisselende functie?We zijn op zoek naar een ervaren ambtelijk secretaris die zich kan inzetten voor de COR. Als ambtelijk secretaris ben je verantwoordelijk voor het adviseren van de COR op de te lopen processen, zoals organisch veranderen en participatie op verschillende onderwerpen. Je bent ook verantwoordelijk voor...
-
Ambtelijk secretaris OR
3 weken geleden
Utrecht, Nederland Flexintens VoltijdAmbtelijk secretaris OR Provincie Utrecht Branche Lokale overheid Opleidingsniveau HBO WO Dienstverband Detachering Interim Plaats Huis voor de Provincie Archimedeslaan 6 , Utrecht Gepubliceerd op 14-10-2024 Functie omschrijving Voor de Provincie Utrecht is FlexIntens op zoek naar een...
-
Medewerker Examensecretariaat Faculteit
3 weken geleden
Utrecht Binnenstad, Nederland Universiteit Utrecht VoltijdHet examensecretariaat speelt een cruciale rol in de reis die een student maakt. Vanaf de start tot aan afstuderen begeleid je studenten actief, vanuit een back-office functie. Je werkzaamheden omvatten o.a. het verwerken van resultaten en aanvragen, en het controleren van studievoortgang. Het is een dynamische functie waarin je veel contact hebt met...
-
Ambtelijk Secretaris Ondernemingsraad
2 maanden geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland UMC Utrecht VoltijdWat ga je doen?Als ambtelijk secretaris van de Ondernemingsraad (OR) bij het bureau Medezeggenschap van het UMC Utrecht, ondersteun je de OR inhoudelijk, organisatorisch en beleidsmatig. Je bent adviseur voor de OR en zijn dagelijks bestuur. Met jouw inzet lever je een belangrijke bijdrage aan het vertegenwoordigen van de belangen van alle collega's in ons...
-
Ambtelijk secretaris klachtencommissie
1 maand geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Lister VoltijdFunctiebeschrijvingWe zijn op zoek naar een ambtelijk secretaris voor onze klachtencommissie. Als ambtelijk secretaris ben je verantwoordelijk voor de inhoudelijke en organisatorische ondersteuning bij de behandeling van klachten van cliënten en naasten.VerantwoordelijkhedenCoördineren van alle aspecten van de behandeling van klachten die bij de...
-
Ambtelijk Secretaris COR
3 weken geleden
Utrecht, Utrecht, Nederland Stichting de Opbouw VoltijdJobbeschrijvingWe zijn op zoek naar een ervaren ambtelijk secretaris om ons team te versterken. Als ambtelijk secretaris van de COR denk je actief mee over het proces bij voorliggende onderwerpen, waarbij de wijze en mate van participatie een constant terugkerend thema is. Je bent verantwoordelijk voor het stimuleren van vernieuwende medezeggenschap en hebt...
